Как напечатать 100 дипломов за 5 минут
статья на тему

Как напечатать 100 дипломов за 5 минут

Гайдабура Е.П., методист

 ГБУ ДО ДДЮТ «На Ленской»

(Использование функции слияния в Word для создания и печати стандартных писем, в которых используются данные с листа Excel)

В этой статье я бы хотела рассказать, как можно за пять минут напечатать 100 дипломов. Этот совет будет полезен в первую очередь организаторам различных мероприятий: конкурсов, конференций, семинаров и т.д.

Все мы знаем, что проведение массовых мероприятий требует подготовки множества документов, таких как: списки участников, экспертные листы, протоколы, ну и конечно, печатать наградных документов: дипломов, грамот  и сертификатов.

При использовании функции слияния в Word происходит объединение основного документа со списком получателей, в результате чего создается комплект выходных документов. 

В основном документе (дипломе) содержится текст, являющийся одинаковым для всех выходных документов. Список получателей является базой данных с данными (лист Excel) для объединения в выходных документах. Эта база данных обычно представляет собой список участников, их возраст, образовательное учреждение, руководителя и личной информации других категорий (номинации, названия работы, результаты и т.д.)

Сначала формируется список участников (обычно по заявкам для участия в мероприятии). Рекомендую сразу по принятии заявки вносить все данные в таблицу. Эту основную таблицу я использую для формирования следующих документов: списки участников, экспертные листы, протоколы, результаты.

Шаг 1. Настройка файла данных Excel

До запуска мастера слияния необходимо убедиться, что книга Excel структурирована соответствующим образом. Обратите внимание на следующие требования для таблицы данных:

• В первой строке должны содержаться имена полей для каждого столбца, например: «Участник», «Школа», «Класс», «Руководитель», «Должность руководителя», «Номинация» и «Название работы» и др.
• Все имена полей должны быть уникальными.
• В каждой строке должны содержаться сведения об определенном участнике.
• В таблице не должно быть пустых строк. (Рис.1)

Рис.1

Шаг 2. Настройка основного документа (диплома)

1. Создайте шаблон диплома (сертификата) (Рис.2)

Рис.2

Шаг 3. Слияние.

В Microsoft Office Word 2003 или более ранней версии программы Word: наведите на Письма и рассылки в меню Сервис, затем щелкните Мастер слияния. В Microsoft Office Word 2007: вкладка  «Рассылки»  ->   Начать слияние -> Пошаговый мастер слияния (Рис.3)

Рис. 3

(Справа отобразится Пошаговый мастер слияния)

Этап 1 из 6.  Выбор типа документа, выберите Письма. 
Активный документ становится основным документом. Основной документ содержит текст и графические элементы, которые будут одинаковыми для всех версий объединенного документа.

Нажмите кнопку (внизу) Далее. Открытие документа

Этап 2 из 6. Выбор документа –выберите  Использовать текущий документ

Нажмите кнопку Далее. Выбор получателей

Этап 3 из 6. Выбор получателей (Указание источника данных Excel)

1. В группе Выбор получателей щелкните Использование списка.
2. Нажмите кнопку Обзор.
3. В диалоговом окне Выбор источника данных выберите нужный лист Excel.
   По умолчанию в программе Word открывается папка «Мои источники данных».
4. Нажмите кнопку Открыть.
5. Если на листе Excel содержится информация на нескольких вкладках, выберите вкладку с нужными сведениями и нажмите кнопку OК.
6. Все записи из источника данных отображаются в диалоговом окне Получатели слияния. Здесь вы можете уточнить список получателей, которые будут включены в слияние.

Нажмите кнопку Далее. Создание письма

          Этап 4 из 6. Создание письма. (Вставка полей слияния)

Вставьте поля слияния в те места, где требуется разместить имена, адреса и другую информацию из источника данных. Для вставки полей слияния выполните следующие действия. 

В основном документе щелкните то место, в которое необходимо вставить поле.

На панели инструментов Слияние доступны дополнительные команды, отсутствующие в мастере слияния. Например, с помощью меню Вставить поле Word на панели инструментов нужно выбрать необходимые данные (по названию столбцов в таблице) (Рис.4)

Рис. 4.

 Изменение формата объединенных данных

Для форматирования объединенных данных необходимо отформатировать поля в основном документе. Не форматируйте данные в источнике данных, поскольку это форматирование не сохраняется при слиянии данных в документе. Для изменения формата объединенных данных выполните следующие действия. В основном документе выберите поле с информацией, которую необходимо отформатировать, включая символы, в которые заключено поле слияния (<<  >>). Выберите необходимый шрифт, размер, расположение на листе. Обратите внимание: далее отформатировать все документы будет невозможно (только по отдельности)

Завершив формирование основного документа и вставив все поля слияния, обязательно сохраните документ перед тем, как продолжить работу.

Нажмите кнопку Далее. Просмотр писем

Этап 5 из 6. Просмотр писем При появлении области задач «Шаг 5. Слияние» мастера все поля слияния основного документа заменяются текстом первой записи списка получателей, чтобы можно было просмотреть первый выходной документ.
Для просмотра других записей воспользуйтесь одним из указанных ниже способов:
1. Для просмотра элементов по порядку используйте кнопки со стрелками влево и вправо.

2. Для просмотра определенного элемента щелкните Найти получателя, затем в диалоговом окне Поиск элемента введите условие поиска.

Этап 6 из 6. Завершение слияния

1. Щелкните Изменить часть писем.
2. В диалоговом окне Составные новые документы выберите «все»
3. Нажмите кнопку «ОК», Word открывает новый документ со всеми отдельными письмами (дипломами). Затем можно сохранить документ для последующего использования так же, как и любой другой документ. Это лучше сделать, чтобы в последствии можно было исправить ошибки, если понадобиться.

Осталось просмотреть получившиеся дипломы, проверить и отправить на печать.

Библиография:

1. Использование функции слияния в Word для создания и печати стандартных писем, в которых используются данные с листа Excel // https://support.microsoft.com/ru-ru/help/318118/how-to-use-the-mail-merge-feature-in-word-to-create-and-to-print-form