Для группы Ои3-02 по МДК01.03 Лекции 11-15, ЛПР № 3
учебно-методический материал

Слайд 1

ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова г. Саров 2020 Лекция 11 Разработка Перечня конфиденциальной документированной информации МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией Разработчик: Столяров И.В., преподаватель ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова

Слайд 2

План Общие положения Особенности составления позиций Перечня конфиденциальной документированной информации, составляющей коммерческую тайну Основные этапы разработки Перечня конфиденциальной документированной информации

Слайд 3

1 . Общие положения Одной из особенностей документирования конфиденциальной информации является регламентирование состава создаваемых конфиденциальных документов. Конфиденциальная документированная информация должна создаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении наличия и содержания управленческих , коммерческих, производственных и иных действий , передаче информации, хранении и использовании ее в течение конкретного времени и в определенном количестве экземпляров. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспечиваться минимальным количеством конфиденциальных документов при сохранении полноты требуемой информации .

Слайд 4

Требование регламентирования создаваемой КДИ обусловлено необходимостью предотвращения не только необоснованного, но и неконтролируемого ее создания, которое может привести к утечке содержащейся в документах информации. Перечень конфиденциальной документированной информации организации (далее – Перечень) является основой организации конфиденциального делопроизводства и документооборота и зависит от компетенции и функций организации, характера ее деятельности , взаимосвязей с другими предприятиями и организациями, порядка разрешения вопросов. В свою очередь, Перечень влияет на качество соответствующей области деятельности, организацию и надежность обработки и защиты документированной информации, а также служит основанием для создания Классификатора автоматизированной информационной

Слайд 5

системы и циркулирующей в системе информации ограниченного доступа, или, другими словами, системы защищенного электронного документооборота [246]. Целями разработки такого Перечня должны являться не только определение состава конфиденциальной документированной информации, необходимой и достаточной для деятельности организации, но и установление конкретных лиц, имеющих право создавать, составлять, визировать и подписывать (утверждать) документы, а также предотвращение необоснованной рассылки этих документов. Состав конфиденциальной документированной информации определяется организацией (ее обладателем) и фиксируется в Перечне, который нуждается в регулярном обновлении, корректировке.

Слайд 6

При составлении Перечня необходимо исходить из трех основных принципов : законности , обоснованности и своевременности придания документированной информации конфиденциальности, т.е. отнесения ее к какой-либо тайне (коммерческой, профессиональной, служебной, банковской, персональным данным и т.д.), за исключением государственной тайны. Принцип законности заключается в соблюдении мер по охране конфиденциальности информации и запрету относить информацию к какой-либо тайне в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми документами (см. приложение 1).

Слайд 7

Принцип обоснованности устанавливается экспертной оценкой целесообразности придания конфиденциальности конкретной информации исходя из вероятных последствий – нанесения ущерба (экономического, финансового и др.) – и баланса экономической выгоды и безопасности организации, включая информационную безопасность. Принцип своевременности заключается в установлении ограничения доступа и распространения информации с момента ее получения, разработки или до разработки. В каждой позиции Перечня рекомендуется указывать отметку конфиденциальности, фамилии работников, имеющих право доступа и несущих ответственность за сохранность конфиденциальной документированной информации, срок действия грифа или наименование события, снимающего это ограничение, виды

Слайд 8

документов и баз данных, в которых эти сведения фиксируются и хранятся. Важной задачей Перечня является дробление информации на отдельные информационные элементы, известные разным должностным лицам. В свою очередь, закрепление информации с ограниченным доступом за конкретными документами позволяет исключить возможность необоснованного создания документов или включения в них избыточных данных. Организации в начальной стадии разработки Перечня необходимо создать Примерный перечень документированной информации ограниченного доступа, который следует включить в Инструкцию по конфиденциальному делопроизводству или отдельным разделом в общую Инструкцию по делопроизводству, регулирующую информационные взаимосвязи режима конфиденциальности информации.

