Доклад на тему: «Организация делопроизводства в ДОУ»
статья на тему

Доклад на тему: «Организация делопроизводства в ДОУ»

В управленческой деятельности МДОУ можно выделить два направления документопотока: внешний и внутренний. Документооборот включает в себя обработку входящих документов, их регистрацию, передачу документов внутри ДОУ, а также обработку, регистрацию и отправку исходящих документов.

Внешняя информация включает директивные и нормативные документы, которые поступают в ДОУ извне.

Внутренняя информация включает организационно-распорядительные, а также кадровые документы, которые ДОУ, во главе с его руководителем, разрабатывает, издает и ведет самостоятельно.

Внутренний документооборот включает следующие виды документов:

- Организационная документация – документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции и проч.);

- Распорядительная документация – документы, издающиеся руководителем, содержащие информацию к обязательному исполнению (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения и проч.);

- Информационно-справочная документация содержит ин формацию о фактическом положении дел в учреждениях и служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, письма, протоколы, телеграммы и телефонограммы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению;

- Стратегические документы – это документы, определяющие стратегический и тактический план развития ДОУ: общеобразовательная программа ДОУ; бюджетная смета.

- документы по личному составу;

- предложения, заявления, жалобы граждан;

- финансово-бухгалтерские документы;

- технико-технологические документы;

- контрольно-ревизионные документы.

Устав является основным организационным документом. Это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Устав является организационно-правовым документом, в котором закреплена структура, функции, права и обязанности ДОУ, вытекающие из Закона РФ «Об образовании» и Типового положения о дошкольном образовательном учреждении, полномочия, дополнительно переданные учреждению учредителем, а также иные необходимые вопросы, не противоречащие действующему законодательству и необходимые для осуществления деятельности детского сада.

Содержательная часть Устава заключает в себе следующие основные разделы:

общие положения;

цели и предмет деятельности;

организация образовательного процесса;

участники образовательного процесса;

управление учреждением;

финансовая и хозяйственная деятельность;

регламентация деятельности;

реорганизация и ликвидация.

В соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура и штатная численность.

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав ДОУ с указанием фонда заработной платы. указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Правила внутреннего трудового распорядка. Это один из важнейших документов, регламентирующих жизнь ДОУ, который сочетается с положениями Устава детского сада. Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, внутренний режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка.

Структура этого документа следующая:

- общие положения;

- основные обязанности работников;

- рабочее время и его использование;

- поощрения за успехи в работе;

- взыскания за нарушения трудовой дисциплины;

- внутриобъектный режим;

- организация работы.

Стандартизирующие документы – документ, описывающий процессы, связанные с основной деятельностью ДОУ. Существуют следующие виды стандартизирующих документов:

1. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы ДОУ в целом.

2. Инструкция – это нормативный документ, с пошаговым описанием определенного небольшого процесса, действия.

3. Правовое положение педагогического, административного и обслуживающего персонала регламентируется должностными инструкциями, устанавливающими задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Инструкция состоит из следующих разделов:

- общие положения – устанавливается сфера деятельности данного работника, порядок его назначения и увольнения, замещение по должности. Здесь также перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться в своей деятельности специалист;

- функции  определяются направления деятельности работника;

- должностные обязанности – определяются направления деятельности работника;

- права  определяются права, предоставляемые работнику ДОУ для выполнения возложенных на него обязанностей;

- ответственность  устанавливаются виды ответственности за неисполнение работником должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав;

- взаимоотношения, связи по должности  устанавливается круг должностных лиц, с которыми работник вступает в служебные взаимоотношения.

Распорядительные документы – документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности ДОУ.

1. Приказ – это нормативный документ, затрагивающий права и интересы работников. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов. Все приказы фиксируются в книге приказов. Книга приказов – один из самых важных видов номенклатурной документации. Это практически единственный документ, по которому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника.

Выделяются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов.

Приказы по основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила техники безопасности, создание различного рода комиссий и т. д.

Приказы по личному составу регламентируют назначение на должность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.

2. Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Операционные документы – это документы, которые служат для упорядочивания операционной деятельности ДОУ. К операционным документам относятся: служебные записки; протоколы; отчеты; письма и т.д.

Взаимоотношения между дошкольным образовательным учреждением и родителями (лицами, их заменяющими) регулируются родительским договором, включающим в себя взаимные права, обязанности и ответственность сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания детей, присмотра и ухода за ними.

Планирование деятельности. Программа развития ДОУ включает в себя:

1. Визитная карточка МДОУ.

2. Информационная справка.

3. Анализ учебно-воспитательной работы.

4. Концепция и ее основные положения.

5. План действий на три ближайших года.

6. Критерии оценки проделанной работы.

7. Перспективы развития.

8. Структура и содержание программы.

9. Приложения, касающиеся:

- системы лечебно-профилактических мероприятий и физкультурно-оздоровительной работы;

- составления графика заболеваемости детей и приведения показателей состояния здоровья;

- характеристики социума и контингента;

- составления режима дня, если он составляется с учетом специфики работы ДОУ;

- качественного состава педагогического коллектива;

- оценки уровня работы ДОУ по итогам анкетирования родителей и рейтинговой оценки работы учреждения управлением образования;

- оценки личностно-профессиональных качеств педагогов;

- описания форм работы с родителями;

- анализа диагностики готовности детей к обучению в школе, приведения справки на выпускников;

- анализа выполнения программы за предшествующие три года.

Ежегодно в образовательную программу вносятся коррективы в зависимости от выбранных на год задач и произошедших изменений (предметно-развивающая среда, качественный состав воспитанников и преподавателей).

В годовом плане работы определяется система проведения педагогических советов, тематика которых должна быть актуальна для ДОУ, отражаются его особенности и приоритетные направления работы. Решения педагогических советов должны иметь сроки и исполнителей, а выполнение решений – контролироваться и доводиться до сведения педагогического коллектива, что может быть представлено в виде справок или выписок из протоколов заседаний. Книга протоколов педагогических советов должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами, а материалы проведенных советов полностью сохраняются. Годовой план работы ДОУ согласовывается в управлении образования и утвержден заведующим. В годовом плане обычно отражаются:

- расстановка кадров на учебный год;

- анализ работы коллектива за прошедший учебный год, где дается оценка выполненных задач;

- формы работы по этим задачам;

- методические разработки педагогов по выбранным направлениям;

- анализ повышения квалификации (КПК, семинары, консультации) педагогических работников за прошедший год;

- изменения в предметно-развивающей среде ДОУ;

- участие в окружных и городских мероприятиях;

- качественная оценка выполнения программы по поставленным задачам, как по возрастам, так и по учреждению в целом;

- данные обследования детей на предмет готовности к обучению в школе по линиям развития ребенка;

- запланированные годовые задачи и мероприятия.

Можно с уверенность сказать, что важнейшим направлением совершенствования делопроизводства в большинстве ДОУ является разработка инструкции по делопроизводству, которая четко и подробно установит единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в ДОУ, а так же должностная инструкция делопроизводителя, устанавливающая сотрудника ответственного за делопроизводство и разграничивающая его права и обязанности. Эти документы помогут решать учетно-аналитические, прогностические и информационные задачи, связанные с деятельностью ДОУ.