Документооборот в образовательном учреждении
статья на тему

Содержание

Введение…………………………………………………………………………………………4

1. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МБОУ СОШ № 166 ГОРОДСКОГО ОКРУГА САМАРА..6

1. Описание деятельности МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара………………………………....6
2. Оценка основных показателей работы МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара……………….10

2. РАЗРАБОТКА ЭЛЕМЕНТОВ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В МБОУ СОШ № 166 ГОРОДСКОГО ОКРУГА САМАРА…………………………………………………..19

2.1. Характеристика действующей системы документооборота…………………………....19

2.2. Совершенствование процесса документооборота………………………………………24

Заключение……………………………………………………………………………………...33

Список использованных источников………………………………………………..………..35

Приложения……………………………………………………………………………………..36

ВВЕДЕНИЕ

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75 % рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность [6]

Актуальность данной работы заключается в том, что организация работы с документами - это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе образовательным учреждениям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности.

Документационное обеспечение управления в образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в образовательном учреждении - это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Таким образом, качество управления образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. К числу наиболее актуальных проблем можно отнести такие направления, как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, защиту информации, создание электронных архивов и т.д.

В качестве объекта исследования взято документационное обеспечение деятельности в муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении средней общеобразовательной школе № 166 имени А.А. Микулина городского округа Самара.

Целью данной работы является изучение организации делопроизводства, а также разработка рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления МБОУ СОШ № 166 г.о. Самара с учетом современной ситуации.

Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:

• изучить историю создания, основные направления и организацию деятельности МБОУ СОШ № 166 г.о. Самара, а также организационно-правовой статус учреждения;
• рассмотреть организацию делопроизводства в данном учреждении: проанализировать основные управленческие документы, организацию оперативного и архивного хранения документов;
• разработать основные направления совершенствования документационного обеспечения деятельности МБОУ СОШ № 166 г.о. Самара.

Практическая значимость работы состоит в том, что посредством теоретического и практического изучения современных систем организации делопроизводства можно дать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности образовательного учреждения.

1. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МБОУ СОШ № 166 ГОРОДСКОГО ОКРУГА САМАРА

1. Описание деятельности МБОУ СОШ № 166 г.о. Самара

На протяжении последних лет педагогический коллектив  школы  целенаправленно работает над  главной  целью: формирование компетентной, социально адаптивной  личности, способной  к  самоопределению и успешной  социализации в обществе. В связи с этим  были  определены  первостепенные задачи:

• обеспечить получение образования каждому  ученику на максимально возможном и качественном  уровне в соответствии с индивидуальными особенностями личности;
• продолжить работу по формированию ключевых компетенций учащихся, используя новые информационные  технологии;
• определить качество знаний учащихся  по школе не менее 50%, повысив успешность на II ступени до 44% и на третьей  - до 40%;
• создать единую систему мониторинга  для отслеживания уровня  обученности учащихся на  III  ступени;
• повысить квалификационную категорию не менее  35% учителей школы;
• организовать профильное обучение школьников на III  ступени;
• активизировать работу  учащихся  научно-исследовательского характера.

Учебное учреждение Школа № 166 работает по пятидневной рабочей неделе в 1-5 классах и шестидневной в 6-11 классах. В 2010-2011 учебном году в школе  обучалось 1210 учеников. Школа осуществляет 3 ступени образования:

I ступень -  16 классов, 463 ученика

II ступень -  22 класса, 596 учеников

III ступень -  6 классов, 151 ученик

Учебно-материальная  база школы позволяет осуществлять учебно-воспитательную работу с детьми на современном  уровне: в школе оборудовано 2 компьютерных кабинета, медиатека с выходом в интернет, в двух классах установлены и активно используются интерактивные доски. Все учителя школы прошли обучение работе на компьютере и переподготовку с целью использования компьютерных технологий.  В школе есть 2 спортивных зала, актовый зал на 150 мест, 30 учебных кабинетов.

        Дополнительное образование в школе имеет 6 направлений: эстетико-художественное, культурологическое, эколого-биологическое, туристско-краеведческое, физкультурно-оздоровительное и естественнонаучное.