Слайд 9

Затем этот Перечень можно будет наполнить конкретной информацией при изменении внешних и внутренних условий работы организации. 2. Особенности составления позиций Перечня конфиденциальной документированной информации, составляющей коммерческую тайну В данные позиции Перечня включается информация: • составляющая коммерческую тайну (секрет производства) – сведения любого характера (производственные, технические, экономические , организационные и др.), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (см. приложение 2 );

Слайд 10

имеющая , согласно определению самого обладателя информации, действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, у которых нет свободного доступа к данной информации на законном основании и в отношении которой обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны. Исключение составляет информация, которая не может быть коммерческой тайной, а также информация, которую не разрешается ограничивать в допуске и распространении в соответствии с российским законодательством и правовыми нормативными документами.

Слайд 11

Кроме того, правомерным считается получение конфиденциальной информации от ее обладателя на основании договора или в результате правопреемства. Особое внимание следует уделять такому виду документов, как договора и контракты, в связи с тем, что в данном виде документов отражена информация, составляющая коммерческую тайну : финансовая , торговая, снабженческая, научно-техническая, производственная и другая, включая ноу-хау (секреты производства). Причем в некоторых случаях в Перечень необходимо включать не только информацию договора, но и сам факт его заключения.

Слайд 12

3. Основные этапы разработки Перечня конфиденциальной документированной информации Первый этап. На основе анализа задач, функций, компетенции, направлений деятельности организации необходимо установить весь состав циркулирующей в организации информации, отображенной на любом носителе, любым способом, в любом виде и в любой автоматизированной информационной системе или отдельном компьютере. Также необходимо учитывать перспективы развития организации и ее взаимоотношений с партнерами и заранее определять характер дополнительной информации , которая может возникнуть в результате деятельности организации . Данная информация классифицируется по тематическому признаку.

Слайд 13

Второй этап. Определяется, какая из установленной информации должна быть ограниченного доступа и относиться к какому-либо виду тайн, за исключением государственной. Базовым критерием при этом является возможность получения преимуществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам. Этот критерий имеет две составляющие: неизвестность информации третьим лицам и получение преимуществ в силу этой неизвестности. Конфиденциальная документированная информация взаимосвязана и взаимообусловлена, поскольку, с одной стороны, неизвестность информации третьим лицам сама по себе ничего не значит, если не обеспечивает преимуществ, с другой – преимущества можно получить только за счет такой неизвестности. Конфиденциальность информации является правовой формой и одновременно инструментом обеспечения ее неизвестности .

Слайд 14

Преимущества от использования информации, неизвестной третьим лицам, могут состоять в получении выгоды или предотвращении ущерба, иметь в зависимости от областей и видов деятельности экономические, моральные и другие характеристики, выражаться количественными и качественными показателями. Названный критерий является объективным показателем возможности отнесения информации к какой-либо тайне, мерилом придания информации статуса конфиденциальной. Это означает, что при отсутствии данного критерия нет оснований для перевода информации в категорию конфиденциальной – информации ограниченного доступа. Но это не означает, что при его наличии информация во всех случаях может и должна быть отнесена к конфиденциальной.

Слайд 15

Третий этап. После установления состава информации определяется степень ее конфиденциальности. Степень конфиденциальности – это показатель уровня закрытости информации. Уровень закрытости зависит от величины ущерба, который может наступить при утечке информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть и степень конфиденциальности информации. Четвертый этап. Это этап определения конкретных сроков конфиденциальности информации либо обстоятельств и событий , при наступлении которых она снимается. Продолжительность конфиденциальности информации должна соответствовать срокам действия условий, необходимых и достаточных для признания данной информации конфиденциальной .

Слайд 16

Результаты всех этапов работы оформляются Перечнем конфиденциальной документированной информации (форма 1). При значительном объеме конфиденциальной информации она классифицируется в Перечне по разделам, соответствующим сферам деятельности организации, или по перечням конфиденциальной документированной информации структурных подразделений организации . Руководством организации должна быть утверждена Экспертная комиссия по защите конфиденциальной информации (далее – Экспертная комиссия), одними из основных функций которой являются согласование и утверждение Перечня .

Слайд 17

Перечень подписывается председателем и всеми членами Экспертной комиссии, утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации. В приказе должны быть определены мероприятия по обеспечению функционирования Перечня и контролю за его выполнением. С приказом и Перечнем необходимо ознакомить под расписку всех сотрудников организации, работающих с информацией ограниченного доступа, за исключением той, которая представляет государственную тайну. Копии Перечня или выписки из него должны быть направлены обладателям данной информации как в самой организации, так и вне ее . Ими являются физические или юридические лица, которым в силу служебного положения, договора либо на ином законном основании информация известна .

