Методические разработки уроков ДОУ
методическая разработка

Санкт-Петербургское государственное

бюджетное профессиональное образовательное учреждение

 «Колледж Звёздный»

МЕТОДИЧЕСКИЕ РАЗРАБОТКИ УРОКОВ

ТЕОРЕТИЧЕСКОГО ОБУЧЕНИЯ

по МДК 01.01  Документационное обеспечение управления

по профессии  46.01.01  Секретарь

                                                                          Разработчик: Лычаная Ольга Юрьевна,                         преподаватель

Санкт-Петербург

2022

Содержание

Пояснительная записка

Методические разработки уроков теоретического обучения разработаны в помощь преподавателю при проведении аудиторных занятий  по МДК 01.01  Документационное обеспечение управления,  работающих по учебнику: Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л.А. Румынина. – М.: ИЦ «Академия», 2021. Однако данные материалы можно использовать и при работе с другими учебниками, внося необходимые изменения в соответствии с программой.

Каждая методическая разработка содержит:

1. План урока теоретического обучения.

2. Структуру урока.

3. Ход урока.

4. Литературу, Интернет-ресурсы и аудиовизуальные средства обучения.

Представленные уроки разработаны с учетом новых требований федеральных образовательных стандартов третьего поколения и ориентированы на формирование общих и профессиональных компетенций, а также на организацию внеаудиторной самостоятельной работы обучающегося. Отличительной особенностью каждого урока является логическое выстраивание учебного материала, содержание большого количества приложений образцов документов, карточек, позволяющих наглядно продемонстрировать учебный материал.

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЗРАБОТКИ УРОКОВ ТЕОРЕТИЧЕСКОГО ОБУЧЕНИЯ

План урока теоретического обучения

по теме «Введение»

Ход урока

1. Организационный момент

1. Приветствие обучающихся.
2. Определение отсутствующих.
3. Проверка готовности обучающихся к уроку.
4. Организация внимания.

2. Формирование ориентировочных основ знаний

1. Объект и предмет документационного обеспечения управления. Цель и задачи дисциплины.

2. Основные понятия ДОУ.

3. Документы и их классификация.

1. Объект и предмет документационного обеспечения управления. Цель и задачи дисциплины.

Делопроизводство относится к обществоведческой дисциплине.

Объект делопроизводства – оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); кроме того, это и организация документооборота в учреждении.

Предмет делопроизводства – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); надлежащая организация документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа.

Цели ОП.05. Документационное обеспечение управления:

- приобретение обучающимися как теоретических, так и практических навыков в  работе по документационному обеспечению управления.

Задачи ОП.05. Документационное обеспечение управления:

• достижение понимания обучающимися значения делопроизводства в управленческом процессе,
• изучение классификации документов, требований к оформлению документированной информации и организации работы с документами.

2. Основные понятия ДОУ.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

Современное делопроизводство включает два процесса:

- обеспечение своевременного и правильного создания документов – документирование;

- организацию работы с документами, т.е. получение, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию, подготовку документов для сдачи в архив, уничтожение.

Итак, рассмотрим два процесса делопроизводства.

Документирование – это процесс создания и оформления документа. Согласно ГОСТ Р 51141-98, это «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение.

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в справочных целях и хранения. Этот термин определяется Госстандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Под «документооборотом» в стандарте понимается «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения или отправления».

Параллельно с термином «делопроизводство» используется термин «документационное обеспечение управления». Это связано с внедрением компьютерных систем управления, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для унификации терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе, относящихся к делопроизводству, аналогично стало использоваться понятие «документационное обеспечение управления», которое, по существу, является синонимом понятия «делопроизводство».

В чем же все-таки отличие понятий «делопроизводство» и «ДОУ»?

В отличие от делопроизводства, документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации и в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами, а делопроизводство, в основном, распространяется на организационно-распорядительную документацию. Таким образом, делопроизводство – это всего лишь техническая функция управления, а ДОУ – обеспечивающая.

Информационно-документационное обеспечение управления – более широкий термин, подразумевает, помимо традиционной работы с документами, информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается как важнейшая обслуживающая функция управления.

3. Документы и их классификация.

Документ по ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Способами закрепления информации являются следующие: письмо; рисунок; графика; фото; звукозапись; видеозапись.

Чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации является повышение оперативности работы по их унификации, является важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу фиксации:

• письменные (созданные рукописным или машинописным способом);
• графические (чертежи, карты, рисунки, схемы, планы);
• фото- и кинодокументы (на специальных носителях);
• акустические (позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации).

По содержанию:

- организационные (устав предприятия, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции…);

- распорядительные (приказы, распоряжения, решения по основной деятельности);

- информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы...).

По наименованию:

Приказы, справки, акты, инструкции, протоколы, контракты и др.

По видам:

- типовые (разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер);

• примерные (разрабатываются вышестоящими организациями, но носят рекомендательный характер);
• индивидуальные (разрабатываются конкретными органами для внутреннего пользования).

По степени сложности:

• простые (содержащие один вопрос);
• сложные (несколько вопросов).

По месту составления:

- внутренние (документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не входящие за пределы учреждения);

- внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения (входящие документы – документ, которые поступили в учреждении от других организации; исходящие документы – документы, которые учреждение отправляет другим учреждениям).

По срокам исполнения:

• весьма срочные;
• срочные;
• несрочные.

По происхождению:

• служебные;
• официально-личные.

По степени гласности:

• обычные;
• для служебного пользования;
• конфиденциальные;
• секретные.

По юридической силе:

• подлинные;
• подложные.

По назначению:

- подлинники (первоначальный документ, содержащий исходящую информацию, надлежащим образом оформленной);

- копия (точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная).

Виды копий:

• отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя;
• выписка – это копия части документа;
• дубликат – 2 экз. документа, выданный в связи с утратой подлинника.

3. Первичное закрепление материала:

1. Какую тему изучали?
2. Какова цель урока?
3. Достигли ли мы цели? Почему?
4. Назовите предмет и объект ДОУ.
5. Каковы цели и задачи ДОУ?
6. Назовите основные этапы истории развития делопроизводства и дайте краткую характеристику названных периодов.
7. Как вы думаете, где и зачем могут пригодиться знания ДОУ товароведу?

4. Домашнее задание и инструкция по его выполнению

- Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений СПО / Л.А. Румынина. – М.: ИЦ «Академия», 2021. – 224 с. – С. 3-5; 6-12; 102-105;

- вопросы и задания – с. 12;

- вопросы – с. 105;

- записи в конспекте.

5. Подведение итогов урока

- оценка работы группы;

- оценка работы отдельных студентов;

- аргументация выставленных оценок.

6. Рефлексия:

1. Понравилось ли вам занятие?

2. Понятны ли были цели и задачи курса?

3. Какие вопросы, касающиеся документационного обеспечения управления вам хотелось бы рассмотреть на наших занятиях?

Литература

1. Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ Восток-Запад, 2022. – 427, [5].

2. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: Изд-во РИОР, 2020. – 93 с.

3. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления:  учебник для СПО - 7-е изд. Стер. - М.: ИЦ «Академия» 2021.

Периодические издания

5. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»

6. Журнал «Делопроизводство».

7. Журнал «Секретарское дело».

8. Журнал «Справочник кадровика».

9. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера».

Интернет-ресурсы

10.Делопроизводство. Архивное дело. Законодательство РФ. История делопроизводства. Словарь. Деловой этикет и др. (Режим доступа: http://www.delpro.narod.ru/).

Аудиовизуальные средства

11. Современный гуманитарный университет [Электронный ресурс]: Курс лекций по делопроизводству – электрон. опт. диск (CD-ROM).

План урока теоретического обучения

по разделу 1. Документирование управленческой деятельности

по теме 1.1. Унификация и стандартизация управленческих документов

Ход урока

1. Организационный момент

1. Приветствие студентов.

2. Определение отсутствующих.

3. Проверка готовности студентов к уроку.

4. Организация внимания.

2. Актуализация опорных знаний

Письменное задание:

1. Продолжите фразу: «ДОУ – это…».

2. Составьте схему «Процессы современного делопроизводства».

3. Формирование ориентировочных основ знаний

1. Нормативные документы по делопроизводству.

3. Унификация и стандартизация управленческих документов.

1. Нормативные документы по делопроизводству.

Любая сфера деятельности обязательно должна основываться на законодательной, нормативной базе и методических документах, ДОУ – не исключение.

Нормативную базу ДОУ составляют законы и нормативные правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Нормативная база делопроизводства:

1. правовые акты РФ;
2. ГОСТы;
3. нормативные документы;
4. классификаторы;
5. ГСДОУ.

1. Правовые акты РФ:

- Конституция РФ;

- Гражданский Кодекс РФ;

- Трудовой Кодекс РФ;

- Уголовный Кодекс РФ;

- ФЗ РФ «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20.02.1995 г.;

- ФЗ РФ «Об участии в международном информационном обмене» № 85-ФЗ от 04.07.1996 г.

- ФЗ РФ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10.01.2002 г.;

- Закон РФ «О государственной тайне» № 5485-1 от 21.07.1993 г. (в редакции от 06.10.1997 г.);

- Закон РФ «О языках народов РФ» № 1807-1 от 25.10.1991 г (в редакции от 24.07.1998 г.);

- ФКЗ «О государственном гербе РФ» от 20.12.2000 г.;

- ФЗ РФ «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27.12.2002 г.

