Деловая корреспонденция на английском языке
статья по английскому языку ( класс) на тему

Деловая корреспонденция на английском языке.

Социально-экономические преобразования, реализуемые в нашей стране, обусловили частые (а для многих и повседневные) контакты с людьми из разных стран мира. Поездки за рубеж, частные и деловые, стали нормой жизни для миллионов граждан нашей страны. Если раньше термин «международные отношения» применялся почти исключительно к сфере межгосударственных связей, то сегодня большинство фирм, организаций и предприятий ведут свою международную деятельность, вступая в деловые отношения с партнерами из других стран и регионов мира. Как правило, основным способом коммуникации между ними является переписка на английском языке.

Огромную роль в современной международной деловой жизни играют и разговоры по телефону. Но, тем не менее, именно обмен письмами (независимо от того, каким образом они пересылаются, по обычной или электронной почте или с помощью телефакса) остается наиболее экономичным и оперативным способом передачи и получения информации. И чрезвычайно важно то, насколько правильно написано письмо. В международной переписке это значимо втройне. При прочих равных условиях (имея в виду, прежде всего содержательную сторону письма) успеха добьется тот, кто пишет свои письма с учетом всех правил, норм и стилей, принятых в международной переписке.

Обучение учащихся старших классов средней школы элементам делового письма на английском языке, во-первых, создаст благоприятные условия для профессионального самоопределения школьников; во-вторых, будет компенсировать отсутствие опыта делового общения в письменной форме на родном языке; в-третьих, будет способствовать развитию профильно-направленной лингвистической, социокультурной, прагматической, межкультурной коммуникативной компетенции в письменной форме; и, наконец, будет способствовать повышению мотивации к изучению иностранного языка и эффективности учебного процесса в целом.

Объектом исследования является процесс обучения школьников старших классов элементам делового письма на английском языке.

Предметом исследования является содержание, организация и методика обучения элементам делового письма на английском языке.

Целью исследования является теоретическое обоснование, разработка и апробирование методики обучения школьников старших классов элементам деловой корреспонденции на английском языке с различными коммуникативными намерениями в форме деловых писем, телеграмм, факсимильных и электронных сообщений как средства профессионализации обучения английскому языку.

Для достижения поставленной цели потребовалось решить следующие основные задачи:

- проанализировать литературу по вопросам теории делового письма и деловой эпистолярной коммуникации;

- выявить лингвистические, социокультурные и прагматические особенности различных форм делового письма на английском языке;

- установить особенности делового письма как объекта обучения;

- отобрать содержание обучения деловой переписке;

- определить оптимальную последовательность предъявления учебного материала учащимся;

- создать экспериментальный комплекс упражнений по обучению элементам делового письма;

- апробировать методику овладения элементами делового письма на английском языке в старших классах средней школы;

При решении перечисленных задач использовались следующие методы исследования:

- лингвистический и стилистический анализ деловых писем на английском языке различного целевого назначения;

- анализ специальной лингвистической и методической литературы;

- анализ учебников, учебных и справочных пособий, методических разработок;

• анкетирование учащихся старших классов;

Научная новизна исследования заключается в теоретическом обосновании и разработке методики обучения школьников старших классов элементам делового письма на английском языке в рамках профильно-ориентированного обучения. Теоретическая значимость определяется тем, что:

- выявлено место делового письма в профильном обучении английскому языку в средней школе;

- классифицирован лингвистический, социокультурный и прагматический компоненты делового письма;

- установлены сферы функционирования делового письма и ситуации делового письменного общения.

Практическая значимость данной работы заключается в том, что:

- разработан обучающий комплекс упражнений

Разработанная методическая концепция может послужить основой для создания комплексов упражнений по обучению деловому письму на других иностранных языках.

К сожалению, число людей в нашей стране, свободно владеющих английским языком, до сих пор не велико. А тех, кто может грамотно вести деловую переписку на языке, который сегодня играет роль международного общения, еще меньше.

Нормы устной речи далеко не всегда применимы в переписке. Свой стиль присущ переписке по электронной почте. В деловой коммуникации соблюдаются различные уровни субординации. Существуют правила письменного общения с незнакомым и с давним партнером, порядок обращения к компании в целом и к отдельному лицу, к мужчине и к женщине и т.д.

