Элективный курс «Деловое письмо и деловые бумаги» .
учебно-методический материал по русскому языку (10 класс) на тему

Элективный курс                    10 класс              6 часов

                 «Деловое письмо и деловые бумаги»                    

Пояснительная записка

    В современном обществе   рабочие вопросы всё чаще решаются в письменной форме. Для успеха в решении таких вопросов нужны отточенные навыки деловой переписки и правила делового письма.

   Школа должна подготовить выпускников  к практической жизни, в которой оформление и ведение различной документации занимают большое место. Поэтому   внимание должно быть уделено обучению навыкам делового письма.

   Необходимость составлять различные деловые бумаги возникнет у учащихся сразу же, как только они закончат школу. В самостоятельной жизни им потребуется умение писать заявление, автобиографию, доверенность, расписку, адрес на почтовых конвертах, письма, поздравительные открытки, заполнять анкеты, составлять резюме и т.д.  

    Деловое письмо отличается краткостью и точностью. В этом отношении работа над деловым письмом ценна тем, что приучает    учащихся писать точно, ясно, коротко.

   Надо отметить, что в большинстве учреждений в настоящее время вывешены образцы заполнения деловых бумаг. Однако без  знакомства в их оформлении учащиеся оказываются недостаточно подготовленными к правильному выбору нужного бланка, его заполнению. Вот почему работа с деловыми документами  необходима в системе работы по развитию письменной речи учащихся.              

Цели элективного курса:

• развитие речи, навыка грамотного и понятного письма;
• формирование умения  определять, в каких случаях данная деловая бумага применяется;
• формирование умения выявлять обязательные элементы, подбирать речевые формулы, специфичные только для данного документа;
• формирование умения  как  составлять деловые бумаги по образцу, так и составлять документы самостоятельно;
• развитие внимания, самоконтроля;
•  воспитание добросовестного отношения к работе, ответственности,             аккуратности.

                              Планирование и содержание курса

 Аннотация. 

   «О пользе  формул  в деловом письме». Штампы – это плохо. Но бывают ситуации, когда образцы и списки типовых фраз могут сохранить нервы и время.    Надо учиться  писать деловые  бумаги.    Хорошо иметь  в руках   сборник типичных деловых оборотов…   В работе на элективных занятиях учащиеся не только познакомятся с историей делового письма, с правилами составления определённых деловых бумаг, но и составят    «письмовники» словесных формул деловой переписки.

                                                                                             ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Из истории русского делового письма.

Русская  официально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с её историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого  стиля языка, обслуживающего сферу официально-деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма.

Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в 10 веке в Древнегреческом государстве практиковалось составление официальных документов.

В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заёмные, закладные кабалы, фиксирующие заём денег; полные грамоты, составляемые при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.).

Накопление опыта официально-делового письма выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и заверений в текстах документов, формуляров, то есть устойчивых типовых форм отдельных, наиболее распространенных документов, из которых своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов.

Отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Таким образом, вырабатываемые практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

Существующей вехой в развитии русского официально-делового письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) 15-17 века.

В приказной период постепенно складывается система делопроизводства центральных и местных учреждений, создаются устойчивые формы документов и приёмы их составления.

На смену приказному делопроизводству пришла система коллежского делопроизводства.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов. Официально-деловая письменная речь пополнилась значительным количеством новых слов и терминов иноязычного происхождения, что объясняется стремлением Петра I приблизить русское официально-деловое письмо к западным образцам (администратор, маклер, инспектор, бухгалтер, губернатор, журналы, протоколы, корреспонденция и др.).

В начале 19 века в недрах коллежской системы зародилась новая система управления – министерская, просуществовавшая до начала 20 века. Вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов до их архивного хранения.

В советский период был разработан проект «Общих правил документации и документооборота» (1931 г.). Но проект не был утверждён, так как ИТУ (Институт техники управления) ликвидировали в апреле 1932 года.

В 80-90 годы  была создана Единая государственная система документации, изданы ГОСТы на управленческие документы.

Развитие бизнеса и коммерции значительно изменило не только форму, но и содержание делового общения, в том числе письменного, потребовало создания новых типов деловой корреспонденции (деловые рекламные письма, резюме, письма – представления и др.).

Сегодня увеличивается и количество поводов для составления и отправления деловых писем, жанровое разнообразие деловой корреспонденции. Всё это, однако, не предполагает отказа от богатейшего опыта деловой письменной речи, накопленного предыдущими поколениями.

                                                                                             ПРИЛОЖЕНИЕ 2

           Тематические группы деловых бумаг

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

 Современная деловая переписка.

     Первыми разного рода деловые бумаги еще в X веке начали писать дьяки и писцы, для обучения которых создавались специальные школы. Теперь, вероятно, предполагается, что тот, кто закончил среднюю школу, а уж тем более высшее учебное заведение, «будучи человеком образованным», должен уметь грамотно писать и ясно излагать свои мысли.