2. ГОСТы:

- Государственная система стандартизации РФ, включающая ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4-93 и др. Одновременно с вступлением в силу ФЗ «О техническом регулировании» введен в действие ГОСТ Р 1.5-2002 «Государственная система стандартизации РФ». Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению»;

3 -

- 4. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. Верховцев А. В. – М., «ИНФРА-М», 2022.

5. Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ Восток-Запад, 2021. – 427, [5].

6. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.:Изд-во РИОР, 2022. – 93 с.

7. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления:  учебник для СПО - 7-е изд. Стер. - М.: ИЦ «Академия» 2021.

8. Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. пособие/О.П. Сологуб. – М.: Изд-во «Омега-Л», 2021. – 208 с.

9. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов: Комментарий к        ГОСТ Р 7.0.97-2016  Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

 – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2021. – 216 с.

3. Нормативные документы:

- Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утв. Госархивом РФ 06.07.1992 г.;

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Федеральной архивной службой России № 68 от 27.11.2000 г.;

- Унифицированные системы документации (УСД);

- Основные правила работы ведомственных архивов, разработанные и введенные в 1988 г. Росархивом.

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, введенный Росархивом в 2000 г.;

- Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 г.

4. Классификаторы.

Современное делопроизводство отличает высокая степень автоматизации и компьютеризации. Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документам должны быть присвоены специальные коды. Для этого созданы классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Классификаторы – нормативные документы, содержащие систематизированный перечень наименований объектов и их кодов.

Все классификаторы, а также нормативные и методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭИ).

Классификации и кодированию подвергаются объекты в таких областях, как экономика, статистика, банковское и таможенное дело и др. наличие классификаторов приводит к сокращению количества применяемых форм, упрощению их регистрации и контроль, обеспечивает учет и систематизацию.

В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Примеры различаются по содержанию классификаторов, относящихся к сфере делопроизводства:

1. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – ОК 011-93 утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299.

2. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

3. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) – ОК 016-94 утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 г. № 367.

ОКУД Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ. В ОКУД приведены кодовые обозначения этих форм и наименования соответствующих форм документов (объектов классификации).

Код формы документа в ОКУД состоит из 7 десятичных цифр и контрольного числа: в качестве примера приведен протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации предприятия: 0213161 1.

Класс форм указывает на принадлежность формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (ОРД);

Подкласс форм содержит коды, указывающие на разновидности форм документов внутри класса и направление их использования (документация о ликвидации организации, предприятия);

Регистрационный номер – это № формы документа внутри подкласса (Протокол общего …);

КЧ содержит контрольное число.

5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документами и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утв. приказом Главархива СССР в 1991 г. № 33, а затем доп. Главархивом СССР в 1991 г.;

В 1990 г. появилась ГСДОУ. Она является наиболее полным документом по организации делопроизводства.

ГСДОУ устанавливает единые требования к организации работы с документами (в т.ч. создаваемыми средствами вычислительной техники) в органах государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основные цели ГСДОУ:

• совершенствование работы аппарата управления;
• упорядочение документооборота и повышение качества документов;
• сокращение количества документов;
• построение информационно-поисковой системы;
• создание условий для применения современных технологий сбора, хранения и обработки информации.

По положениям ГСДОУ создает инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства.

В 1993 г. положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.

2. Унификация и стандартизация управленческих документов.

Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Также, унификация – это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В состав УСД входят:

- УС организационно-распорядительной документации;

- УС банковской документации;

-УС финансово-учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- УС отчетно-статистической документации;

- УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;

- УС документации по труду;

- УС документации пенсионного фонда;

- УС внешнеторговой документации.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

- разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

- внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

- ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

- разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

- разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Унификация документов является одним из методов их стандартизации.

Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Стандартизация – это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве на пользу и при участии всех заинтересованных сторон. Стандартизация основывается на результатах науки, техники и практического опыта.

Стандарт – типовой вид, образец, которому должно удовлетворять что-нибудь по своим признакам, свойствам, качествам.

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

Документ – основной объект труда в сфере управления. Для удобства ежедневной работы с одинаково функционирующими документами, созданными различными организациями, и придания им юридической силы, необходимо предъявлять единые требования к их оформлению. Именно поэтому оформление служебных документов строго регламентировано стандартами.

В соответствии с законом РФ «О стандартизации» от 10.06.1993 г. государственные стандарты принимает Госстандарт.

В настоящее время процесс создания и ведения делопроизводства регулируется стандартами:

ГОСТ 6.10.3-83 Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате.

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.

ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

         ГОСТ Р 7.0.97-2016  Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт и другие государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль за соблюдением требований ГОСТа.

4. Первичное закрепление материала

1. Какую тему изучали?

2. Какова цель урока?

3. Достигли ли мы цели? Почему?

4. Какие два процесса включает в себя современное делопроизводство?

5. Что понимают в стандарте под документооборотом?

6. В чем заключается разница между значением терминов «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «информационно-документационное обеспечение управления»?

7. Назовите, что входит в состав нормативной базы по делопроизводству?

8. Дайте определения понятиям «унификация» и «стандартизация».

5. Домашнее задание и инструкция по его выполнению

- Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений СПО / Л.А. Румынина. – М.: ИЦ «Академия», 2021. – 224 с. – С. 12-15; 16-20;

- п. 4.1. – с. 21-28;

- вопросы и задания – с. 28-19;

- п. 4.2. – с. 29-32;

- вопросы и задания – с. 32;

- вопросы и задания – с. 15; 20-21;

-. ГОСТ Р 7.0.97-2016  

6. Подведение итогов урока

- оценка работы группы;

- оценка работы отдельных обучающихся;

- аргументация выставленных оценок.

7. Рефлексия

Прием «График».

Обучающимся предлагается начертить график и заполнять его в течение урока.

Нормативно-правовые источники

         1. ГОСТ Р 7.0.97-2016  Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

         2. Государственная система стандартизации РФ, включающая ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4-93 и др. Одновременно с вступлением в силу ФЗ «О техническом регулировании» введен в действие ГОСТ Р 1.5-2002 «Государственная система стандартизации РФ». Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению».

3. ОКУД (ОК 011-93) Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299.

4. ФКЗ «О государственном гербе РФ» от 20.12.2000 г.

Литература

5. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. Верховцев А. В. – М., «ИНФРА-М», 2022.

6. Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ Восток-Запад, 2021. – 427, [5].

7. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: Изд-во РИОР, 2021. – 93 с.

8. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления:  учебник для СПО - 7-е изд. Стер. - М.: ИЦ «Академия» 2021.

9. Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. пособие/О.П. Сологуб. – М.: Изд-во «Омега-Л», 2021. – 208 с.

10. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. требования к оформлению документов. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2022. – 216 с.

Периодические издания

11. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»

12. Журнал «Делопроизводство».

13. Журнал «Секретарское дело».

14. Журнал «Справочник кадровика».

15. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера».

Интернет-ресурсы

16. ОКУД (ОК 011-93) Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299 (Режим доступа: http://bestpravo.ru/fed1993/data01/tex10032.htm).

17. ОКПДТР ОК 016-94) (Режим доступа: http://www.complexdoc.ru/ntdtext/541382/1).

18. Журнал Делопроизводство и документооборот на предприятии (Режим доступа: http://www.delo-press.ru/magazines/documents/).

19. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1659).

Аудиовизуальные средства

20. Современный гуманитарный университет [Электронный ресурс]: Курс лекций по делопроизводству – электрон. опт. диск (CD-ROM).

План урока теоретического обучения

по разделу 1. Документирование управленческой деятельности

по теме 1.2. Классификация и общая характеристика

организационной документации

Ход урока

1. Организационный момент

1. Приветствие обучающихся.

2. Определение отсутствующих.

3. Проверка готовности обучающихся к уроку.

4. Организация внимания.

2. Актуализация опорных знаний

Устный опрос:

1. Дайте определение понятиям «стандартизация», «унификация».

2. Перечислите названия стандартов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления и дайте им краткую характеристику.

3. Как вы думаете, для чего применяется система унификации и стандартизации в ДОУ?

4. Какую систему вы бы смогли предложить для усовершенствования работы с документами?

3. Формирование ориентировочных основ знаний

1. Общая характеристика организационных документов.

2. Основные виды организационных документов.

1. Общая характеристика организационных документов.

Организационные документы – это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности специалистов предприятия (например: устав, положение, инструкция, правила, регламент, штатное расписание и др.).

Организационные документы обладают повышенной юридической силой и могут использоваться в случае разрешения конфликтных ситуаций.

По своему содержанию организационные документы являются сложными документами, они велики по объему. Создаются они обычно отделом или специальной комиссией (выбираемой или назначаемой) при участии юристов.

Организационные документы имеют длительный срок действия, они перерабатываются только лишь в случае реорганизации, развития нового направления в деятельности предприятия.

2. Основные виды организационных документов.

Устав  предприятия – это свод правил, регулирующих деятельность организации, ее взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности (например, Устав добровольного спортивного общества, Устав железных дорог, Ветеринарный устав, устав организации и т.п.) (см. приложение к уроку 1 – образец формуляра устава предприятия).

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов РФ), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Уставы подлежат обязательной регистрации в финансовых органах. После регистрации вновь созданная организация может начинать свою деятельность.

Уставы могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые уставы разрабатываются для ряда однородных предприятий, на их основе составляются индивидуальные уставы.

Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в I части Гражданского кодекса РФ.

Реквизиты формуляра устава:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. название вида документа;

4. дата, индекс;

5. место издания;

6. гриф утверждения;

7. текст;

8. подпись руководителя.

