Деловое письмо
статья (11 класс) на тему

История развития делового письма в России и Англии

Деловая  письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни.

Первые русские письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в X веке в Древнерусском государстве практиковалось составление официальных документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, с оставляемые при продаже в рабство; отпускные грамоты и т. д.).

Накопление опыта официально-делового письма выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и завершений в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типовых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве.

В начале 18 века, в России начали издаваться сборники образцов документов называемые «письмовник». Они содержали образцы построения документов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражавших официальные отношения.

Другой вид «письмовников» – «титулярники», содержавшие сведения о том, как записывать полный царский титул. Сферу частных отношений и частной переписки ранние письмовники не регламентировали.

Для актов, сделок и прошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными клеймами и с изображением государственного герба. Некоторые документы разрешалось писать на простой бумаге обыкновенного формата.

Требования к почерку были достаточно высоки: он должен был быть четким, чистым и красивым. Цвет бумаги, которая могла быть синей, оранжевой, палевой и прочей, авторы письмовника советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться упреку в недостатке вкуса.

Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками или сургучом: первым запечатывали только записки и редко письма, все остальное сургучом. Облатки были разноцветные, тогда как сургуч большей частью красный. Находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом.

Существенной вехой в развитии русского официально-делового письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) XV-XVII века. Официально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности.

Как правило,  документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа.

В советское время жанр «письмовников» был подвергнут осмеянию как «пережиток буржуазного прошлого». Частная переписка могла подвергаться досмотру почтовой цензуры, умение писать письма утрачивалось, значение деловой корреспонденции недооценивалось. При отсутствии конкуренции, свободного предпринимательства не требовались ни красноречие, ни умение убедить партнера в сотрудничестве, мало кто обращал внимание эпистолярный этикет.

В Англии  первые официальные записи появились вначале VI века. Эти записи составлялись при королевских дворах и рассказывали о знаменательных событиях. Далеко не каждый год отмечался каким-нибудь событием, поэтому записи были не очень частыми. Только к  концу VII в. — ежегодными. К таким записям относится  «Англосаксонская хроника»  VIII—IX вв., составлявшаяся при дворе короля Альфреда в Англии.

В связи с развитием товарно-денежных отношений в XIII—XV вв. появились новые виды официальных документов: акты, оформлявшие различные земельные сделки (куплю-продажу, залог и аренду земли, залог и продажу земельной ренты и т. п.), установление фиксированных крестьянских повинностей, выкуп крестьян из крепостного состояния и т. п. Большая часть этих документов также сохранилась в копиях — в форме нотариальных минут (т. е. кратких записей о содержании сделки) или же в составе городских и сеньориальных регистров. Важный материал по аграрной и социальной истории Англии XI—XIII вв. дают земельные переписи — результаты правительственных расследований. Наибольший интерес среди них представляют «Книга Страшного суда», составленная в Англии в 1086 г. и являющаяся переписью почти всех землевладений, населенных пунктов, включая города, и населения страны, а также «Сотенные свитки» 1279 г. — сплошная опись земельных владений некоторых графств Центральной Англии.

Большое значение приобрели в XIII в. описи поместий (экстенты в. Англии), отчеты управляющих, счета, инструкции и т. д.

Развитие городов вызвало к жизни городские хартии и статуты, регулировавшие внутригородскую организацию

Начиная с XIV в. в Англии  появляется большое число актов, оформлявших дарения, куплю-продажу, завещания, брачные контракты, закладные и долговые обязательства, кредитные документы и т. п.

Все эти правовые памятники, а также протоколы (регистры) судебных учреждений начиная с XIII в. становятся вместе с документами хозяйственного, финансового и административного характера важнейшими источниками по истории имущественных и социальных отношений. Они обрисовывают также управление, суд, полицию и финансы феодального государства.

В Англии в  XV в.  появились своды «королевских хроник»  - «Сент-Олбанские хроники», в которых под пером сменявших друг друга хорошо осведомленных авторов создавалась история страны, последовательно освещенная с прогрессивной для того времени точки зрения интересов центральной власти.

В XIX веке в Англии был разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Cole, который  затрагивает все уровни и аспекты делового письма: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль.

Итак, появление письма было вызвано практической потребностью расширения связей между людьми при их общении на больших расстояниях и необходимостью хранения и передачи знаний будущим поколениям.

Понятие делового общения

Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач.

Специфической особенностью делового общения  является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

Известны "писаные" и "неписаные" нормы поведения в той или иной ситуации официального контакта. Принятый порядок и форма обхождения на службе называется деловым этикетом. Его основная функция - формирование правил, способствующих взаимопониманию людей. Второй по значению является функция удобства, т. е. целесообразность и практичность.

Деловой этикет включает в себя две группы правил:

•        нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу, членами одного коллектива (горизонтальные);

•        наставления, определяющие характер контакта руководителя и подчиненного (вертикальные).

Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий [Честара, 2000: 26].

Регламентированность делового взаимодействия выражается также во внимании к речи. Обязательно соблюдение речевого этикета - разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых "формул", позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности и т. д. Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик.

