Офисные технологии. Делопроизводство
элективный курс по информатике и икт (9, 10, 11 класс) на тему

МУНИЦИПАЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛАБЫТНАНГИ»

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ГИМНАЗИЯ ГОРОДА ЛАБЫТНАНГИ

Офисные технологии. Делопроизводство

(Программа элективного курса)

Для обучающихся

9 – 11 классов

Автор:

Гуль Елена Николаевна

учитель информатики

Гимназии г. Лабытнанги

вторая кв. категория

г. Лабытнанги

2007

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Курс «Офисные технологии. Делопроизводство» ориентирован на учащихся 9 – 11 классов средних школ, гимназий. Курс рассчитан на 34 часа. Целью обучения является предпрофессиональная подготовка учащихся к работе по профессии секретарь офиса.

В период формирования информационного общества важными достижениями любого человека является его умение оперативно и качественно работать с информацией, его способность к всестороннему анализу информации и результатов ее обработки, а также к принятию обоснованных и своевременных решений на основе имеющейся информации. Особое значение приобретают компьютерные технологии в тех структурах, где основная деятельность связана с приемом, обработкой и передачей информации. Какую бы организацию мы ни рассматривали, всегда можно выделить нечто общее, независимо от уровня, ранга или назначения. Этим общим является деятельность, связанная с обработкой документов, так как любое принимаемое управленческое решение должно быть зафиксировано в документах и доведено до соответствующих исполнителей. Следует отметить, что почти все работники сферы управления сталкиваются в своей деятельности с компьютерами, но далеко не все имеют представление о широчайших возможностях использования компьютерных технологий для рациональной и эффективной организации работы с документами.

Таким образом, основной задачей курса «Офисные технологии. Делопроизводство» является помощь обучающимся овладеть навыками компьютерной обработки деловой информации с помощью профессиональных систем, получивших в настоящее время наибольшее распространение в этой области деятельности. Изучив его, вы сможете:

• получить представление о современных подходах к организации российского делопроизводства;
• познакомиться с различного рода документами и с тем, где и когда тот или иной документ надо использовать;
• научиться оформлять документы в соответствии с существующими правилами;
• освоить наиболее распространенные программные продукты общего назначения, используемые для обеспечения компьютерного документооборота;
• получить навыки использования мультимедийных возможностей компьютера;
• получить возможность закрепить полученные на уроках информатики умения по базовым технологиям, выработать устойчивые навыки, решать задачи на более глубоком базовом уровне;
• в будущем быстрее адаптироваться в условиях реальной деловой деятельности.

В качестве основного учебного пособия для обучающихся при изучении курса «Офисные технологии. Делопроизводство» рекомендуется использовать книгу «Компьютерное делопроизводство. Учебный курс. 2-е изд.», авторами которой являются Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф.

Тематическое планирование составлено следующим образом,

• в первом полугодии обучающиеся приобретают необходимый объем теоретических знаний по основам делопроизводства и знакомятся со всевозможными правилами работы с документацией;
• во втором полугодии обучающиеся создают документы в соответствии с существующими стандартами и рекомендациями в текстовом редакторе Microsoft Office Word 2003, используют электронные таблицы для ведения отчетности и представления данных в виде диаграмм в табличном процессоре Microsoft Office Excel 2003, создают деловые и обучающие презентации в программной среде Microsoft Office Power Point 2003.

Такое планирование материала позволяет проводить обучение учащихся во втором полугодии в форме деловой игры, моделируя работу какой-либо фирмы.

УЧЕБНО-ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН

СОДЕРЖАНИЕ ИЗУЧАЕМОГО КУРСА

Часть I. Основные понятия о делопроизводстве. Реквизиты и бланки документов. Общие нормы и правила оформления документов (7 часов)

1. История развития делопроизводства в России. Современное делопроизводство. Основные правила техники безопасности

История развития делопроизводства в России.  Управление. Функции управления. Роль делопроизводства в управлении. Цели, задачи и основные принципы современного делопроизводства. Основные правила техники безопасности.

2. Служба документального обеспечения. Должностная инструкция секретаря. Рабочее место секретаря.

Служба документального обеспечения. Должностная инструкция секретаря. Представление о рабочем месте секретаря. Эргономика и организация труда. Санитарно-гигиенические нормативы для работников офиса.