Основные разделы текста устава:

1. общие положения;

2. основные функции предприятия;

3. права и обязанности;

4. руководство;

5. взаимоотношения и связи;

6. производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность;

7. имущества и средства;

8. контроль, проверка и ревизия;

9. реорганизация или ликвидация;

10. порядок образования имущества;

11. порядок распределения прибыли;

12. порядок образования организации, порядок управления и прекращения деятельности;

13. органы управления.

Устав служит основой для разработки положения.

Положение – это организационно-правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений (например, Общее положение о министерствах, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение комиссии) (см. приложение к уроку 2 – образец формуляра положения о службе доставки и реализации товара).

Положения бывают общими, типовыми и конкретными (индивидуальными).

Общие положения разрабатываются для однородных организация.

Типовые положения действуют обычно в пределах одной отрасли, одной системы и утверждаются вышестоящими органами управления.

Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых, в них отражается специфика данного органа или должностного лица. Утверждаются руководителями организаций и предприятий.

Под положением может пониматься также свод правил, регулирующих определенное направление деятельности, например Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и др.

Наиболее часто встречаемой разновидностью положения является Положение о структурном подразделении. Оно должно быть разработано на каждое подразделение организации.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение и разработчик.

Проект согласовывается с юридическим отделом.

Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации.

Реквизиты формуляра положения:

1. наименование ведомства;

2. наименование организации;

3. наименование структурного подразделения;

4. гриф утверждения;

5. наименование вида документа;

6. дата, индекс;

7. место издания;

8. заголовок;

9. текст;

10. подписи;

11. виза;

12. печать.

Основные разделы текста положения:

1. общие положения;

2. основные задачи;

3. структура;

4. функции;

5. права и обязанности;

6. ответственность;

7. руководство;

8. контроль, проверка и ревизия деятельности;

9. реорганизация и ликвидация.

Правила – документ, устанавливающий определенный порядок и единообразие при осуществлении какой-либо деятельности, определяющий, как и в каждой последовательности должна вестись работа на том или ином участке.

Правила подразделяются на:

Общие, имеющие значение для всех отраслей (например, Правила по технике безопасности).

Отраслевые, относящиеся только к одной отрасли (например, Правила приема в высшие учебные заведения).

 В каждой организации существуют Правила внутреннего трудового распорядка (Положение о персонале), ст. 189 Трудового кодекса РФ – это локальный нормативный акт организации, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и другое (см. приложение к уроку 3 – правила внутреннего трудового распорядка).

Реквизиты формуляра правил внутреннего распорядка:

1. наименование ведомства;

2. наименование организации;

4. гриф утверждения;

5. наименование вида документа;

6. дата, индекс;

7. место издания;

8. заголовок;

9. текст;

10. подписи;

11. виза;

12. печать.

Основные разделы текста правил внутреннего распорядка:

1. общие положения;

2. порядок приема и увольнения работников;

3. основные права и обязанности работников;

4. основные права и обязанности работодателя;

5. режим труда и отдыха;

6. поощрения за успехи в труде;

7. ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкция издается также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и разъяснительных документов, например, приказов.

Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.

При составлении инструкции по делопроизводству в конкретных организациях используются Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Отдельной разновидностью инструкции является должностная инструкция.

Должностная инструкция – организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые деятельности должностных лиц (см. приложение к уроку 4 – формуляр должностной инструкции товароведа).

На основании должностной инструкции разрабатывается контракт с работником.

Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается руководителем предприятия.

При ее разработке необходимо опираться на классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (берется соответствующая квалификационная характеристика), Трудовой кодекс РФ, Положение организации и структурного подразделения.

Условиями пересмотра должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, вызвавшие перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, внедрение компьютерных технологий и другое. Но чаще указывают срок обязательного пересмотра или переутверждения инструкции (через 3 года или 5 лет).

Реквизиты формуляра должностной инструкции:

1. наименование организации;

2. название вида документа;

3. гриф утверждения;

4. заголовок к тексту;

5. дата;

6. индекс;

7. место издания;

8. текст;

9. подпись;

10. визы;

11. отметка об ознакомлении работника с инструкцией.

Основные разделы текста должностной инструкции:

1. общие положения;

2. должностные обязанности;

3. функции;

4. права;

5. ответственность;

6. связи по должности;

7. оценка работы.

Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы (см. приложение к уроку 5 – образец штатного расписания).

Штатное расписание оформляется по унифицированной форме, в которой указывается перечень должностей с указанием фонда заработной платы.

Подписывается штатное расписание руководителем предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

В грифе утверждения указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная численность – организационный документа, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей (см. приложение к уроку 6 – образец структуры и штатной численности).

Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

Изменения в этот документ вносятся приказом руководителя предприятия.

4. Первичное закрепление материала:

1. Какую тему изучали?
2. Какова цель урока?
3. Достигли ли мы цели? Почему?
4. Перечислите основные виды организационных документов.

5. Домашнее задание и инструкция по его выполнению

- Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений СПО / Л.А. Румынина. – М.: ИЦ «Академия», 2021. – 224 с. – С. 32-60;

- вопросы и задания – с. 61.

- гл. 5 п. 5.1. – с. 62-76;

- вопросы и задания – с. 77.

6. Подведение итогов урока

- оценка работы группы;

- оценка работы отдельных обучающихся;

- аргументация выставленных оценок.

7. Рефлексия:

Техника «рефлексивная мишень».

На доске рисуется мишень, которая делится на сектора. В каждом из секторов записываются параметры - вопросы рефлексии состоявшейся деятельности. Например, оценка содержания, оценка форм и методов проведения урока, оценка деятельности педагога, оценка своей деятельности. Обучающиеся ставит метки в сектора соответственно оценке результата, чем ближе к центру мишени, тем ближе к десятке, на краях мишени оценка ближе к нулю. Затем проводится её краткий анализ.

Нормативно-правовые источники

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016  Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов..

2. Закон РФ «О языках народов РФ» № 1807-1 от 25.10.1991 г (в редакции от 24.07.1998 г.).

3. ОКУД (ОК 011-93) Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299.

Литература

4. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. Верховцев А. В. – М., «ИНФРА-М», 2022.

5. Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ Восток-Запад, 2021. – 427, [5].

6. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.:Изд-во РИОР, 2022. – 93 с.

7. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления:  учебник для СПО - 7-е изд. Стер. - М.: ИЦ «Академия» 2021.

8. Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. пособие/О.П. Сологуб. – М.: Изд-во «Омега-Л», 2021. – 208 с.

9. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов: Комментарий к        ГОСТ Р 7.0.97-2016  Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2021. – 216 с.

Периодические издания

10. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»

11. Журнал «Делопроизводство».

12. Журнал «Секретарское дело».

13. Журнал «Справочник кадровика».

14. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера».

Интернет-ресурсы

15. ОКУД (ОК 011-93) Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299 (Режим доступа: http://bestpravo.ru/fed1993/data01/tex10032.htm).

16. Сайт группы компаний «Бета-пресс»: законодательство о труде и социальном обеспечении, судебная практика по трудовым спорам, образцы оформления документов, актов, договоров (Режим доступа: http://betapress.ru/kadrovik/).

17. Образцы деловых документов (Режим доступа: http://dogovor.helpery.ru/).

18. Делопроизводство и документооборот (Режим доступа: http://working-papers.ru/).

19. Документооборот и делопроизводство (Режим доступа: http://workpaper.ru/).

20. Сайт по кадровому делопроизводству (Режим доступа: http://www.kadrovik-praktik.ru/).

21. Сайт журнала «Кадровое дело» (Режим доступа: http://www.kdelo.ru/).

22. Сайты по делопроизводству и документоведению (Режим доступа: http://www.mavica.ru/directory/rus/19039.html).

23. Электронный учебник: Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ Восток-Запад, 2006. – 427, [5] (Режим доступа: http://www.studfiles.ru/dir/cat29/subj1160/file9165.html).

24. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1659).

Аудиовизуальные средства

1. Современный гуманитарный университет [Электронный ресурс]: Курс лекций по делопроизводству – электрон. опт. диск (CD-ROM).

Закрытое акционерное общество «Импресс»

УСТАВ

г. Тобольск

25 января 2013 г.                                                                                                  № 01-01

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 …

1.2 …

2. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ

2.1 …

2.2 …

3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ

3.1 …

3.2 …

4. РУКОВОДСТВО

4.1 …

4.2 …

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ

5.1 …

5.2 …

6.ПРОИЗВОДСТВЕННО-ХОЗЯЙСТВЕННАЯ, КОММЕРЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

6.1 …

6.2 …

7. ИМУЩЕСТВО И СРЕДСТВА

7.1 …

7.2 …

8. КОНТРОЛЬ, ПРОВЕРКА И РЕВИЗИЯ

8.1 …

8.2 …

9. РЕОРГАНИЗАЦИЯ ИЛИ ЛИКВИДАЦИЯ

9.1 …

9.2 …

10. ПОРЯДОК ОБРАЗОВАНИЯ ИМУЩЕСТВА

10.1 …

10.2 …

11. ПОРЯДОК РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ПРИБЫЛИ

11.1 …

11.2 …

12. ПОРЯДОК ОБРАЗОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ, ПОРЯДОК УПРАВЛЕНИЯ И ПРЕКРАЩЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

12.1 …

12.2 …

13. ОРГАНЫ УПРАВЛЕНИЯ

13.1 …

13.2 …

Председатель Совета акционеров                   Подпись                        А.Ф. Рязанцев

Приложение 2

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 …

1.2 …

2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДОУ

2.1 …

2.2 …

3. ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

3.1 …

3.2 …

4. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЛУЖБЫ ДОУ

4.1 …

4.2 …

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СЛУЖБЫ ДОУ С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

5.1 …

5.2 …

Руководитель

службы ДОУ                                Подпись                                 А.Н. Некрасова

Юрисконсульт

Подпись К. Р. Рожков

06.01.2013

Приложение 3

Наименование                                                         УТВЕРЖДАЮ

организации                                        

Руководитель организации

ПРАВИЛА                                                                _____________И.О. Фамилия

ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА                             (личная подпись)

«___» ___________ 20__ г.

