Использование инструмента Консолидация при обработке данных мониторингов
материал

Путевская Ангелина Евгеньевна

В статье описано применение инструмента Консолидация в программе Microsoft Excel при обработке данных мониторингов

Скачать:

ВложениеРазмер
Microsoft Office document icon konsolidatsiya.doc808.5 КБ

Предварительный просмотр:

Использование инструмента Консолидация при обработке данных мониторингов

При выполнении различных запросов, проведении мониторингов по различным направлениям деятельности, других задач часто приходится использовать множество однотипных таблиц в программе Microsoft Excel.

При выполнении работ по мониторингам обычно участникам рассылается стандартная таблица, в которой каждый опрашиваемый указывает свои данные и отправляет заполненный документ обратно. Для сбора сведений из большого количества таких таблиц удобно пользоваться инструментом Excel «Консолидация».

В данном материале в качестве примера приведена упрощенная таблица из Паспорта организации, заполняемая образовательными организациями в рамках мониторинга реабилитационного паспорта организаций «Раздел 6.0. Сведения о наличии в Организации лицензии на осуществление различных видов образовательной деятельности (любой подведомственности)».

Рисунок 1

В работах по обобщению данных использовалась функция суммирования числовых значений, поэтому алгоритм составлен для простого подсчета сумм в каждой ячейке таблицы. Каждый файл состоит из одного листа и содержит заголовок и несколько строк с данными, которые требуется суммировать. Таблицы содержат 3 столбца и 14 строк. Первую, вторую и третью строки занимают заголовок, подзаголовок и нумерация столбцов, суммируемые данные размещены в строках с четвертой по четырнадцатую. Файл с консолидированными данными и файлы, из которых собираются данные размещены в одной папке в файловой системе и названы «Консолидация», «Пример1» и «Пример2» соответственно.

После проведения предварительной проверки открываются исходные данные и создается отдельный документ или лист, в котором будут консолидироваться (собираться) требуемые (сведения, данные).

Курсор устанавливается в первую ячейку объединенного диапазона.

Рисунок 2

Переходим на вкладку «Данные». В группе «Работа с данными» нажимаем кнопку «Консолидация».

Рисунок 3

При этом открывается окно с настройками. По умолчанию выбрана функция «сумма», которую мы и используем в данном примере, так как нам требуется суммировать диапазоны, но возможен выбор и других вычислений при необходимости.

Рисунок 4

Далее устанавливаем курсор в поле «Ссылка» выделяем в документе Пример1 ячейки, из которых требуется суммировать данные и нажимаем «Добавить».

Рисунок 5

Затем выделяем диапазон в файле «пример2» и также нажимаем «добавить».

Рисунок 6

Рисунок 7

Таблицы для консолидации добавляются в списке диапазонов.

При нажатии кнопки «Ok» в файле «консолидация» у нас появились суммы в соответствующих ячейках таблицы.

Рисунок 8

Важным условием использования консолидации является однотипность обрабатываемых таблиц и данных, находящихся в ней.

При предварительной обработке требуется проверить, не сместились ли в таблицах столбцы или строки, являются ли содержащиеся в них сведения однородными (числа либо текстовые данные).  Самой распространенной ошибкой при заполнении является несоответствие типов данных: в ячейки с числовым форматом добавляется текст, например: "1 шт." вместо "1", "2,5 ст." вместо "2,5", а также различные примечания, такие как: "не имеется", "нет сведений" "--" (прочерк вместо цифры "0") и т.п. При обнаружении таких ошибок вносятся соответствующие исправления.

При необходимости сбор данных может производиться в одной книге на разных листах, либо на одном листе из нескольких, одинаковых по структуре диапазонов.

При наличии в файлах нескольких листов работа проводится аналогично, для каждого листа отдельно. Сначала составляется общий итог по сведениям, находящимся в таблице на первом листе, потом - на втором и тд.

Можно выделять не только диапазоны ячеек, но и всю таблицу вместе с заголовками, при этом, чтоб сохранялись надписи, нужно поставить галочку в разделе «Использовать в качестве имен» в значение «подписи верхней строки» и/или «значения левого столбца». Если планируется вносить данные в исходные таблицы и далее, то нужно отметить галочкой «Создавать связи с исходными данными».

Инструмент «Консолидация» помогает быстро решать задачи объединения данных, находящихся в большом числе разрозненных диапазонов в один для быстрого упорядочения и подготовки к анализу.


По теме: методические разработки, презентации и конспекты

урок информатики "Обработка данных в Excel"

Методическая разработка урока включаетв себя конспект урока "Обобщение и повторение по теме "Электронные таблицы", презентацию к уроку, приложение с дидактическим материалом для практической раб...

Обработка данных в электронных таблицах

Используя разработку моей коллеги, учителя информатики, я разработала свой урок с которым участвовала в муниципальном конкурсе  "Педагогическая лига".На этом уроке мы продолжаем изучать электронн...

Обработка данных календаря погоды.

Цель:научиться построению графиков и схем на основе данных календаря погоды  и их анализу.Методы:практическая работа, исследование, самостоятельная работаОборудование и материалы:презентаци...

11 класс Алгебра "Статистическая обработка данных"

11 класс Алгебра "Статистическая обработка данных"...

Презентация "Элементы статистической обработки данных" 7 класс

В работе рассматриваются элементы статистической обработки данных, которые должны знать обучающиеся в 7 классе общеобразовательной школы....

6 класс. Практическая работа "Обработка данных наблюдений за погодой с использованием компьютера"

При выполнении практической работы "Обработка данных наблюдений за погодой", считаю нецелесообразным использовать данные наблюдений за погодой самих учащихся, т.к. они у всех разные. Шестиклассники уж...

Практическая работа по информатике "Создание базы данных, обработка данных и анализ полученных значений в MS Excel"

Данная  практическая работа предназначена для проведения практических занятий по предмету информатика, при изучении тем «Электронные таблицы MS Excel» и  «Базы данных»...