ПРОЕКТ «Оптимизация процесса формирования отчетной информации»
проект

Слайд 1

Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение «Детский сад № 13 «Малыш» Моргаушского района Чувашской Республики ПРОЕКТ «Оптимизация процесса формирования отчетной информации» Моргаушский район чувашской республики

Слайд 2

МБДОУ «Детский сад №13 «Малыш» Моргаушского района ЧР Официальное открытие: 17.02.1987 года Учредитель: Администрация Моргаушского района Чувашской Республики Юридический и фактический адрес: 429536, Чувашская Республика, Моргаушский район, д. Одаркино, улица Центральная, дом 5 Режим работы образовательной организации: пятидневная рабочая неделя - понедельник-пятница (в режиме сокращенного дня 10 - часового пребывания) График работы: с 07.30 до 17.30 часов Количество общеразвивающих групп: Детский сад укомплектован педагогами на 100 % согласно штатному расписанию. Всего работают 16 человек, из них 6 педагогов. Контактный телефон: 8(83541) 61-3-06 Сайт: https:// ds13-morgau.edu21.cap.ru Электронная почта: morgau_detsad13@rchuv.ru

Слайд 3

Паспорт проекта « Оптимизация процесса формирования отчетной информации » Большие временные затраты у педагогов на предоставление отчетности в ДОУ. Не получение своевременных данных для эффективного контроля направлений деятельности педагогов в ДОУ. Общая информация Обоснование выбора процесса МБДОУ «Детский сад №13 «Малыш» Моргаушского района ЧР Адрес: 429530, Чувашская Республика, Моргаушский район, д. Одаркино, ул. Центральная, д.5 Р азработка и оптимизация системы документооборота в ОУ. Цель проекта : 1. Провести анализ текущей ситуации с отчётностью в ДОУ. 2. Обозначить выявленные проблемы. 3. Разработать целевую карту процесса. 4 . Разработать дорожную карту реализации проекта. 5. Разработать нормативные и методические материалы по оптимизации процесса отчётности в ДОУ . Задачи проекта

Слайд 5

Отчетная документация Посещаемость ( ежемесячно 30-го числа/ средний %) взяли для разработки для реализации Заболеваемость ( ежемесячно 30-го числа/ средний %) Взаимодействие с родителями : участие родителей в совместных мероприятиях, акциях, выставках, субботниках, конкурсах, конференциях, флешмобах , челленджах (ежемесячно/ наименование/средний охват родителей в %) Разработка методических материалов: разработка дидактических игр, картотек и наличие авторских публикаций в периодических изданиях, сборниках (ежемесячно/ наименование ) Самообразование: повышение квалификации и квалификационной категории (при наличии ) Участие детей в конкурсах (ежемесячно/ наименование конкурсов/ результат участия ) Участие педагогов в конкурсах (ежемесячно/ наименование конкурсов/ результат участия ) Обобщение и распространение педагогического опыта в рамках профессионального сообщества: показ открытых педагогических мероприятий, мастер-классов, выступления на семинарах, презентациях, конференциях, совещаниях, круглых столах (ежемесячно/ наименования )

Слайд 6

АНАЛИЗ ПРОБЛЕМЫ ПРОЕКТА Проблема Причина Способ решения Затрата времени на раскладывание документов в процессе внесения данных в Word таблицу Большой объем бумажной и электронной документации Систематизировать заполнение отчетности в онлайн-приложении Google таблица Предоставление отчетности в разном формате таблиц Отсутствие единого формата таблицы Создание таблиц в онлайн-приложении Google Неиспользование возможностей IT -систем педагогами Отсутствие достаточных знаний педагогов в использовании IT-систем Ознакомить педагогов с онлайн-приложением Google таблицы Отсутствие опыта работы в заполнении таблицы в онлайн-приложении Google таблицы Первое знакомство с онлайн-приложением Google таблицы Разработка пошагового чек-листа по заполнению Google таблицы Заполнение таблицы на практике Отсутствие у сотрудников достаточных знаний о тайм- мененджменте Недостаточная информированность сотрудников о принципах тайм- мененджмента Ознакомление и обучение педагогов с принципами тайм- мененджмента

Слайд 7

Карта текущего состояния процесса сбора отчетной документации по посещаемости и заболеванию Сбор информации посещаемости и заболеваемости Ежедневное заполнение табеля посещаемости Шаг 1 Шаг 2 Шаг 4 5 мин 20 мин 35 мин Время протекания процесса – 295 мин. Проверка отчетной документации отправление ее на доработку Поиск нужного документа из общего количества всех документа и заполнение отчетности на бумажном носителе или в Word Внесение изменений Педагоги Педагоги Заведующий Шаг 5 Педагоги 30 мин В Ы ХО Д Шаг 6 Проверка полученных отчетов 30 мин Шаг 7 Заведующий Прием отчетностей и занесение в общую таблицу 55 мин Шаг 3 120 мин 2 1 1 4 4 Педагоги 5 4 3 Заведующий Условное обозначение: Затрата времени на раскладывание документов в процессе внесения данных в Word таблицу Предоставление отчетности в разном формате таблиц Неиспользование возможностей IT -систем педагогами Отсутствие опыта работы в заполнении таблицы в онлайн-приложением Google таблицы Отсутствие у сотрудников достаточных знаний о сфере бережливого производства 4 1 В ХО Д 4 3

