Использование Google- приложений и продуктов для ведения электронного документооборота
учебно-методическое пособие
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность организации дополнительного образования.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75 % рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любой организации. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Актуальность данной работы заключается в том, что организация работы с документами - это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в учреждении дополнительного образования самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе учреждениям дополнительного образования требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности.
Документационное обеспечение управления в учреждениях дополнительного образования требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в учреждении дополнительного образования - это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
В силу последних событий, сложной эпидемиологической ситуации и перехода на дистанционную работу, стало понятно, что качество управления учреждением дополнительного образования напрямую зависит от уровня организации делопроизводства.
Ведение электронного оборота в каждом отделе учреждения дополнительного образования стал жизненно необходим для обеспечения эффективной и мобильной работы с педагогами, посредством уменьшения времени, необходимого для заполнения текущей и отчетной документации в отделе.
Целью данной работы является познакомить и показать эффективность использования Google-приложений во внутреннем документообороте отдела учреждения дополнительного образования.
Практическая значимость работы состоит в том, что будет представлен алгоритм перевода документов, а также показаны конкретные примеры документов.
У многих появиться вопрос: а как же можно ознакомить сотрудников с локальными актами? Здесь все сложнее.
Если в вкратце, то работодатель может утвердить электронный документооборот с проставлением электронной подписи для ознакомления работников с локальными актами, если между работником и работодателем подписано соглашение о применении такого порядка, а также выполняются требования закона к электронным документам. Однако данная позиция может вызвать претензии со стороны контролирующих органов.
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) (ч. 1, 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).
Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 Трудового кодекса РФ).
Похожее правило закреплено и в ч. 3 ст. 68 ТК РФ. При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
В ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ сделано специальное уточнение для дистанционных работников: лица, заключающие трудовой договор о дистанционной работе, могут быть ознакомлены с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ, путем обмена электронными документами.
Таким образом, формально это означает, что в общем случае всех работников с локальными актами знакомят именно под роспись, а дистанционные работники в качестве исключения могут быть ознакомлены с помощью обмена электронными документами.
При этом работодателю следует согласовать с работниками использование системы электронного документооборота (путем подписания соглашения) и иметь отдельный документ, который бы подтверждал введение в организации электронного документооборота и устанавливал порядок его работы. Также должны выполняться требования ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ.
Скачать:
Предварительный просмотр:
По теме: методические разработки, презентации и конспекты
Реализация требований ФГОС средствами Google приложений
В статье кратко описываются возможности использования Google приложений на уроках и при выполнении домашней работы. Перечисляются УУД, которые могут быть сформированы, при систематическом использ...
Сложности в ведении электронного журнала
В прошлом году мы работали по обычным журналам. Всё привычно и знакомо. Но мы вели и электронный журнал. Получалось, что у учителей была двойная нагрузка. В этом новом учебном году нас перевели полнлс...
Методическое пособие "Использование Google-форм и Google-таблиц в управлении качеством образования в цифровой образовательной среде"
Разноуровневые тесты на Google-формах - конструктор on-linе тестов, удобный для контроля и проверки различный данных. Можно использовать как для урочно-внеурочной работы, так и дистанционной.В пособии...
Ведение электронного журнала на занятии
Онлайн-заседание Цикловой комиссии № 2 Медицинского колледжа № 1 состоялось 09.12.2020 года.Тема моего доклада: "Ведение электронного журнала на занятии – один из важных стимулов повышения ...
ШПМ. Автоматизированное рабочее место преподавателя. Ведение электронного журнала преподавателем на занятии - один из главных инструментов повышения качества знаний студентов.
Онлайн-заседание Школы педагогического мастерства Медицинского колледжа № 1 состоялось 16.12.2020 года.Тема моего доклада: "Автоматизированное рабочее место (АРМ) преподавателя. Ведение электронн...
Организация электронного документооборота в образовательной организации
Документ сегодня является основным способом представления информации в любой организации. Задача накопления, обработки и распространения (обмена) информации стояла перед человечеством на всех этапах е...