Циклограмма работы руководителя структурного подразделения УДОД
статья на тему

Виды циклограмм в инструментарии заведующего в УДОД

Обозначив данные проблемы, стало возможным говорить о следующем этапе – выстраивании работы, то есть целого комплекса мероприятий, оформленных в виде циклограммы как элемента стратегического планирования.

В работе можно использовать следующие уровни циклограммы:

• диагностический
• аналитический
• организационный
• методический
• технологический
• теоретический

В.И. Зверева, Н.Н. Лященко, Л.В. Поздняк, П.И. Третьяков, предлагают различные циклограммы деятельности руководителя образовательного

учреждения и его административного аппарата, в которых сгруппированы периодически повторяющиеся виды деятельности, определена их продолжительность и последовательность в течение всего учебного года. В практике УДОД используется циклограмма деятельности на учебный год, календарный месяц и неделю.

Непродолжительность недели определила характер построения ее циклограммы по дням недели. Каждый день труда руководителя в этой циклограмме ограничен содержательным аспектом таких видов деятельности, которые концентрируют в себе два или три направления. Творческое применение циклограмм деятельности руководителя в практике значительно сокращает непроизводительные расходы времени руководителя, стабилизирует его труд, способствует синхронности работы всего коллектива отдела, росту эффективности и качества труда.

Цели организационно-педагогической деятельности заведующего отделом определяются планом ее работы, а формы и средства их реализации непременно должны найти свое отражение в циклограмме его работы. Задача планирования личного труда заключается в том, чтобы сосредоточить силы на главных направлениях.

Выбор оптимального варианта циклограммы  личной работы заведующего осуществляется с позиции удобства пользования им, возможности перспективного планирования с учетом годового плана УДОД, соотнесенности его разделов с основными видами деятельности руководителя.

Технологические схемы планирования личного труда руководителя отдела, предложенные В.И. Зверевой, позволяют предельно облегчить, довести до автоматизма чисто технические операции планирования. Причем очень важно, чтобы избранные руководителем метод, техника оперативного планирования применялись постоянно. Лишь в таком случае они станут привычным, действенным средством в борьбе за экономию времени руководителя.

Процесс организации личного труда заведующего структурным подразделением УДОД -  творческий процесс, включающий использование тематических каталогов научной литературы библиотеки заведующего,

нормативных документов и материалов, вошедших в постоянно действующий личный фонд руководителя, разнообразных картотек, памяток для контроля; сбор, накопление и использование документов и других материалов, составленных руководителем и его заместителями в ходе управления отделом.

Ниже рассмотрим основные виды циклограмм, применяемых с целью оптимизации производственного процесса в отделе.

Ежедневная циклограмма деятельности заведующего отделом

  Циклограмма, в форме которой будет предложен примерный план рабочего дня руководителя, представляет собой как можно более детальное описание действий специалиста. В процессе обсуждения циклограммы разговор затрагивает самую суть работы людей, когда множество разных рутинных действий сводится в единые категории их полезной деятельности.

Основная структура ежедневной циклограммы руководителя отдела:

1.Повседневная работа с педагогами дополнительного образования отдела по вопросам образования и воспитания обучающихся.

2.Повседневная работа с обучающимися учебных групп по вопросам обучения и воспитания.

3.Работа с документацией отдела.

4.Учет режима работы штатных работников.

5.Корректировка расписания учебных занятий (по необходимости),

6. Корректировка планов.

7.Работа по самообразованию.

8.Решение текущих и перспективных задач отдела (по запросу администрации).

9.Оперативное решение возникающих проблем в отделе в течение дня.

10.Составление служебных документов отдела и УДОД (по необходимости).

2.2. Еженедельная циклограмма деятельности заведующего отделом

1. Посещение учебных занятий с образовательными и воспитательными целями, сизучением их образовательного уровня, творческой активности педагогов и обучающихся, воспитательного потенциала

2.Консультации для педагогов дополнительного образования по различным проблемам образования и воспитания обучающихся.

 3. Встречи с обучающимися, их родителями (законными представителями) по вопросам обучения и воспитания.

4. Планерка педагогов и сотрудников отдела по текущим вопросам.

5.Дежурство по УДОД (по графику дежурства администраторов).

6. Планирование работы отдела.

2.3. Ежемесячная циклограмма деятельности заведующего отделом

Циклограмма работы заведующего отделом на месяц позволяет руководителю каждый раз, прежде чем составить его вновь, обратиться к годовому плану работы УДОД, проанализировать все его разделы на планируемый период. Циклограмма на месяц служит эффективным инструментом борьбы с текучкой.

Приведем пример структуры ежемесячной циклограммы заведующего отделом:

1. Участие в заседаниях различных советов и комиссий УДОД.

