MS Access. Работа с СУБД
методическая разработка по информатике и икт (10, 11 класс)

Лабораторная работа №1.

Создание баз данных в MS Access.

Основные теоретические положения.

1. Реляционные (табличные) структуры данных.

База данных (БД) – структурированная совокупность взаимосвязанных данных в рамках некоторой предметной области, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ и постоянного применения.

        Реляционные БД – базы данных с табличной формой организации информации. Реляционная БД состоит из одной или нескольких взаимосвязанных двумерных таблиц.

        Запись – строка таблицы. Одна запись содержит информацию об отдельном объекте, описываемом в БД.

        Поле – столбец таблицы. Поле содержит определенное свойство (атрибут) объекта. Каждое поле имеет имя.

        Первичный (главный) ключ БД – это поле или группа полей, с помощью которых можно однозначно идентифицировать запись. Значение первичного ключа не должно повторяться у различных записей.

        С каждым полем связано еще одно очень важное свойство – тип поля. Тип определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях. В реляционных базах данных используется четыре основных типа полей: числовой, символьный (текстовый), дата, логический.

        Числовой тип имеют поля, значения которых могут быть только числами. Числа могут быть целыми или вещественными. Символьный тип имеют поля, в которых будут храниться символьные последовательности (слова, тексты, коды и т. д.). Тип «дата» имеют поля, содержащие календарные даты в различной форме. Логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения: «да» - «нет» или «истина» - «ложь».

        Значения полей – это некоторые величины, определенных типов. От типа величины зависят те действия, которые можно с ней производить. например, с числовыми величинами можно выполнять арифметические операции, а с символьными и логическими нельзя.

        Для полей символьного и числового типов требуется также определить их ширину. При определении ширины поля нужно ориентироваться на максимально длинное значение, которое может храниться в этом поле. В некоторых случаях для числовых полей нужно задавать не ширину, а числовой формат (целое, длинное целое, с плавающей точкой и т. п.). Поля типа «дата» и логического типа имеют стандартную ширину.

        СУБД (Система Управления Базами Данных) – программное обеспечение для работы с базами данных. Большинство современных СУБД предназначены для работы с реляционными базами данных (реляционные СУБД).

        Создание БД состоит из трех этапов.

1. Проектирование БД. Это теоретический этап работы (без компьютера). На этом этапе определяется:

1. Какие таблицы будут входить в состав БД,
2. Структура таблиц (из каких полей, какого типа и размера будет состоять каждая таблица),
3. Какие поля будут выбраны в качестве первичных (главных) ключей каждой таблицы.

2. Создание структуры. На этом этапе с помощью конкретной СУБД описывается структура таблиц, входящих в состав БД.
3. Ввод записей. Заполнение таблиц базы данных конкретной информацией.

2. Заполнение и редактирование БД.

        Для начала работы с уже созданной БД требуется открыть файл, где она хранится. В большинстве современных СУБД все таблицы, входящие в состав БД, хранятся в одном файле. Для работы с каждой из них достаточно один раз открыть файл БД. В некоторых, более простых СУБД, каждая таблица хранится в отдельном файле. В этом случае перед началом работы с каждой таблицей требуется открыть файл, где она хранится.

        Для ввода и редактирования записей БД практически во всех современных СУБД есть два режима: таблица и форма.

        Режим таблицы позволяет просматривать и редактировать данные, организованные в виде строк и столбцов. Каждый столбец таблицы соответствует одному полю, а каждая строка – одной записи. В режиме таблицы на экран выводится сразу несколько записей БД. Его удобнее использовать для просмотра и удаления записей, а также для ввода информации в таблицы, состоящие из небольшого количества полей (так как каждое поле занимает в ширину определенную часть экрана).

        Режим формы удобно использовать для ввода данных в таблицы с большим числом полей. В этом режиме в большинстве СУБД поля таблицы можно расположить в любом месте экрана, для чего существует специальный конструктор форм. В более простых СУБД существует одна стандартная форма, в которой каждое поле занимает одну или несколько строк (в зависимости от ширины поля). В этом режиме на экран обычно выводится только одна запись таблицы БД.

Порядок выполнения работы.

        1. Запустите программу MS Access: ПУСК/ Программы/ Microsoft office/ Microsoft Access.

        В окне MS Access выберите Новая база данных, затем укажите папку, куда сохранить новую БД.

        2. Среди объектов БД выбираем Таблицы → Создание таблицы в режиме конструктора. Необходимо создать три таблицы с именами Данные по изданиям, Данные подписчика, Подписка.

        Таблица Данные по изданиям содержит следующие поля:

Поле Код издания сделать ключевым, для этого на панели инструментов выбрать кнопку Ключевое поле.

        Таблица Данные подписчика имеет следующие поля:

Поле Код подписчика сделать ключевым.

        Таблица Подписка содержит следующие поля:

Для полей С какого и По какое в общих свойствах задать в Формате поля и Маске ввода – Краткий формат даты.

3. Установите связи между таблицами. Для этого зайдите в меню Сервис → Схема данных. Добавьте все таблицы в окно схемы данных. Установите связи между полями Код подписчика в таблицах Подписка и Данные подписчика, Код издания в таблицах Подписка и Данные по изданиям. Установите флажок напротив Обеспечение целостности данных.

4. Для поля Код подписчика в типе данных выбрать Мастер подстановок, а затем с помощью мастера организовать вывод в таблице вместо кода подписчика его фамилию. Переименовать Код подписчика в Фамилия. Тоже самое проделать для Код издания, вместо которого будет показано название издания. Переименовать столбец в Название издания.