Стремительное увеличение объемов и темпов обмена информацией, ускоренное развитие компьютерной связи - главного инструмента профессиональных контактов - вывели в середине 1990-х годов письменную коммуникацию на первый план. При сохраняющейся важности и ценности устного общения сегодня «практически 80% информационного обмена в сфере науки, техники и технологий как внутри организаций, так и между ними осуществляется посредством телекоммуникаций, а именно в письменном виде».

Несмотря на то, что телефон и телеграф значительно сузили сферу распространения письма и стали конкурирующими средствами связи, письмо сохраняет свою силу и в наши дни: в социально-бытовой сфере, в частности. Благодаря тому, что оно является самым доступным и дешевым средством коммуникации разделенных в пространстве людей, а в профессионально-деловой, потому что письмо - это документ.

Существует комплекс объективных и субъективных причин, который выдвигает задачу подготовки учащихся старших классов к деловому общению на иностранном языке (ИЯ) в целом и в письменной форме, в частности, в число наиболее актуальных. В качестве основных причин можно выделить следующее:

1) Школьники старших классов готовятся к профессиональному самоопределению.

2) В старшем школьном возрасте происходит активное социальное формирование личности, вступление молодых людей в мир взрослых отношений, столкновение с законами рынка.

3) Учащиеся школ имеют меньше возможностей устного общения на иностранном языке, чем в письменном виде, например через систему Internet.

4) Многие из школьников готовятся сдавать единый государственный экзамен (ЕГЭ), экзамены (КЕТ, PET, CAE, FCE, ВЕС и др.) для получения международного сертификата по английскому языку, задания которые предусматривают разностороннее владение иностранным языком, в том числе и умением делового письма.

5) С учетом перехода школы на 12-летнее образование, предполагается введение профильно-ориентированного обучения иностранному языку, которое подразумевает подготовку к практическому владению языком в различных сферах деятельности, в т.ч. и в официально-деловой.

Целесообразность и актуальность разработки и создания программ подготовки молодежи к жизни в новых условиях подтверждается данными ряда исследователей последних лет, которые изучали проблему обучения деловому общению старшеклассников.

Старшеклассники ориентированы на будущую профессиональную деятельность в деловых сферах такую как предпринимательская, управленческая, инженерно-экономическая.

Важным элементом официально-деловой сферы, как было сказано выше, является корреспонденция в различных формах: письма, факсы, телеграммы, электронные сообщения. Умения письменной речи (ПР.) в настоящее время широко востребованы, как в профессиональной, так и в общественной сферах деятельности.

В учебниках по английскому языку для средних общеобразовательных школ в лучшем случае мы найдем 3-4 задания, обучающих написанию личного письма (в основном они сведены к правилам оформления адреса, конверта и нескольким вступительным и заключительным фразам), и 2-3 упражнения, дающих образец делового письма. В результате, учащиеся иногда не в состоянии написать не то что деловое, но даже личное письмо на иностранном языке.

Вместе с тем, проект Федерального компонента государственного образовательного стандарта общего образования предъявляет высокие требования к уровню подготовки выпускников в области письменной речи на иностранном языке, тем самым, отражая новые тенденции, происходящие в современной жизни. Так, базовый уровень предполагает написание личного и делового письма, письма-заявки (например, на курс обучения), заполнения различного вида анкет, формуляров ... в форме, принятой в стране изучаемого языка.

Традиционно письмо в методике преподавания иностранных языков в средней школе рассматривается всего лишь как средство обучения основным видам коммуникативной деятельности и аспектам языка. Однако многолетний опыт использования иностранного языка выпускниками средних учебных заведений различного типа свидетельствует о том, что умения в иноязычной письменной речи являются достаточно востребованными в различных сферах профессиональной деятельности лиц со средним образованием.

На рынке труда постоянно требуются секретари, делопроизводители, менеджеры среднего звена со знанием иностранного языка и одним из главных речевых умений, которым им приходится пользоваться - это иноязычная письменная речь, а точнее - деловое письмо. И поэтому  деловое письмо в старших классах средней школы  становится средством профессионализации.

Под профильно-ориентированным обучением мы понимаем «обучение, основанное на учете потребностей учащихся в изучении ИЯ, диктуемых особенностями будущей профессии или учебной специальности, которые, в свою очередь, требуют его изучения». В этом заключается его основное отличие от обучения языку в школе для общеобразовательных целей в традиционном понимании (в основном это подготовка к вступительному экзамену в вуз) и обучения разговорному общению, необходимому для выживания за границей.