Общение как взаимодействие предполагает, что люди устанавливают контакт друг с другом, обмениваются определенной информацией для того, чтобы строить совместную деятельность, сотрудничество. Чтобы общение как взаимодействие происходило беспроблемно, оно должно состоять из следующих этапов:

•     Установка контакта (знакомство). Предполагает понимание другого человека, представление себя другому человеку;

•        Ориентировка в ситуации общения, осмысление происходящего, выдержка паузы;

•        Обсуждение интересующей проблемы;

•        Решение проблемы.

•        Завершение контакта (выход из него).

Служебные контакты должны строиться на партнерских началах, исходить из взаимных запросов и потребностей, из интересов дела. Бесспорно, такое сотрудничество повышает трудовую и творческую активность, является важным фактором технологического процесса производства, бизнеса.        

Деловой текст. Специфика делового текста.

Деловой текст — это текст документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, деловой  переписки.

По словам выдающегося лингвиста Л.В. Щербы, язык законов требует прежде всего точности и невозможности каких-либо кривотолков.

Поэтому в деловом тексте неупотребительны слова с переносным значением, а также эмоционально окрашенная и разговорная лексика.

Для делового текста характерны как раз те специфические слова, устойчивые словосочетания и обороты, которые принято называть канцеляризмами.

Характерной чертой делового текста, с точки зрения лингвистики,  является наличие в нем многочисленных речевых стандартов — клише.

Использование языковых штампов и стереотипов (клише) в деловом тексте  являются обязательным.

Деловой текст, в целом, характеризуется рядом общих черт. К ним относятся:

1) сжатость, экономное использование языковых средств;

2) стандартное расположение материала, употребление присущих этому тексту клише;

3)широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, дипломатических, военных, административных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии (официальной, канцелярской), включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур;

4) частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в деле, в силу, в целях, за счет, по линии и др.), сложных союзов (вследствие того что, ввиду того что, в связи с тем что, в силу того, что и др.). А также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на случай, если ...; на том основании, что ...; по той причине, что ...; с тем условием, что ...; таким образом, что ...; то обстоятельство, что ...; тот факт, что ... и т. п.);

5)повествовательный характер изложения, использование номинативных предложений с перечислением;

6) прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования;

7) тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;

8) почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;

9) слабая индивидуализация стиля.

Главная черта делового текста – его стандартная форма.

Понятие делового письма (Formal Letter)

Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности.

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями.

Письмо - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяют в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.

Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

В большинстве организаций письма превалируют над остальными документами.

При ведении деловой переписки должны соблюдаться следующие требования:

- документы оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителем в рамках предоставленной им компетенции;

- текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

-  текст   письма не должен допускать различного толкования;

- события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей -вступления и заключения. Сложные в композиционном плане содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не  возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

Деловое письмо выполняет ряд важных функций.

1. информационная функция:

 В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей;

2. организационная функция:

 С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координации их деятельности;

3. коммуникативная функция:

Эта функция делового письма обеспечивает внешние связи организаций. Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений;

4. воспитательную функцию:

Составление делового письма требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.

Деловая переписка ведется на языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

Деловое письмо - одно из важнейших средств общения в деловом мире.

Любое деловое письмо состоит из следующих обязательных компонентов:

1. Шапка бланка (The Notepaper)

2. Ссылка (The Reference)

3. Дата (The Data)

4. Адресат (The Addressee)

5. Обращение (The Salutation)

6. Текст письма (The Body Text)

7. Комплиментарная концовка (The Complimentary Close)

8. Фамилия и подпись (The Surname & the Signature)

Стандартные фразы в английском  деловом письме

Существуют стандартные выражения, часто употребляемые в деловой переписке на английском языке, использование которых придает вежливый и официальный тон посланию.

1.Обращение / Окончание письма

2.Вступление,  предыдущее общение

Thank you for your e-mail of (date)…         

Further to your last e-mail…         

I apologise for not getting in contact with you before now…

3. Указание причин написания письма

I am writing to enquire about …

I am writing to apologise for …

I am writing to confirm …

I am writing in connection with         …

We would like to point out that…

Просьба

Could you possibly…         

I would be grateful if you could …         

I would like to receive…

Please could you send me…

Предложение

We are pleased to have your enquiry of…

We have pleasure in offering you the following goods…

In view of the heavy demand for this line, we advise you to order at once.

Жалоба

We hold you responsible for ...

The responsibility for ... rests with ...

To bear responsibility ...

We demand compensation for the damages…

4. Переход к другой теме

We would also like to inform you ...

Regarding your question about ...         

In answer to your question (enquiry) about ...

5. Дополнительные вопросы

I am a little unsure about…

I do not fully understand what…         

Could you possibly explain…         

6. Приложение к письму дополнительных материалов

We are pleased to enclose ...         

Attached you will find ...

We enclose ...         

7. Подпись

Kind regards        

Yours faithfully

Yours sincerely  

Типичные ошибки при составлении  деловых писем

В деловых писем, как на английском, так и на русском языках зачастую встречаются ошибки, которые  можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Структурные ошибки

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Синтаксические ошибки

Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием.

 Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения.  Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические  построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Морфологические ошибки

Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Лексические ошибки

Неправильное  использование слов и терминов.

Неуместное или неоправданное использование иностранных слов. Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из  своих значений.

Стилистические помехи

Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи.  В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

Технические помехи

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма .

Типичные ошибки при переводе деловых писем