Место составления                                            

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 …

1.2 …        

2. ПОРЯДОК ПРИЕМА НА РАБОТУ

2.1 …

2.2 …

3.         УСЛОВИЯ ТРУДА

3.1 …

3.2 …

4. ОСНОВНЫЕ ПРАВА РАБОТНИКА

4.1 …

4.2 …

5. ОСНОВНЫЕ ПРАВА РАБОТОДАТЕЛЯ

5.1 …

5.2 …

6. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ

6.1 …

6.2 …

7. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА

7.1 …

7.2 …

        8. ПООЩРЕНИЯ ЗА УСПЕХИ В РАБОТЕ

8.1 …

8.2 …

9. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА УПУЩЕНИЯ В РАБОТЕ И НАРУШЕНИЯ ТРУДОВОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

9.1 …

9.2 …

        10. ИЗМЕНЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

10.1 …

10.2 …

        11. ОСНОВАНИЯ ПРЕКРАЩЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

11.1 …

11.2 …

Руководитель кадровой                                Подпись            И.О. Фамилия

службы                                                  

Наименование

должности лица,

с которым согласуется документ

______________ И.О. Фамилия

  (личная подпись)

«___» ______________ 20 __ г.

Приложение 4

Наименование                                                 УТВЕРЖДАЮ

организации                                                        Руководитель организации

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ                        _____________И.О. Фамилия

_________ № ____                                            (личная подпись)

Место составления                                         ___ ___________ 20__ г.

товароведа

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 …

1.2 …

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1 …

2.2 …

3. ПРАВА

3.1 …

3.2 …

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1 …

4.2 …

Наименование должности          

руководителя структурного                        Подпись                И.О. Фамилия

подразделения                                             

Наименование

должности лица,

с которым согласуется документ

______________ И.О. Фамилия

  (личная подпись)

___ ______________ 20 __ г.

С инструкцией ознакомлен

инструкцию получил:                        ________________                 И.О. Фамилия

                                                             (личная подпись)

                                                ___ __________ 20 __ г.

В дело № ___

______________   «___» ____________ 20 __ г.

 (личная подпись)

(наименование организации)

Приложение 6

Москва

Специалист по кадрам                                                        В.А. Петрова

План урока теоретического обучения

по МДК 01.  Документационное обеспечение управления.

по теме:  Классификация и общая характеристика

распорядительной документации

Ход урока

1. Организационный момент

1. Приветствие обучающихся.

2. Определение отсутствующих.

3. Проверка готовности обучающихся к уроку.

4. Организация внимания.

2. Актуализация опорных знаний

Устный опрос:

1. Дайте определение понятию «организационные документы».

2. Перечислите виды организационной документации, используемой в управленческой деятельности.

3. Дайте краткую характеристику и укажите назначение основных видов организационных документов.

4. Перечислите реквизиты формуляра устава, положения, правил, инструкции.

3. Формирование ориентировочных основ знаний

1. Общая характеристика распорядительных документов.

2. Основные виды распорядительных документов.

1. Общая характеристика распорядительных документов.

Руководство любой организации независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и соответственно издавать распорядительные документы.

Различаются несколько видов распорядительных документов, а именно: приказ, распоряжение, решение, постановление, указание.

Наиболее часто используются в управленческой практике два документа: приказ и распоряжение.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности организации.

Распорядительные документы содержат управленческие решения, идущие сверху вниз по системе управления, обязательные для выполнения.

Распорядительные документы издаются по следующим вопросам:

1. организационным;

2. планирования производства;

3. строительства, материально-технического снабжения;

4. сбыта;

5. финансов и кредита;

6. труда и заработной платы и многое другое.

Основания для издания распорядительного документа:

1. необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

2. необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Существует две группы распорядительных документов:

1. документы, издаваемые в условиях коллегиальности (совещательности), позволяющей наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации (решение, постановление). Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер;

2. документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения (приказ, распоряжение, указание). Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.

2. Основные виды распорядительных документов.

Состав распорядительных документов, издаваемых организацией, определяется ее учредительными документами (уставом, положением об организации).

Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены          ГОСТ Р 7.0.97-2016  Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления, предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности (см. приложение к уроку 1 – образец приказа по основной деятельности).

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы:

1. по организационным вопросам (создание, реорганизация или ликвидация учреждения, утверждение организационной структуры и штатного расписания организации, утверждение и введение в действие организационно-методических, плановых и отчетных документов и другое);

2. по основной деятельности (финансирование деятельности учреждения, материально-техническое обеспечение, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы и др.);

3. по административно-хозяйственным вопросам (о замене системы водоснабжения, об очистке системы канализации, об установке системы видео-наблюдения и др.);

4. по личному составу (прием, увольнение, перевод сотрудников и др.).

Процедура издания приказов включает следующие стадии:

1. обоснование необходимости принятия решения;

2. сбор и анализ информации по вопросу;

3. подготовка проекта распорядительного документа;

4. согласование проекта документа;

5. внесение проекта распорядительного документ на рассмотрение;

6. подписание документа;

7. доведение распорядительного документа до исполнителей.

Текст приказа состоит из двух частей:

1. констатирующей (излагаются факты, причины, цели, послужившие основанием для создания приказа). Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, в приказах по личному составу;

2. распорядительной (содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт). Начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», каждый пункт распорядительной части включает:

- наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей;

- поручение;

- срок выполнения поручения.

 Например:

Руководителю хозяйственной службы Иванову А. А. разработать должностные инструкции на сотрудников своего отдела к 25.05.2013;

- последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается наименование должностного лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия. Например:

Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя директора по работе с персоналом Петрова А. Б.

или

Контроль за исполнением документа оставляю за собой.

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным пунктом. Например:

Инспектору по кадрам Котовой В. Н. предоставить отчет  по военнообязанным и лицам подлежащим призыву на военную службу предприятия в военкомат г. Новосибирска в период с 01.02.2020 по 10.02.2020.

 Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения.

Если распорядительная часть приказа носит действия организационного характера, то исполнители и срок исполнения не указываются. Например:

Утвердить Положение о премировании работников;

Принять участие в выставке новых информационных технологий.

Если проект приказа отменяет полностью ранее изданные приказы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо перечислить:

Признать утратившими силу приказы Генерального директора от 05.08.2020 № 81 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с обращениями граждан» и от 01.09.2020 № 97 «Об утверждении Положения о приемной».

Если ранее изданный приказ организации подлежит  частичному изменению или дополнению, то в проект нового приказа вносится соответствующий пункт в откорректированном виде:

Пункт 7 приказ от 10.05.2021 № 75 изложить в следующей редакции: … .

Требования к составлению текстовой части приказа:

1. увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

2. излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

3. намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

4. обеспечивать юридическое правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предписаний, должностей;

5. указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;

6. соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленных руководством предприятия;

7. указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу;

8. не употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения типа: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п.

При наличии приложения (графики, схемы, инструкции, правила, регламенты и т. д) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: … (приложение 1); … (приложение 2).

Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту распорядительного документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту приказа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания», или «Замечания прилагаются».

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа или на отдельном листе согласования.

Под визами оформляется отметка о рассылке с указанием фамилий руководителей, которым рассылается экземпляр приказа. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе рассылки.

Под отметкой о рассылке в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа приказа проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и № его служебного телефона.

После подписания документ должен быть доведен до сведения исполнителей и ответственных лиц, указанных в списке на рассылку. Рассылка документа должна проводиться в возможно сжатые сроки, поскольку срок исполнения приказа отчитывается от даты подписания документа.

С приказов для удобства пользования внутри организации делаются копии и выписки.

Выписка из приказа – копия основной части документа, которая необходима для работы (см. приложение к уроку 2  - образец выписки из приказа).

В выписке из приказа констатирующая часть пишется полностью, а в распорядительной части берется только та информация, которая необходима в конкретном случае.

Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.

Реквизиты формуляра приказа:

1.Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания);

2. наименование организации;

3. название вида документа;

4. дата, индекс документа;

5. место издания;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подпись;

9. гриф согласования;

10. визы.

Приказы по личному составу. В комплекс распорядительной документации по кадрам входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенные для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с предприятием.

Издание приказов по личному составу обязательно: при назначении работников на должность, освобождение от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий, при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, утверждения системы оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременного денежного вознаграждения; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности; при предоставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях.

Унифицированные формы приказов по личному составу:

05.01.2004 г. Госкомстат России Постановлением № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», ниже приведен список унифицированных форм приказов:

- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);

- приказ (распоряжение) о приеме работников на работу форма № Т-1а, сводная);

• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5, индивидуальная);
• приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6, индивидуальная);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8, индивидуальная);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма Т-8а, сводная);
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9, индивидуальная);
• приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма Т-9а, сводная);
• приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11, индивидуальная);
• приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная).

По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными.

Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т. д. Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным (см. приложение к уроку 3  - образец приказа о приеме на работу работника)., если охватывает круг лиц – сводным (см. приложение к уроку 4  - образец приказа о приеме работников).

Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным, что затрудняет их поиск, не позволяет автоматизировано обрабатывать эту документацию.

При составлении сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками хранения.

Все виды и формы приказов по личному составу регистрируются, рассылаются и хранятся службой ДОУ в соответствии с инструкцией по делопроизводству предприятия и отдельно от приказов по основной деятельности.

Приказы регистрируются в журнале, традиционной или электронной карточках. Указывается: дата и № приказа, содержание (перечень действий и фамилий) и кем подписан.

К № приказа добавляется буква «К» - прием, увольнение и т. п., «КМ» - о командировках, «КО» - отпуска, «КП» - о поощрениях и т. д.

Приказы доводятся до сведения работников под роспись, находятся в ОК.

Приказы включаются в личное дело работника, или образуют самостоятельное дело.

На основании приказа заполняется трудовая книжка, заполняется личная карточка, в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Другие распорядительные документы оформляются по той же схеме, что и приказ. Их специфика определяется тем, кто является автором документа, а также характером рассматриваемых вопросов.

Распоряжение – это:

1. правовой акт, издаваемый единолично главой государства – Президентом, а также главами исполнительной власти субъектов РФ – губернаторами, мэрами и др.;

2. правовой акт, издаваемый единолично руководителями коллегиального органа власти и управления в пределах представленной ему компетенции, например распоряжения Председателя Правительства РФ, распоряжения председателя Законодательного Собрания;

3. правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего единолично (см. приложение к уроку 5  - образец распоряжения).

Содержание распоряжений связано с оперативными вопросами хозяйственной, производственной, административной деятельности (это задания руководителя учреждения или заместителя на отдельные работы, мероприятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами).

Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей или структурные подразделения.

Нередко распоряжение признается документом, равноценным приказу. Разница между этими документами в том, что приказы издаются по более общим, принципиальным вопросам, а распоряжение – по более частным.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть.

В констатирующей части целесообразно использовать следующие формулировки: «В соответствии», «В связи», «В целях».

Распорядительная часть начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в ней указываются предписываемые действия.

Реквизиты формуляра распоряжения:

1. Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания);

2. наименование организации;

3. название вида документа;

4. дата, индекс документа;

5. место издания;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подпись;

9.гриф согласования;

10. визы.

Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера (организация исполнения приказов; организация исполнения инструкций данной или вышестоящей организации) (см. приложение к уроку 6  - образец указания).

Указание рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений.

Текст указания состоит из двух частей: констатирующей, распорядительной.

Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: «Во исполнение…», «В целях…», «В соответствии…».

Распорядительная часть текста указания начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в ней указываются предписываемые действия.

Реквизиты формуляра указания:

1. Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания);

2. наименование организации;

3. название вида документа;

4. дата, индекс документа;

5. место издания;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подпись;

9. гриф согласования;

10. визы.

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами (см. приложение к уроку 7  - образец решения).

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.

В распорядительной части указываются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем слов «РЕШАЕТ» или  «РЕШИЛ» на отдельной строке.

Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.

Реквизиты формуляра решения:

1. Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания);

2. наименование организации;

3. название вида документа;

4. дата, индекс документа;

5. место издания;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подпись;

9. гриф согласования;

10. визы.

Постановление издается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти, для решения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Постановление состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть начинается со слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», перед ним указывается название коллективного органа.

Реквизиты формуляра постановления:

1. Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания);

2. наименование организации;

3. название вида документа;

4. дата, индекс документа;

5. место издания;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подпись;

9. гриф согласования;

10. визы.

4. Первичное закрепление материала:

1. Какую тему изучали?
2. Какова цель урока?
3. Достигли ли мы цели? Почему?
4. Перечислите основные виды распорядительных документов.

5. Домашнее задание и инструкция по его выполнению

- Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений СПО / Л.А. Румынина. – М.: ИЦ «Академия», 2021. – 224 с. – С. 32-60; 77-90;

- вопросы – с. 90.

6. Подведение итогов урока

- оценка работы группы;

- оценка работы отдельных обучающихся;

- аргументация выставленных оценок.

7. Рефлексия:

Прием «Лист самоконтроля».

Ведется на протяжении всего урока.

Фамилия, имя студента_____________________________

Нормативно-правовые источники

1.  ГОСТ Р 7.0.97-2016  Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

2. Закон РФ «О языках народов РФ» № 1807-1 от 25.10.1991 г (в редакции от 24.07.1998 г.).

3. ОКУД (ОК 011-93) Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299.

Литература

4. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. Верховцев А. В. – М., «ИНФРА-М», 2022.

5. Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ Восток-Запад, 2021. – 427, [5].

6. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.:Изд-во РИОР, 2022. – 93 с.

7. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления:  учебник для СПО - 7-е изд. Стер. - М.: ИЦ «Академия» 2021.

8. Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. пособие/О.П. Сологуб. – М.: Изд-во «Омега-Л», 2021. – 208 с.

9. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов: Комментарий к        ГОСТ Р 7.0.97-2016  Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

 – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2021. – 216 с.

Периодические издания

10. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»

11. Журнал «Делопроизводство».

12. Журнал «Секретарское дело».

13. Журнал «Справочник кадровика».

14. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера».

Интернет-ресурсы

15. ОКУД (ОК 011-93) Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299 (Режим доступа: http://bestpravo.ru/fed1993/data01/tex10032.htm).

16. Сайт группы компаний «Бета-пресс»: законодательство о труде и социальном обеспечении, судебная практика по трудовым спорам, образцы оформления документов, актов, договоров (Режим доступа: http://betapress.ru/kadrovik/).

17. Образцы деловых документов (Режим доступа: http://dogovor.helpery.ru/).

18. Делопроизводство и документооборот (Режим доступа: http://working-papers.ru/).

19. Документооборот и делопроизводство (Режим доступа: http://workpaper.ru/).

20. Сайт по кадровому делопроизводству (Режим доступа: http://www.kadrovik-praktik.ru/).

21. Сайт журнала «Кадровое дело» (Режим доступа: http://www.kdelo.ru/).

22. Сайты по делопроизводству и документоведению (Режим доступа: http://www.mavica.ru/directory/rus/19039.html).

23. Электронный учебник: Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ Восток-Запад, 2006. – 427, [5] (Режим доступа: http://www.studfiles.ru/dir/cat29/subj1160/file9165.html).

24. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1659).

Аудиовизуальные средства

1. Современный гуманитарный университет [Электронный ресурс]: Курс лекций по делопроизводству – электрон. опт. диск (CD-ROM).

Приложение 1

Администрация Омской области

Управление школ

ПРИКАЗ

05.05.2021                № 14

г. Омск

о подготовке школ области

к новому учебному году

В целях своевременной и качественной подготовки школ области к новому учебному году

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ представить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.2021.

2. Начальнику хозяйственного управления Галкину Г.Г. обеспечить ремонтно-строительное управление необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы до 15.06.2021.

3. Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных зданий до 15.08.2021. Результаты выполненной работы представить приемочной комиссии.

4. Создать приемочную комиссию в составе: (указываются должности и фамилии).

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника Управления школ Тимофеева С.И.

Начальник управления                         Подпись                        С. К. Григорьев

С приказом ознакомлены:                  Подписи                        Инициалы, фамилии

Дата ознакомления

Юрисконсульт управления

Подпись К.Р. Аксаков

05.05.2021

В. Н. Петрова

22-17-18

Приложение 2

Администрация Омской области

Управление школ

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

05.05.2021                № 14

г. Омск

О подготовке школ области

к новому учебному году

В целях своевременной и качественной подготовки школ области к новому учебному году

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ представить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.2021.

Начальник управления                                   Подпись                        С. К. Григорьев

Верно

Секретарь руководителя                                   Подпись                         О.И. Аксакова

12.05.2021

                                Печать

В. Н. Петрова

22-17-18

Приложение 3

Унифицированная форма № Т-1
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

(наименование организации)

(распоряжение)

о приеме работника на работу

(фамилия, имя, отчество)

Основание:

Приложение 4

Унифицированная форма № Т-1а
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

(наименование организации)

(распоряжение)
о приеме работников на работу

Принять на работу:

Приложение 5

Открытое

акционерное общество

«Белый аист»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

02.08.2021                № 34

г. Тобольск

об участии

в информационном обмене

В связи с участием в международном информационном обмене ОАО «Белый аист»

ОБЯЗЫВАЮ

1. Возложить на отдел информатизации организацию и проведение совместно с отделами № 1, № 2, № 15 работы по реализации решения Совета директоров от 01.08.2021 № 7 «Об участии в международном информационном обмене».

2. Начальнику отдела информатизации Смирнову А. И. составить план-график проведения работ, согласовать его и представить на утверждение до 09.08.2021.

3. Контроль за выполнением распоряжения возлагается на главного инженера Терехова А. В.

Директор общества                                 Подпись                        С. К. Григорьев

С распоряжением ознакомлены:                Подписи                        Инициалы, фамилии

Дата ознакомления

Зам. директора

Подпись Г. В. Коновалов

02.08.2021

Главный бухгалтер

Подпись Т. Н. Алексеева

02.08.2021

А. В. Терехов

22-17-18

Приложение 6

Открытое

акционерное общество

«Белый аист»

УКАЗАНИЕ

01.12.2021                № 43

г. Тобольск

о графике отпусков на 2022 г.

Для составления графика отпусков на 2022 г.