3. Классификация средств оргтехники. Средства тиражирования.

Понятие об оргтехнике. Классификация средств оргтехники по назначению. Средства связи. Средства тиражирования.

4. Классификация документов. Нормативная база делопроизводства.

Законодательные и правовые акты РФ и что они регламентируют. ГОСТы. Нормативные документы. Классификаторы. ГСДОУ. Виды классификаций документов. Бумажные и электронные документы. В чем преимущество «безбумажной» технологии.

5. Реквизиты документов. Бланки деловых документов.  Правила оформления реквизитов. Примеры оформления некоторых реквизитов.

Реквизит документа. Обязательные реквизиты. Заголовочная часть, содержательная часть, оформляющая часть документа. Установка формата бумаги и размеров полей. Правила размещения реквизитов в документе. Рассмотреть примеры оформления некоторых реквизитов. Бланк. Угловое, продольное расположение реквизитов. Общий бланк. Бланк письма. Бланк конкретного вида документа, кроме письма.

6. Общие нормы и правила оформления документов. Язык и стиль деловой документации. Типичные ошибки.

Формы обращения. Формула вежливости. Свойства управленческой информации. Общие требования к тексту. Типичные языковые ошибки. Этикет делового общения. Отличие делового языка от литературного.

Учащиеся должны знать:

• этапы развития отечественного делопроизводства;
• основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
• унифицированные системы документации;
• основные понятия и определения корреспонденции и делопроизводства;
• состав реквизитов, основных частей документа;
• порядок нумерации страниц документа;
• способы оформления дат, общепринятых сокращений, цифровой и иной информации;
• специфические отличия официально-делового стиля речи от других;
• типичные ошибки, допускаемые при составлении деловой документации;
• что входит в состав рабочего места секретаря;
• обязанности секретаря;
• как классифицируется оргтехника.

Учащиеся должны уметь ориентироваться в нормативно-методических актах при составлении документов; иметь представление об оформлении деловой документации в соответствии с нормами и правилами, а также с учетом требований к стилю официальных документов; использовать в работе средства оргтехники.

Часть 2. Управленческие документы (ОРД, документы по личному составу)

(4 часа)

1. Организационные документы.

Значение и функции организационных документов. Перечень документов, относящихся к организационным, рассмотреть некоторые из них, например, договор, штатное расписание, должностная инструкция, устав.

2. Распорядительные документы.

Основные функции распорядительных документов. Стадии подготовки распорядительных документов. Понятие о постановлении, решении, указании, распоряжении. Приказ и его виды. Значение, структура и содержание приказов по основной деятельности, по личному составу.

3. Информационно-справочные документы.

Значение иформационно-справочных документов. Основные характеристики информационно-справочных документов (протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление). Требования к составлению и оформлению актов. Служебное письмо, его место в деловой переписке. Приводить примеры документов, относящихся к документам по личному составу, предъявляемые при оформлении на работу. Требования к составлению и оформлению заявления, резюме.

Учащиеся должны знать:

• классификацию управленческих документов;
• характеристики и назначение основных видов организационно- распорядительных документов, требования к их оформлению в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003;
• основные виды документов по личному составу, требования к их оформлению и использованию.

Учащиеся должны уметь приводить примеры ОРД; ориентироваться и понимать взаимосвязь документов по личному составу; иметь представление об оформлении документов по личному составу и ОРД в соответствии с нормативными требованиями.

Часть 3. Организация документооборота (3 часа)

1. Организация документооборота.

Документооборот. Документопотоки предприятия (входящие, внутренние, исходящие). Правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов. Объем документооборота.

2. Регистрация и контроль исполнения документов.

Регистрация документов. Формы регистрации документов (журнальная, карточная). Обязательный для регистрации состав реквизитов. Регистрационный номер (индекс) документа. Контроль исполнения документов. Постановка на контроль. Ведение контроля. Снятие с контроля.

3. Номенклатура дел. Формирование дел.

Дело. Номенклатура дел. Правила образования номенклатуры дел. Состав номенклатуры дел. Формирование дел. Требования при формировании дел.

Учащиеся должны знать:

• движение входящих, исходящих и внутренних документов;
• порядок регистрации документов;
• порядок организации контроля исполнения документации;
• процесс формирования дел для передачи и хранения в архиве.