Главная задача школы – обеспечить получение образования каждому ученику на качественно высоком уровне с учетом индивидуальных особенностей ребенка. Для этой  цели в учебном плане  выделены часы факультативных и индивидуально-групповых занятий, организована предпрофильная подготовка в 9 классах и профильное обучение в 10 классах. По запросам родителей  организованы платные дополнительные услуги для учащихся 8-11 классов по русскому языку, математике, биологии, химии, обществознанию. В школе 19 детей обучаются индивидуально на дому по медицинскому  заключению. Основным принципом  организации образовательного процесса для детей данной  категории в школе  является  обеспечение щадящего режима проведения  занятий. Организация  образовательного  процесса учащихся, находящихся  на индивидуальном  обучении в школе, регламентируется учебным планом, методическим  положением, календарным графиком, расписанием занятий и приказами Департамента образования и науки и здравоохранения. Детям с ограниченными возможностями здоровья необходимо уделять особое  внимание для полноценного включения их в образовательный процесс и успешной  их социализации  в обществе. В этом  учебном  году пятеро учащихся 9 классов, находящихся на индивидуальном  обучении по состоянию здоровья, успешно прошли  государственную итоговую аттестацию.

В 2010-2011 учебном году в 10 классах обучение  было организовано на основе индивидуальных учебных планов. Учащимся было предложено изучение ряда  предметов на  профильном уровне (русский язык, математика, химия, физика, обществознание), на базовом расширенном уровне (химия, биология, информатика) и на базовом  уровне (русский язык, математика, обществознание, физика, биология, информатика и ИКТ). Эти предметы  были  представлены  учащимся для выбора изучения на одном  из уровней. Количество часов в индивидуальном учебном плане учащихся  не превышает предельно допустимую нагрузку 36 часов при шестидневной  учебной  нагрузке.

В 11 классе продолжил  работу физико-математический класс. В 10 и 11 классах на выбор учащимся  предлагался  21 элективный курс и 12 факультативных занятий. В 2011-2012 учебном году все учащиеся III ступени занимаются  по индивидуальным учебным планам. Учащиеся  для изучения  выбрали 2 предмета на профильном уровне из следующих: математику, русский язык, физику, химию, обществознание.

Финансирование школы идет из трех основных источников: бюджета области, бюджета города и от приносящей дохода деятельности (платные услуги, добровольные пожертвования). Главная задача школы – сохранение здоровья детей и организация безопасных условий проведения образовательного процесса. Поэтому при подготовке к новому учебному году были проведены следующие мероприятия:

• проведена перезарядка огнетушителей – 5000 рублей (средства городского округа Самара);
•  прозвонка электросети -27000 рублей (средства городского округа Самара);
• проверка кранов на водоотдачу-11600 рублей (средства городского округа Самара);
• проведена установка подвесных потолков в коридорах 1и 2 этажей- 120000 рублей

( средства внебюджета и областные средства);

• проведен частичный ремонт крыши -84000 рублей (средства городского округа Самара);
• ежемесячная проверка работы пожарной сигнализации-4000 рублей в месяц (средства городского округа Самара);
• при подготовке к отопительному сезону проведена опрессовка отопительной системы -25000 рублей (средства городского округа Самара);
• проведен частичный ремонт системы отопления-28000 рублей (средства внебюджета);
• приобретена мебель в кабинеты русского языка, истории, обществознания-42000 рублей (средства областного бюджета);
• улучшилось техническое оборудование школы: куплены 2 ноутбука. 2 проектора

 ( средства областного бюджета);

• на средства областного бюджета в течение учебного года были заменены 16 окон в коридорах 2 и 3 этажей, общая сумма -272000 рублей;
• на внебюджетные средства установлены 10 окон в коридоре 3 этажа – стоимость180000 рублей, межэтажная дверь в коридоре 1 этажа-48000 рублей;
• на  добровольные пожертвования и на внебюджетные средства  были приобретены 4 ноутбука, 4 жидкокристаллических телевизора, 2 многофункциональных устройства, 2 магнитолы, а также кронштейны и соединительные кабели. Общая стоимость составила-198000 рублей.

При подготовке к новому учебному году силами педагогов, техперсонала,  родителей и учащихся  проведен ремонт классных комнат, коридоров, столовой. Комиссия Департамента образования городского округа Самара высоко оценила подготовку школы к новому учебному году.