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Руководителям структурных подразделений предоставить инспектору отдела кадров Никитиной С.А. списки работников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 2013 г. срок представления списков до 07.12.2021.

2. Инспектору отдела кадров Никитиной С. А. составить сводный график отпусков работников предприятия на 2013 г. и предоставить его на утверждение директору предприятия. Срок предоставления графика 15.12.2021.

3. Контроль за исполнением указания возлагается на начальника отдела кадров Петрову В. Н.

Директор предприятия                         Подпись                        С. К. Григорьев

С указанием ознакомлены:                Подписи                        С. А. Никитина

Руководители структурных подразделений

01.12.2021

Юрисконсульт

Подпись Г. Д. Стикин

01.12.2021

В. Н. Петрова

22-15-37

Приложение 7

Открытое

акционерное общество

«Белый аист»

РЕШЕНИЕ

24.08.2021                № 15

г. Тобольск

общего собрания акционеров

На основании координационного плана от 17.08.2021 Совет директоров ОАО «Белый аист»

РЕШИЛ:

1. С целью привлечения новых потребителей услуг связи и передачи данных на основе коммерческого использования ведомственных сетей принять участие в выставке «Корпоративные сети связи».

2. Ведущему специалисту Ветрову В. С. подготовить доклад на тему: «Распространение и использование современных телекоммуникационных технологий в различных ведомствах».

3. Отделу маркетинга во главе с Федоровым М. И. оборудовать специальные стенды для демонстрации новейших разработок ведущих телекоммуникационных компаний.

4. Менеджеру по рекламе Гришину А. А. подготовить список средств и систем связи, презентация которых состоится в дни работы выставки, и предоставить его на рассмотрение Совету до 31.08.2012.

Председатель Совета                                Подпись                        С. К. Григорьев

Члены Совета                                        Подпись                        Л. А. Токарев

                                                        Подпись                        А. С. Мохов

С решением ознакомлены:                        Подписи                Инициалы, фамилии

Дата ознакомления

Инженер по телекоммуникациям

Подпись Р. Р. Ветров

23.08.2021

А. В. Терехов

22-17-18

План урока теоретического обучения

по разделу 1. Документирование управленческой деятельности

по теме 1.4. Информационно-справочные документы

Ход урока

1. Организационный момент

1. Приветствие обучающихся.

2. Определение отсутствующих.

3. Проверка готовности обучающихся к уроку.

4. Организация внимания.

2. Актуализация опорных знаний

Письменная работа по карточкам (см. приложение к уроку 1 – карточки с заданиями и вопросами):

1. Для чего применяется классификация документов?

2. Что такое копия документа, и каких видов она бывает?

3. Выберете по своему усмотрению один вид организационного документа и охарактеризуйте его по следующим признакам: назначение, состав реквизитов, структура документа.

4. Выберете по своему усмотрению один вид распорядительного документа и охарактеризуйте его по следующим признакам: назначение, состав реквизитов, структура документа.

3. Формирование ориентировочных основ знаний

1. Общая характеристика и основные виды информационно-справочных документов.

2. Классификация служебных писем.

3. Особенности оформления докладных (служебных) и объяснительных записок, справок, актов.

4. Документы срочного характера.

1. Общая характеристика и основные виды информационно-справочных документов.

Информационно-справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Виды информационно-справочных документов:

протокол, акт, докладная записка, служебная записка, предложение, объяснительная записка, справка, сводка,  заключение; перечень и список, письма, телеграмма, телефонограмма, доклад.

Документы этой системы играют служащую роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документом. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения.

Особенность этих документов являются то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю предприятия, от подведомственной организации в вышестоящую.

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Существует два вида протоколов: полный и краткий.

Вид протокола выбирается в зависимости от вида заседания или статуса коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Полный протокол (см. приложение к уроку 2 – образец полного протокола).

В вводной части протокола после заголовка приводятся:

1. сведения о председателе и секретаре заседания;

2. сведения о присутствовавших, перечисляются фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), а также приглашенных на заседание, с указанием должностей. Если число присутствовавших больше десяти, то указывается общее количество;

3. повестка дня – краткое содержание документа, она должна содержать оптимальное количество вопросов и устанавливать последовательность их рассмотрения и фамилии основных выступающих (докладчиков) по каждому вопросу. Каждый пункт должен отвечать на вопрос «о чем?», в конце пункта указывается фамилии и должность докладчика, например: О перспективах развития завода. Доклад директора В.Р. Аксакова.

 Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня и строится по схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) – по каждому вопросу отдельно.

В разделе «СЛУШАЛИ» приводится фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается). Например:

1. СЛУШАЛИ:

З.Е. Константинова о принятых мерах ликвидации последствий аварии на стройке.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» и со следующей строки с абзаца указывают должность, инициалы и фамилию каждого выступающего и через тире запись его выступления. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке их выступления. Фамилии задававших вопросы выступающему, ответы на них печатаются с новой строки, например:

В.К. Смирнов – Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?

К.П. Лысов – К 8 ч. утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Оно строится по схеме: действие-исполнитель-срок. Например:

РЕШИЛИ:

1.1 Доценту Б.С. Илизарову организовать на кафедре выставку (…) к 11.05.2021.

Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если оно продолжалась несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, например: 21-24.01.2021.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарно года или срока полномочий коллегиального органа.

В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется.

К протоколу подшиваются все представленные на рассмотрение материалы, которые оформляются как приложения, об этом делается запись после первой части протокола: Заседание ученого совета стенографировалось, стенограмма прилагается.

Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступившего с записью его выступления и получает подпись.

Краткий протокол (см. приложение к уроку 3 – образец краткого протокола).

Краткий протокол фиксирует вопросы, которые обсуждались на заседании, фамилии докладчиков и выступавших и принятые решения. Текст краткого протокола не содержит сведений о ходе обсуждения основного доклада, о замечаниях, вопросах, мнениях по поводу доклада.

Такой протокол рекомендуется вести в том случае, когда заседание стенографируется, доклады и тексты будут предоставлены секретарю, или тогда, когда ведется протокол заседаний оперативного характера.

Выписка из протокола (см. приложение к уроку 4 – образец выписки из протокола).

Представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящуюся к одному из вопросов повестки дня. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий ход обсуждения вопроса и принятое решение, инициалы и фамилию председателя и секретаря (без подписи). В конце составляется заверительная надпись.

Деловое письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами (см. приложение к уроку 5 – образец письма).

Существует целый ряд классификаций деловых писем.

По тематическому признаку корреспонденция разделяется на деловую и коммерческую.

Деловые (служебные) письма – письма, оформляющие организационные, экономические, правовые, финансовые и другие виды деятельности организаций (письма - просьба, приглашение, напоминание, подтверждение, отказ, гарантийные, сопроводительные, информационные, рекламные).

Коммерческие письма – составляются при заключении и выполнении контрактов, при решении вопросов покупки и продажи, сбыта и снабжения (запросы, предложения (оферты), рекламации (претензии) и др.

На основе функционального критерия выделяются:

1. письма, требующие ответа (просьба, требование, обращение, предложение, запрос, представление);

2.письма, не требующие ответа (предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, извещение, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо, рекламное письмо).

По этой классификации письма также делятся на инициативные и ответные.

По структурному признаку письма подразделяются на регламентируемые и нерегламентируемые.

Регламентируемые письма, составляемые по определенному образцу, решают вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуются в виде стандартных текстов.

Нерегламентируемые письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста (инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-претензии, письма-объявления и др.).

По признаку адресности служебные письма разделяются на обычные и циркулярные. Последние направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных организаций.

Структура текста делового письма – это последовательность расположения его составных частей.

Письмо обычно начинается с обращения: «Уважаемый господин (госпожа) господа». При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение: Уважаемый господин президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин министр! В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Игорь Михайлович! Подобное обращение обычно используется в письмах к лицам, с которыми установлены тесные партнерские отношения. При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги!

Наиболее рациональна структура текста официального письма, состоящая из двух частей. 

В первой части излагаются факты и события, решения вышестоящего учреждения и другие факторы, послужившие основанием для составления документа.

Во второй части содержатся выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.

В конце текста перед подписью, необходимо написать: С Уважением, с надеждой на плодотворное сотрудничество и т.п.

Требования к тексту письма следующие: краткость, лаконичность, последовательность, убедительность, корректность, одноаспектность, ясность.

Реквизиты формуляра письма:

1. наименование организации;

2. справочные данные об организации;

3. дата, индекс;

4. ссылка на регистрационный номер и дату;

5. адресат;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. отметка о наличии приложения (если они имеются);

9. подпись руководителя;

10. отметка об исполнителе.

Название вида документа в письме не указывается, за исключением гарантийного письма.

2. Классификация служебных писем.

Письмо-просьба – документ, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых предприятию-автору.

Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснованию должно предшествовать изложению просьбы.

Письмо-ответ – документ, является реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа.

Ответа требуют письма-запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии.

Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу: принятие предложения, отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос.

Письмо-подтверждение – документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающих факты, действия.

Письмо-подтверждение начинается словами: «Подтверждаем условия поставки…».

Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам…», «Направляем Вам…», «Высылаем Вам…». Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

Информационное письмо – документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандирующих деятельность организаций, продукцию.

К информационным письмам относятся:

Рекламное письмо – документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров.

Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию.

Письмо-извещение – документ, являющийся ответом на запрос; может информировать о публичных мероприятиях.

Письмо-извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: «Ставим Вас в известность…».

Письмо-сообщение – документ, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Гарантийное письмо – документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения, денежных средств).