Слайд 8

Анализ полученной информации Получение запроса педагогами Шаг 1 Шаг 2 Шаг 4 5 мин 20 мин 35 мин Проверка отчетной документации отправление ее на доработку Поиск нужного документа из общего количества всех документа и заполнение отчетности в бумажном варианте или в Word Внесение изменений Педагоги Педагоги Заведующий Шаг 5 Педагоги 30 мин В Ы ХО Д Шаг 6 Проверка полученных отчетов 3 0 мин Шаг 7 Заведующий Прием отчетностей и занесение в общую таблицу 55 мин Шаг 3 120 мин Педагоги Заведующий В ХО Д Карта целевого состояния процесса

Слайд 9

Карта целевого состояния процесса ИТОГО: 165 мин . 295-165=130 ЭКОНОМИЯ 130 мин. Анализ полученной информации Получение запроса педагогами Шаг 1 Шаг 2 5 мин 20 мин Поиск нужного документа из общего количества всех документа и заполнение отчетности в онлайн-приложении Google Педагоги Педагоги В Ы ХО Д Шаг 4 Рассматривание и обработка полученных отчетов 20 мин Шаг 3 120 мин Педагоги Заведующий В ХО Д 1 2 За счет экономии времени при заполнении отчетности в таблице онлайн-приложении Google у педагога увеличивается время на планирование образовательных занятий с детьми и время на самообразование. Сбор, систематизация и хранение информации проходит более эффективно. Бережливые технологии поспособствовали сокращению «издержек» - то есть сократились лишние действия сотрудников, непрофильная для них работа, и в результате повысилась производительность труда. 3

Слайд 10

Мероприятия по реализации проекта № п/п Обоснование проблемы Причины Планируемые мероприятия Ответственные Сроки Затрата времени на раскладывание документов в процессе внесения данных в Word таблицу Большой объём бумажных материалов Разработать новый регламент сбора отчетной информации, обеспечить IT- системами Переход заполнения отчетности в онлайн-приложение Google таблицы Заведующий Воробьева И.А., воспитатель Поликарпова В.И. 10.07.2022-31.12.2022 2. Отсутствие единых для всех педагогов на Google основных форм таблиц для отчетности Отсутствие таблиц на Google Создание таблиц в онлайн-приложении Google Заведующий Воробьева И.А. 02.08.2022-14.08.2022 3. Неиспользование возможностей IT -систем педагогами Недостаточная компетентность педагогов в IT-системах Ознакомление и обучение педагогов с принципами работы онлайн-приложения Google таблица Заведующий Воробьева И.А. 15.08.2022-15.09.2022 4. Отсутствие знаний пользования в Google таблицами на практике Незнание Google таблиц, ее форм и инструментов для работы с ней Разработка чек-листа по заполнению Google таблицы, первое заполнение таблицы Заведующий Воробьева И.А. 15.09.2022-17.10.2022 5. Недо c таточная компетентность части сотрудников в использовании тайм- мененджмента в своей работе Недостаточная информированность сотрудников о принципах тайм- мененджмента Ознакомление и обучение педагогов с принципами тайм- мененджмента Заведующий Воробьева И.А., педагоги Поликарпова В.И., Егорова М.П., Николаева Л.Г . 17.11.2022-31.12.2022

Слайд 11

Достигнутые результаты ЭКОНОМИЯ ВРЕМЕНИ НА 55,9 %! « Было » Microsoft office word За счет экономии времени на заполнение отчетности в таблице онлайн-приложении Google у педагога увеличивается время на планирование образовательных занятий с детьми и времени на самообразование. Сбор, систематизация и хранение информации проходит более эффективно. Применение тайм- мененджмента сократили лишние действия сотрудников, непрофильную для них работу, за счет чего, в итоге, дополнительно появилось время на изготовление развивающих пособий, обучающих игр и атрибутов для разнообразной детской деятельности . https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkklPF7riOjDiSfUinR9RyJ49unBYFrmmI-J-igeuyc/edit#gid=0 « Стало »

Слайд 12

Основное планируемое достижение от проекта Рабочий день педагога насыщен мероприятиями как плановыми, так и неплановыми: занятия с детьми, утренники, совещания, педсоветы, проведение диагностик, введение документации, проверки, родительские собрания, и многое и многое другое. Поэтому педагогам очень важно уделять время на планирование педагогического процесса в группе. Самые значительные затраты времени у воспитателей составляют затраты на изготовление развивающих пособий, обучающих игр и атрибутов для разнообразной детской деятельности. Благодаря использованию тайм- мененджмента у педагогов отсекаются лишние шаги, движения, а это в свою очередь решает проблему неэффективного использования рабочего времени, способствует более грамотной и качественной работе с детьми.