 Основные направления       развития  системы           образования г.о. Самара и МОУ Школы №166. (по материалам августовской конференции):

•  Реализация ФЗ РФ от 8 мая 2010 года №83- ФЗ « О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений»;
• Организация внеурочной занятости школьников на основе интеграции базового и дополнительного образования детей в контексте требований ФГОС;
• Повышение качества образования, сохранение положительной динамики результатов итоговой аттестации выпускников и роста среднего балла по предметным областям;
• Расширение спектра образовательных программ профильного обучения при наличии необходимых условий их реализации;
• Разработка образовательных программ, обеспечивающих формирование компетенций и универсальных учебных действий учащихся, как стержня всей учебно-воспитательной работы;
• Проведение общегородских мероприятий, направленных на развитие у детей и молодежи способностей к позитивному социальному взаимодействию;
• Поддержка инициатив общественности по созданию новых форм и механизмов участия в управлении системой образования;
• Создание комфортных условий перехода на новую модель аттестации руководящих и педагогических работников;
• Привлечение и поддержка молодых педагогов;
• Совершенствование технологий организации школьного питания;
• Обеспечение использования в деятельности ОУ энерго- и ресурсосберегающих технологий в соответствии с ФЗ РФ от 23.11.2009 года.

1.2 Оценка основных показателей работы МБОУ СОШ № 166 г.о. Самара

В президентской инициативе «Наша новая школа» говорится о том, что современная  школа требует педагогов-профессионалов, владеющих психолого-педагогическими знаниями, способных помочь детям найти себя в будущем, стать самостоятельными, творческими и  уверенными  в себе людьми. В нашей  школе работают 64 педагога, в основном это высокопрофессиональные учителя. За последние 3 года школа пополнилась молодыми кадрами: 2 учителя по иностранным языкам, 2 учителя по русскому языку, 2 педагога по информатике, один по математике и учитель по изобразительному искусству.

Рисунок 1- Аттестация педагогов на 1 января 2011 года

На рисунке 1 представлены данные о количестве педагогов, имеющих категорию. В 2010-2011 учебном году  18 (28%) педагогов прошли курсовую подготовку по именному образовательному чеку и на хозрасчетной основе. Педагоги  посещали конференции, семинары, проводимые в районе, городе и области.

        Результаты  обучения и воспитания  школьников в первую очередь измеряются  количеством учащихся, успешно освоивших учебные программы, количеством выпускников, хорошо сдавших Единый государственный экзамен, а также готовностью обучающихся  продолжить образование после школы.

Рассмотрим итоги образовательного уровня обучающихся за 2010-2011 учебный год. На начало учебного года в школе обучалось 1213 человек, за год 14 учащихся прибыло, 17  выбыло, на конец года числилось 1210 учащихся. Из них 1198 обучающихся  успешно освоили  учебные программы и переведены в следующий класс или  окончили  школу. Восьми учащимся  продлен  учебный  год, они условно переведены в следующий класс, а четверо остались на повторный  год обучения, все 4 человека учились на II  ступени.

        Успеваемость по школе равна 98,9%. На «отлично» и «хорошо»  завершили  учебный год 547 учащихся, из них 65 отличников и 482 хорошиста. Качество знаний по школе равно 50,3%.

Таблица  1 − Уровень успеваемости и качества знаний за последние 3 года

        Из таблицы  1 видно, что численность детей в школе остается  стабильной и даже возрастает. Успеваемость по школе  - на одном уровне в течение 3 лет – 99-98,9%. Наметилась явная  тенденция повышения качества знаний  обучающихся (49,2% - 49,7% - 50,3%). В этом году оно  выросло по сравнению с предыдущими годами соответственно на 1,1% и  0,6%. Необходимо отметить, что 80 учащихся закончили учебный год с тройкой по одному  предмету. Это большой резерв, с которым необходимо  работать.

Таблица  2 − Показатели успеваемости по ступеням

Таблица 3 − Показатели успеваемости и успешности по параллелям

        Данные, представленные  в таблицах  2 и  3, свидетельствуют о том, что успеваемость по сравнению с предыдущими годами выросла  на I и III ступенях, на II ступени она ниже соответственно на 0,5% и 0,2%. Качество знаний  на I ступени выше предыдущего года на 3,2%, на II ступени - ниже на 0,4%, на III ступени – выше на 3,8%.

        Если сравнивать успеваемость по параллелям, то можно увидеть, что она остается  стабильной в параллели 3-х, 4-х, 6-х, 10-х и 11-х классов, стала выше в параллели  9-х классов  и ниже  в параллели  5-х, 7-х и 8-х классов.

