Статья "Специфика подготовки и проведения онлайн-мероприятий"
статья

Статья по теме: «Специфика подготовки и проведения онлайн-мероприятий»

Выполнила: методист ГБУ ДО ДДЮТ «На Ленской» Гельм-Розин Т.Ю.

На протяжении последнего года все учреждения дополнительного образования столкнулись с особенностями работы в условиях ограничения в связи с пандемией коронавирусной инфекции. Была поставлена непростая задача перевода всех привычных офлайн мероприятий в онлайн-формат.  Также появился целый спектр новых мероприятий и креативных проектов, некоторые из которых до сих пор существуют и вызывают интерес у аудитории.
Онлайн-мероприятия — это формат проведения событий, где зрители физически не присутствуют на площадке, а подключаются к мероприятию удаленно. Соответственно, всё взаимодействие со зрителем происходит только в сети.
Переход в онлайн-формат заставил учреждения дополнительного образования не только перезагрузить свою работу, но и осознать нехватку информационной базы для подготовки, визуального оформления и проведения запланированных мероприятий.

У данного формата существует множество неотъемлемых плюсов:
1) возможность большего охвата участников, а также направлять записи мероприятия тем, кто не мог посмотреть в моменте.
2) приглашение ТОПовых спикеров и экономия их времени и затрат на логистику
3) экологичность и отсутствие затраты ресурсов на брендирование и печать
4) доступность из любой точки мира и современные технологии, позволяющие подключиться в любом формате

5) способность обеспечить оперативную обратную связь участникам путём использования чатов

Среди характерных недостатков выделяется отсутствие живого общения и эффекта совместного присутствия, а также необходимость помощи и контроля спикеров техническими специалистами на протяжении всего мероприятия. Спикер ответственен не только за содержание своего выступления, но и за стабильное подключение. Чаще всего – это не является проблемой в рамках проведения мероприятия, что делает дистанционный вариант события более выгодным.

Однако, в онлайн формате перед организатором стоит также множество задач: как обеспечить техническое эфирное подключение на примере телевидения без сбоев, обеспечить доступ каждого участника на мероприятие, профессионально и интересно оформить программу?

В связи с этим был проведён анализ данных, необходимых для организации и проведения онлайн-мероприятий на высоком уровне.

Глоссарий

Для того, чтобы работа над онлайн-мероприятием проводилась с одинаково высоким коэффициентом эффективности у всех отделов учреждения, необходимо познакомиться с основными терминами и понятиями.

Онлайн-площадка – электронная платформа для размещения контента (социальная сеть, Интернет-портал, сайт, сервис).

Аккаунт учреждения в сети Интернет – учетная запись учреждения на онлайн-площадке.

Онлайн-мероприятие – мероприятие, которое доступно в сети Интернет на онлайн-площадке с использованием цифровых приемов и размещением текстового, фото- или видеоконтента.

Участники онлайн-мероприятия – интернет-пользователи, организующие онлайн-мероприятие на электронных платформах или участвующие в производстве контента для этих платформ, а также интернет-пользователи, принявшие активное участие в онлайн-мероприятии.

Онлайн-аудитория – подписчики и пользователи социальных сетей, интернет-сервисов и иных онлайн-площадок, которые выступают конечными потребителями контента.

Просмотр онлайн-мероприятия – показатель ознакомления онлайн-посетителя с цифровым контентом, размещенным на электронных платформах. Отражается автоматически или с использованием специальных сервисов для метрики и аналитики активности посетителей электронных платформ.

Онлайн-трансляция (прямая трансляция) – процесс передачи аудиовизуального изображения в режиме реального времени с использованием современных цифровых сервисов, приемов, оборудования. Предполагает возможность прямого общения с аудиторией.

Видеозапись – записанное видеоизображение, размещаемое на онлайн-площадке.

Пост – отдельное сообщение, размещенное на форуме, в социальной сети или блоге.

Виды онлайн-мероприятий

Под онлайн-мероприятием следует понимать деятельность учреждения или его отдельного подразделения на онлайн-площадках в сети Интернет (сайт, соцсети, электронные сервисы и т.д.).

Нужно понимать, что онлайн-мероприятия — это не новый формат вещания или коммуникации со зрителем. Этот формат уже давно распространен, от государственных СМИ (телемосты или открытые выступления политических деятелей) до развлекательной и игровой сферы (твич-стримеры и киберспортивные мероприятия). Лидеры мнений в социальных сетях также давно знакомы и успешно используют формат онлайн-мероприятий для своих задач. Такой широкий спектр применения говорит о том, что уже давно существуют различные инструменты и наработанные сценарии по привлечению и взаимодействию со зрителем. Остается только адаптировать их под сегмент дополнительного образования и утвердить классификацию форматов. Это и есть самая значимая разница между онлайном и офлайном.

Усложняет процесс формирования "классики" тот факт, что у онлайна гораздо больше возможностей, начиная с целеполагания, заканчивая возможностями реализации и сбора аналитики просмотров. Да, в офлайне это тоже возможно, но значительно сложнее и дороже.