5. Заполняем созданные таблицы следующими данными:

Данные по изданиям заполняем в режиме таблицы.

Данные подписчика заполняем при помощи автоформы, для этого на панели инструментов выбираем кнопку Новый объект (автоформа).

Таблицу Подписка заполняем в режиме таблицы.

Лабораторная работа №2.

Извлечение информации из БД.

Основные теоретические положения.

Запрос – это средство извлечения информации из БД, отвечающей некоторым условиям, задаваемым пользователем. Результат запроса обычно выводится в виде таблицы, все записи которой удовлетворяют заданным условиям.

Существует немало различных видов запросов, но самые простые из них и, к тому же, используемые наиболее часто - это запросы на выборку. С них и принято начинать знакомство с созданием запросов.

Цель запроса на выборку состоит в создании результирующей таблицы, в которой отображаются только нужные по условию запроса данные из базовых таблиц.

Как и другие объекты Access, запросы можно создавать автоматически с помощью Мастера или вручную.

Выбор базовых таблиц для запроса.

1.  Создание запроса к базе начинается с открытия вкладки Запросы диалогового окна База данных и щелчка на кнопке Создать.

154447800.  В открывшемся диалоговом окне Новый запрос задают ручной режим создания запроса выбором пункта Конструктор.

154447888.  Создание запроса в режиме Конструктора начинают с выбора тех таблиц базы, на которых будет основан запрос.

154447976.  Выбор таблиц выполняют в диалоговом окне Добавление таблицы. В нем отображаются все таблицы, имеющиеся в базе.

154448064.  Выбранные таблицы заносят в верхнюю половину бланка запроса по образцу щелчком на кнопке Добавить.

154448152.  В окне Добавление таблицы обратите внимание на наличие трех вкладок: Таблицы, Запросы, Запросы и таблицы. Они говорят о том, что запрос не обязательно основывать только на таблицах. Если ранее уже был создан запрос, то новый запрос можно основывать и на нем.

Какие именно таблицы использовать в качестве базовых, решает сам создатель запроса.

Заполнение бланка запроса по образцу.

1. Бланк запроса по образцу имеет две панели. На верхней панели расположены списки полей тех таблиц, на которых основывается запрос.

154448240.  Строки нижней панели определяют структуру запроса, то есть структуру результирующей таблицы, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса.

154448328.  Строку Поле заполняют перетаскиванием названий полей из таблиц в верхней части бланка. Каждому полю будущей результирующей таблицы соответствует один столбец бланка запроса по образцу.

154448416.  Строка Имя таблицы заполняется автоматически при перетаскивании поля.

154448504.  Если щелкнуть на строке Сортировка, появится кнопка раскрывающегося списка, содержащего виды сортировки. Если назначить сортировку по какому-то полю, данные в результирующей таблице будут отсортированы по этому полю.

154448592.  Бывают случаи, когда поле должно присутствовать в бланке запроса по образцу, но не должно отображаться в результирующей таблице. В этом случае можно запретить его вывод на экран, сбросив соответствующий флажок.

154448680.  Самая интересная строка в бланке запроса по образцу называется Условие отбора. Именно здесь и записывают тот критерий, по которому выбирают записи для включения в результирующую таблицу. По каждому полю можно создать свое условие отбора. Например, нужно выбрать вратарей футбольных клубов, чей рост меньше 190 см, а вес больше 80 кг. Для этого в поле Рост следует поставить условие: <190, а в поле Вес - >80.

154448768.  Запуск запроса выполняют щелчком по кнопке Запуск. При запуске образуется результирующая таблица.

154448856.  Чтобы выйти из результирующей таблицы и вернуться к созданию запроса в бланке запроса по образцу, нужно щелкнуть по кнопке Вид.

Порядок выполнения работы.

1.        Открыть ранее созданную БД «Подписка».

2. Открыть схему данных, отображающую связи между таблицами, для этого необходимо щелкнуть по кнопке Схема данных на панели инструментов.

3.        Для каждой связи обеспечить целостность данных, для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мышки по выбранной связи и выставить галочку напротив Обеспечение целостности данных.

4. Сформировать следующие простые запросы на основе имеющихся таблиц:

1. Вывести на экран фамилию, имя, отчество подписчика издания «Гудок».
2. Вывести на экран адрес и название изданий подписчика Дурова.
3. Показать фамилии подписчиков а также название и тип изданий на которые они подписаны сроком до 30 июня 2005 года (используя функцию Like).
4. Вывести по какое число подписаны читатели изданий «Семья» и «Звезда».
5. Вывести на экран поля «Фамилия», «Название», «Тип издания» для читателей чей период подписки с 01.01.2005 по 30.09.2005.

5. Сформировать следующие сложные запросы по базовым таблицам.

1. Вывести на экран поля «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Название» для читателей изданий «Звезда», «Семья» и «Гудок».
2. Вывести на экран поля «Фамилия» и «Название издания» для читателей, чья фамилия начинается на Г и которые подписываются на газеты (использовать функцию Like).
3. Вывести на экран полный адрес читателей, подписка которых составляет больше полугода. (Использовать функцию Month)
4. Создать запрос, позволяющий выдавать все данные подписчиков газет или журналов, т. е. задать тип издания в виде параметра.
5. Вывести фамилию, имя, отчество читателей газет, чья подписка меньше года. Данные отсортировать в алфавитном порядке.