        Одной из  задач, поставленных перед педагогическим коллективом школы, была определить качество знаний учащихся по школе в пределах 50%, повысив успешность на II  ступени до 44% и до 40% на  III ступени. В 2010-2011 учебном году  количество хорошистов и отличников – 547 человек, что составляет 50,2%. Качество обучения  на  I ступени повысилось по сравнению с предыдущим годом на 3,2%; на II ступени оно понизилось на 0,4% и составляет 42,3%; на III  ступени  качество знаний  повысилось соответственно на 5,1% и на 3,8% и составляет 39%. Поэтому задача, поставленная педагогическим коллективом школы, до конца не выполнена. Успешность учащихся остается низкой на II и III ступенях. Таблица  3 показателей качества знаний   по параллелям  свидетельствует о том, что  успешность остается  стабильной в параллели 3 и 8 классов, стала  выше в параллели 10 классов и снизилась в параллелях 4, 5, 6, 7, 9 и 11 классов.

        Анализируя  работу школы за прошлый  учебный год, педагогический коллектив  школы  поставил  перед собой задачу: создать единую систему мониторинга для отслеживания уровня  обученности учащихся на III ступени, так как эти параллели показали низкий уровень обученности в прошлом году. Мониторинг – постоянно организованное наблюдение, отслеживание динамики количественных показателей  успешности учебного  процесса, выявление причин и принятие коррекционных мер. Работа учащихся  III  ступени отслеживалась в течение учебного года: в октябре  после  повторения материала  была  проведена  стартовая  диагностика  по русскому языку и математике. Её целью было выявление уровня  усвоения  учебного материала за прошедший год.

        На заседания методических  объединений были проанализированы  результаты и даны  рекомендации учителям, а также  определены темы, которые характеризуют  базовый  уровень  подготовки  учащихся по предмету, разработаны  тематические, полугодовые срезы контрольного типа. Последний этап мониторинга был  проведен в апреле  с  целью  подготовки к экзаменам как в 10 классах, так и к ЕГЭ в 11 классах. Результаты  анализа  успеваемости и успешности были обсуждены на заседаниях методических объединений и приняты коррекционные меры.

        В мае 2010-2011 учебного года  состоялась  промежуточная  аттестация обучающихся 10 классов в соответствии с Уставом школы и Положением об итоговом контроле в переведенных классах. К аттестации были допущены  все десятиклассники  - 81 человек. Аттестация  проводилась по тестам и структуре контрольно-измерительных материалов (КИМов) ЕГЭ, составленных учителями по образцу демонстрационных версий 2011 года. Обучающиеся 10 классов  проходили аттестацию по русскому языку и математике (обязательные для   всех  десятиклассников  экзамены), и по выбору: обществознание, история, литература, биология, физика, химия, английский язык.        Экзамены по выбору  сдавали учащиеся, закончившие  учебный год на «хорошо» и «удовлетворительно». Результаты экзаменов представлены в таблице 4.

Таблица 4 − Результаты  экзаменов учащихся 10 классов по выбору

Продолжение таблицы 4

        С экзаменами справились  все  десятиклассники, высокое качество знаний на экзаменах по выбору учащиеся  показали на истории (83%) и обществознании (65,7%).

        В 2010-2011 учебном году  предпрофильная подготовка была направлена  на то, чтобы  сформировать  у  школьников  умение  объективно  оценивать свои способности к обучению и осуществлять выбор направления получения  образования и профиля обучения в старших классах школы. Предпрофильная подготовка должна  положительным образом  отразиться на  формировании учебной мотивации и готовности  старшеклассников  прикладывать  усилия для  получения  образования по избранному профилю.

Для успешной  социализации в обществе  и адаптации на рынке труда в школе для  обучающихся 9-х классов  проводились  предпрофильные курсы по выбору:

• Бизнес-курс английского языка;
• Тренинг активизации внутренних ресурсов;
• Организатор досуговой деятельности;
• Пользователь ПК;
• Компьютерная графика;
• Здоровье, красота, химия;
• Геоэкология;
• Декоративное оформление мини участка;
• График улыбаются.

        В течение учебного года каждый  девятиклассник по своему  выбору  посещал  курсы, соответствующие  разным  профилям.