Выделяют следующие основные функции старшей ступени обучения в системе общего среднего образования:

- обеспечение завершения школьниками общего полного среднего образования и подготовка выпускников школы к жизни и труду в  информационном обществе, способствовать их социальной адаптации к условиям постоянно меняющегося мира;

- помощь учащимся в их самоопределении, в выборе дальнейшего жизненного пути в соответствии с их склонностями, возможностями, способностями;

- стимулирование старшеклассников к продолжению образования и создания условия для облегчения их перехода из одного звена системы образования в другое.

При условии некоторого переструктурирования содержания обучения, а именно сокращения общеобразовательной и введения профильной тематики, вполне возможна известная профильная направленность в обучении ИЯ. Она позволит выпускнику сразу после окончания школы прицельно использовать ИЯ, т.е. не только продолжить образование в среднем специальном учебном заведении или в специализированном вузе, но и начать трудовую деятельность в выбранной в соответствии с профилем профессиональной сфере, предполагающей профессионально ориентированное использование ИЯ. Например, в качестве специалиста среднего звена: секретаря-референта (со знанием ИЯ), делопроизводителя, менеджера, гида-переводчика, работника международной связи, гостиничного, туристического, ресторанного бизнеса и др.

За последние годы в нашей стране возросло значение английского языка. Интерес к нему очень высок как среди взрослого населения, занимающегося бизнесом, так и среди учащихся школ. Данный фактор объясняется развитием официальных контактов на международном уровне, международных программ обмена специалистами, в том числе и образовательных, появлением совместных предприятий, ростом частного бизнеса. В настоящее время предприятия нашей страны испытывают потребность в высококвалифицированных кадрах, умеющих не только читать и переводить специальную литературу, но и общаться на иностранном языке, как устно, так и письменно.

Профильно-ориентированное обучение английскому языку - это научное направление, возникшее в конце 1960-х годов, и, одновременно тип образовательной услуги, отвечающий образовательным потребностям обучаемых и социальному заказу общества.

Английский язык для специальных целей, как нам представляется, - это подход к обучению языку, в котором все решения по поводу отбора содержания и выбора методов согласуются с причинами, желаниями, конечными целями изучения его обучающимися. Другими словами, обучение должно быть построено на образовательных потребностях обучаемых.

В обучении иностранному языку в средней школе сложилась традиция, в соответствии с которой деловая сфера общения не предусмотрена. Нет учебников делового английского языка для средних общеобразовательных школ, а образовательные потребности, как уже отмечалось, возрастают с каждым годом.

Надо отметить, что в настоящее время, в связи с развитием международных деловых контактов, освоением новых технологий, созданием многочисленных международных программ, в обществе постоянно растет интерес к деловому общению, к «деловому языку». Некоторые исследователи предприняли попытки теоретически обосновать приоритеты обучения школьников деловому общению.

Как вести деловую корреспонденцию по-английски

     В прошлом веке один знаменитый ученый, заканчивая деловое письмо, сделал характерную приписку» прошу извинить, что письмо получилось таким длинным. Не было времени».  Автор письма своеобразно отразил свое представление о культуре делового общения, подчеркнув, что такого рода общение требует большого времени для предварительных размышлений по отбору материала для письма, для его построения и выбора обоюдодоступного языка.

    Кратко эта культура – культура официальной переписки – может быть определена тремя принципами:                                                                                                                                     1) лаконизм делового письма,                                                                                                       2) достаточность информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений,                                                                                                                                     3) ясность и недвусмысленность сообщения.

     Всем известно, что грамотно составленная деловая документация – это половина успеха любого проекта. Кем бы вы ни работали и чем бы вы ни занимались, вы наверняка не раз отправляли свое резюме, писали коммерческие письма партнерам, объяснительные записки начальству, готовили материалы к совещанию. В данном разделе речь пойдет о том, как правильно готовить и оформлять деловые документы на английском языке.

Стандартное деловое письмо

     Для формального делового письма слева вверху пишут обратный адрес. Обратите внимание: в большинстве европейских стран адрес пишут «в обратном порядке»: сначала указывают имя и фамилию адресата, затем - номер квартиры (офиса),  номер дома, улицу, город, код города, регион (в  России указывают область, в Америке – штат, в Великобритании – графство) и страну. Перед указанием даты сделайте двойной интервал. Название месяца можно написать словами, а можно и цифрами. Если вы решите воспользоваться цифровым форматом, не забудьте, что в Великобритании сначала указывают число, затем месяц и год, а в Соединенных Штатах сначала пишут месяц.
Далее идет адрес получателя (справа).

