Руководство по написанию пресс-релиза и новостного материала

В современном информационном пространстве PR-деятельность образовательного учреждения решает задачи формирования благожелательного отношения общественности к ДОУ с целью обеспечения его нормального функционирования и расширения деятельности; сохранения репутации; создания у сотрудников чувства ответственности и заинтересованности в делах и действиях администрации.

Одним из инструментов PR-деятельность образовательного учреждения является пресс-релиз. В современной практике работы с информацией, пресс- релиз можно с успехом использовать для подготовки и создания материалов для сайта образовательного учреждения. Например: предстоящее мероприятие, презентация, выставка, конкурс и т.д.

Пресс-релиз – это краткое информационное сообщение для прессы или общественности, информационное сообщение, содержащее в себе новость об организации (возможно и частном лице), выпустившей пресс-релиз, изложение ее позиции по какому-либо вопросу и передаваемое для публикации в СМИ.

В отличие от статьи, пресс-релиз – это короткая заметка, которая требует гораздо меньше времени и сил на ее написание. Особенность пресс-релиза в отличие от прямой рекламы и тематической статьи состоит в том, что это краткое сообщение, содержащее в себе ту или иную новость. Конечная цель деятельности по рассылке пресс-релизов состоит в том, чтобы формировать и поддерживать определенный имидж учреждения в глазах широкой общественности.

Пресс-релиз пишется по поводу какой-то новости или события, которое называется информационным поводом. По этой причине содержание релиза, как правило, связано с определенным временным периодом. Материал, присланный через неделю после состоявшегося семинара или фестиваля, уж неактуален и не представляет интереса для СМИ. Вот почему необходимо как можно скорее отписывать после совершившегося события текст – на это есть всего день, максимум два.

Пресс-релизы бывают нескольких разновидностей:

• Пресс-релиз-анонс — информация в таком пресс-релизе сообщает о событии, которое только должно произойти.
• Пресс-релиз-новость (ньюс-релиз) — несёт в себе информацию об уже свершившемся событии.
• Информационный        пресс-релиз        — информирует        о        текущем,        ещё        не завершённом событии.

Примерные информационные поводы для написания пресс-релиза в образовательном учреждении:

-Проведение семинара, круглого стола, презентации, пресс-конференции, конкурса.

-Участие в выставках, конкурсах, викторинах, олимпиадах.

-Победы педагогов в профессиональных конкурсах разного уровня.

-Победы воспитанников в спортивных соревнованиях.

-Проведение Дня самоуправления.

-Организация спортивного праздника, соревнований.

-Традиционные        праздники        (в        том        числе        дни        рождения,        юбилеи образовательного учреждения).

-Мероприятия, направленные на профилактику  вредных привычек, дорожно-транспортного травматизма.

-Формирование здорового образа жизни, правовой культуры, нравственных ценностей и патриотизма, толерантности.

-Мероприятия с ветеранами.

-Мастер-классы, участие и организация.

-Благотворительные и социальные акции.

-Участие в междугородних, международных проектах, обменах, масштабные экологические и другие проекты.

-Об этапах реализации проектов.

-Об участии в творческой встрече с художником, писателем.

Как правило, при подготовке пресс-релиза учитываются следующие аспекты:

• На первый план выносится новость или сенсация, и только потом, если нужно, рассказывается о деталях и подготовительных этапах.
• Исключаются все рассуждения – эмоциональные оценки. Учреждения образования или учреждения культуры очень часто пытаются передать свое восхищение, множа эпитеты «гениальный», «чудесный», «потрясающий»… Публикации в СМИ строятся исключительно на основе фактов.
• Необходимо позаботиться об иллюстративном материале (фотоматериале).
• Повод для написания пресс-релиза должен быть действительно значимым.

-Пресс-релиз можно писать до самого события (анонс), либо после него (пост-релиз).

-Сообщать информацию, а не давать рекламу. Это бывает довольно сложно отличить, но есть подсказка: Информация – это "рассказ не о том, что вы продаете, а о том, как вы живете".

-Пресс-релиз обычно пишется не в разговорной, повествовательной манере, а в телеграфной, обезличенной.

Пресс-релиз должен отвечать на следующие вопросы:

Что (происходит)? Где это (происходит)?

Когда это (происходит)? Почему и зачем (это делается)?

Какие перспективы это имеет? (если таковые есть)

Структура пресс-релиза:

Заголовок – обязательная часть. Он должен содержать основную идею пресс-релиза и быть информативным, емким и понятным. Чем короче заголовок, тем лучше. Заголовки к текстам для сайта отражают, как правило, характер действия или его этапа, например: В Ульяновском колледже культуры и искусства отметили День учителя.

Вводный абзац, или резюме - это краткое содержание пресс-релиза, выражающее основную мысль текста в нескольких предложениях. Старайтесь, чтобы резюме не копировало заголовок, но при этом давало более расширенную информацию, поясняло его.