Таблица 5 – Востребованность предпрофильных курсов для девятиклассников

Продолжение таблицы 5

        Благодаря единству  требований  классных руководителей в вопросе  посещаемости  учащимися  курсов по выбору, каждый  девятиклассник  изучил 3 курса, а некоторые и 4 курса. Из таблицы 5 видно, что наиболее востребованными среди учащихся  стали курсы «Здоровья, красота, химия», «Тренинг активизации внутренних ресурсов».

        Содержание, форма организации этих курсов  ориентированы не только на  расширение  знаний  ученика по тому или иному предмету (предметные курсы по выбору), но, прежде всего, на организацию  занятий, способствующих самоопределению ученика относительно профиля  обучения в старшей школе (ориентационные курсы):

        1/3 объёма  предпрофильной  подготовки, суммарно примерно 30-35 часов за год, отводилось учебным планом на информационную  работу и профильную  ориентацию, которую  проводили  классные руководители. В информационную работу  входило  знакомство с местными учреждениями возможного продолжения  образования  после 9 класса, изучение  особенностей их образовательных  программ, условий приёма, посещение  дней открытых дверей. Не менее половины данного времени было отведено на мероприятия по профильной  ориентации, проводимые психологом  школы: психолого-педагогическая  диагностика, анкетирование и консультирование девятиклассников, беседы с их родителями, пробы.

        В 2010-2011 учебном году в 9 классах обучалось 148 учащихся, все они были допущены до государственной (итоговой) аттестации. Все 148 человек получили аттестаты об основном общем образовании, три девятиклассника получили аттестат с особого образца.

        5 учащихся, которые по состоянию здоровью обучались на дому, сдавали два экзамена (русский язык и математику) в традиционной форме.

        143 учащихся сдавали по 4 экзамена. Русский язык и математику (обязательные экзамены), химию, географию, обществознание, биологию, физику и историю (по выбору) в новой форме и физическую культуру, литературу, английский язык и информатику и ИКТ в традиционной форме (по билетам).

Анализ результатов показал следующее:

• Качество знаний по русскому языку, математики, географии, обществознанию, биологии, физики, физической культуре, английскому языку на экзамене выше, чем за год;
• Несколько ниже результаты по химии, истории, литературе;
• Значительно хуже сдали экзамен учащиеся по информатике и ИКТ;
• Около 41% учащихся повысили свои результаты на экзаменах по сравнению с годовыми оценками;
• 10% учащихся понизили свои оценки, причем 6 человек, снизили свои результаты по двум и более предметам.

        Государственная (итоговая) аттестация выпускников 11 классов в 2010/2011 учебном году проводилась в соответствии с нормативными правовыми документами, рекомендациями Министерства образования и науки Российской Федерации и Министерства образования и науки Самарской области. В 2010-2011 учебном году окончили школу 70 выпускников. К итоговой аттестации по результатам учебного года были допущены все 70 выпускников.

        Выпускница Самаркина Елена награждена золотой медалью «За особые успехи в учении». Похвальными грамотами «за особые успехи в изучении отдельных предметов» награждены 15 выпускников.

На рисунке  2 наглядно представлен приоритетный выбор предметов на итоговую аттестацию в форме ЕГЭ. Востребованными для поступления в ВУЗы являются обществознание, физика, история биология, химия, литература и английский язык.

Рисунок 2 − Приоритетный выбор предметов на итоговую аттестацию в форме ЕГЭ

        Средний балл учащихся нашей школы в 2011 году по предметам, участвующим в ЕГЭ, колеблется в интервале от 53,2 до 69,8 баллов. Как видно из таблицы 6, этот показатель по русскому языку, математике, обществознанию, физике, истории, биологии значительно выше среднего балла по Самарской области.

Таблица 6 - Разница среднего балла по предметам ЕГЭ по ОУ со средним баллом                                ЕГЭ по Самарской области

Таблица 7 – Анализ результатов ЕГЭ за последние три года

        В текущем учебном году педагогами обеспечивалась подготовка выпускников к итоговой аттестации, к единому государственному экзамену. Этому способствовали и элективные курсы, и факультативные занятия, введённые на третьей ступени обучения. В течение учебного года в системе проводились репетиционные экзамены по математике, русскому языку в форме и по материалам ЕГЭ, а также по предметам, по которым обучающиеся изъявили желание сдавать экзамен по выбору. По результатам этих работ подготовлены качественные анализы, проведена коррекционная работа с выпускниками. По данным таблицы 7 мы наблюдаем положительную динамику результатов экзаменов в форме ЕГЭ. Все выпускники 11 классов преодолели по русскому языку и математике минимальное количество баллов, установленное Рособрнадзором, все получили аттестаты о среднем (полном) образовании.

