Семь правил общения в чатах
статья

Семь правил общения в чатах

Общаться с родителями в мессенджерах можно двумя способами: организовать чат, то есть включить в него сразу много участников, либо общаться индивидуально. Соблюдайте общие правила переписки.

Плюсы и минусы рабочей переписки в мессенджерах

Оперативность, отсутствие платы за каждое сообщение - причины, почему директора пользуются мессенджерами в работе.

Вы можете отреагировать моментально либо отложить ответ, увидеть, прочел ли сообщение адресат. Однако для переписки нужны смартфоны и доступ в интернет. Вам могут написать в любое нерабочее время. Собеседники могут использовать общение в мессенджерах, чтобы нарушить личные границы, установить дружеские контакты вместо формальных. Нужно следить, чтобы этого не допускать.

1 правило - Пишите по теме

Всегда указывайте тему переписки. Четко и лаконично формулируйте мысль, прежде чем отправить сообщение. Когда обсуждаете важные вопросы в общих чатах, следите, чтобы сообщения участников не отклонялись от темы. Мягко, но настойчиво возвращайте участников к поставленным задачам. Это поможет оперативно решить рабочие вопросы и сэкономить время.

2 правило - Соблюдайте деловой стиль общения

Будьте вежливы и тактичны, не нарушайте этические нормы. Помните, что родители или учителя могут использовать переписку в суде, чтобы доказать факт оскорбления в свой адрес. Суд оценивает формат сообщения субъективно. Поэтому оскорблением могут посчитать не только нецензурные выражения, но и ваше субъективное мнение о родителях или педагогах, даже если вы выразили его вежливо. На основании переписки в социальных сетях суд может наложить на директора как должностное лицо за публичное оскорбление штраф до 50 тыс. руб. (ст. 5.61 КоАП).

3 правило - Предотвращайте конфликты

Общайтесь одинаково уважительно со всеми. Держите нейтралитет: не вступайте в спор и не занимайте чью-либо сторону в общем чате. Сохраняйте дистанцию: не допускайте неконструктивной критики и не переходите на «ты». Если назревает конфликт, призывайте участников беседы не смешивать личное и деловое общение. При необходимости приглашайте на личную беседу. Когда отвечаете, обращайтесь лично к автору сообщения, расставьте смысловые и эмоциональные акценты: «Доброе утро, Наталья! Не волнуйтесь, справку можете забрать сегодня после 18:30 у секретаря».

Пример. Как общаться в чатах, чтобы сэкономить время и избежать конфликтов Директор участвует в группе управляющего совета в мессенджере. В чат он выкладывает вопросы, которые надо обсудить или распространить, например, о мероприятиях или графике работы в праздничные дни. Если назревает  конфликт, просит прекратить обсуждение темы, поступка ребенка, родителя, педагога. В личных переписках решает индивидуальные просьбы. На личную встречу приглашает для обсуждения личных ситуаций и вопросов, которые могут негативно повлиять на репутацию школы.

4 правило - Следите за оформлением

Соблюдайте правила орфографии и пунктуации. Не пишите предложения заглавными буквами. Предложения, которые состоят только из заглавных букв, читатели подсознательно воспримут как крик. Составляйте текст кратко и емко, чтобы его было удобно прочитать, например: «Уважаемые родители! Напоминаю вам, что родительское собрание состоится 28 августа в 19:00 в актовом зале». Избегайте слишком коротких и слишком длинных предложений.

5 правило - Определите время общения

Четко установите, сколько времени вы готовы потратить на общение в мессенджерах и в какой период дня. Не нужно мгновенно реагировать на сообщения. Расставляйте приоритеты и следите за тем, чтобы соблюдать график. Установите правило для собеседников писать сообщения не раньше 7:00 и не позже 21:00.

6 правило - Следите за тем, чтобы не опубликовать персональные данные

Договоритесь с учителями и родителями, что личную информацию, например, фотографии, они будут размещать в общем чате только с разрешения тех, кто присутствует на фото или их законных представителей. Иначе есть риск нарушить закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

7 правило - Не принимайте важных решений в момент переписки

Помните: важные решения должны быть обдуманными и взвешенными, а не на эмоциях. Нередко такие важные решения лучше принимать по результатам устной беседы