Комплект практических работ по работе в приложении MS Access2007
учебно-методическое пособие по теме

№1. Создание базы данных, состоящей из одной таблицы

1. Создайте новую базу данных и изготовьте структуру таблицы с информацией о студентах «Компьютерной школы»:

1. Вызовите программу Microsoft Access 2007
2. Из списка Доступные шаблоны выберите Новая база данных 
3. В поле Имя файла в качестве имени базы данных введите свою фамилию. Это будет название вашей личной базы данных. Базу сохраните в папке вашей группы в системной папке Общие документы на ПК. Нажмите Создать.
4. В меню Office найдите команду Параметры и в открывшемся окне в текстовой строке Имя пользователя: введите свою фамилию, в строке Инициалы – свои инициалы.
5. Щелкните на кнопке ОК.
6. На экране в Рабочей области базы данных появится пустая таблица.
7. Переведите эту таблицу в режим Конструктора.
8. В появившемся окне Сохранить наберите в качестве имени таблицы слово Список. Щелкните на кнопке ОК
9. Заполните поля в Конструкторе данными из Таблицы 1. Общие свойства поля оставляем по умолчанию, (какие задает сама программа).

Таблица 1

Поле Код – ключевое (если нет, необходимо щелкнуть по полю Код, а затем на Ленте щелкнуть по кнопке  

10. Сохраните таблицу, щелкнув на кнопке Сохранить на панели быстрого доступа.
11. Перейдите в режим Таблицы. Ввод данных вы будете производить в этом режиме, заполняя ячейки таблицы. Значение поля Код будет меняться автоматически. Если закончить ввод в ячейку нажатием на клавишу [Enter], то маркер перейдет в следующую ячейку.
12. Заполните базу данных значениями из Таблицы 2.

Таблица 2

13. Сохраните введенные данные, щелкнув на кнопке Сохранить на панели быстрого доступа. В результате вы получите таблицу, с которой можно будет работать.

2. Выполните редактирование ячеек:

1. Замените фамилию Иванникова на Вашу фамилию. Для этого выделите редактируемую ячейку и наберите новую фамилию.
2. Таким же образом замените в текущей записи имя  и отчество на свое имя и отчество
3. Замените год рождения в текущей записи на свой год рождения.
4. Записи в полях Школа и Класс можно не изменять.
5. Внимательно просмотрите таблицу и исправьте свои ошибки.

3. Отсортируйте значения таблицы:

На Ленте на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр найдите кнопки Сортировка по возрастанию и Сортировке по убыванию.

Выполните сортировку следующих полей, предварительно выделив каждое поле, щелкнув по заголовку поля:

1. Фамилии – по алфавиту (Сортировка по возрастанию); обратите внимание: запись при этом целиком меняет место в таблице!!!
2. Имя – по алфавиту;
3. Номер школы – по убыванию;
4. Год рождения – по убыванию;
5. Класс – по возрастанию.
6. Сохраните текущую таблицу, щелкнув на кнопке Сохранить на панели инструментов.

4. Выполните поиск записей по образцу:

1. Установите текстовый курсор в поле Фамилия;
2. Щелкните на кнопке Найти на ленте, вкладка Главная. Появится диалоговое окно Поиск и замена;
3. Наберите в поле Образец свою фамилию
4. В списке Поиск в: выберите Текущее поле
5. В списке Совпадение: выберите С начала поля и щелкните по кнопке Найти далее.

Замечание. Если требуется найти следующую подобную запись, то щелкните мышкой по кнопке Найти далее. Поиск осуществляется в текущем поле, при этом можно учитывать регистр, для этого необходимо поставить соответствующий флажок в окне диалога Поиск и замена. По окончании работы щелкните на кнопке Закрыть.

6. Завершите работу с Access, предварительно сохранив изменения в базе.

№2. Создание базы данных, состоящей из двух таблиц

Цель работы:

1. Научиться создавать таблицы в режиме Таблицы и Конструктора
2. Научиться заполнять таблицы данными и редактировать их

1. Откройте свою базу данных.

2. Переименуйте таблицу Список как Список1 (для этого щелкните правой кнопкой мыши по названию таблицы и выберите команду Переименовать).

3. Создайте таблицу Группы:

1. На Ленте на вкладке Создание щелкнуть по кнопке Таблица
2. Появится пустая таблица, с одним полем Код (тип поля будет выбран автоматически Счетчик).
3. Для добавления новых полей следует щелкнуть по кнопке для добавления новых полей и переименуйте новое поле как  Учебная группа
4. На Ленте в раскрывающемся списке Тип данных выбрать тип - числовой
5. Аналогично создайте поле: Преподаватель (тип данных - текстовый).
6. Сохраните таблицу под именем Группы.
7. Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как заданы поля.
8. Удалите ключевое поле Код (для этого следует щелкнуть по ячейке, где находится значок ключика, и нажать на клавишу Delete на клавиатуре).
9. Сделайте поле Учебная группа ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув на кнопке – Ключевое поле на Ленте.
10. Щелкните на кнопке Сохранить. Закройте таблицу.

4. Создайте новую таблицу Список:

1. Создайте новую таблицу в режиме Конструктора с названиями полей и типами данных, перечисленных  в таблице 3:

Таблица 3

Поле Код – ключевое.

2. Сохраните таблицу под именем Список.
3. Щелкните в ячейке Учебная группа. Общие свойства поля не меняем. Кроме того значения этого поля надо не набирать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Группы. Для этого в свойствах поля следует указать, что здесь имеет место подстановка по следующей схеме: выберите вкладку Подстановка, тип элемента управления – Поле со списком, источник строк – Группы. Получите значения элементов, как показано на рис.1

Рис.1

4. Сохраните изменения, щелкнув на кнопке Сохранить.
5. Закройте таблицу.

В результате этой работы вы получите три несвязанные таблицы. Нужно создать схему данных со связями

5. Создайте схему данных:

1. Щелкните на кнопке Схема данных на вкладке Работа с базами данных.
2. В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Группы и щелкните по кнопке Добавить. Выделите таблицу Список и щелкните по кнопке Добавить.