2. РАЗРАБОТКА ЭЛЕМЕНТОВ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В МБОУ СОШ № 166 ГОРОДСКОГО ОКРУГА САМАРА

2.1. Характеристика действующей системы документооборота

В настоящее время в школе нет специалистов по ведению официально-деловой документации.

Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

• организационные документы (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);
• распорядительные документы (приказы, инструкции);
• информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты).

Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность. [7]

Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений. Для выполнения этого требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию.

Принцип непрерывности в документообороте – это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. В этих целях рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, когда часть поступающих документов, минуя руководство, передается на исполнение.

Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.

Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом.

Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности обслуживающих подразделений должны соответствовать их потребностям. Несоблюдение этого принципа приводит к появлению «узких мест» в документообороте, когда одни каналы перегружены, а другие – недогружены. [5]

Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании – необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Выполнение этого правила способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций, освобождает руководителей от решения второстепенных вопросов.

Значительное влияние на документооборот оказывает существующая структура и функции учреждения, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и исполнению документов, помимо чисто делопроизводственных причин, препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная определенность функций некоторых учреждений и их отдельных структурных частей.

Все рассмотренные принципы взаимообусловлены, хотя и имеют самостоятельное значение. Если процесс документооборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки для оптимизации управленческого труда и делопроизводства.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов. Недокументируемые управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными. Поэтому они составляют незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на внедрение электронно-вычислительной техники, больших интеллектуальных и трудовых затрат.

Возможность исследования документооборота любого учреждения обусловлена тем, что деятельность любого учреждения достаточно жестко регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов. Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения, организации исполнения решения, завершается контролем за его исполнением. В ходе контроля происходит движение информации по каналам обратной связи от объекта управления к субъекту – информации о проведении объекта в соответствии с программой, заложенной в решении. Документооборот является одним из средств осуществления процесса делопроизводства, в ходе его и совершается «оборот» документов (информации).

Вся документация организации делится на три документопотока:

•  входящие (поступающие) документы;
•  исходящие (отправляемые) документы;
•  внутренние документы.

По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий:

• входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;
• в pa6оте, которые ждут его действий;
• на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.

Документооборот составляет часть системы делопроизводства образовательного учреждения и выполняет, по существу, функции системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть субординированы целями функционирования и совершенствования делопроизводства образовательного учреждения, которые заключаются в максимально возможном приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения управленческих решений.

В соответствии с этим цель документооборота – обеспечение движения документов в процессе делопроизводства образовательного учреждения, а задачей совершенствования документооборота является организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой делопроизводства образовательного учреждения ее целей.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на электронных носителях) в комплексе в МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара.

Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации.

Рисунок 3 – Схема существующей системы документооборота

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара делопроизводство организовано на основе частичной централизации. Отдельные операции, преимущественно важные и трудоемкие, например, контроль исполнения, размножение документов, производят в приемной директора – секретарем, остальные виды работ рассредоточены по заместителям директора.

Директор несет полную ответственность за общее состояние делопроизводства в нем. Ответственность за организацию деятельности отдельных участков делопроизводства в МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара возложена на секретаря-машинистку и ответственных исполнителей.

В МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара функцию делопроизводственного обслуживания выполняет секретарь. Основной задачей секретаря является документационное и организационное обеспечение деятельности хозяйства и его руководства.

Секретарем школы выполняются следующие функции:

1. прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов;
2. прием и отправка исходящих документов;
3. прием документов от работников МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара для передачи на рассмотрение директором, для изготовления документов по установленной форме, для копирования и размножения;
4. передача работникам МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара документов поступивших от руководства с резолюциями, поступивших после изготовления, копирования.
5. контроль за исполнением документов и поручений руководства;
6. оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков;
7. составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.
8. Обеспечение сохранности документов.