2. Организация и участие в работе семинаров.

3. Организация и проведение совещаний, педагогических советов, производственных совещаний, творческих советов в отделе.

4. Посещение заседаний детского и родительского советов отдела.

5. Проверка учебных журналов.

6. Корректировка расписания учебных групп отдела.

7. Посещение учебных занятий.

8. Встречи, консультации с педагогами отдела.

9. Проверка сохранности контингента в учебных группах отдела.

10. Подготовка и проведение малых педагогических советов, общих педагогических кругов и других совещаний в отделе.

11.Организация досуговых форм деятельности с обучающимися в отделе, в том числе организация каникулярного времени обучающихся.

12. Проверка кабинетов по организации образовательного процесса в отделе.

 Годовой цикл (согласован с должностными обязанностями заведующего отделом)

1.Составление программы деятельности отдела.

2. Организация итогового педагогического совета отдела.

3. Участие в педагогических советах  УДОД (по плану учреждения).

4. Организация, проведение и участие в педагогических конкурсах.

5. Проведение анкетирования по вопросам образовании и воспитания педагогов и обучающихся в отделе.

6. Проверка тематических планов, образовательных программ педагогов дополнительного образования отдела, помощь в составлении.

7. Составление расписания учебных групп отдела.

8. Проверка личных дел педагогов и сотрудников отдела.

9.Составление общих  списков обучающихся в отделе.

10. Помощь в подготовке педагогов к аттестации, оформление документов, ходатайств.

11. Собеседования по итогам полугодия, года с педагогами дополнительного образования и другими сотрудниками отдела.

12. Составление различных планов отдела по запросу администрации УДОД

13. Организация мероприятий по безопасности в отделе.

14. Составление документов по тарификации педагогов отдела.

15. Отчеты о работе отдела перед администрацией УДОД, родительской общественностью отдела.

16. Проведение совещаний, творческих советов, заседаний рабочих групп,

организация деловых игр в отделе.

17. Организация и участие отдела в смотрах и других мероприятиях УДОД.

18. Организация итоговой и промежуточной аттестации знаний и умений обучающихся, оформление документации по этим вопросам.

19. Работа с личными делами сотрудников и педагогов отдела, в том числе оформление должностных инструкций и необходимых документов делопроизводства УДОД.

20. Оформление документации отдела для архива УДОД.

Виды циклограмм в инструментарии заведующего в УДОД

Обозначив данные проблемы, стало возможным говорить о следующем этапе – выстраивании работы, то есть целого комплекса мероприятий, оформленных в виде циклограммы как элемента стратегического планирования.

В работе можно использовать следующие уровни циклограммы:

• диагностический
• аналитический
• организационный
• методический
• технологический
• теоретический

В.И. Зверева, Н.Н. Лященко, Л.В. Поздняк, П.И. Третьяков, предлагают различные циклограммы деятельности руководителя образовательного

учреждения и его административного аппарата, в которых сгруппированы периодически повторяющиеся виды деятельности, определена их продолжительность и последовательность в течение всего учебного года. В практике УДОД используется циклограмма деятельности на учебный год, календарный месяц и неделю.

Непродолжительность недели определила характер построения ее циклограммы по дням недели. Каждый день труда руководителя в этой циклограмме ограничен содержательным аспектом таких видов деятельности, которые концентрируют в себе два или три направления. Творческое применение циклограмм деятельности руководителя в практике значительно сокращает непроизводительные расходы времени руководителя, стабилизирует его труд, способствует синхронности работы всего коллектива отдела, росту эффективности и качества труда.

Цели организационно-педагогической деятельности заведующего отделом определяются планом ее работы, а формы и средства их реализации непременно должны найти свое отражение в циклограмме его работы. Задача планирования личного труда заключается в том, чтобы сосредоточить силы на главных направлениях.

Выбор оптимального варианта циклограммы  личной работы заведующего осуществляется с позиции удобства пользования им, возможности перспективного планирования с учетом годового плана УДОД, соотнесенности его разделов с основными видами деятельности руководителя.

Технологические схемы планирования личного труда руководителя отдела, предложенные В.И. Зверевой, позволяют предельно облегчить, довести до автоматизма чисто технические операции планирования. Причем очень важно, чтобы избранные руководителем метод, техника оперативного планирования применялись постоянно. Лишь в таком случае они станут привычным, действенным средством в борьбе за экономию времени руководителя.

Процесс организации личного труда заведующего структурным подразделением УДОД -  творческий процесс, включающий использование тематических каталогов научной литературы библиотеки заведующего,

нормативных документов и материалов, вошедших в постоянно действующий личный фонд руководителя, разнообразных картотек, памяток для контроля; сбор, накопление и использование документов и других материалов, составленных руководителем и его заместителями в ходе управления отделом.

