Курс лекций по дисциплине Документационное обеспечение управления (ДОУ)
план-конспект занятия по информатике и икт на тему

Введение

Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов. В их числе - умение надлежащим образом представить информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе с документами. В ежедневной практической деятельности приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения и передачей в архив или оформлением для уничтожения.

Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов и технологией работы с ними, называется делопроизводством (документоведением, документационным обеспечением управления).

Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства в организациях (предприятиях) всех существующих в России форм собственности. Все организации России, независимо от организационно-правовых форм, должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по делопроизводству и архивному делу.

1. Общая характеристика документов, использующихся в управленческой деятельности

Термин документ происходит от латинского documentum, что означает доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и имеющие юридическую силу.

ГОСТ 16483-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение документа: «Документ – материальный  объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».

Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации и выполняемых документом функций.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документах фиксируются  факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ выполняет организационную функцию. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи организации обеспечивает коммуникативная функция документов. Документ обладает юридической силой, поскольку его содержание реализуется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов  в управленческой деятельности.

Документ выполняет и воспитательную функцию. Он дисциплинирует  исполнителя, требует постоянного повышения образовательного уровня, воспитывает эстетический вкус у управленческих работ.

В делопроизводстве различают следующие виды документов: официальный документ; подлинник; копия; личные документы и документы личного происхождения:

-Официальный документ - это документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.

- Подлинник официального документа - это первый или единственный экземпляр официального документа.

- Копия документа - это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его признаки или часть из них.

Понятие копия связано с размножением документов. Копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка - это копия части документа. Отпуск - это копия отосланного документа.

Все копии должны быть удостоверены. Различают следующие способы удостоверения копий: нотариальные копии - это соответствие подлиннику, подтвержденное официальным должностным лицом -нотариусом; официально заверенные копии - это соответствие подлиннику, подтвержденное другими должностными лицами с соблюдением определенных формальностей; простые заверенные копии -это соответствие подлиннику, удостоверенное без соблюдения определенных формальностей.

Особый вид копий - дубликат.

-  Дубликат - это копия, имеющая юридическую силу подлинника.

- Личный документ - это официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение, который может содержать другие сведения биографического характера.

- Документ личного происхождения - это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей.

С развитием государства и его аппарата управления создаются системы документации, характерные для специфики управленческой деятельности, и системы документирования деятельности организаций, определяющие методы и способы фиксации в документах результатов управленческой деятельности.

Основными нормативными документами в области делопроизводства являются государственные стандарты, постановления правительства РФ и инструкции Федеральной архивной службы РФ.

На основании этих нормативных документов созданы унифицированные системы документации (УСД). УСД - это совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих однообразие документирования информации.

Под унификацией в широком теоретическом смысле понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. 

Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Таким образом, унификация документов, это комплекс задач по совершенствованию их форм и содержания.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа является как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.

Унифицированные системы документации определяют совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в определенной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

В настоящее время на территории России действуют следующие  УСД:

-        унифицированная система организационно-распорядительной документации;

• унифицированная система банковской документации;
• унифицированная система учетной и отчетной документации;
• унифицированная система отчетно-статистической документации;
• унифицированная система документации по труду;
• унифицированная система документации пенсионного фонда РФ;
• унифицированная система внешнеторговой документации.

Основой всех перечисленных систем является унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Основным нормативным документом, регламентирующим функционирование данной системы является Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003.Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ определяет состав реквизитов документов и требования к их оформлению, требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства.

В любой организации разрабатываются и документируют ее деятельность следующие документы:

1. организационно-правовые,
2. распорядительные,
3. информационно-справочные,
4. документы по трудовым отношениям,
5. финансовые документы,
6. по снабжению и сбыту,
7. по обращениям граждан.

Именно об этих  документах будет идти речь в следующих разделах.