Слияние документов Microsoft Office Word и Excel для автоматизации процесса.
методическая разработка по информатике и икт на тему
В школьной жизни часто возникает необходимость подготовки документов стандартной формы. В гимназии очень часто приходится оформлять грамоты, дипломы, сетификаты для множества школ района и для большого количества участников. Программы Microsoft Office Word и Excel позволяют автоматизировать процесс. Программа Microsoft Office Word вставляет по очереди предварительно подобранные данные в стандартный текст и распечатывает результаты. Результат можно либо выводить сразу на печать, либо получить в виде нового документа с множеством страниц. Для этого надо первоначально подготовить сам шаблон в виде произвольного документа Word и список данных в отдельном файле Microsoft Office Excel, а затем выполнить их слияние.
Процедура слияния состоит из следующих этапов:
1. Подготовка данных электронной таблицы
Столбцы электронной таблицы должны иметь уникальные имена. Для сохранения документа Excel и Word должна быть создана отдельна папка. Все данные сохраняются в неё.
2. Подготовка шаблона документа Word.
Для грамот, дипломов, сертификатов, благодарностей и т.п. обычно создается предварительная картинка в графических редакторах изображения документа, либо используются стандартные принципы оформления в MS Word.
3. Работа Мастера слияния MS Word
Для слияние данных используется Мастер слияния. В версиях после Word 2007 Мастер слияния запускается с помощью кнопки Начать слияние на вкладке Рассылки. Выполнить шаги описанные в презентации.
4. Сохранить или распечатать документ.
Надеюсь, публикация о слиянии убедила вас в полезности этого инструмента и, возможно, он в дальнейшем даже немного облегчит вашу жизнь.
Скачать:
Вложение | Размер |
---|---|
![]() | 601.01 КБ |
Предварительный просмотр:
Подписи к слайдам:
Задача слияния документов : создание множества одинаковых документов, отличающихся лишь отдельными данными. Пример : письма с одинаковым содержанием. Их отличие – обращение (ФИО), адрес. В операции слияния участвуют 2 документа: источник - он содержит таблицу (создан в Word, Excel или Access ) основной – содержит текст письма и изменяемые данные, импортированные из источника.
Этапы выбора полей 1. 2. 3. 5. 4.
Алгоритм слияния Создать и сохранить файл источник с таблицей в Word, Excel или Access (первая строка строго содержит заголовки столбцов)
2. Создаем новый документ в Word , 3. Выбрать получателей (открыть файл источник с таблицей) 4. Набираем текст письма и вставляем поля (имена столбцов) таблицы-источника. Алгоритм слияния
Алгоритм слияния 5. Выбираем адресатов, просматриваем результат слияния. …
Алгоритм слияния 6. Печатаем письма
Алгоритм слияния 7. Некоторым адресатам можно изменить содержание письма Автоматически создается новый текстовый документ, в котором письма каждому адресату расположены на отдельных листах. При необходимости можно внести изменения в некоторые из них.
По теме: методические разработки, презентации и конспекты
![](/sites/default/files/pictures/2013/01/14/picture-28792-1358125835.jpg)
Электронный учебник по Microsoft Office Word 2003
p { margin-bottom: 0.21cm; } Пояснительная записка Данный учебник разработан, как методическое пособие для учителя, так же может быть использовано учащимися для самостоятельного изучения тем...
![](/sites/default/files/pictures/2015/05/13/picture-71292-1431500499.jpg)
Microsoft Office Word 2010.Дидактические материалы.
Текстовой редактор Microsoft Office Word 2010.Дидактические материалы....
Презентация "Работа с графикой в документах Microsoft Office Word 2007"
Графика является важным элементом документа Microsoft Office Word 2007. Научиться применять все возможности растровой графики, векторной графики или работать с графическими объектами поможет данн...
Работа с таблицами Microsoft Office Word 2007
В презентации предстален материал для урока по теме "Работа с таблицами Microsoft Office Word"...
Открытый урок. Создание и форматирование таблиц в Microsoft Office Word
Открытый урок. Создание и форматирование таблиц в Microsoft Office Wordперезентация, конспект, физминутка, практическая работа...
![](/sites/default/files/pictures/2014/11/12/picture-515652-1415806245.jpg)
Завершённая система учебных занятий по теме: Создание сайта средствами Microsoft Office Word.
Главное изменение в обществе, влияющее на ситуацию в сфере образования, — ускорение темпов развития общества. По подсчетам специалистов компании IBM, человек меняет свою специальность не менее семи ра...
![](/sites/default/files/pictures/2015/12/22/picture-591069-1450810105.jpg)
Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, Internet Explorer)
Вы познакомитесь с пакетом прикладных программ фирмы Microsoft Office. Изучение этого пакета позволит вам реализовать свои творческие возможности. Если вы имеете склонность к сочинительству, то ...