   Уже в начале 18 века в России издавались сборники образцов документов, которые назывались «письмовниками». По сути, такие сборники были «азбуками-прописями» для писцов, которые включали в себя образцы различных документов, каждый из которых строился по определенной схеме. Здесь же можно было найти различные употребляемые в деловой переписке в то время фразы и выражения. Подобные письмовники были в каждой лицейской библиотеке. Был и еще один вид письмовников — так называемые «титулярники», которые помогали правильно написать титулы царствующих особ и политических деятелей и использовались в качестве пособий в дипломатической переписке.

    Несмотря на то, что в советское время таких письмовников не было, подобные знания и навыки передавались от старшего коллеги младшему. Особенно это было заметно в партийной и министерской переписке, отличающейся определенными речевыми штампами (клише).

     Свои речевые штампы существуют и в сфере бизнеса, в любой профессиональной среде. В деловой переписке накоплено много оборотов речи и словесных формул, употребление которых прочно вошло в деловой обиход. Принятые клише позволяют говорить на одном языке и одинаково понимать конкретный текст. Поэтому своего рода стандартизация языка для определенных типовых ситуаций делового общения облегчает написание делового письма, позволяет не тратить время на поиск нужных формулировок.

Практика деловой переписки позволяет создать набор готовых фраз-клише, которые помогают сформулировать определенную мысль при минимальных затратах времени и сил.

                                                                                        ПРИЛОЖЕНИЕ 4

        Словесные формулы,

используемые в  документации.

Формулы передачи новой информации

Сообщаем Вам, что 
Мы хотели бы сообщить Вам о… 
Информирую Вас, что… 
Ставим Вас в известность, 
Извещаем Вас, 
Уведомляем Вас

Формулы благодарности

Благодарим Вас за... 
Мы Вам очень благодарны за... 
Заранее благодарим за... 
Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы...

Формулы извинения

Пожалуйста, примите наши извинения за 
Извините за задержку ответа

Формулы, объясняющие мотивы поведения

В связи с... (тяжелым положением, проведением совместных работ и др.)... 
В соответствии с (таким-то письмом, документом, протоколом и др.)... 
В порядке оказания (помощи, поддержки и др.)... 
В целях (усиления контроля, расширения возможностей и др.)... 
В подтверждение (нашей договоренности, нашего телефонного разговора и др.)... 
На основании (подписанного соглашения, принятого обязательства и др.)...

Формулы, выражающие просьбу

Просим (проверить, направить, выслать, принять меры и др.)... 
Убедительно просим (дать ответ.., не задерживать решение... и др.)... 
Прошу (подготовить, обеспечить, проконтролировать, сообщить и др.)... 
Прошу рассмотреть… 
Прошу Вашего решения... 
Обращаемся к Вам с просьбой

Формулы, употребляемые при отправке документов

Направляем 
Высылаем (договор, документацию, проект Устава и др.)...

Формулы напоминания

Напоминаем, что (в соответствии с договоренностью, по совместному плану и др.)... 
Напоминаем Вам, что (срок представления проекта, задолженность по оплате и др.)...

Формулы извещения

Сообщаем, что (...к сожалению, не можем выслать и др.)... 
Ставим Вас в известность, что (Ваши рекомендации утверждены, Ваше предложение)...

Формулы предложения

Предлагаем Вам (приобрести, рассмотреть, утвердить и др.)... 
Мы можем предложить Вам... 
Мы можем рекомендовать Вам...

Формулы, выражающие приглашение

Приглашаем Вас (представителя Вашего ведомства) принять участие в... (посетить...)... 
Просим принять участие в (обсуждении проекта, рассмотрении вопроса о... и др.)...

Формулы, выражающие отказ или отклонение предложения

Ваше предложение отклонено по следующим причинам:... 
Присланный Вами проект не может быть утвержден по следующим причинам:...

Формулы этикетных ритуалов

Благодарю, 
Выражаю надежду, 
Желаем успехов, 
Приносим извинения.

Формулы обещания

Гарантируем, 
Заверяем вас, 
Обязуемся.

Формулы, подтверждающие получение письма или документа

Мы получили Ваше письмо от (дата) № ____ в отношении... 
Ваше письмо от (дата) № ____ рассмотрено... 
Благодарю Вас за Ваше письмо от (дата) .№ ____ 
Сообщаем Вам, что мы (своевременно) получили (такой-то документ) от (дата)... 
Подтверждаем получение...

Формулы со ссылками на поступившую / отправленную корреспонденцию или информацию

В соответствии с Вашим письмом (запросом) от (дата) № 
В продолжение нашего телефонного разговора (дата) в отношении… 
В ответ на Ваше письмо от (дата) № касательно… 
В дополнение к нашему письму от (дата) №

Формулы, выражающие причину написания письма

Во исполнение приказа №... 
Во исполнение Вашего поручения от (дата) докладываю (информирую, направляю)… 
Согласно протоколу о взаимных поставках