 Рис. 2

3. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.
4. В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц.

 Рис. 3

5. Увеличьте окно таблицы Список так, чтобы были видны все поля.
6. Поставьте мышку на имя поля Учебные группы в таблице Группы и, не отпуская кнопку мыши, перетащите ее на поле Учебные группы в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Изменение связей:

 Рис. 4

7. Включите флажок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.
8. Включите флажок Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы  автоматически изменится соответствующий номер в таблице Список.
9. Включите флажок Каскадное удаление связанных записей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Список, в которой стояли соответствующие номера групп.
10. Щелкните на кнопке Создать. Появится связь «один-ко-многим». Схема данных представлена на рис.5

Рис.5

11. Закройте схему данных, щелкнув на Ленте на кнопке  

Подтвердите сохранение изменения макета схемы данных.

6. Заполните таблицу Группы значениями:

1. Откройте таблицу Группы в режиме таблицы.
2. Заполните ее записями из таблицы 4.

Таблица 4

3. Сохраните таблицу и закройте ее.

7. Создайте формы для ввода данных:

1. В Области перехода выделить таблицу Список
2. На вкладке Создание щелкнуть по кнопке Форма.
3. В рабочей области появится макет пустой формы Список

 Рис. 6

8. Добавьте в базу данных записи, используя форму:

1. На строке состояния нажмите на кнопку Режим формы и заполните базу данными, представленными в таблице 5.

Замечание. Переход от поля ввода к следующему полю производится клавишей [Tab], [Enter] или мышкой. Для перехода к новой записи следует щелкнуть по кнопке Добавление новой записи. Значения поля Код будут заполняться автоматически. Значения поля Учебная группа выбирайте из ниспадающего списка.

Таблица 5

2. Сохраните введенные данные. Закройте форму.
3. Откройте таблицу Список. Убедитесь, что в таблице появились новые записи.
4. Сохраните текущую таблицу. Закройте таблицу.

9. Проверьте каскадное обновление связанных полей.

1. Откройте таблицу Группы.
2. Исправьте учебные  группы на 201, 202, 203, 204, 205.
3. Сохраните таблицу.
4. Закройте таблицу Группы.
5. Откройте таблицу Список.
6. Убедитесь, что значения групп изменились.
7. Закройте таблицу Список.

10. Проверьте каскадное удаление связанных записей.

1. Откройте таблицу Группы.
2. Удалите первую запись (всю строку выделите и нажмите на клавишу [Delete].
3. Согласитесь с проверочным вопросом.
4. Закройте таблицу Группы.
5. Откройте таблицу Список.
6. Убедитесь, что исчезли записи с номером группы 201.
7. Закройте таблицу Список.

11. Завершите работу с программой Access.

№3 Создание базы данных, состоящей из трех связанных таблиц

Цель работы:

1. Научиться работать с мастером форм
2. Восстанавливать нумерацию записей.

1. Откройте свою базу данных.

Замечание. Используем готовые таблицы этой базы для конструирования новой. Таблицу Группа оставим в прежнем виде, исправив испорченные значения, а из таблицы Список возьмем только структуру.

2. Откорректируйте данные в таблицы Группы:

1. Откройте таблицу Группы, выполнив двойной щелчок по названию таблицы в Области Перехода.
2. Добавьте недостающие записи. Исправьте существующие. Таблица должна выглядеть так, как представлено в таблице7.

Замечание: Новые записи добавляются в конце таблицы на новой строке. Порядок расположения данных в таблице можно изменить при помощи сортировки по возрастанию или убыванию.

Таблица 7

3. Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.

3. Восстановление нумерации записей таблицы Список:

1. Откройте таблицу Список.
2. Выделите все записи.
3. В контекстном меню выберите команду Вырезать. Щелкните по кнопке Да в вопросе о подтверждении удаления.

Замечание. Если теперь вводить данные в эту таблицу снова, то счетчик будет меняться с того номера, который был присвоен последней записи.

4. Выделите строку со звездочкой и в контекстном меню выберите команду Вставить  нумерация записей началась не с единицы.
5. Чтобы нумерация снова начиналась с 1, необходимо: перейти в режим Конструктор, удалить в таблице поле Код, далее следует нажать на кнопку Office        Управление        Сжать и восстановить базу данных  (открытые таблицы при этом автоматически закроются), открыть таблицу Список в режиме Конструктора и восстановить удаленное поле Код, тип данных для этого поля и значок ключевого поля. Сохранить таблицу и перейти в режим Таблицы. Убедитесь, что нумерация восстановилась с единицы.
6. Выделите все записи таблицы Список и нажмите на клавишу Delete. Подтвердите удаление записей и закройте таблицу. Нажмите  на кнопку Сжать и восстановить базу данных 

4. Создайте таблицу Личные данные с ключевым полем:

1. Поля новой таблицы: Код Студента (счетчик, ключевое поле), Адрес (текстовый), Номер Телефона (текстовый), Word (числовой), Excel (числовой), Access (числовой).
2. Закройте таблицу, предварительно сохранив ее..

5. Исправьте схему данных:

1. Щелкните по кнопке Схема данных на Ленте.

2. Щелкните по кнопке Отобразить таблицу.

3. В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Личные данные и щелкните по кнопке Добавить, а затем – по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.
4. Поставьте мышку на имя поля Код студента в таблице Личные данные и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Код в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи.
5. Включите флажок Обеспечение целостности данных. Это невозможно сделать, если типы обоих полей заданы неодинаково.
6. Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-к-одному». Это значит, что одной записи в таблице Список соответствует одна запись в таблице Личные данные. Схема данных представлена на рис.7.

Рис.7

7. Закройте схему данных, сохранив ее.

