Документационное обеспечение управления
методическая разработка

Государственное профессиональное  образовательное учреждение

 Тульской области

 «Алексинский химико-технологический техникум»

МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА

открытого практического занятия  по дисциплине

«Документационное обеспечение управления»

Тема: «Составление и оформление служебных писем»

Разработала:                                         преподаватель

общеобразовательных дисциплин

                        Лаптева Т.М.

Алексин

2016 г

СОДЕРЖАНИЕ

1. Пояснительная записка                                                        стр.3
2. План открытого учебного занятия                                        стр.4
3. Вступительное слово преподавателя                                        стр.5
4. Ход и описание занятия                                                        стр.6
5. Заключительное слово преподавателя                                        стр.8
6. Список литературы                                                                стр.9
7. Приложения                                                                        стр.10

1. Приложение 1: Вопросы для блиц-опроса                        стр.11
2. Приложение 2: Вопросы для повторения ТБ в

компьютерном классе                                                        стр.16

3. Приложение 3: Инструкционная карта для выполнения

практического задания                                                        стр.18

4. Приложение 4. Практические задания                                стр.20
5. Приложение 5: Ответы блиц-опроса                                стр.23
6. Приложение 6: Ответы по ТБ                                        стр.25
7. Приложение 7: Ответы на практическое задание                стр.27
8. Приложение 8:Фотоотчет                                                стр.30
9. Приложение 9: Отзывы                                                стр.31

1.  Пояснительная записка

Методическая разработка занятия по учебной дисциплине «Документационное обеспечение управления» разработана в соответствии с рабочей программой по специальности: «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)».

Знания  основных положений  темы «Составление и оформление служебных писем» являются базой  для выполнения практического задания. Тема практического занятия актуальна. Ее актуальность связана с тем, что важным элементом делового общения является переписка. Почти любое управленческое решение или коммерческая сделка сопровождается обменом письмами.  Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документом является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой. Письма составляют большую часть (до80%) исходящих и входящих документов любой организации.

Для организации деятельности обучающихся были выбраны следующие методы: элементы информационных технологий, индивидуальная  самостоятельная работа, дифференцированный подход в образовании, практическая работа. Считаю, данные методы современными, инновационными, демократичными и оправданными для изучения данной дисциплины.  Они позволяют создать благоприятную творческую обстановку на занятии, воссоздать условия, которые будут окружать будущих специалистов в профессиональной деятельности.

2. План открытого учебного занятия

Дата: 16.02.2016

Группа: 149

Дисциплина: Документационное обеспечение управления

Тема занятия: «Составление и оформление служебных писем»

Форма занятия: Практическая работа

Тип занятия: урок совершенствования знаний, целевого применения усвоенного материала, формирования и совершенствования профессиональных компетенций, умений и навыков

Цель занятия:

• повышение интереса к дисциплине и выбранной профессии;
• закрепление теоретического материала;
• закрепить навыки в составлении и оформлении служебных писем;
• творчески подойти к работе и в результате проявить желание экспериментировать.

Задачи занятия:

1. Образовательные:

• закрепление знаний по созданию и оформлению служебных писем, реквизитов к данному документу;
• формирование ПК-7 (составление  и оформление служебных документов, материалов с использованием формуляров документов конкретных видов.

2. Развивающие:

• формирование творческой активности;
• развитие навыков самостоятельного мышления;
• умение организовывать собственную деятельность, исходя из цели и способов ее достижения, определенных руководителем;
• умение анализировать рабочую ситуацию, осуществлять текущий и итоговый контроль, оценку и коррекцию собственной деятельности, нести ответственность за результаты своей работы
• умение работать в команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, клиентами.

3. Воспитательные:

• воспитать творческий подход к работе, желание экспериментировать;
• профессионально ориентировать и готовить студентов к трудовой деятельности.

Комплекс аппаратного и методического обеспечения:

• инструкционные карты с заданиями;
• вопросы по контролю для блиц опроса;
• вопросы для повторения ТБ;
• проекционный экран;
• 15 персональных компьютеров

Время занятия: 90 минут

Место: аудитория 308 (компьютерный класс).

3. Вступительное слово преподавателя

        Преподаватель приветствует обучающихся и приглашенных лиц; сообщает тему занятия, подчеркивает ее актуальность;  называет цели занятия.