Слайд 18

Дополнения и изменения состава включенных в Перечень сведений , а также изменение степени их конфиденциальности могут осуществляться с разрешения руководителя организации и вноситься в Перечень за подписями руководителей структурного подразделения по принадлежности информации, Службы безопасности организации (если такая служба предусмотрена в штатном расписании организации ) и Службы делопроизводства. При существенном изменении состава сведений Перечень должен составляться заново. В сферу конфиденциального делопроизводства входят наряду с документированной информацией (документами на бумажном носителе ) базы данных, электронные документы и т.д., поэтому из всей совокупности информации, включенной в Перечень сведений, необходимо выделить состав документируемой информации и установить виды документов, в которых она должна быть зафиксирована .

Слайд 19

Например, базой данных является представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчетов , нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов ), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ ). В рамках критериев документирования определение состава документируемой информации должно увязываться с решением конкретных задач. В зависимости от назначения этой информации определяются конкретные виды документов. Виды КДИ необходимо устанавливать с учетом оптимального объема содержащейся в ней информации , исключающей избыточную, в том числе дублетную, информацию , поскольку избыточная информация – это конфиденциальные данные, утечка которых может нанести ущерб организации .

Слайд 20

После установления состава документов определяется круг лиц, имеющих право создавать (составлять) и подписывать (утверждать) каждый вид документа, а также предприятий и организаций, которым этот документ должен направляться. На данном этапе дополнительно определяется Перечень создаваемой конфиденциальной документированной информации (форма 2). В Перечень может быть включена также графа «ФИО лиц, визирующих (согласовывающих) документы». Грифы и сроки конфиденциальности документов должны соответствовать степеням и срокам конфиденциальности включаемой в документы информации. Если документ подлежит утверждению, то в графе 6 сначала проставляются ФИО лица (лиц), подписывающего документ, затем, после слова «утв.» – ФИО лица, утверждающего документ .

Слайд 21

При значительном количестве утверждаемых документов графа 6 может быть разделена на две графы: «ФИО лиц, имеющих право подписывать документы» и «ФИО лиц, имеющих право утверждать документы ».

Слайд 22

Если при направлении конфиденциальных документов другим предприятиям и организациям каждый адресат не должен знать, кому еще направлен данный документ, то в графе 8 по соответствующему виду документа после внесения адресатов делается пометка « Раздельное адресование », означающая, что на каждом экземпляре документа должен проставляться лишь адресат, которому направляется данный экземпляр. Графу 9 следует использовать (при необходимости) для указания периодичности составления документов, а также для пометки о проставлении оттиска печати на соответствующих документах . Перечень создаваемой конфиденциальной информации утверждается руководителем организации. Под расписку с ним должны быть ознакомлены все лица, наделенные правом создавать, оформлять , визировать, подписывать и утверждать документы.

Слайд 23

Внесение в Перечень возможных последующих частичных уточнений или изменений может быть возложено на руководителей Службы безопасности и Службы делопроизводства организации, а также Экспертной комиссии . При изменении Перечня конфиденциальной документированной информации соответствующие изменения вносятся и в Перечень создаваемой конфиденциальной документированной информации. О снятии грифа конфиденциальности информации с отправленных документов должны быть письменно оповещены организации и предприятия – адресаты. В случаях необходимости создания разовых документов, не включенных в Перечень создаваемой конфиденциальной документированной информации, или дополнительных экземпляров документов , не предусмотренных Перечнем, их изготовление может производиться по совместному

Слайд 24

разрешению руководителей соответствующего структурного подразделения, Службы безопасности и Службы делопроизводства. Одновременно определяется целесообразность включения таких документов (дополнительных экземпляров) в Перечень конфиденциальной документированной информации. Служба делопроизводства совместно с руководителями соответствующих подразделений, а также Службой безопасности должна осуществлять контроль за соответствием создаваемых документов Перечню конфиденциальной документированной информации. Необходимость такого контроля обусловлена тем, что исполнители документов нередко допускают некоторые отступления от Перечня, например : • завышение или занижение отметки конфиденциальности документов;