Пояснение. Теперь встает задача ввода записей одновременно в разные таблицы: Список и Личные данные. ФИО мы храним в одной таблице, а адрес и номер телефона – в другой. Можно, конечно, попробовать ввести значения в каждую таблицу отдельно, но удобнее видеть клетки обеих таблиц для ввода данных одновременно. Эту задачу легко решить вводом значений через специально созданную форму, в которой присутствуют поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а в результате заполняются таблицы.

6. Создайте форму для ввода данных:

1. Создадим форму при помощи кнопки Мастер форм на вкладке Создание . При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне Мастера.
2. Появится окно создания форм, представленное на рис.8.

 Рис.8

3. Из списка Таблицы и запросы выберите таблицу Список. В результате появится список полей этой таблицы в области Доступные поля. Щелкните по кнопке ,которая переносит все поля из списка.  .
4. Из списка Таблицы и запросы выберите таблицу Личные данные.
5. Выберите все поля в области Доступные поля – из таблицы Личные данные, нажав на кнопку выбора .
6. Щелкните по кнопке Далее.
7. Оставьте внешний вид формы в один столбец (выбран по умолчанию).
8. Щелкните по кнопке Далее.
9. Выберите стиль Официальный.
10. Щелкните по кнопке Далее.
11. Задайте имя формы Общая форма. Переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных должен быть активным.
12. Щелкните по кнопке Готово.
13. В результате вы получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения. Эти значения будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значений – в одну таблицу, часть – в другую).

7. Заполните таблицы данными:

Замечание. Поля Код и Код Студента заполняются автоматически.

Данные таблицы Список приведены в табл.8, а таблицы Личные данные – в табл.9.

Таблица 8

Таблица 9

1. Одиннадцатой записью введите свои данные (фамилия, имя, отчество и год рождения – реальные, а остальные данные – могут быть мифическими, номер группы – 101)
2. Закройте форму, предварительно сохранив ее.
3. Откройте таблицу Список и убедитесь, что в ней появились данные. Закройте таблицу.
4. Откройте таблицу Личные данные и убедитесь, что в ней появились данные. Закройте таблицу.

8. Работа с вложением в таблице  Список:

Пояснение. Возможен вариант, когда появляется необходимость добавить новые поля в существующую таблицу. Это можно сделать, например, описанным ниже способом.

1. Откройте таблицу Список, если она закрыта.
2. Перейдите в режим Конструктора.
3. Добавьте еще одно поле (вводите имя поля ниже поля Учебная группа), имя которого Портрет, тип данных – Поле объекта OLE, общие свойства поля оставить по умолчанию.
4. Щелкните по кнопке Сохранить.
5. Перейдите в режим таблицы.
6. Запустите программу Paint. Нарисуйте портрет и подпишите его своей фамилией. Сохраните файл с рисунком под своей фамилией в папке с файлом вашей базы.
7. Закройте файл с рисунком и вернитесь к своему файлу базы данных.
8. Щелкните правой кнопкой мышки по клетке, где должно быть значение поля Портрет в первой записи.
9. Выберите команду Вставить объект

 Рис. 9

10. Активизируйте переключатель Создать из файла.
11. Содержимое окна преобразуется в следующий вид:

 Рис. 10

12. При помощи кнопки Обзор найдите свой файл с рисунком и нажмите на ОК.
13. Чтобы увидеть портрет, дважды щелкните мышкой по ячейке, в которую вставили объект.
14. Проделайте пункты с 8 по 11 для второй записи, но в окне вставки объекта поставьте флажок перед командой Связь.

 Рис. 11

15. При помощи кнопки Обзор найдите свой файл с рисунком и нажмите на ОК.
16. Чтобы увидеть портрет, дважды щелкните мышкой по названию рисунка
17. Закройте таблицу
18. Удалите файл с Вашим рисунком из папки, в которой был сохранен.
19. Вернитесь в вашу базу данных и откройте таблицу Список.
20. Щелкните по портрету в первой записи – портрет откроется, по второму – нет, т. к. в первом случае произошло копирование самого файла с рисунком в базу данных, во втором – была создана ссылка на этот файл (при удалении файла ссылка перестала работать).

Самостоятельное задание.

В последнюю запись с Вашими данными вставьте в поле Портрет свою фотографию.

Файлы с фотографиями после внедрения в базу данных можно удалить с компьютера.

Завершите работу с программой Access.

№ 4. Работа с фильтрами

Цель работы:

1. Научиться создавать и применять фильтры
2. Сохранять фильтры в виде запросов

1. Откройте свою базу данных.

2. Научитесь использовать фильтр:

Справочная информация. Выражения в фильтре могут состоять из точных значений, которые Access использует для сравнения в том виде, в котором они вводятся. Числа вводятся без ограничителей, например, 22. Текст должен быть заключен в кавычки, например «Александров». Даты ограничиваются символами #, например, #10/01/99#. Элементы выражения могут быть связаны операторами:

• арифметическими: *, +, -, /, ^;
• сравнения: <, <=, >, >=, =, <>;
• логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или);
• Like – для использования логики замены в выражениях;
• In – для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;
• Between...And – для выбора значений из определенного интервала.

Фильтры предназначены для отбора определенных записей базы данных. Но фильтр сохраняется вместе с таблицей и не может использоваться с другими объектами, если он не был записан в виде запроса. Установка фильтра — простейший способ отбора части записей в таблице, запросе или форме.

1. Откройте таблицу Список в режиме Таблицы
2. Выделите поле Год рождения
3. Щелкните по кнопке  на Ленте на вкладке Главная. Появится окно выбора, представленное на рис.12.

 Рис.12

4. Снимите все флажки напротив годов рождения, кроме 1984. В результате фильтр выведет в таблице только те записи, в которых год рождения 1984, нажмите ОК.
5. В строке навигации появится кнопка, сообщающая о применении фильтра.