4. Ход  и описание занятия

Ход занятия

Описание занятия

5. Заключительное слово преподавателя

        Преподаватель подводит итоги занятия, благодарит участников и приглашенных лиц.

6.Список литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (утв.Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.98).
2. ГОСТ Р6 30-2003.Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Утверждена постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 65-ст.-М.:Тзд-во стандартов, 2003.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления)   5-е издание,испр. и дополн. – М.: ООО Журнал Управление персоналом, 2007.
4. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – 3-е изд. – М.: Изд.Дашков и К, 2001.
5. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:ИКЦ МАПТ; Ростов н/Д, 2005.
6. Степюков М.В. Делопроизводство (конспект лекций). – М.: ПРИОР – изд., 2005.

Дополнительные источники:

1. Приказ и деловое письмо: требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ 6.30-2003: практическое пособие М.И.Басаков. – Ростов н/Д:Феникс, 2005.
2. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). – СПб.: Питер, 2005.
3. Янковая Н.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦ ФЭР, 2004.
4. Справочник секретаря и офис-менеджера. Ежемесячный справочный журнал. Издательство Секретарское дело.
5. Делопроизводство. Ежеквартальный профессиональный журнал. Издательство Делопроизводство.
6. Секретарское дело. Ежемесячный профессиональный журнал. Издательство Секретарское дело.

Интернет-ресурсы:

1. Электронный учебный курс ДОУ

http://partal.talgas.ru

Приложения

Приложение 1

Вопросы для блиц-опроса

Вопросы:

1. Дайте определение письма.
2. К какому виду документов относятся письма?
3. Какое максимальное количество реквизитов может быть в документе?
4. Перечислите способы расположения постоянных реквизитов.
5. Какими ключевыми фразами начинаются письма-напоминания?
6. В чем особенность составления гарантийного письма?
7. В каком  случае отсутствует ссылка на регистрационный номер и дату?
8. В чем особенность составления сопроводительных писем?
9. Какими бывают письма по количеству отражаемых вопросов?
10. В каком случае составляется служебное письмо-напоминание?

Приложение 2

Вопросы для повторения ТБ

Вопросы:

1. Какие действия в соответствии с техникой безопасности должен воспроизвести делопроизводитель до начала работы?
2. Какие меры безопасности должен соблюдать делопроизводитель во избежание поражения электрическим током?
3. Что необходимо делать делопроизводителю на рабочем месте через каждые 2 часа?
4. Какие действия необходимо выполнить делопроизводителю в случае неисправности в работе компьютера: при появлении искрения, запаха гари?
5. Какие требования безопасности должен соблюдать делопроизводитель по окончанию  работы?

Приложение 3

Инструкционная карта для выполнения практического задания

Инструкционная карта для выполнения практического задания по учебной дисциплине

«Документационное обеспечение управления»

Тема: Составление и оформление служебных писем

Цель: закрепить навыки в составлении и оформление служебных писем разного плана

Условия и порядок выполнения работы:

1. Прочитать инструкционную карту
2. Изучить содержание заданий и начать выполнение
3. Работу выполнить (распечатать) на отдельных листах формата А4, оформив надлежащим образом
4. Сделать выводы
5. Если необходимо, можно получить консультацию преподавателя или студента, успешно выполнившего работу
6. Работа оценивается в целом, по итогам выполнения работы ставится оценка.

Содержание заданий:

Задание 1 – Составьте письмо – приглашение.

Задание 2 –Составьте гарантийное письмо.

Задание 3 - Составьте информационное письмо.

Приложение 4

Практические задания

Задание 1.

Составьте письмо – приглашение № 544 от 10.07.2015 по следующим данным:

Институт точных приборов посылает письмо – приглашение директору ЦНИИ «Прометей» Константину Сергеевичу с приглашением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности».

Выставка состоится в г. Москва в павильоне выставочного центра на Красной Пресне 18 августа 2015 года с 9.00 до 20.00. Адрес института точных приборов г. Москва ул. Плеханова 36, тел. 237-87-77. Директор института точных приборов С. К. Сергеев. (образец оформления письма)

Задание 2.