Онлайн-мероприятия могут проводиться в различных форматах – как с использование аудио-, фото-, видеоконтента, так и при помощи текстового сообщения.

Онлайн-мероприятия подразделяются на:

• Культурно-досуговые онлайн-мероприятия – онлайн-фестиваль, онлайн-концерт, онлайн-конкурс, онлайн-акция, онлайн-викторина, онлайн-игровая программа, онлайн-выставка, онлайн-спектакль, онлайн-экскурсия;
• Информационно-просветительские онлайн-мероприятия – литературная и музыкальная гостиные в режиме онлайн, творческая встреча в режиме онлайн, онлайн-форум, онлайн-конференция, онлайн-круглый стол, онлайн-мастер-класс, онлайн-лекция, онлайн-презентация, вебинар, видеолекторий.

Мероприятие может проходить в смешанном формате – то есть и в режиме «офлайн», и в режиме «онлайн», что прописывается в плане мероприятия и положении. При этом оно считается как одно мероприятие.

Онлайн-мероприятие также может проходить на разных онлайн-площадках одновременно или в течение определенного положением периода. При этом оно также считается как одно мероприятие.

Подготовка плана онлайн-мероприятия

Для проведения онлайн-мероприятий необходимо тщательно спланировать его организацию и подготовку:

1. Подготовительный этап

• Составление плана работы, определение хода и содержание онлайн-мероприятия;
• Определение формата онлайн-мероприятия (вебинар, онлайн-мастер-класс, онлайн-акция, онлайн-конкурс, онлайн-концерт, виртуальная выставка и тд.);
• Разработка сценария, положения, программы;
• Определение участников и онлайн-аудитории на которую рассчитано мероприятие;

2. Коррекционный этап

• Подготовка и проверка оборудования и технических средств;
• Выбор онлайн-площадки;
• Определение времени трансляций и публикаций онлайн-мероприятия;
• Информационное продвижение (афиша, анонс, в том числе создание уникальных хештегов);

3. Основной этап

• Оформление площадки и установка оборудования, технических средств;
• Проведение онлайн-мероприятия;
• Подготовка необходимой документации (отчета).

Аспекты, которые необходимо учитывать при подготовке

Чтобы необоснованно не завысить количество посетителей онлайн-мероприятия и корректно отразить информацию в журнале учёта мероприятий, необходимо четко понимать, что участники и просмотры – это разные вещи. Участниками онлайн-мероприятия будут считаться те люди, которые были задействованы при организации мероприятия, формировании контента для размещения в сети Интернет. Просмотры размещенного в сети Интернет контента не могут учитываться как «участники» или «посетители».

Например, при проведении онлайн мастер-классов, видео-уроков, виртуальных экскурсий и др. необходимо учитывать только тех специалистов, которые готовили мероприятие: видеооператор, режиссёр, сценарист, мастер, экскурсовод и др. Здесь, как правило, будет от 3-х до 10-ти участников. Количество посещений такого мероприятия будет равно количеству его участников. Учитывая онлайн-концерт, следует учесть режиссера, ведущего, оператора, участников творческих коллективов и т.д.

Но! Если мероприятие предполагает сбор заявок от участников, например, на вебинары, онлайн-форумы, онлайн-конференции, тогда в этом случае количеством участников можно считать и тех, кто готовил мероприятие и тех, кто прислал заявки и был слушателем того же онлайн-вебинара.

Подсчёт данных и результатов

Общее количество просмотров мероприятий, проведенных в сети Интернет, может включать: число просмотров онлайн-трансляций мероприятий (в режиме реального времени, ретрансляций), число просмотров видеозаписей, число просмотров на сайте (если онлайн-площадкой является сайт), число просмотров публикаций в соц.сетях.

До выхода федеральных документов, регламентирующих порядок оказания и учета онлайн-услуг, оказываемых учреждениями культуры рекомендуется вести внутренний учет просмотров онлайн-мероприятий.

Каждое учреждение вправе самостоятельно определить для себя как будут учитываться просмотры онлайн-мероприятия. Например, при проведении онлайн-трансляции/ретрансляции мероприятия Объединение центров развития культуры учитывает общее количество одновременных просмотров на момент завершения онлайн-трансляции/ретрансляции и общее количество просмотров на отчетную дату. Отчетной датой считается дата окончания мероприятия указанной в положении (приказе) о проведении мероприятия, в случае отсутствия документа о проведении мероприятия подсчет просмотров ведется через 10 дней с момента завершения онлайн-трансляции (ретрансляции).

При размещении видеозаписи просмотры считаются за период со дня публикации до даты окончания мероприятия, указанной в положении (приказе) о его проведении. В случае отсутствия положения или приказа документа о проведении мероприятия подсчет просмотров ведется через 10 дней с момента последней публикации.

Учреждение также может определить для себя, что одновременно размещенные на сайте и в социальных сетях посты могут считаться одним мероприятием. В этом случае данные о количестве просмотров собираются с разных платформ и суммируются.