Учащиеся должны уметь:

• определять объем документооборота.

Часть 4. Практикум  (16 часов)

Учащиеся должны уметь:

• создавать документы в соответствии с существующими стандартами и рекомендациями в текстовом процессоре Microsoft Office Word 2003;
• проверять правописание в документе и выполнять автоматическое исправление ошибок;
• использовать инструменты автозамены текста и автотекста;
• выполнять автоматизированный поиск и замену символов;
• использовать готовые шаблоны документов, а также создавать новые;
• применять технологию формирования логических и статистических функций;
• использовать технологию представления информации в виде диаграмм;
• создавать и оформлять слайды;
• изменять настройки слайда;
• выбирать и настраивать анимацию текстового и графического объектов;
• создавать управляющие элементы презентации.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство. Учебный курс. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2006 – 410 с.:ил.
2. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учебное пособие. 2-е изд. перераб.и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 384 с. (Серия «СПО».)
3. Андреева В.И. Делопроизводство: Учебное пособие. – М.: АНО ЗШ МИФИ, 2000. – 480 с.

ПРИМЕРНЫЙ ВАРИАНТ ЗАЧЕТНОЙ РАБОТЫ

Вариант I

1. Укажите, какие из перечисленных документов являются входящими.

1. объяснительная записка сотрудника организации, опоздавшего на работу;
2. сообщение от фирмы-партнера, присланное по факсу;
3. протокол очередного заседания аттестационной комиссии предприятия;
4. ответное письмо на запрос, присланный из аппарата местной администрации;
5. докладная записка главного бухгалтера организации о срывах оплаты за оказанные услуги;
6. письмо с предложением о развитии сотрудничества, направленное в организацию, поставляющую оборудование и комплектующие изделия;
7. распоряжение директора о дежурстве в праздничные дни;
8. приказ директора о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка организации;
9. письмо-извещение о проведении выставки-ярмарки, полученное от фирмы-партнера;
10. акт ревизии кассы предприятия;
11. письмо-запрос, направленное в органы стандартизации;
12. должностная инструкция секретаря-референта;
13. рекламные материалы учебного центра;
14. жалоба покупателя на плохое обслуживание в городском торговом центре;
15. заявление работника организации об увольнении.

Ответ:_________________________________________

2. Укажите номер правильного утверждения.

1. Все поступившие в организацию документы регистрируются секретарем.
2. Из всех поступивших в организацию документов секретарь регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю.
3. Поступившие в организацию документы регистрируются секретарем выборочно, в соответствии с утвержденным Перечнем документов, регистрируемых в службе ДОУ.
4. Поступившие в организацию документы секретарь регистрирует выборочно по своему усмотрению.

Ответ: ______________

3. . Секретарь-референт одной из фирм в течение рабочего дня выполнила несколько видов работ с документами:

1. получила 10 входящих писем и передала 6 из них на рассмотрение директору, а 4 — в структурные подразделения;
2. отправила по две телеграммы двум фирмам — поставщикам сырья и материалов;
3. оформила приказ директора по производственному вопросу, подшила в дело подлинник приказа и передала в структурные подразделения 7 копий приказа;

4)         оформила акт ревизии кассы в 4-х экз.;

5)         оформила протокол производственного совещания у директора в 3-х экз.

Определите объем документооборота секретариата за этот день.

Методические указания. Для решения задачи заполните таблицу.

4. Определите, правильно ли написаны даты в левой части таблицы. При правильном оформлении реквизита поставьте знак «+» в правой части таблицы. При неверном написании даты покажите правильный вариант в правой части таблицы.

5. Определите, правильно ли написан реквизит «Адресат» в левой части таблицы. При правильном оформлении реквизита поставьте знак «+» в правой части таблицы. При неверном написании адресата укажите в правой части таблицы, в чем ошибка данного примера.

6. Определите, правильно ли заменена подпись директора на подпись заместителя директора в представленных примерах. Номер верного ответа запишите.

1)         Директор                Сидоров                        А.Н. Петров

2)         за    Директора                Сидоров                        А.Н. Петров

3)         Зам. директора                Сидоров                        С.Н. Сидоров

4)                                                         С.Н. Сидоров

        Зам. Директора                Сидоров                        А.Н. Петров

Ответ: ________________

7. Дополните приказ о приеме на работу в московское акционерное общество «Прогресс» на должность секретаря-референта Поляковой Марии Ивановны необходимыми реквизитами.

