Деловое совещание
статья на тему

Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в этой ситуации становятся коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и участники совещания, как правило, специалисты, в чье компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать.

Типы совещаний: совещания по планированию; совещания по мотивации труда; совещания по внутрифирменной организации; совещания по контролю за деятельностью работников; совещания, специфические для фирмы.

Подготовка совещания

Цели. Цель совещания – это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке.

Повестка дня – это, как правило, письменный документ, получаемый участниками совещания заранее и содержащий следующую информацию:

·        тема совещания;

·        цель совещания;

·        перечень обсуждаемых вопросов;

·        время начала и окончания совещания;

·        место, где оно будет проходить;

·        фамилии и должности докладчиков;

·        время, отведенное на каждый вопрос;

·        место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем.

Время проведения. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Число участников. Оптимальное число участников 6-7 человек. Не надо приглашать на совещание всех, а только тех, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решить вопрос. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия присутствующих, удлиняя совещания.

Кроме того, следует разрешить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещания, а только на момент обсуждения его проблемы.

Лучше, если руководитель делегирует полномочия вести совещание тем специалистам, кто наиболее компетентен в обсуждаемой проблеме. Во-первых, это способствует повышению ответственности за принимаемые решения у разных работников, а во-вторых, повышает активность участников по генерированию идей или конструктивных предложений. Как говорил Геродот, чтобы найти правильное решение, нужно знать, какие еще имеются.

Замечено, что когда совещание ведет первый руководитель, да еще в авторитарном стиле, то участники такого совещания стараются «не высовываться», думают не столько о проблеме, сколько о самосохранении и зачастую «одобряют» решение, предложенное руководителем, даже не считая его эффективным.

Организация пространственной среды. Рекомендуется рассаживать участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Но необходимо позаботиться о совместимости персонала.

Установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже – те, которые сидят рядом. Не привлекая внимания к этому, надо посадить участников так, чтобы не оказались напротив друг друга те, кто может сорваться и помешать совещанию.

Кто есть кто на ваших совещаниях?

Руководить совещанием легче, когда знаешь типологию людей, участвующих в нем. Так, Марк Мак Кормак в книге «Секреты бизнеса для всех» предлагает обратить внимание на типы участников совещания, за которыми нужно наблюдать в процессе его проведения.

«Говорящие начистоту»

Это люди, которые всегда честно высказывают свое мнение. Они не хитрят, у них нет задних мыслей. Это ценные участники любого совещания. Но их необходимо защищать, так как они могут не столько положить конец спорам, сколько породить новые.

«Мученики»

Они хорошо разряжают обстановку и быстро берут на себя ответственность, когда что-то пошло не так. Опасность в том, что они берут на себя вину чересчур быстро, возможно прежде, чем вы сумеете докопаться, кто и что стоит у истоков случившегося.

Организация пространственной среды на совещании

Специалисты рекомендуют рассаживать участников делового общения — переговоров, совещаний и т.п. — так, чтобы они видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга, так как это способствует лучшему восприятию информации.

Установлено, что те, кто сидит друг против друга, конфликтуют чаще, чем те, кто сидит рядом. Значит, нужно рассадить участников совещания так, чтобы напротив друг друга не оказались те, кто может, вызвав конфликт, сорвать совещание.

Человеку вообще свойственно испытывать чувство дискомфорта из-за того, что он неудобно, на его взгляд, ориентирован в пространстве — не так и/или не там сидит/стоит и т.д. Как правило, человек понимает и точно знает, где его место в пространстве. Если человек не чувствует коммуникативное пространство интуитивно, нарушает все неписаные правила, значит, он, вероятнее всего, психически болен. В то же время многие люди испытывают нервный стресс только потому, что кто-то постоянно нарушает их территориальные притязания. В современном мире это особенно актуально: все мы так или иначе испытываем стресс, когда в переполненном общественном транспорте к нам прижимаются незнакомцы, когда 4-5 человек вынуждены вместе подниматься на нужный им этаж в тесной кабине лифта. В речевой коммуникации выделяют четыре зоны приближения собеседников.