Резюме, как правило, отвечает на вопросы: когда?, где? и что?, а также в некоторых случаях кто?

Например: 10 декабря в Ульяновском колледже культуры и искусства прошел поэтический вечер, посвященный 210 годовщине со дня рождения русского поэта Федора Ивановича Тютчева. Организаторами вечера выступил Информационно- методический отдел. Было заявлено 40 участников из 10 школ города.

Основная часть текста отвечает на оставшиеся вопросы: кто?, почему? и зачем?, какие перспективы ожидаются? (если они есть). Рекомендуемый объем основной части - примерно 1,5 тыс. знаков (примерно чуть больше половины листа А4).

Если мероприятие проходит с участием высокопоставленных лиц, стоит добавить в сообщение комментарий данного лица. Если таких участников несколько, то в тексте должна быть «золотая цитата» самого статусного из участников, либо двух участников.

Справочная информация по теме события может быть представлена в тексте, либо вынесена за текст.

Когда мы называем человека в пресс-релизе, то полностью пишем его должность, имя и фамилию. Сначала имя, потом фамилию, а не наоборот. Отчество указывать не нужно. Нельзя писать фамилию с инициалами. (министр образования Чувашской Республики …, заведующий МБДОУ «Детский сад № 210 Валентина Сергеева, музыкальный руководитель Елена Иванова и т.д.)

• Все названия образовательных учреждений нужно писать полностью. (муниципальное бюджетное образовательное учреждение …)
• Не стоит также стараться рассказать обо всем: идеальный пресс-релиз занимает страничку, максимум – две.
• Вместе с пресс-релизом стоит прислать 3-4 фотографии.

Требования к содержанию новости

• Новость должна быть актуальна, значима, интересна городу и другим детским садам. Для это необходимо собрать вместе все факты по освещаемому событию.
• Текст должен быть полезным для читателя, содержать меньше «воды» и больше конкретики. Как можно меньше лирики, рассуждений и длинных вступлений и отступлений.
• Новость должна быть написана простыми словами, не рекомендуется использование сложных оборотов и редко используемых слов. Новость должна исходить как информация, которую сообщаете друзьям.
• Что хотите от читателя? Ответ на вопрос: «зачем эта новость», важнее ответа на вопрос «о чем она?». Рассказав в новости о том, что случилось, принимайтесь за рассказ, отчего это важно, чем это полезно и куда все это приведет.
• Указывать проекты, акции, т.е. в рамках чего и с какой целью проводится мероприятие. Например, «Он проводится в рамках муниципального проекта "Могу приготовить" в целях улучшения питания детей в образовательных организациях, повышения престижа профессии повара и его квалификации».
• При формировании новостного материала, при случае, если в каком-либо конкурсе или мероприятии (награждении, номинации) были другие ДОУ, стараться указывать и их тоже.

Более подробно:

• Заголовок должен быть хорошей интригующей присказкой для новости. Понравится заголовок - будут читать. Для начала нужно придумать хороший заголовок, который сможет привлечь внимание и не потеряется на фоне других новостей с более яркими названиями. В заголовке должно отражаться главное содержание новости, но не полностью вся информация. Отлично, если название новости может затронуть интересы читателей, вызвать желание прочитать новость до конца.
• Далее следует написание основного текста новости. Обычно в начале текста излагаются самые важные материалы. Далее информацию необходимо подавать по мере снижения значимости. Это делается для того, чтобы донести до читателя самую важную информацию. Даже если он не дочитает новость до конца, он сможет понять суть того, что вы хотели написать.
• В основном тексте новости необходимо более подробно раскрыть информацию, о которой сообщалось в первых строчках, дополнить ее цитатами, новыми подробностями. Не стоит забывать, что новость должна легко читаться, поэтому лучше ее разбить на короткие абзацы по 3-4 предложения. Кроме этого, следует избегать специфических и малоизвестных терминов, жаргона.

Требования к оформлению текста новости.

• шрифт – Times New Roman;
• цвет шрифта – черный
• кегель – 12 пт (пунктов);
• междустрочный интервал – одинарный
• выравнивание – по ширине

Требования к предоставляемым фотографиям

• Не вставлять в документ с текстом новости фотографии.
• Не применять коллаж для сайтов управления образования и ЦРДО.
• Предоставлять к каждой новости минимум 5 фотографий.
• Все фотографии предоставлять в цифровом виде, в формате jpeg, png или tiff, с высоким разрешением изображений.
• Не уменьшать и не сжимать фотографии. Фото должно быть четким.
• Обратить внимание на то, что на фотографиях дети, родители и педагоги не должны стоять спиной; передний и задний фон должны быть красивыми.
• Фото должны быть с разных планов.