В гарантийном письме предприятие-адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку.

Например: «Просим изготовить и выслать комплект мебели. Оплату гарантируем».

Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия. Гарантийное письмо удостоверяется печатью предприятия.

Письмо-приглашение – документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т. д.

Текст письма-приглашения может начинаться словами: «Приглашаем Вас на заседание…».

При оформлении писем-приглашений могут использоваться элементы украшения текста – орнамент, рисунки, шрифты и т. п.

Письмо-напоминание – документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.

Например: «Напоминаем, что срок аренды зала истекает 16.02.2013 г….».

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.

Письмо-запрос – документ, направляемый с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

Письмо-предложение (оферта) – документ, направляемый потенциальному партнеру с предложением и сотрудничестве в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение.

Письмо-предложение о совместном сотрудничестве – письмо состоит из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве.

Письмо-благодарность – документ, направляемый организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Письмо-поздравление – документ, составленный в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, предприятия.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенное орнаментом, водяными знаками, имеющего большую плотность и т. д.

К письмам-рекламациям относятся:

Письмо-претензия – документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, оснований требований.

Письмо-претензия подписывается руководителями предприятий и визируется главным бухгалтером.

Письмо-требование – документ, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письмо-требование, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируются требования о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

3. Особенности оформления докладных (служебных) и объяснительных записок, справок, актов.

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий (образец 6).

Различают акты законодательные (решения, облеченные в форму законов, указов, постановлений) и административные (подтверждение фактов в деятельности организации).

Разновидности актов: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния технической безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, схем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации организации и т. д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя предприятия. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

В некоторых случаях акт составляет одно должностное лицо: при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в документе.

В необходимых случаях акты подлежат утверждению распорядительным документом или руководителем.

Акт может содержать выводы, рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

В вводной части акта указывается основание (документ, послуживший причиной проверки) для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.

Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей актов. Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца, они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Некоторые акты обретают юридическую силу после утверждения руководителями вышестоящей организации (следовательно, такие документы должны содержать реквизит «гриф утверждения документа»).

Реквизиты формуляра акта:

1. наименование организации;

2. наименование структурного подразделения;

3. название вида документа;

4. дата, индекс;

5. место составления;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подпись

Докладная записка – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В докладной записке может быть информация по следующим вопросам: о сложившейся ситуации; явлениях или фактах, имеющих место; выполненной работе; сделанных выводах; предложениях.

Информация документа либо принимается руководителем к сведению, либо побуждает к определенным действиям.

По содержанию докладные записки бывают: инициативные, информационные, отчетные (по результатам командировок и т. д.).

Инициативные докладные записки составляются по личной инициативе составителя с целью побуждения адресата к принятию определенных решений. Текст такой докладной записки как правило, делится на две части:

1. констатирующую, или описательную, в которой описывается ситуация или излагаются имеющиеся факты;

2. изложение выводов и предложений.

Информационная докладная записка составляется регулярно, например еженедельно или ежемесячно, чаще всего по указанию руководителя. Они содержат информацию о ходе работы, о деталях или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.д.

В зависимости от адресата докладные записки бывают: внешние и внутренние.

Внешние докладные записки – это записки, которые направляются в вышестоящую организацию (образец 7).

Внутренние докладные записки – это записки, которые адресованы руководителю учреждения или структурного подразделения (образец 8).

Датой записки является дата ее подписания.

Реквизиты формуляра докладной записки:

1. наименование учреждения;

2. название вида документа;

3. дата, индекс;

4. место составления;

5. адресат;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подпись, расшифровка подписи.

Разновидностями докладной записки являются предложение (содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу), служебная записка (составляется работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения).

Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения (см. приложение к уроку 9 – образец служебной записки).

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

Реквизиты формуляра служебной записки:

1. наименование структурного подразделения;

2. название вида документа;

3. дата, индекс;

4. место составления;

5. адресат;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подпись, расшифровка подписи.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником предприятия и представляемый вышестоящему должностному лицу (образец 10).

Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы:

1. приложения к основному документу (плану, отчету), они объясняют и дополняют его. Такие записки оформляются на общих бланках, подписываются руководителем;

2. записки, в которых объясняются причины поведения, поступка, ситуации. Они составляются и подписываются отдельными работниками.

Такие записки оформляются аналогично, как и внутренняя докладная записка.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность предприятия или подтверждают сведения биографического или служебного характера (образец 11).

Различают справки личного характера и служебно-информационного.

Личные справки выдаются гражданам с целью подтверждения места проживания, работы или учебы, заработной платы, трудового стажа и т.п.

Текст информационной справки обычно составляется в индивидуальных ситуациях. Во вступительной части указываются причины ее составления (ссылки на запрос лиц и организация; на даты, послужившие основанием для составления справки и др.). Текст может делиться на разделы и пункты.

Текст справки состоит из двух частей: в первой указываются факты, послужившие поводом для ее написания, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. В справке фиксируются сведения определенного периода времени.

Датой справки является дата ее подписания.

Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т. д.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещенных вопросов.

Справки могут быть внешними и внутренними. 

Внешние справки подписываются руководителями предприятия или его заместителями. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем предприятий и главным бухгалтером и заверяется печатью.

 Внутренние справки подписываются руководителями структурных подразделений или специалистом-составителем.

Реквизиты формуляра справки:

1. наименование организации;

2. наименование вида документа;

3. дата, индекс;

4. место составления;

5. адресат (только на справках информационного характера);

6. заголовок к тексту (может включать указание на период времени, например: О наличии документов о трудовом стаже за 2004 г);

7. текст;

8. подписи;

9. оттиск печати

4. Документы срочного характера.

Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с момента подписании (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления субъектов федерации, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления:

- Указом Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента РФ» № 1536 1996 г.;

- Указом Президента РФ «О мерах по укреплению дисциплины в системе государственной службы» № 810 1996 г.;

- Постановлением Правительства РФ № 604 от 18.06.1998 (в ред. Постановления Правительства РФ № 760 от 05.10.2000), утвердившем Регламент Правительства РФ, где определен порядок оформления поручений, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, поручений Президента РФ;

- другими нормативными актами, в том числе ГСДОУ.

В нормативном документе ГСДОУ предусмотрен Перечень типовых сроков исполнения документов:

- акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправки (передачи) проектной продукции;

- акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней по получении продукции;

- договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных – 20 дней) после получения проекта договора;

- ответ на предложение о заключении договора – в 10-дневыный срок после получения предложения;

- заявления и жалобы граждан – в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно, не позднее 15 дней;

- письма – поручения и письма – запросы вышестоящих учреждений и организаций – к указанному в них сроку или в течение 10 дней;

- письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней;

- протокол разногласий: составление и направление – в 10-дневный срок; рассмотрение – в 20-дневный срок;

- телеграммы, требующие срочного решения, - до двух дней, остальные в течение 10 дней;

- платежные поручения – не позднее следующего дня после получения товара.

На контроль должны быть поставлены все документы, поступающие от Президента РФ, Федерального собрания и Правительства РФ, требующие исполнения.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями.

В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах, путем их включения в Табель форм документов или Инструкцию по делопроизводству. таким образом, они тоже становятся типовыми.

Как правило, типовой срок исполнения основной массы документов – 10-15 дней. Для документов, не указанных в перечне, сроки исполнения не должны превышать 10 дней.

Документы должны рассматриваться руководителем и передаваться на исполнение в день их поступления. Решения по сложным документам принимаются им в течение двух дней.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

1. с конкретной датой исполнения – в конкретный срок;

2. без указания конкретной даты:

- имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в трехдневный срок;

- имеющие пометку «оперативно» - в десятидневный срок;

3. остальные – до месяца.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – руководителями, которые их устанавливали.

Следует учитывать, что если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

 В тех случаях, когда для рассмотрения и разрешения обращения необходимо проведение сложной проверки, истребование дополнительных материалов или принятие других мер, сроки рассмотрения обращения могут быть в порядке исключения продлены, но не более чем на один месяц.

Ходатайство о продлении срока рассмотрения обращения оформляется не позднее чем за 3 суток до истечения срока.

4. Первичное закрепление материала:

1. Какую тему изучали?
2. Какова цель урока?
3. Достигли ли мы цели? Почему?
4. Какие документы относятся к группе информационно-справочных?
5. Для каких случаев применяется протокол и какие бывают виды протоколов?
6. Дайте определение понятия «деловое письмо».
7. Назовите признаки классификации деловых писем.
8. Какие требования предъявляются к тексту письма?
9. Какие существуют сроки исполнения документов?

5. Домашнее задание и инструкция по его выполнению

- Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений СПО / Л.А. Румынина. – М.: ИЦ «Академия», 2021. – 224 с. – С. 91-101;

- вопросы и задания – с.101-102.

6. Подведение итогов урока

- оценка работы группы;

- оценка работы отдельных обучающихся;

- аргументация выставленных оценок.

7. Рефлексия:

Прием «Лист самооценки».

Нормативно-правовые источники

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016  Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

2. Закон РФ «О языках народов РФ» № 1807-1 от 25.10.1991 г (в редакции от 24.07.1998 г.).

3. ОКУД (ОК 011-93) Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299.

Литература

4. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. Верховцев А. В. – М., «ИНФРА-М», 2022.

5. Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ Восток-Запад, 2021. – 427, [5].

6. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.:Изд-во РИОР, 2022. – 93 с.

7. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления:  учебник для СПО - 7-е изд. Стер. - М.: ИЦ «Академия» 2021.

8. Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. пособие/О.П. Сологуб. – М.: Изд-во «Омега-Л», 2021. – 208 с.

9. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов: Комментарий к        ГОСТ Р 7.0.97-2016  Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2021. – 216 с.

Периодические издания

10. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»

11. Журнал «Делопроизводство».

12. Журнал «Секретарское дело».

13. Журнал «Справочник кадровика».

14. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера».

Интернет-ресурсы

15. ОКУД (ОК 011-93) Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299 (Режим доступа: http://bestpravo.ru/fed1993/data01/tex10032.htm).

16. Сайт группы компаний «Бета-пресс»: законодательство о труде и социальном обеспечении, судебная практика по трудовым спорам, образцы оформления документов, актов, договоров (Режим доступа: http://betapress.ru/kadrovik/).

17. Образцы деловых документов (Режим доступа: http://dogovor.helpery.ru/).

18. Делопроизводство и документооборот (Режим доступа: http://working-papers.ru/).

19. Документооборот и делопроизводство (Режим доступа: http://workpaper.ru/).

20. Сайт по кадровому делопроизводству (Режим доступа: http://www.kadrovik-praktik.ru/).

21. Сайт журнала «Кадровое дело» (Режим доступа: http://www.kdelo.ru/).

22. Сайты по делопроизводству и документоведению (Режим доступа: http://www.mavica.ru/directory/rus/19039.html).

23. Электронный учебник: Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ Восток-Запад, 2006. – 427, [5] (Режим доступа: http://www.studfiles.ru/dir/cat29/subj1160/file9165.html).

24. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1659).

Аудиовизуальные средства

25. Современный гуманитарный университет [Электронный ресурс]: Курс лекций по делопроизводству – электрон. опт. диск (CD-ROM).

Приложение 1

Карточка с заданиями и вопросами

Тема раздела: 1. Документирование управленческой деятельности

Тема урока: 1.4. Информационно-справочные документы

Задания и вопросы:

1. Для чего применяется классификация документов?

2. Что такое копия документа, и каких видов она бывает?

3. Выберете по своему усмотрению один вид организационного документа и охарактеризуйте его по следующим признакам: назначение, состав реквизитов, структура документа.

4. Выберете по своему усмотрению один вид распорядительного документа и охарактеризуйте его по следующим признакам: назначение, состав реквизитов, структура документа.

Приложение 2

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«ПРОГРЕСС»

  ПРОТОКОЛ

15.07.2021                                                         № 1

Москва

общего собрания акционеров

Председатель – Королев М.И.

Секретарь – Синелобова Е.Ю.

Присутствовали: владельцы обыкновенных акций Общества и их полномочные представители в количестве 255 акционеров, что составляет 85% голосов (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об увеличении уставного капитала Общества.

2. Доклад председателя Совета директоров Общества Мельгунова Н.О.

СЛУШАЛИ:

Мельгунов Н.О. – на основании положения о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества и действующего российского законодательства, в связи с увеличением объемов производственной деятельности общества и полученной по результатам деятельности в 2015 г. прибыли представил подготовленное Финансовым отделом и одобренное руководством общества технико-экономическое обоснование увеличения уставного капитала общества на 85 млн руб. (прилагается), в результате чего уставный капитал общества станет равным 950 млн. руб. Увеличение уставного капитала общества предлагается произвести путем дополнительного выпуска акций общества (проект проспекта эмиссий акций прилагается) и их свободного размещения.

ВЫСТУПИЛИ:

1. Волошин А.Ю. – поддержал предложение об увеличении уставного капитала Общества и эмиссий акций.

2. Соколов П.П. – предложил перечень периодических изданий для публикации информации о дополнительном выпуске акций Общества (прилагается).

РЕШИЛИ:

1. Увеличить уставной капитал Общества на 85 млн руб.

2. Утвердить представленный Советом директоров проспект эмиссий акций.

3. Внести изменения в Устав Общества в части увеличения уставного капитала Общества до 950 млн (Девятисот пятидесяти миллионов) руб.

В голосовании приняли участие 255 акционеров – владельцев обыкновенных акций и их полномочных представителей, что составило 855 голосов.

«За» - 251 голос.

«Против» - 0 голосов.

«Воздержалось» - 4 голоса.

Недействительных бюллетеней – 0.

Решение принято 251 числом голосов.

Председатель                                   Подпись                М.И. Королев

Секретарь                                           Подпись                    Е.Ю. Синелобова

Приложение 3

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«ПРОГРЕСС»

  ПРОТОКОЛ

15.07.2021                                                         № 1

Москва

общего собрания акционеров

Председатель – Королев М.И.

Секретарь – Синелобова Е.Ю.

Присутствовали: владельцы обыкновенных акций Общества и их полномочные представители в количестве 255 акционеров, что составляет 85% голосов (список прилагается).

Рассмотренные вопросы:

1. Об увеличении уставного капитала Общества.

2. Доклад председателя Совета директоров Общества Мельгунова Н. О.

Принятые решения:

1. Увеличить уставный капитал Общества на 85 млн. руб.

2. Утвердить представленный Советом директоров проспект эмиссий акций.

3. Внести изменения в Устав Общества в части увеличения уставного капитала Общества до 950 млн. (девятисот пятидесяти миллионов) руб.

Председатель                                   Подпись                М.И. Королев

Секретарь                                           Подпись                    Е.Ю. Синелобова

Приложение 4

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«ПРОГРЕСС»

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

15.07.2021                                                         № 1

Москва

общего собрания акционеров

Председатель – Королев М.И.

Секретарь – Синелобова Е.Ю.

Присутствовали: владельцы обыкновенных акций Общества и их полномочные представители в количестве 255 акционеров, что составляет 85% голосов (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об увеличении уставного капитала Общества.

РЕШИЛИ:

1. Увеличить уставной капитал Общества на 85 млн руб.

2. Утвердить представленный Советом директоров проспект эмиссий акций.

3. Внести изменения в Устав Общества в части увеличения уставного капитала Общества до 950 млн (Девятисот пятидесяти миллионов) руб.

Председатель                         _____________________                   М.И. Королев

                                                (личная подпись)

Секретарь                                  ______________________                 Е.Ю. Синелобова

                                                (личная подпись)

Верно

Зав. канцелярией        _____________________                      Е.Г. Васильева

(личная подпись)

Печать

Приложение 5

о рассмотрении заявки на участие в совещании

Уважаемый Олег Николаевич!

Сообщаем о нашем согласии на участие в совещании. Просим забронировать два места в гостинице.

Оплату гарантируем.

Наш расчетный счет № 46703519 в АКБ «ОКЭНСИМ», корр. счет 3161868 в РКЦ ГУ РФ, МФО 44583001, код 83, ИНН 77080331.

Директор института,

д.и.н., профессор                                Личная подпись                    В.П. Бортников

Главный бухгалтер                        Личная подпись                    Т.А. Третьякова

                                                      Печать

О. В. Мурашова

923-67-77

Направлены информационные

материалы, письмо

№ 03-01/45 от 20.02.2021 г.                                                

В дело № 04-01 за 2021 г.                                                

Личная подпись 21.02.2021

С:\Письма\ 2016 г.\ 02_12

Приложение 6

проверки финансово-хозяйственной

деятельности лаборатории реставрации

Основание: приказ Генерального директора ГУП «Управление по реконструкции и развитию исторических объектов» от 01.08.2021 № 53 «О создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности лаборатории реставрации».

Составлен комиссией:

председатель – зам. Генерального директора предприятия Н. М. Заболотная;

члены: зам. главного бухгалтера С. В. Сидорова, инженер-экономист П. Л. Костин, бухгалтер-ревизор П. А. Шохина.

В период с 05 по 06 августа 2021 г. комиссия провела проверку финансово-хозяйственной деятельности лаборатории реставрации предприятия. В результате проверки обнаружены нарушения в системе учета оборудования, находящегося на балансе лаборатории, и оформлении разрешений на выдачу приборов, оборудования и реактивов со склада предприятия для использования: не всегда разрешения на выдачу оборудования подписывает заведующий лабораторией или его заместитель, выявлена выдача разрешений другими работниками.

Других нарушений финансово-хозяйственной дисциплины комиссия не выявила.

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. – в бухгалтерию предприятия;

2-й экз.- в лабораторию реставрации;

3-й экз. – в дело № 01-13 за 2021 г.

Председатель                                        Подпись                Н. М. Заболотная

Члены                                                Подпись                П. Л. Костин

                                                        Подпись                С. В. Сидоров

                                                        Подпись                П. А. Шохина

Приложение 7

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

23.06.2021 № 01-08/7

г. Иваново

о выделении помещений

для организации торговли мебелью

В Ивановской области сложилась крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью.

В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей.

В связи с необходимостью создать условия, отвечающие требованиям организации торговли мебелью, прошу дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.

Начальник управления

торговли                                                Подпись                                   Е.Р. Тарасов

Печать

  Приложение 8

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

22.05.2021        № 07-04/15

Москва

о нарушении трудовой дисциплины

О.И. Макаровым

22 мая 2016 г. охранник О.И. Макаров отсутствовал на рабочем месте с 12.00 до 16.00. В указанный период посторонние люди проникли в производственное помещение и бесконтрольно пользовались имеющимся оборудованием. Прошу принять необходимые меры.

Начальник отдела                                        Подпись                                      В.В. Тюрин

Приложение 9

В связи с выходом из строя датчика температурного режима в помещении 3 4 склада № 3 прошу Вас распорядиться об установке нового датчика температурного режима.