Согласно резолюции директора А.П. Максимова на заявлении М.И. Поляковой она должна приступить к работе с 15.04.2000. Поляковой М.И. установлен оклад 3000 руб. Оформляя приказ покажите, что он доведен до работника под расписку и помещен в дело 03-02.

ПРИКАЗ

№ 31к

О приеме на работу

Поляковой М.И.

ПРИНЯТЬ Полякову М.И. на должность секретаря-референта с 15.04.2000 с окладом 3000 руб.

Основание:

                                                                                А.П. Максимов

Гл. бухгалтер

                Е.Г. Сорокин

Инспектор по кадрам

                В.А. Зайцева

Вариант II

1. Укажите, какие из перечисленных документов являются исходящими.

1. объяснительная записка сотрудника организации, опоздавшего на работу;

2. сообщение от фирмы-партнера, присланное по факсу;
3. протокол очередного заседания аттестационной комиссии предприятия;
4. ответное письмо на запрос, присланный из аппарата местной администрации;
5. докладная записка главного бухгалтера организации о срывах оплаты за оказанные услуги;
6. письмо с предложением о развитии сотрудничества, направленное в организацию, поставляющую оборудование и комплектующие изделия;
7. распоряжение директора о дежурстве в праздничные дни;
8. приказ директора о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка организации;
9. письмо-извещение о проведении выставки-ярмарки, полученное от фирмы-партнера;
10. акт ревизии кассы предприятия;
11. письмо-запрос, направленное в органы стандартизации;
12. должностная инструкция секретаря-референта;
13. рекламные материалы учебного центра;
14. жалоба покупателя на плохое обслуживание в городском торговом центре;
15. заявление работника организации об увольнении.

Ответ:_________________________________________

2. Укажите номер правильного утверждения.

1. Номенклатура дел разрабатывается после создания организации и действует бессрочно.
2. Номенклатура дел разрабатывается после создания организации и ежегодно переутверждается.
3. Номенклатура дел разрабатывается после создания организации и переутверждается один раз в пять лет

Ответ: ______________

3. Секретарь-референт одной из фирм в течение рабочего дня выполнила несколько видов работ с документами:

1. получила 15 входящих писем и передала 8 из них на рассмотрение директору, а 7 — в структурные подразделения;
2. отправила по две телеграммы трем фирмам — поставщикам сырья, материалов и тары;
3. оформила приказ директора по производственному вопросу, подшила в дело подлинник приказа и передала в структурные подразделения 5 копий приказа;

4)         оформила акт ревизии кассы в 3-х экз.;

5)         оформила протокол производственного совещания у директора в 3-х экз.

Определите объем документооборота секретариата за этот день.

Методические указания. Для решения задачи заполните таблицу.

4. Определите, правильно ли написаны даты в левой части таблицы. При правильном оформлении реквизита поставьте знак «+» в правой части таблицы. При неверном написании даты покажите правильный вариант в правой части таблицы.

5. Определите, правильно ли написан реквизит «Адресат» в левой части таблицы. При правильном оформлении реквизита поставьте знак «+» в правой части таблицы. При неверном написании адресата укажите в правой части таблицы, в чем ошибка данного примера.

6. В обществе с ограниченной ответственностью «Комсервис» был разработан фирменный бланк приказа. Проанализируйте бланк. Составьте справа бланк приказа без ошибок.

7. Дополните письмо от имени директора АО №Радуга» С.Г. Полякова в адрес завода «Счетмаш» с просьбой о высылке каталога изделий этого предприятия по состоянию на II квартал 2000 г. необходимыми реквизитами.

Указания.

1. АО «Радуга» зарегистрировано по адресу: 286015, Ивановская обл., г. Зареченск, ул. Прибрежная, 5.
2. В секретариат АО «Радуга» можно позвонить по тел. 18-42 или направить факс: 18-43.
3. Письмо запрос было зарегистрировано 11.02.2000, № 76/05-08.
4. Завод «Счетмаш» расположен в г. Калининграде Московской обл. (ул. Мира, 32, почтовый индекс 141805).
5. Письмо запрос было адресовано Генеральному директору завода «Счетмаш» Яковлеву О.Н.