2.2 Совершенствование процесса документооборота

Основными задачами повышения эффективности документооборота в МБОУ СОШ № 166 г.о.Самара являются:

• оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
• максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
• порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволит реализовать основной организационный принцип делопроизводства − возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Рисунок 4 - Актуальные проблемы документооборота в школе  [8]

На рисунке 4 хорошо видно, что решение актуальных проблем документооборота удобно представлять в виде цикла (годового или другого, четко выделенного временного отрезка). Начиная с обсуждения и преобразования одной ситуации в начале периода, выходим на новый виток проблем в конце его.

В поиске ответов на организационные и технические вопросы документооборота в школе, можно попытаться найти решения, не одной, а сразу всех перечисленных проблем. Но только если предложить действительно новое решение, которое позволило бы совсем другой уровень доступа и участия в документообороте для всего школьного коллектива. Это решение, прежде всего, − техническое, которое впоследствии может потянуть за собой изменения в процессуальных и организационных моментах работы с документаций. Оно означает  преимущественный отказ от "бумажного" документооборота.

Помочь в увеличении эффективности организации документооборота может внедрение системы электронного документооборота.

Назначение электронной системы документооборота заключается в следующем:

• увеличение эффективности документооборота;
• создание единого хранилища электронных документов;
• стандартизация документопотока;
• контроль исполнительской дисциплины.

Сейчас предлагаются различные средства автоматизации, в том числе, и для школьной документации. Это программное обеспечение, которое позволяет организовать "электронный журнал". Особенностью таких программ являются встроенные дополнительные возможности − для наполнения, хранения, поиска, отбора, использования административной и любой другой информации. Вопрос выбора средств для построения школьной информационной системы очень важен, но не менее важны вопросы вовлечения всего коллектива школы в создание и поддержку этой системы. [9]

Актуальность внедрения системы электронного документооборота обусловлена следующим:

• низкая исполнительская дисциплина и проблемы контроля сотрудников;
• отсутствие возможности оперативного поиска информации;
• слабая информатизация процессов;
• ручная передача и регистрация документов;
• отсутствие единого электронного архива документов;
• невозможность коллективной работы с документами;
• невозможность прослеживания полного жизненного цикла документа.

Системы электронного документооборота (СЭД) имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться.  Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров. Работа с людьми – это всегда политика на уровне всей организации и психология на уровне конкретных людей. Во многих случаях требуется индивидуальный подход к каждому человеку, учет его особенностей − как возрастных, так и профессиональных и личных. Фактор руководства – самый важный. Отсутствие воли руководителей организации может привести к последствиям разного уровня тяжести. Обычно при этом система оказывается внедренной только в некоторых подразделениях, либо только на некоторых уровнях, либо только для некоторого класса бизнес-процессов. В худшем случае она не будет внедрена вовсе. Одной из причин двойственного отношения к внедрению СЭД руководителя организации является боязнь прозрачности собственной деятельности как для руководства, так и для подчиненных, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и организационно-распорядительными документами, но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях. Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
2. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
4. Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится  субъективной задачей. И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, − предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами − удовлетворяющее любой специфике).

Наиболее сложно формализуемым аспектом внедрения системы электронного документооборота является оценка эффективности инвестиций. В первую очередь потому, что эта система, с одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью, а с другой, − требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников, и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность хранения документов в электронном виде). Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно. Сложность эта не в том, что его невозможно оценить, а в том, что, на мой взгляд, оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. В действительности этот эффект может существенно превысить непосредственную экономию от внедрения СЭД в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.

Основными статьями расходов на внедрение электронной системы документооборота можно считать:

• Стоимость  лицензии программного обеспечения;
• Стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД;
• Стоимость работ по внедрению системы;
• Затраты на обучение сотрудников;
• Расходы на администрирование и сопровождение системы.

Поскольку в МБОУ СОШ № 166 г.о. Самара все рабочие места административного аппарата полностью оснащены современной техникой, позволяющей внедрить систему электронного документооборота,  стоимостью расходов на покупку дополнительной техники можно пренебречь.

Стоимость лицензии программного обеспечения и расходы на администрирование и сопровождение системы варьируются для разных программных продуктов. Сегодня на рынке Информационных Технологий существует большое количество различных систем электронного документооборота для организаций различных форм собственности. Рассмотрим несколько программных продуктов, предназначенных для управления документооборотом организации. В таблице 8 приведена сравнительная стоимость внедрения нескольких программных продуктов.