, при этом на Ленте будет активной кнопка Применить фильтр

6. Отмените выбор. Для этого необходимо отжать эту кнопку.
7. Таблица Список будет представлена в первоначальном виде, а в строке навигации появится кнопка  , при этом на Ленте кнопка Применить фильтр будет неактивной и называться она будет Применить фильтр.
8. Удалите фильтр в поле Год рождения, для этого щелкните по стрелке рядом с полем Год рождения

 и в открывшемся окне щелкнуть по команде: Снять фильтр с Год рождения

9. Возможно применение  фильтра к нескольким поля одновременно, например, чтобы в таблице были видны только ученики школы № 1, 9-го класса (одновременный запрос в двух полях – Школа и Класс):

• Для этого необходимо воспользоваться кнопкой на Ленте:
• В открывшемся списке выберите Расширенный фильтр:  

 Рис. 13

• Откроется конструктор запроса:

 Рис. 14

• Из списка полей в первой ячейке выберите «класс», в Условие отбора поставьте цифру 9
• Аналогично поступите с полем «Школа»:

 Рис. 15

10. Щелкните по кнопке Применение фильтра   на Ленте.
11. В результате на экране появится часть таблицы с записями, соответствующим данным запросам.
12. Нажмите Сохранить

Самостоятельное задание: Создайте фильтры:

1. Для тех записей, где есть имя Алексей. (сохраните в виде запроса под именем Алексей)
2. Для получения записи учеников, у которых фамилии начинаются на букву «В» (в соответствующем поле наберите Like «В*» (В – в данном случае русская буква)). Сохраните в виде запроса: фамилии на В
3. Для получения записи с Вашими данными. Сохраните в виде запроса Мои данные.
4. Запрос Not«А*» будет означать все записи, кроме указанных (в данном случае все записи, у которых отчества не начинаются на букву «А»). Сохраните в виде запроса: не А
5. Выберите всех учеников школы №1, фамилии которых начинаются на букву «А». Сохраните в виде запроса: фамилии на А
6. Выберите всех учеников фамилии которых начинаются на букву «А» или «В». Сохраните в виде запроса: фамилии на А или В

Замечание. Кнопка  – Фильтр Выделение позволяет оставить видимыми в таблице только те записи, в которых есть предварительно выделенный элемент.

6. Завершите работу с программой Access.

 № 5. Применение форм

Цель работы:

• Научиться создавать формы ввода-вывода;
• научиться создавать кнопочные формы.

1. Откройте свою базу данных.

Выделите форму Список и нажмите клавишу [Delete]. Согласитесь с удалением. В результате у вас в базе данных должны остаться четыре исходные таблицы и Общая форма, с помощью которой вы можете добавлять значения в вашу базу данных.

2. Создайте простую форму с помощью кнопки Пустая форма:

1. Щелкните по кнопке Пустая форма на вкладке Создание.
2. Появится пустая форма и окно диалога Список полей, в котором нажмите на команду: Показать все
3. В Списке полей откроется список таблиц данной базы данных, представленный на рис.16.

Рис.16

4. Щелкните по значку  слева от названия таблицы Список – откроется список полей этой таблицы:

Рис.17

5. Перетащите в рабочую область макета пустой формы левой кнопкой мыши первое поле Код (см. Рис 18)

Рис 18

6. Выделите все оставшиеся поля таблицы Список и перетащите в в рабочую область макета новой формы. В результате получится макет формы для таблицы Список
7. Расширьте столбец с названиями полей по содержимому и перейдите в режим Формы (см. Рис 19):

  Рис 19

8. Сохраните форму под именем Список.
9. Сделайте двойной щелчок по области Портрет в первой записи и в записи с Вашей фамилией
10. Убедитесь, что открываются Ваши рисунок и фотография.
11. Закройте форму.

3. Создайте форму с помощью мастера форм:

1. В окне базы данных выберите вкладку Создание щелкните по кнопке Другие формы:.
2. В открывшемся списке команд выберите .
3. Откроется окно диалога Создание форм (см. Рис 20):

 Рис 20

4. В поле Таблицы/запросы выберите таблицу Список, в поле Доступные поля выберите поля Фамилия, Имя и перенесите их стрелкой в поле Выбранные поля.
5. В поле Таблицы/запросы выберите таблицу Личные данные, в поле Доступные поля выберите поля Word, Excel, Access и перенесите их стрелкой в поле Выбранные поля. Результат этих действий представлен на рис.21:

  Рис.21

6. Щелкните по кнопке Далее.
7. Выберите внешний вид формы – Табличный. Щелкните по кнопке Далее.
8. Выберите стиль – Стандартная. Щелкните по кнопке Далее.
9. Задайте имя формы: Успеваемость. Переключатель должен быть активным: Открыть форму для просмотра и ввода данных.
10. Щелкните по кнопке Готово. В результате получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения сразу в две таблицы.
11. Закройте форму.

Самостоятельное задание: Создайте формы для следующих таблиц с выбором всех полей

1. ленточную форму Личные данные для таблицы Личные данные (стиль – Обычная)
2. форму в столбец Список учеников для таблицы Список (стиль – Официальная).
3. табличную форму Номера групп для таблицы Группы (стиль – Стандартная).

4. Изменение формы в режиме Конструктора:

1. Во вкладке Создание в группе Формы нажмите на кнопку Конструктор форм. Откроется пустая форма. Если не откроется автоматически Список полей, нажмите на кнопку Ленты  (см. Рис.22):

 Рис.22

2. В Списке полей щелчком на значке откройте поля таблицы Список
3. Поля Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа, Портрет добавьте в область данных.
4. Закройте окно списка полей. Область данных должна выглядеть как на рис. 23

 Рис.23

Замечание. Размеры окошка для названия поля и для его значения меняются мышкой , «схватившейся» за черный квадратик рамки. Эти элементы передвигаются по полю с помощью мышки.

Для независимого друг от друга  перемещения элементов следует «захватить» их мышкой за левый верхний квадрат выделенного объекта, иначе подпись и поле будут передвигаться вместе:  

С помощью соответствующих кнопок на вкладке Формат можно менять Цвет фона, Цвет текста, Линии/границы.