Если Вам необходимо сослаться на предыдущее письмо, это следует сделать перед обращением. Обычно ссылку ставят слева.

Dear Mr. Sharp:

Перед обращением принято делать двойной интервал между строками.

Если вы лично знакомы с адресатом, то обращение должно начинаться со слов "Dear Mr. X” (по-нашему, «уважаемый Иван Иваныч»). К женщине обращаются Mrs., если уверены в том, что она замужем, и Ms. во всех остальных случаях (если она одинока или если вы не обладаете информацией о ее социальном статусе).

Если вы с адресатом лично не знакомы и вообще понятия не имеете, к кому попадет ваше письмо, напишите:

1. To whom it may concern: (дословно: тому, в чьей компетенции находится данный вопрос)
   или
2. Dear Sir or Madam: (безличное “Уважаемые дамы и господа”).

Обратите внимание на то, что после обращения европейцы и американцы ставят двоеточие. Никаких восклицательных знаков – вас неправильно поймут.

Наконец мы добрались до самого текста письма, ради которого, собственно говоря, все и было затеяно.  

О том, что писать нужно вежливо даже в том случае, если вам не заплатили (не отгрузили, не предупредили, обманули, обидели), мне даже и напоминать не хочется. Текст должен быть написан достаточно компактно, через один интервал. Однако между абзацами следует пропускать по две строчки. Понятие «красная строка», или "indent" (это когда от левого края письма отступают перед тем, как начать новый абзац) у европейцев и американцев отсутствует, поэтому ее использование для обозначения абзацев нежелательно.

Заканчиваться письмо должно обязательно на позитивной ноте независимо от содержания! Вы же не хотите, чтобы вымученный вами шедевр был выброшен в мусорную корзину сразу после прочтения.

Рекомендуемые формулы вежливости:
We are looking forward to hearing from you.
(Мы сгораем от нетерпения, прочитать ваш ответ).
We would appreciate your cooperation on this matter. 
(Мы будем благодарны за сотрудничество по этому вопросу).
Thank you in advance for your cooperation. (Заранее благодарим вас за помощь).
Awaiting your prompt reply. (В ожидании скорейшего ответа).

Обязательно в конце письма укажите, как с вами можно связаться. Этим вы как бы еще раз подчеркнете, что ожидаете от своего корреспондента определенных действий. Кроме того, это действительно удобно – вашему партнеру не придется рыться в письменных столах своих коллег в поисках вашей единственной визитки, которую он в последний раз видел лет сто назад.

Ну, и, наконец, заключительные фразы:
Sincerely yours, (искренне ваши)
Yours faithfully,
Yours truly, подпись и расшифровка.

Между подписью и предыдущей строкой должен быть большой интервал.

Если к письму прилагаются документы, следует обязательно о них упомянуть. Для этого после подписи в левом нижнем углу пишут "Enclosure: … и указывают количество документов и их названия.

По возможности письмо следует отправить в стандартном бизнес-конверте. Используйте большие конверты только при необходимости.

          Проведенный эксперимент показал, что учащиеся гимназии старших классов, проанализировав литературу по вопросам теории делового письма и деловой эпистолярной  коммуникации; выявив лингвистические, социокультурные и прагматические особенности различных форм делового письма на английском языке; установив особенности делового письма как объекта обучения; изучив экспериментальный комплекс упражнений по обучению элементам делового письма, успешно справились с написанием деловой корреспонденции (резюме, стандартное деловое письмо, письмо- жалоба, электронное письмо) с учетом всех правил, норм  и стилей, принятых в международной переписке. В начале эксперимента согласно опросу

учащихся старших классов гимназии (50 человек), только пять человек владели эпистолярным жанром на английском языке, а к концу эксперимента  уже более половины из них.

         В ходе эксперимента мы пришли к выводу, что деловое письмо должно соответствовать и этическим требованиям, сложившимся в практике общения  и выразившимся в специфическом этикете, который является необходимой стороной деловой жизни. Такие требования не просто желаемая или рекомендуемая форма - пренебрежение этой стороной может непосредственно сказаться (и не редко сказывается) на успехе или провале деловых отношений.