Слайд 25

• проставление отметки конфиденциальности на документах, не содержащих конфиденциальной информации; • необоснованное включение конфиденциальной информации в документы и превращение тем самым открытых документов в конфиденциальные; • неправильное адресование документов; • непроставление отметки конфиденциальности на документах , содержащих конфиденциальную информацию. Сведения Перечня конфиденциальной документированной информации необходимо использовать для ведения Реестра конфиденциальной информации, циркулирующей в АИС (конечно, при наличии в организации такой системы), или, иначе, системы конфиденциального электронного документооборота.

Слайд 26

. 1. Куняев Н.Н. и др. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник для ВУЗов. – М.: ЛОГОС, 2014. – 680с. 2. Полякова Т.А. Стрельцова А.А. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: Учебник и практикум для СПО / Отв. ред. Стрельцова А.А. – М.: Юрайт , 2016. – 325 с . 3 . Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие: /Сост. Е.А.Давыденко . — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт . гос . ун-та, 2013. — 83 с. Литература

Слайд 1

ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова г. Саров 2020 Лекция 12 Учет бумажных носителей конфиденциальной информации МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией Разработчик: Столяров И.В., преподаватель ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова

Слайд 2

Создание конфиденциальных документов должно начинаться с учета, оформления и выдачи исполнителям бумажных носителей информации , на которых будут составляться черновики или проекты конфиденциальных документов. Эти технологии не всегда являются обязательными, поскольку они усложняют процесс документирования конфиденциальной информации и понижают оперативность подготовки документов. Для рассмотрения вопроса о применении технологии учета бумажных носителей всегда следует помнить о балансе их учета – одной из форм защиты конфиденциальной информации – и оперативности создания и прохождения конфиденциальных документов. В связи с этим разд. 2.4 и 2.5 , которые были созданы по материалам книги А.И. Алексенцева « Конфиденциальное делопроизводство» [209], носят рекомендательный характер .

Слайд 3

Бумажными носителями могут быть: спецблокноты , отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради. Спецблокнот предназначен для составления черновиков конфиденциальных документов и представляет собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с линией отрыва и контрольным листом, в котором проставляются номера листов блокнота. Стенографическая тетрадь используется для стенограмм, рабочая тетрадь (сброшюрованные листы бумаги без линии отрыва), как правило, – для различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители могут использоваться как для составления черновиков, так и для печатания или рукописного изготовления проектов документов .

Слайд 4

Бумажные носители, предназначенные для составления черновиков конфиденциальных документов, в некоторых организациях не учитываются, а лишь производится отметка об их уничтожении в учетных формах соответствующих документов после печатания проектов документов. Однако это нередко приводит к тому, что при составлении нескольких вариантов черновика с отметкой в учетных формах уничтожается только вариант, с которого печатался проект документа, остальные варианты просто выбрасываются или хранятся у составителя. Все это, помимо необходимости последующего проведения поиска черновика, которое зачастую не приводит к положительным результатам, создает возможности для утечки содержащейся в черновике конфиденциальной информации.

Слайд 5

Поэтому все носители, предназначенные для составления черновиков и проектов конфиденциальных документов, следует учитывать предварительно, до внесения в них записей. Такой учет позволяет предотвращать неправомерное обращение с носителями и, кроме того, обеспечивать контроль за подготовкой документов и их соответствием Перечню конфиденциальной документированной информации. Учет носителей осуществляется Службой делопроизводства, контроль за состоянием учета – Службой безопасности организации. Перед взятием на учет носители должны быть соответствующим образом оформлены. На обложках спецблокнотов сотрудник Службы делопроизводства пишет или проставляет штампом (если не проставлено типографским способом) слово « Спецблокнот » и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности.

Слайд 6

Если листы спецблокнота не пронумерованы типографским способом, то они нумеруются. На обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид носителя, гриф конфиденциальности, инициалы и фамилия исполнителя. Листы тетрадей нумеруются, оборот последнего листа подписывается сотрудником Службы делопроизводства с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности. На отдельных листах бумаги в соответствующих графах основных надписей штампов или других установленных местах исполнителем проставляются отметка конфиденциальности и номера листов. На любом носителе, предназначенном для составления одного конкретного документа, указывается наименование этого документа .