5. Размер поля установите 13 х 6
6. Расположите элементы удобно по полю.
7. Задайте размер текста поля Фамилия равным 18. Чтобы увеличить  размер элемента соответственно надписи, выполните команду контекстного меню Размер – По размеру данных.
8. Сохраните форму под именем Ученик (см. Рис.24):

Рис. 24

9. Закройте форму.

5. Добавление в таблицу и форму Список логического поля:

1. Добавьте в таблицу Список логическое поле, в котором можно отметить тех, кто собирается поступать в институт (значения этого поля «Да» или «Нет»): Откройте таблицу Список в режиме Конструктор. Добавьте поле с именем Институт и типом данных Логический. Сохраните таблицу и закройте ее.
2. Откройте форму Ученик в режиме Конструктор.

Замечание. В форме или в отчете флажок может быть использован как отдельный элемент управления, в котором отображаются значения логического поля  из базовой таблицы. Если флажок установлен, поле в таблице имеет значение «Да», если флажок снят, поле имеет значение «Нет».

3. Щелкните по кнопке Добавить поля. Выделите название Институт и перетащите его мышкой в область данных. Появится значок флажка и надпись Институт. Расположите новый элемент согласно рис. 25.

 Рис. 25

4. Перейдите в режим формы и посмотрите разные записи. Флажок снимается и устанавливается щелчком мыши по соответствующему полю. Установите флажки у трех первых учеников.
5. Закройте форму, ответив утвердительно на вопрос о сохранении.

6. Завершите работу с программой Access.

№ 6. Работа с кнопочной формой

Цель работы:

• Научиться создавать и применять кнопочную форму

1. Создайте кнопочную форму Заставка:

1. Во вкладке Создание щелкните по кнопке Пустая форма. Перейдите в режим Конструктора.
2. Задайте мышкой ширину формы, равную 10 см., а высоту – 7см.
3. Сохраните форму с именем Заставка.
4. В группе Элементы управления на Ленте:

  выберите кнопку Аа – Надпись. Курсор мыши примет вид крестика с «приклеенной» буквой А. Щелкните мышкой по месту начала надписи и введите:

База данных
«Компьютерная школа»

(после слов База данных нажмите одновременно комбинацию клавиш [Shift] + [Enter]).

5. Нажмите клавишу [Enter]
6. Выберите размер букв 18, а выравнивание – по центру. Выполните команду контекстного меню– Размер – по размеру данных. Цвет фона – голубой, цвет шрифта - черный.
7. Растяните мышкой надпись на ширину окна, как представлено на рис. 26.

Рис 26

8. Выберите в группе элементов управления значок Кнопка. Щелкните мышкой по тому месту в области данных, где должна быть кнопка (это может быть любое место под заголовком). Появится диалоговое окно Создание кнопок.

 Рис. 27

9. Выберите категорию Работа с формой, а действие – Открыть форму.
10. Щелкните по кнопке Далее.
11. Выберите форму Список, открываемую этой кнопкой, и щелкните по кнопке Далее.
12. В следующем окне щелкните по кнопке Далее.
13. В следующем окне поставьте переключатель в положение Текст, наберите в поле справа от активного переключателя слово Список.
14. Щелкните по кнопке Далее.
15. Задайте имя кнопки Список и щелкните по кнопке Готово.
16. Перейдите в режим Формы и нажмите на кнопку Список – откроется форма Список

Замечание. Размер и расположение кнопок можно менять мышкой в режиме Конструктор.

Самостоятельное задание. Создайте кнопки для форм Успеваемость и Номера групп.

17. Перейдите в режим формы (рис.28). Теперь при щелчке мышью по соответствующим кнопкам будут открываться соответствующие формы для работы.

 Рис.28

18. Закройте форму, ответив утвердительно на возможный вопрос о ее сохранении.
19. Сделайте форму Заставка автозагружаемой при запуске базы данных:

Для этого необходимо в окне Параметры Access выбрать команду Текущая база данных и в списке Форма просмотра выбрать Заставка. Нажать на кнопку ОК. Произведенные настройки вступят в силу после перезапуска базы данных.

2. Создайте кнопочную форму при помощи Диспетчера кнопочных форм:

1. На Ленте ( вкладка Работа с базами данных) щелкните по кнопке Диспетчер кнопочных форм, на заданный вопрос ответьте Да. В результате вы получите диалоговое окно Диспетчера кнопочных форм.
2. В списке таблиц в области перехода появится таблица Switchboard Items (если ее удалить, то кнопочная форма не будет работать)
3. В списке форм появится Кнопочная форма
4. Щелкните в окне Диспетчер кнопочных форм по кнопке Изменить.
5. Появится диалоговая станица Изменение элемента кнопочной формы: 

 рис.29

6. В поле Название кнопочной формы вместо «Главная кнопочная форма» введите текст: «Компьютерная школа» и нажмите Создать
7. Измените содержимое полей Текст, Команда, Форма в соответствии с рис.30 ( Команду и Форму выбирайте из списка, а не набирайте вручную).

Рис.30

8. Щелкните по кнопке ОК.
9. Аналогично в окне Изменение страницы кнопочной формы создайте еще два элемента кнопочной формы:

Личные данные. Эта кнопка открывает форму Личные данные в режиме редактирования;

Успеваемость. Эта кнопка открывает форму Успеваемость в режиме редактирования.

10. Добавьте кнопку закрытия базы данных. Для этого щелкните по кнопке Создать, наберите в поле Текст слово Выход, а в поле Команда выберите Выйти из приложения. Закройте диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы, а затем – Диспетчер кнопочных форм.
11. Откройте Кнопочную форму. Результат  представлен на рис.31.

  Рис. 31

12. Проверьте работу всех кнопок Кнопочной формы: после нажатия кнопки Выход завершите работу с программой Access

№ 7. Создание и использование запросов. Конструктор запросов

Цель работы:

• закрепить навыки по редактированию таблиц;
• познакомиться с основными видами запросов;
• научиться создавать запросы на выборку различными способами.

1. Откройте свою базу данных.