Составьте гарантийное письмо № 589 от 23.09.2015 по следующим данным:

ООО «Миг» гарантирует АО «Восторг» отгрузку аккумуляторных батарей на сумму 324000 (Триста двадцать четыре тысячи) рублей 00 копеек в течение 2-х недель с момента поступления денежных средств на расчетный счет.

Адрес ООО «Миг» г. Москва ул. Садовая 36, тел. 237-87-87. Директор ООО «Миг» М. К.Максимов. (образец оформления письма)

Задание 3

Составьте информационное письмо № 59 от 12.09.2015 по следующим данным:

Московский полиграфический техникум сообщает директору школы № 12 В.С. Антоновой о том, что в новом учебном году техникум открывает два новых факультета:

1. Лазерные технологии в полиграфии
2. Юридический

Правила приема общие для всех.

Адрес Московского полиграфического техникума г. Москва ул. Мира 86, тел. 337-87-87. Директор техникума М.С.Игнатьева. (образец оформления письма)

Образец оформления письма

Наименование организации                                         Реквизит «Адресат»                                                                

отправителя

Справочные данные организации-

отправителя

№                 от                 

Текст письма. Письма – приглашения начинаются со слов «Уважаемый ...........! »

Текст гарантийного письма начинается со слов «Настоящим гарантируем …»

Текст информационного письма начинается со слов «Администрация техникума сообщает, что …»

Должность отправителя                                  И. О. Фамилия

Приложение 5

Ответы на задания блиц-опроса

Ответы:

1. Наиболее массовый способ обмена деловой информацией, используется для решения перспективных и текущих задач в управлении.
2. К информационно-справочным документам.
3. 30
4. Продольное, угловое.
5. Напоминаем Вам; Вторично напоминаем Вам; Обращаем Ваше внимание на то, что; Ставим Вас в известность, что.
6. Гарантийное письмо подписывается руководителем и главным бухгалтером организации.
7. При составлении инициативного письма.
8. Они используются для отправки документов, не имеющих адресной части.
9. По количеству отражаемых вопросов письма бывают простыми и сложными.
10. В случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Приложение 6

Ответы на повторение ТБ

Ответы:

1. Включить  полностью освещение в помещении; проветрить помещение; подготовить к работе необходимые инструменты; убедиться в исправности кабелей компьютера.
2. Не подключать и не отключать компьютер от электросети мокрыми руками; не соприкасаться одновременно с рабочим оборудованием и оборудованием, имеющим соединение с землей.
3. Проветривать помещение и делать перерыв в работе на 10-15 минут.
4. Немедленно отключить прибор от электросети и сообщать о случившемся администрации учреждения.
5. Отключить электрические приборы, привести в порядок рабочее место, проветривать помещение, закрыть форточки.

Приложение 7

Ответы на практическое задание

Задание 1

Институт точных                                        Директору ЦНИИ «Прометей»

приборов                                                Константину Сергеевичу        

г.Москва, ул.Плеханова,36

тел. 237-87-77

№ 544 от 10,07,2015

Уважаемый  Константин Сергеевич!

Приглашаем Вас, посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности».

Выставка состоится в г. Москва в павильоне выставочного центра на Красной Пресне 18 августа 20__ года с 9.00 до 20.00.

Директор института точных приборов                                 С.К.Сергеев

Задание 2

ООО «Миг»                        Директору АО «Восторг»

г.Москва, ул.Садовая,36

тел. 237-87-87

№ 589 от 23,09,2015

Настоящим гарантируем АО «Восторг» отгрузку аккумуляторных батарей на сумму 324000 (Триста двадцать четыре тысячи) рублей 00 копеек в течение 2-х недель с момента поступления денежных средств на расчетный счет.

Директор ООО «Миг»                                 М.К.Максимов

Задание 3

Московский полиграфический                                  Директору школы  №12

техникум                                                                В.С.Антоновой        

г.Москва, ул.Мира,86

тел. 337-87-87

№ 59 от 12,09,2015

Администрация техникума сообщает, что что в новом учебном году техникум открывает два новых факультета:

1. Лазерные технологии в полиграфии
2. Юридический

Правила приема общие для всех.

Директор техникума                                М.С.Игнатьева

Приложение 8

Фотоотчет

Приложение 9

Отзывы