Оформление документов
методическая разработка

Слайд 1

МОБУ «СОШ «Кудровский центр образования №1» Дошкольное отделение № 3 Мастер класс для педагогов «Оформление документов по ГОСТу» Воспитатель: Лукичева Н.И. 2020 г.

Слайд 2

Основные ГОСТы по оформлению документов: ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)

Слайд 3

Цель: Ознакомить с основными требованиями современного документооборота. Рассказать о важных моментах в оформлении документов. Уточнить, что в оформлении документов существует единый стандарт,в пределах которого возможны варианты оформления.

Слайд 4

Общие требования к оформлению титульного листа мастер-класса, консультации для родителей: На титульном листе вверху должны быть указаны: - полное название учреждения образования представляющего материал (шрифт Times New Roman, 12). По центру листа указывается: - заглавие (краткое и информативное название представляемого материала) (шрифт выбираем сами). Примечание. Возможно указание направленности данного материала (из опыта работы, методические рекомендации, сценарная разработка, методическая разработка, пособие и т. д.) В правом нижнем углу указываются: - должность того, кто представляет материал, - категория (если есть), - инициалы, фамилия (полностью), (шрифт Times New Roman, 12) Поля на титульном листе: справа, слева 1,91; верх, низ 2,54 (это делается в строке меню разметка страницы поля среднее и поля нужного размера установятся автоматически).

Слайд 5

Как правильно оформить гриф утверждения: В общем случае, когда документ утверждается единственным должностным лицом, имеющим на это право, этот реквизит состоит из четырех строк. В первой строке пишется слово: УТВЕРЖДАЮ, при этом кавычки ставить не надо. Во второй строке указывается наименование должности лица, утверждающего документ. В третьей — его собственноручная подпись с расшифровкой, причем инициалы идут перед фамилией. Элементы реквизита допускается центрировать относительно самой длинной его строки или же по левому полю.

Слайд 6

Для чего? ГОСТ на оформление текстовых документов – свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица. Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности. Внедрение стандартов облегчает работу всем участникам документооборота.

Слайд 7

Что описано в ГОСТе? Текст документа должен быть правильно отформатирован, с учетом рекомендованных отступов и интервалов; Установлен конкретный перечень стандартных шрифтов; Предлагая на ознакомление копию документа, требуется указать место нахождения его оригинала; Подпись и печать на документе не должны сливаться; В заголовке документа рекомендуется указать как его название, так и содержание обращения; По общему правилу, инициалы адресата ставятся после фамилии, но если это пункт для постановки подписи, то перед ней; Статус адресата определяет падеж при обращении к нему в документе: Юридические лица – именительный (кто); Физические лица – дательный (кому); Заверить бумагу резолюцией допускается в любом месте документа.

Слайд 8

Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности: Arial; Calibri; Times New Roman; Verdana. Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми. Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14. Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст. Шрифт

Слайд 9

Интервалы и отступы: Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил: Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25; Соблюдение полей: 20 мм – верхнее и нижнее; 10 мм – правое; 20 мм – левое; В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;

Слайд 10

Интервал устанавливается согласно следующим параметрам: - Межбуквенный интервал – обычный; - Единичный пробел между словами; - Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов; - Межстрочный интервал – от 1 до 1,5; - Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал; Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

Слайд 11

Выравнивание Требования: При составлении документа по ГОСТу необходимо испльзовать выравнивание по ширине. Чтобы исключить искажение интервалов и появление больших пробелов, при выравнивании следует включить функцию переноса. В случаях, когда текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см. То есть текст каждой строки может занимать не более 1/3 листа формата А4. Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см (половина листа формата А4).

Слайд 12

Реквизиты: Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе: Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева; Название документа – вверху по середине листа; Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа: Наименование компании; Адрес регистрации; ИНН; ОГРН; Электронная почта, факс; Иные контактные данные;

Слайд 13

Спасибо за внимание!