2. Создайте запрос на выборку с именем Номера телефонов:

1. Во вкладке Создание щелкните по кнопке Конструктор запросов.
2. Из окна Добавление таблицы выберите Личные данные и Список, выбирая их и щелкая по кнопке Добавить.
3. Закройте окно Добавление таблицы
4. Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список и Номер Телефона – из таблицы Личные данные (рис.32). Для этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой по имени поля. Второй вариант – перетащить мышкой название поля в клетки запроса.

Рис.32

5. Сохраните запрос, щелкну на кнопке Сохранить. Введите имя запроса Номера телефонов и щелкните по кнопке ОК.
6. Щелкните по кнопке  на Ленте для представления запроса. Это самый простой вид запроса на выборку. В результате вы получаете новую таблицу с другим набором полей.
7. Перейдите в режим Конструктор.

Замечание. Условие отбора можно включить аналогично включению фильтра. Например, телефонная книга для всех учащихся, фамилии которых начинаются на букву «В», может быть получена с помощью включения условия Like«В*».

8. Получите этот запрос (он представлен на рис.33.)

Рис. 33

9. В списке команд кнопки Office необходимо выбрать команду Сохранить объект как (из группы команд Сохранить как) и в качестве имени запроса ввести «Выборка по В»
10. Щелкните на вкладку Конструктор
11. Щелкните по кнопке  на Ленте для представления запроса.

Самостоятельное задание. Составьте следующие запросы:

1. На адреса девочек, имя которых «Анна». Сохраните запрос с именем Анна.
2. На телефоны учащихся, отчество которых начинается на букву «А». Сохраните запрос с именем Выборка по А.

3. Составьте запрос с использованием  логических операций в условии отбора:

Предположим, что вам нужно составить ведомость для выплаты стипендии всем учащимся, которые учатся без троек. Для этого нужно выбрать записи, в которых оценки по предметам 4 или 5.

1. Выберите вкладку Создание.
2. Щелкните мышкой по кнопке Конструктор запросов.
3. Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список)

Замечание. Так как таблицы связаны, между ними на экране появляется линия «один-к-одному». Если ее нет, таблицы нужно связать.

4. Закройте окно Добавление таблиц.
5. Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список и поля Word, Excel, Access – из таблицы Личные данные.
6. В строке Условие отбора под полями Word, Excel, Access поставьте 4 Or 5 (рис. 17).
7. Щелкните по кнопке    на Ленте для представления запроса.
8. Сохраните запрос с именем Успеваемость WEA, щелкнув по кнопке Сохранить. 

 Рис. 34

Самостоятельное задание. Составьте запросы:

1. на учеников группы 101, у которых оценка по курсу «Освоение базы Access» 4 или 5; сохраните запрос с именем Успеваемость Access
2.  на учеников групп 102 и 103, которые имеют оценку по курсу «Освоение программы Word» и «Освоение программы Excel» 4 или 5; сохраните запрос с именем Успеваемость WE

4. Завершите работу с программой Access.

№ 8. Создание и использование запросов. Построитель выражений

Цель работы:

• Научиться создавать запросы при помощи Построителя выражений.

1. Составьте запрос на выборку всех записей, кроме тех в которых указана фамилия Баранова с использованием Построителя выражений:

1. Откройте запрос Номера телефонов.
2. Щелкните по кнопке Конструктор.
3. Удалите поле Номер Телефона. Добавьте поле Адрес. Для этого достаточно открыть список, щелкнув по кнопке справа от поля Номер Телефона и выбрать из него поле Адрес. Флажок: Вывод на экран должен быть активным.
4. Сохраните запрос с именем Адрес, выполнив команду Сохранить объект как
5. Поставьте курсор в ячейку Условие отбора в столбце Фамилия.
6. Щелкните по кнопке  – Построитель на вкладке Конструктор. Появится окно, в котором можно строить сложные запросы рис. 35:

 Рис. 35

7. Под  Полем выражения  находятся кнопки арифметических и логических операций. Щелкните по кнопке Not наберите "Баранова" (фамилия Баранова в кавычках).
8. Щелкните по кнопке ОК. В поле Условие отбора появится выражение: Not "Баранова".
9. Сохраните запрос с именем не_Баранова
10. Щелкните по кнопке Выполнить для представления запроса.
11. Закройте запрос.

4. Создайте вычисляемые поля:

1. В Конструкторе запросов добавьте таблицы Список и Личные данные (свяжите таблицы, если они не связаны)
2. Выберите поля Фамилия и Имя из таблицы Список и поля Word и Excel – из таблицы Личные данные.
3. Поставьте курсор в пустой ячейке справа от Excel (на линии Поле).
4. Щелкните по кнопке  – Построитель.
5. В Поле выражения  напечатайте вручную выражение: Среднее: ([Word]+[Excel])/2 и щелкните по кнопке ОК.
6. Это выражение подставится в новое поле.
7. Сохраните запрос под именем Среднее.
8. Щелкните по кнопке  Выполнить для представления запроса. Новое поле в таблице запроса будет иметь имя Среднее.
9. Закройте запрос.

Самостоятельное задание. Составьте запросы при помощи Построителя выражений:

1. Исключающий Вашу фамилию из таблицы Список1 (название запроса - Не моя фамилия)
2. Показывающий только тех, кто собирается поступать в институт (название запроса – Институт, поля: Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения, Институт, Адрес).

5. Завершите работу с программой Access.

№ 9. Создание и использование запросов.
Запросы на обновление

Цель работы:

• закрепить навыки по созданию таблиц;
• научиться создавать запросы: на обновление, на добавление, на удаление, на создание таблицы;
• научиться создавать перекрестные запросы.

Предположим, что школа № 3 аккредитовалась как Лицей, а школа № 5 – как Гимназия, прошел год, и ученики перешли в следующий класс, некоторые из них окончили школу, пришли новые. Нужно обновить базу данных.

1. Откройте свою базу данных.