Интимная зона — 15-50 см: сюда могут проникать только самые близкие люди, поэтому не стоит подходить к незнакомцу ближе, чем на полметра; иначе он будет испытывать к вам враждебность, и общение между вами будет изначально нарушено. В английском языке интимная зона называется bubble — «пузырь»,что точно отражает суть закрытого личного пространства человека: он будто прячется от всего мира в своем пузыре.

Личная зона — 0,5-1,2 м. Это расстояние, которое человек поддерживает при общении в дружественной обстановке — на приемах, вечерах и т.п. Попытку уменьшить это расстояние человек может воспринять как невоспитанность, а попытку увеличить его — как нежелание контакта, настороженность, подчеркнутую официальность. Симпатия сближает людей в самом прямом смысле слова.

Социальная зона — 1,2-3,6 м. Такое расстояние удобно для общения с новыми работниками, почтальоном и т.д. — с посторонними людьми.

Не удивительно, что современный человек постоянно подвергается стрессу, находясь в контакте с «чужаками» в общественном транспорте, особенно в час пик, в очереди, в лифте и т.п. Люди выработали средства самозащиты в этой обстановке: молчание, отсутствие контакта взглядов и соответственно привычка читать в метро, дремать и т.д., бесстрастное выражение лица, неподвижность. Принадлежность к толпе всегда подсознательно вызывает в человеке агрессию, склонность к разрушительным действиям.

Общественная зона — более 3,6 м. Это самое удобное пространство для выступления перед аудиторией.

Как контролировать дискуссию

а) для сохранения единства участников совещания:

·        не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов;

·        не высказывать первым свою точку зрения;

·        поддерживать новых работников, молодых специалистов и не позволять нападать на них;

б) для активизации участников совещания:

·        иметь оптимальную стратегию принятия решения;

·        создать условия для творческой работы;

·        не использовать самому и не позволять другим оперировать деструктивной критикой и критиканством;

·        не давать участникам совещания возможности выключаться из работы;

·        не оставлять без внимания даже самые незначительные предложения;

в) для активизации обсуждения предложений:

·        задавать вопросы;

·        высказывать одобрение тем участникам совещания, кто вносит конструктивные предложения;

·        побуждать возникновение альтернативных точек зрения;

·        не допускать резких выпадов в чей-либо адрес;

·        чем выше «температура» дискуссии, тем хладнокровнее должен вести себя ее организатор;

·        оказывайте всестороннюю поддержку новым прогрессивным идеям;

·        будьте готовы к отрицательному исходу коллективного обсуждения;

·        не подавляйте мнение меньшинства, возможно, оно и есть перспективное.

Вопросы организатору

До совещания

1.     Требуется ли вообще проводить совещание?

2.     Какая есть возможность заменить совещание?

3.     Должен ли я лично принимать в нем участие?

4.     Возможно ли сведение моего участия до минимума?

5.     Что сделать, чтобы сократить число участников до минимума?

6.     Удобно ли выбрано время?

7.     Закрыто ли для посторонних помещение?

8.     Имеются ли все необходимые для проведения совещания материалы?

9.     Каковы цели отдельных пунктов повестки дня?

10. Как лучше рассадить участников совещания и какие приемы создания творческой атмосферы использовать?

После совещания

1.     Был ли подобран правильно состав участников делового совещания?

2.     Правильно ли участники совещания расположились в пространстве относительно друг друга?

3.     Были ли заинтересованы участники в предмете обсуждения?

4.     Возникали ли по ходу совещания спонтанные, плохо управляемые стратегии решения проблем?

5.     Возникли  ли у участников совещания противоречия между индивидуальными и групповыми целями?

6.     Была ли дискуссия конструктивной или она шла хаотично, беспредметно, некорректно?

7.     Возникали ли между участниками совещания противоречия, конфликты, если да, то что послужило поводом, причиной?

8.     Время было потрачено на поиск причин и виновных или на поиск конструктивных решений?

Вопросы для самоконтроля

1.     Какие типы совещаний вы знаете?

2.     Что включает в себя подготовка деловых совещаний?

3.     Каковы профессиональные цели деловых совещаний?

4.     Что необходимо предусмотреть организатору совещания?

5.     Что нужно знать, чтобы контролировать дискуссию?

6.     Какие можно выделить типы участников совещания?

7.     Какие требования предъявляются к ведущему деловое совещание?