Ниже рассмотрим основные виды циклограмм, применяемых с целью оптимизации производственного процесса в отделе.

Ежедневная циклограмма деятельности заведующего отделом

  Циклограмма, в форме которой будет предложен примерный план рабочего дня руководителя, представляет собой как можно более детальное описание действий специалиста. В процессе обсуждения циклограммы разговор затрагивает самую суть работы людей, когда множество разных рутинных действий сводится в единые категории их полезной деятельности.

Основная структура ежедневной циклограммы руководителя отдела:

1.Повседневная работа с педагогами дополнительного образования отдела по вопросам образования и воспитания обучающихся.

2.Повседневная работа с обучающимися учебных групп по вопросам обучения и воспитания.

3.Работа с документацией отдела.

4.Учет режима работы штатных работников.

5.Корректировка расписания учебных занятий (по необходимости),

6. Корректировка планов.

7.Работа по самообразованию.

8.Решение текущих и перспективных задач отдела (по запросу администрации).

9.Оперативное решение возникающих проблем в отделе в течение дня.

10.Составление служебных документов отдела и УДОД (по необходимости).

2.2. Еженедельная циклограмма деятельности заведующего отделом

1. Посещение учебных занятий с образовательными и воспитательными целями, сизучением их образовательного уровня, творческой активности педагогов и обучающихся, воспитательного потенциала

2.Консультации для педагогов дополнительного образования по различным проблемам образования и воспитания обучающихся.

 3. Встречи с обучающимися, их родителями (законными представителями) по вопросам обучения и воспитания.

4. Планерка педагогов и сотрудников отдела по текущим вопросам.

5.Дежурство по УДОД (по графику дежурства администраторов).

6. Планирование работы отдела.

Ежемесячная циклограмма деятельности заведующего отделом

Циклограмма работы заведующего отделом на месяц позволяет руководителю каждый раз, прежде чем составить его вновь, обратиться к годовому плану работы УДОД, проанализировать все его разделы на планируемый период. Циклограмма на месяц служит эффективным инструментом борьбы с текучкой.

Приведем пример структуры ежемесячной циклограммы заведующего отделом:

1. Участие в заседаниях различных советов и комиссий УДОД.

2. Организация и участие в работе семинаров.

3. Организация и проведение совещаний, педагогических советов, производственных совещаний, творческих советов в отделе.

4. Посещение заседаний детского и родительского советов отдела.

5. Проверка учебных журналов.

6. Корректировка расписания учебных групп отдела.

7. Посещение учебных занятий.

8. Встречи, консультации с педагогами отдела.

9. Проверка сохранности контингента в учебных группах отдела.

10. Подготовка и проведение малых педагогических советов, общих педагогических кругов и других совещаний в отделе.

11.Организация досуговых форм деятельности с обучающимися в отделе, в том числе организация каникулярного времени обучающихся.

12. Проверка кабинетов по организации образовательного процесса в отделе.

 Годовой цикл (согласован с должностными обязанностями заведующего отделом)

1.Составление программы деятельности отдела.

2. Организация итогового педагогического совета отдела.

3. Участие в педагогических советах  УДОД (по плану учреждения).

4. Организация, проведение и участие в педагогических конкурсах.

5. Проведение анкетирования по вопросам образовании и воспитания педагогов и обучающихся в отделе.

6. Проверка тематических планов, образовательных программ педагогов дополнительного образования отдела, помощь в составлении.

7. Составление расписания учебных групп отдела.

8. Проверка личных дел педагогов и сотрудников отдела.

9.Составление общих  списков обучающихся в отделе.

10. Помощь в подготовке педагогов к аттестации, оформление документов, ходатайств.

11. Собеседования по итогам полугодия, года с педагогами дополнительного образования и другими сотрудниками отдела.

12. Составление различных планов отдела по запросу администрации УДОД

13. Организация мероприятий по безопасности в отделе.

14. Составление документов по тарификации педагогов отдела.

15. Отчеты о работе отдела перед администрацией УДОД, родительской общественностью отдела.

16. Проведение совещаний, творческих советов, заседаний рабочих групп,

организация деловых игр в отделе.

17. Организация и участие отдела в смотрах и других мероприятиях УДОД.

18. Организация итоговой и промежуточной аттестации знаний и умений обучающихся, оформление документации по этим вопросам.

19. Работа с личными делами сотрудников и педагогов отдела, в том числе оформление должностных инструкций и необходимых документов делопроизводства УДОД.

20. Оформление документации отдела для архива УДОД.