Самостоятельное задание:

1. Создайте новую таблицу с названием Новая группа и текстовыми полями Фамилия, Имя, Отчество и числовым полем Учебная группа с полем подстановок из таблицы Группы, поле Код (тип счетчик) - ключевое.
2. Заполните значениями: Сидорова Анна Ивановна, Петрова Инна Сергеевна, Сергеева Ирина Петровна, Куликова Ольга Дмитриевна. Номер группы 101.
3. Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.

2. Постройте запрос на обновление:

Школа № 3 стала лицеем, а школа № 5 – гимназией. Нужно исправить значения полей в таблице Список: заменить номер школы 3 на слово Лицей, а номер школы 5 – на слово Гимназия.

Замечание. Это невозможно будет сделать при существующей структуре данных, так как поле Школа объявлено числовым, а мы пытаемся заменить его на слово. Необходимо предварительно сменить тип поля Школа на текстовый.

1. Щелкните по кнопке Конструктор запросов.
2. Добавьте таблицу Список, выбрав ее из списка.
3. Выберите поле Школа из таблицы Список, щелкнув по нему мышкой два раза.
4. Щелкните по  кнопке  Обновление  на вкладке ленты  Конструктор.
5. Введите условие замены: в поле Школа заменить все цифры 3 на слово Лицей. Условие отбора представлено на рис.36.

Рисунок 36

6. Щелкните по кнопке Выполнить для выполнения запроса.
7. Подтвердите обновление записей. Если вы сейчас перейдете в режим таблицы, то, естественно не увидите ни одной записи, так как цифры 3 заменились на слово Лицей, а условие – на выбор школы 3 не дает ни одной записи. Удалив в строке Условие отбора цифру 3, увидите в режиме таблицы результат замены.
8. Закройте запрос, сохранив его с именем Лицей.
9. Откройте таблицу Список. Посмотрите результаты применения запроса.

Самостоятельное задание. Создайте запрос Гимназия, меняющий значения поля школа 5 на слово Гимназия (по аналогии с запросом Лицей).

3. Постройте запрос на добавление.

Примечание. Записи из таблицы Новая группа нужно добавить в таблицу Список.

1. Предварительно разорвите связь Список – Личные данные.
2. Выберите на вкладке Создание кнопку Конструктор запросов.
3. Добавьте таблицу Новая группа в окне Добавление таблицы.
4. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.
5. Щелкните по  кнопке  Добавление.
6. В появившемся диалоговом окне выберите имя таблицы Список, в которую будут добавляться данные. Эта таблица может быть из текущей базы данных или из любой другой. В данном случае у нас одна база данных, поэтому щелкните по кнопке ОК.
7. Выберите те поля, которые нужно добавить (Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа). Если у какого-либо поля поставить условие отбора, то добавятся только записи, удовлетворяющие этому условию.
8. Щелкните по кнопке Выполнить для выполнения запроса. Подтвердите выполнение запроса.
9. Закройте запрос, сохранив его с именем Добавление.
10. Откройте таблицу Список и убедитесь, что данные записи были добавлены. (Если в таблице нумерация новых записей установилась не по порядку, сожмите базу данных, предварительно удалив поле Код, а затем восстановите его)

4. Постройте запрос на удаление.

Пояснение. Нужно удалить записи тех учеников, которые закончили школу (в данном случае тех, у которых класс был 11).

1. Выберите на вкладке Создание кнопку Конструктор запросов.
2. Добавьте таблицу Список, выбрав ее из списка.
3. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.
4. Щелкните по кнопке  Удаление .
5. Выберите поле Класс из таблицы Список, щелкнув по нему мышкой два раза.
6. Введите условие отбора 11 (рис. 37).

рис. 37

7. Щелкните по кнопке Выполнить для выполнения запроса. Появится сообщение, что процесс удаления будет необратим. Подтвердите удаление записей.
8. Закройте запрос, сохранив его с именем Удаление.
9. Откройте таблицу Список и убедитесь, что данные записи были удалены.

.

Самостоятельное задание. Создайте запросы на обновление с именами 10_класс, 9_класс, которые меняют класс на единицу больше (10 на 11, 9 на 10). Заполните недостающие данные для добавленных записей, указав для них класс 9.

5. Выполните запрос на создание таблицы.

Бывают ситуации, когда из старых таблиц нужно составить новые с другим набором полей. Предположим, что мы хотим создать таблицы успеваемости для учеников разных групп, поместив поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Список и поля Word, Excel и Access – из таблицы Личные данные.

1. Выберите на вкладке Создание кнопку Конструктор запросов.
2. Добавьте таблицы Список и Личные данные, выбрав их и щелкнув по кнопке Добавить.
3. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.
4. Восстановите в окне запроса связь таблиц Список и Личные данные, протянув поле Код к полю Код студента.
5. Щелкните на кнопку  Создание таблицы
6. Напечатайте имя таблицы Успеваемость и щелкните по кнопке ОК.
7. Выберите поля Фамилия, Имя, Отчество и Учебная группа из таблицы Список и поля Word, Excel и Access – из таблицы Личные данные.
8. Щелкните по кнопке Выполнить  для выполнения запроса.
9. Подтвердите выполнение запроса. Закройте запрос, сохранив его с именем Новая таблица.
10. Откройте таблицу Успеваемость и убедитесь, что записи были добавлены.

Обратите внимание: новые записи из таблицы Список не попали в таблицу Успеваемость, поскольку для них нет соответствующих записей в таблице Личные данные.

6. Создайте перекрестный запрос.

1. Допустим, вам нужно подсчитать, сколько в группе, занимающейся изучением программы Word, получено «троек», «четверок» и «пятерок». Для подобных целей используется перекрестный запрос.

2. Выберите на вкладке Создание кнопку Мастер запросов.
3. В окне диалога Новый запрос выделите: Перекрестный запрос (рис 38).

 рис 38

4. В окне Создание перекрестных таблиц выделите таблицу Успеваемость и щелкните по кнопке Далее (рис 39).

