Методическая учеба. Возможности Excel при оформлении документации по итогам проведения аттестации учащихся.
учебно-методический материал

Методическая учеба.

Возможности Excel при оформлении документации по итогам проведения аттестации учащихся.

Сережкина Н.Д.

методист

Цель: изучить возможности применения таблицы Excel при оформлении документации по итогам проведения аттестации учащихся.  

       В рамках данной методической учебы мы постараемся освоить основы работы с таблицой Excel, чтобы производить вычисления, анализировать и систематизировать данные промежуточной аттестации.

Чтобы начать работать в этой таблице, нам нужно ее создать. Нажимаем на правую кнопку мыши и создаем «Лист Microsoft Office Excel».

Ячейка в Excel – это основной структурный элемент листа, куда мы можем вводить данные и прочее содержимое. Каждый лист в Excel состоит из тысяч прямоугольников, которые называют ячейками. Ячейка – это пересечение строки и столбца. Столбцы в Excel обозначают буквами (A, B, C), в то время как строки обозначают числами (1, 2, 3).Так же, как и в Word, есть панель быстрого доступа, где можно выбирать нужные функции.

Я вам покажу образец, который есть у меня и в завершении мы должны с вами создать такую таблицу. Это выглядит вот так:

Исходя из строки и столбца, каждой ячейке в Excel присваивается имя, его также называют адрес. Например, C5 – это ячейка, которая находится на пересечении столбца С и строки 5. При выделении ячейки ее адрес отображается в поле Имя. Обратите внимание, что при выборе ячейки, заголовки строки и столбца, на пересечении которых она находится, становятся подсвеченными.

В Microsoft Office Excel имеется возможность выбирать сразу несколько ячеек. Набор из двух или более ячеек принято называть диапазоном. Любой диапазон, точно также, как и ячейка, имеет свой адрес. В большинстве случаев адрес диапазона состоит из адреса левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных двоеточием. Такой диапазон называют смежным или непрерывным. Например, диапазон, который состоит из ячеек B1, B2, B3, B4 и B5, будет записан как B1:B5.

На рисунке ниже выделены два разных диапазона ячеек: Диапазон A1:A8

Диапазон A1:B8

Чтобы ввести данные или отредактировать содержимое ячейки, сначала ее нужно выделить.

Щелкните по ячейке, чтобы выделить ее.

Выбранная ячейка будет обозначена границами, а заголовки столбца и строки станут подсвеченными. Ячейка останется выделенной, пока Вы не выберите любую другую ячейку. Вы также можете выделять ячейки при помощи клавиш со стрелками на клавиатуре (клавиши управления курсором).

Выделение диапазона ячеек в Excel

При работе с Excel часто возникает необходимость выделить большую группу ячеек или диапазон. Мы выделяем столько строк и столбцов, сколько нам необходимо. Нажмите на первую ячейку диапазона и, не отпуская кнопку, переместите мышь пока все прилегающие ячейки, которые вы хотите выбрать, не будут выделены.

Отпустите кнопку мыши, требуемый диапазон будет выбран. Ячейки останутся выделенными, пока вы не выберите любую другую ячейку.

И так, мы с вами выделили ячейки. Нам нужно, чтобы видна была эта таблица. Мы нажимаем на значок границы, выбираем «все границы». И видим, что таблица выделена.  Теперь нам надо пронумеровать строки. Чтобы не ставить каждую цифру, нужно пронумеровать только 1,2,3. Далее мы выделяем эти цифры и ведем курсором до той ячейки, которая нам необходима. Нажимаем на + и  нумерация ставится автоматически. Теперь нам надо в каждой строке написать фамилии учащихся. Ставим курсор в строку формул и пишем необходимый нам текст. Если текст не умещается, то расширяем ячейку. Для изменения размеров строк или столбцов передвигаем границы (курсор в этом случае принимает вид крестика, поперечная перекладина которого имеет на концах стрелочки). Чтобы сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, нажимаем на ленте кнопок «Перенос текста».

 Наводим курсор на границы столбцов и не отпуская ведем до нужного размера. Теперь нужно проставить критерии. Делаем точно также. Пишем в нужной строке и если не хватает места, то раздвигаем границы. Далее нужно напротив каждой фамилии и критерия проставить баллы, которые получил при аттестации учащийся. Сейчас мы с вами посчитаем баллы первого аттестуемого, напишем в ячейке «общее количество баллов», а далее нам система проставит все автоматически. Нужно выделить строку со всеми баллами и захватить строку «общее количество баллов», левой кнопкой щелкнуть по этой ячейке. Курсором ведем до конца, выделяя столбик «общее количество баллов». Чтобы автоматически просчитать проценты и чтобы программа воспринимала вводимую в ячейку информацию как формулу, ставим знак «=», далее выделить ячейку «общее количество баллов», разделить  на общее количество баллов и умножить на100. Далее выделяем строки «общее количество баллов» и % , ведем курсором вниз до конца ячеек и видим, что система автоматически просчитывает %. Это во многом упрощает наши действия. И в дальнейшем мы можем использовать эту таблицу, меняя некоторые значения и фамилии учащихся.  Microsoft Excel – чрезвычайно полезная программа в разных областях. Готовая таблица с возможностью автозаполнения, быстрых расчетов и вычислений, построения графиков, диаграмм, создания отчетов или анализов и т.д.