Работа со связанными таблицами
учебно-методический материал по информатике и икт (10 класс)

Работа со связанными таблицами в Access

1. Создайте базу данных, которая будет хранить результаты экзаменов студентов одной группы за один семестр. Можно обойтись и одной таблицей, в которую включить поля «Фамилия», «Имя», «Предмет», «Преподаватель», «Оценка». Но тогда очень много данных будет повторяться, так как каждый студент сдает несколько экзаменов, и каждый экзамен сдают многие студенты.

        Поэтому создайте три таблицы – «Студенты», «Предметы», «Оценки» - и заполните их. В первых двух таблицах первое поле будет иметь тип счетчик, а остальные – текстовый тип. В третьей таблице первое поле будет иметь тип счетчик, а остальные – числовой тип.

Таблица «Студенты»:

Таблица «Предметы»:

Таблица «Оценки»:

2. Щелкните на пиктограмме Схема данных. Вы увидите созданные вами таблицы и связи, которые создал сам Access. Он автоматически связал поля с одинаковыми именами и совместимыми типами. В других случаях это можно сделать вручную, с помощью мыши – достаточно перетащить одно поле на другое.

3. Обратите внимание, что выставлять оценки неудобно. Чтобы выставить Свиридову «отлично» по статистике, надо помнить коды студента и предмета. К счастью, Access может оперировать с кодами, а информацию выдавать в текстовой форме. Сделаем это для предметов.

Выберите в таблице «Оценки» поле «Код предмета» и укажите тип Мастер подстановок. В качестве таблицы источника данных выберите таблицу «Предметы» и поля «Код предмета» и «Название». Теперь в режиме таблицы будут видны названия предметов.

4. Сделайте то же самое для фамилий студентов. А теперь сделайте так, чтобы подстановка выполнялась из двух полей, то есть выводились фамилия и имя. Для этого выберите поле «Код студента», вкладку Подстановка, затем выберите Источник строк и щелкните на кнопке с многоточием справа. Откроется построитель запросов, работа с которым не отличается от работы с обычным запросом. Вместо поля «Фамилия» введите строку [Фамилия]&”  “&[Имя]. Теперь будет видна и фамилия студента, и его имя.

5. Добавьте сведения еще о двух-трех студентах в таблицу “Студенты”. Перейдите в таблицу “Оценки”. Обратите внимание, что информация о добавленных студентах оказалась в конце списка. Чтобы упорядочить список по алфавиту, вызовите построитель запросов для поля “Код студента” и установите сортировку по возрастанию. Сделайте то же самое для поля “Код предмета”.

6. Поле «Код оценки» нам (в отличие от Access) неинтересно. Выделите этот столбец в режиме таблицы и выберите команду Формат, Ширина столбца. Установите ширину столбца равной нулю. Этого же результата можно добиться перетаскиванием правой границы столбца к левой.

7. Обратите внимание, что Access позволяет хранить несколько записей о сдаче одним и тем же студентом одного и того же предмета. Сделаем так, чтобы набор «студент-предмет» стал уникальным. Для этого в режиме конструктора установим для этих полей опцию ключевое поле. Это можно сделать с помощью меню Правка или панели инструментов.

8. Измените названия полей «Код студента» и «Код предмета». Для этого выберите строку Подпись на вкладке Общие. Теперь таблица «Оценки» будет выглядеть так:

9. Сделайте так, чтобы в поле «Оценка» вместо цифр можно было записывать «отлично», «хорошо» и т.д. Для этого создайте отдельную таблицу и используйте Мастер подстановок. При создании таблицы учтите, что существует четыре обозначения оценки: 1 – «отлично», 2 – «хорошо», 3 – «удовлетворительно», 4 – «неудовлетворительно». Установите связь:

10. Заполните таблицу «Оценки».

11. Сохраните результаты работы в файле students.mdb.