 рис 39

5. Выберите поле, значения которого будут использоваться в качестве заголовков строк, – Учебная группа. Щелкните по кнопке Далее.
6. Выберите поле, значения которого будут использоваться в качестве заголовков столбцов, например Word. Щелкните по кнопке Далее.
7. Выберите функцию, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов и строк ( в данном случае Число – количество). Здесь вы можете добавить итоговое поле для каждой строки (в данном случае это поле покажет общее количество оценок по каждой группе). Щелкните по кнопке Далее.
8. Задайте имя запроса Word. Щелкните по кнопке Готово. Ширину столбцов установите по ширине данных

Самостоятельное задание. Составьте аналогичные запросы для оценок, полученных группой по изучению Excel и Access.

7. Завершите работу с Access.

№ 10. Создание отчетов

Цель работы: научиться создавать отчеты

1. Откройте свою базу данных.
2. Создайте отчет на основании запроса Адрес.

1. В области переходов выделите запрос Адрес.
2. нажмите на вкладке Создание кнопку Отчет 
3. появится страница просмотра отчета.
4. Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет.

Замечание. Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса Адрес изменится и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика.

5. Выделите запрос Адрес.
6. Откройте запрос в режиме Конструктор
7. Введите условие отбора фамилии: Баранова.
8. Выполните запрос, щелкнув по кнопке Выполнить. Сохраните его и закройте.
9. Откройте отчет Адрес. В списке вывода будут находиться данные только одного человека.

3. Создайте отчет на основании запроса Номера телефонов.

1. В области переходов выделите запрос Номера телефонов.
2. нажмите на вкладке Создание кнопку Отчет 
3. появится страница просмотра отчета.
4. Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет

Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать Запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса Номера телефонов.

5. Откройте запрос Номера телефонов.
6. Перейдите в режим Конструктор.
7. Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию] (рис. 40). Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса.

 рис.40

8. Выполните запрос, щелкнув по кнопке Выполнить. Появится диалоговое окно Введите значение параметра с просьбой ввести фамилию человека, для которого вы хотите получить информацию.
9. Введите свою фамилию и щелкните по кнопке ОК.
10. Сохраните запрос и закройте его.
11. Откройте отчет Номера телефонов. Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например Корнилова. В списке вывода будут данные только одного человека.

4. Внесите изменения в готовые отчеты:

Все изменения в отчет можно вводить только в режиме Конструктор.

Справочная информация. В окне Конструктор отчетов находится пять областей:

Заголовок отчета – все, что находится в этой области, выводится только один раз в начале отчета;

Верхний колонтитул – все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы;

Область данных – содержит собственно записи;

Нижний колонтитул – все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы;

Примечание отчета – все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета.

В окне Конструктора отчетов для отчета Номера телефонов, представленном на рис.41, в заголовке отчета находится надпись Номера телефонов, в верхнем колонтитуле – заголовки столбцов вывода, в области данных – записи, а нижнем колонтитуле – дата текущего дня

1. Исправьте заголовок отчета на Номер телефона учащегося (цвет шрифта-синий, размер – 16). Смените цвет букв в области колонтитулов и данных на синий, размер – на 14 пунктов и гарнитуру шрифта - ARIAL.
2. Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке . Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось.
3. Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Рис. 41

5. Создайте отчет Справка с помощью Конструктора.

        Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. сначала следует создать запрос с параметром Справка (рис. 42), в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

Рис. 42

1. На вкладке Создание щелкните по кнопке Конструктор отчетов
2. В поле верхнего колонтитула поместите надпись:

Компьютерная школа

Справка

Для этого щелкните на кнопке  – надпись, расположенной на Ленте (вкладка Конструктор). Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры.

3. Измените свойства надписи: Шрифт - Times New Roman, размер шрифта – 14, цвет шрифта черный, выравнивание – по центру.
4. Выполните команду контекстного меню для надписи: Размер – по размеру данных (или кнопка на вкладке ленты Упорядочить). 
5. В области данных напечатайте три строки (примените элемент Надпись для каждой строки по отдельности):

Дана настоящая в том, что

является учеником (цей)

группы

6. В разделе Нижний колонтитул напечатайте подпись: Директор Компьютерной школы.
7. Измените свойства надписи: Шрифт - Times New Roman, размер шрифта – 12, цвет шрифта черный, выравнивание – по левому краю (рис. 43).

  рис. 43

8. На вкладке Конструктор щелкните по кнопке Страница свойств.
9. Откроется Окно свойств, в раскрывающемся списке выбрать Отчет. На вкладке Данные в поле Источник записей щелкните на , откроется список имен таблиц и запросов, в котором выберите запрос Справка. Закройте Окно свойств.
10. На вкладке Конструктор щелкните на кнопке Добавить поля.
11. В открывшемся окне Список полей выберите все поля, выделяя их мышкой и перетаскивая в область данных (или двойным щелчком по названию поля).
12. Закройте окно Список полей.
13. Удалите названия полей. Оставьте только содержимое записей.
14. Измените свойства надписей: Шрифт - Times New Roman, размер шрифта – 12, цвет шрифта черный.
15. Выделите все элементы области данных при нажатой клавише [Shift].
16. Выровняйте элементы, выполнив соответственно команду контекстного меню Выровнять – по Сетке и Слева.
17. Уберите пустое место в области данных, передвинув границу этой области.
18. На вкладке Параметры страницы откройте список Поля: выберите Обычные. Установите Ориентация: альбомная.
19. Сохраните макет отчета с именем Справка. В результате вы должны получить изображение, представленное на рис. 44.

Рис. 44

20. Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке  .Введите из списка фамилию учащегося и посмотрите, что получилось.
21. Закройте отчет, предварительно сохранив его.

5. Завершите работу с Access.

Литература

1. С. И. Золотова. Практикум по Access. Издательство: Финансы и статистика. Год: 2007
2. Н. Н. Гринченко, Е. В. Гусев, Н. П. Макаров  Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access Издательство: Горячая Линия – Телеком. Год  2004