Таблица 8 – Оценка стоимости внедрения некоторых систем электронного                                            документооборота

Наименее затратным окажется внедрение системы ЭТЛАС: на внедрение этой системы для 10 рабочих мест будет затрачено 69000 рублей. Сравнение редакций системы "Электронный документооборот ЭТЛАС" даны в приложении 1.

Чтобы оценить прямой эффект от внедрения СЭД, необходимо учесть стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. За счёт отсутствия необходимости многократного тиражирования одного и того же документа при ведении электронного документооборота внутри школы, экономия бумаги может составить порядка 30%.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:

1. Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов;
2. Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации;
3. Ускорение всех процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Так как любая школа постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Будем исходить из того, что практически для любого документа в достаточно давно существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное – специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений. Будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени (этот параметр нигде не измерялся и является приблизительным), то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа достаточно хорошо измерена адептами внедрения СЭД. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности эта цифра меньше, и по различным оценкам находится в диапазоне 5-10%. Для определенности возьмем 5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 12%.

Ускорение бизнес-процессов – наиболее очевидная выгода от внедрения СЭД. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении СЭД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз, но проверить это можно будет только на практике. Другими словами, это еще 10-30% экономии рабочего времени.

Хочется отметить, что, внедряя СЭД сегодня, организация не только повышает эффективность деятельности, но и, что очень важно, получает ценный опыт и практику работы в новых условиях − в условиях электронного документооборота.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе проделанной работы был проведен анализ деятельности МБОУ СОШ № 166 г.о. Самара, проанализирована существующая система документооборота, выявлены проблемы и даны рекомендации по внедрению электронной системы документооборота.

В последнее время вопросы экономической эффективности автоматизации документооборота на предприятии все чаще и чаще поднимаются в прессе, в материалах специализированных сайтов в интернете и книгах. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации. Можно выделить основные факторы, влияющие на экономический эффект. Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ. Сложные системы электронного документооборота позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений предприятия и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.

Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые даст система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации в целом - повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Организация электронного документооборота дает значительный экономический эффект предприятию, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.

Внедрение электронной системы документооборота поможет повысить эффективность  за счёт:

• мгновенной передачи информации;
• автоматизации отдельных этапов задач;
• возможности отслеживания состояния каждой задачи;
• анализ загруженности сотрудников и эффективности их работы;
• контроль над своевременным исполнением поручений.

К основным результатам можно отнести:

• прозрачность работы сотрудников;
• увеличение исполнительской дисциплины;
• получение сводной информации о степени загруженности сотрудников;
• отсутствие необходимости использования дополнительных средств архивного хранения документов.

Список использованных источников

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», Методические рекомендации по работе с электронными документами в архивах организаций (2007 г., РосАрхив, ВНИИДАД)
2. Типовая Инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
3.  ГОСТ Р-6.30-2003 "Требования к оформлению документов"
4.  ФЗ от 27.07.06 «Об информации, информационных технологиях и защите информации»
5.   ФЗ от 27.07.06 «О персональных данных»
6. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство - 1999. - №1. – с. 7-10
7. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.-практич. Руководство – 8-е изд., стереотип. – Мн.: ТетраСистемс, 2004. – 240 с.
8. http://edugalaxy.intel.ru
9. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.
10.   Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной  автоматизации работы офиса // Секретарское дело. - 2006. - № 4. – с. 10-12
11. Справочная правовая система «Консультант Плюс»
12.  www.atlas-soft.ru/ Электронный документооборот ЭТЛАС
13.  http://www.eos.ru/ Электронные офисные системы
14. http://www.1c.ru/  Фирма «1С»

Приложение 1

Таблица 1 - Сравнение редакций системы "Электронный документооборот ЭТЛАС"

* Модуль поддержки подразумевает возможность использования в программе ЭЦП, сертифицированных ФАПСИ РФ. В стоимость системы не входит стоимость ПО сертифицированных криптопровайдеров, необходимое для работы с ЭЦП, а также стоимость получения подписей в удостоверяющих центрах.

"-" - опция отсутствует в данной комплектации
"+" - опция присутствует в данной комплектации
"O" - модуль может быть приобретен дополнительно

Система не требует покупки дополнительного программного обеспечения для своего функционирования, в том числе - коммерческих СУБД.