Слайд 7

Учет бумажных носителей в зависимости от их количества и продолжительности хранения может осуществляться в пределах года или нескольких лет. В последнем случае учетные номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. По окончании непрерывного учета заводится новый учет за новыми номерами. Числящиеся по предыдущему учету носители перерегистрируются по новому учету с отметкой о перерегистрации в предыдущей учетной форме. Носители конфиденциальной информации учитываются в журналах или карточках (форма 3). Если в организации носители не переводятся на инвентарный (выделенный) учет документов, дел и носителей конфиденциальной документированной информации (см. разд. 3.6), то графа 9 называется«Отметка об уничтожении носителя». При постановке на учет заполняются графы 1–6 .

Слайд 8

В графе 1 рядом с номером носителя начальными буквами (аббревиатурой) проставляется его отметка конфиденциальности: СТ – служебная тайна; ПД – персональные данные; ПТ – профессиональная тайна; КТ – коммерческая тайна; СКФД – строго конфиденциально; КФД – конфиденциально; ДСП – для служебного пользования. В графе 2 арабскими цифрами проставляется дата: в карточке – с указанием числа, месяца и года, в журнале – числа и месяца (год проставляется перед началом регистрации носителей за этот год). В графе 3 пишется: спецблокнот , листы, типовая форма, рабочая тетрадь и др. В графе 4 указывается наименование носителя, если он предназначен для составления конкретного документа, или его назначение, если в него будет вноситься различная информация, например по спецблокноту – «для черновиков», по рабочей тетради –«для рабочих записей».

Слайд 10

Одновременно на самих носителях проставляется: • на спецблокнотах – в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера носителя и количества листов, на каждом листе в верхнем левом углу – учетный номер; • на рабочих и стенографических тетрадях – в верхнем левом углу лицевой стороны обложки (а при невозможности в верхнем левом углу форзаца) такой же штамп с указанием учетного номера носителя и количества листов; • на отдельных листах документа в верхней части левого поля первого листа проставляется такой же штамп с указанием учетного номера носителя и количества листов; на левом поле остальных листов – штамп «К носителю № __» или сокращенно «К Н № __» с указанием номера .

Слайд 11

После постановки на учет носитель передается исполнителю под подпись в графе 7 журнала учета носителей. При необходимости постановки на учет дополнительных листов носителя (при нехватке ранее взятых листов для составления черновика документа или для замены испорченных листов) они нумеруются от последнего листа, ранее учтенного по этому номеру носителя, регистрируются в журнале учета носителей под тем же номером, что и ранее взятые листы, отдельной строкой под ними (при этом заполняются графы 2, 5), на левом поле каждого листа проставляется штамп «К Н № __» с указанием номера, а на первом листе всего носителя прежнее количество листов зачеркивается и проставляется новое с учетом дополнительных листов. Исправление заверяется подписью сотрудника Службы делопроизводства. Выдача дополнительных листов производится под отдельную подпись в графе 7 журнала учета носителей.

Слайд 12

. 1. Куняев Н.Н. и др. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник для ВУЗов. – М.: ЛОГОС, 2014. – 680с. 2. Полякова Т.А. Стрельцова А.А. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: Учебник и практикум для СПО / Отв. ред. Стрельцова А.А. – М.: Юрайт , 2016. – 325 с . 3 . Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие: /Сост. Е.А.Давыденко . — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт . гос . ун-та, 2013. — 83 с. Литература

Слайд 1

ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова г. Саров 2020 Лекция 13 Учет проектов конфиденциальной документированной информации МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией Разработчик: Столяров И.В., преподаватель ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова

Слайд 2

Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке или с помощью печатающих устройств (принтеров) средств вычислительной техники. Также могут изготавливаться отдельные рукописные текстовые документы , авторами которых являются должностные лица (докладные записки , справки, заявления и др.), если это предусмотрено Инструкцией по делопроизводству организации. Документы не рекомендуется диктовать, наговаривать на диктофон . Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом под диктовку или со звуковоспроизводящих устройств либо в два этапа: составление на бумажном носителе черновика проекта документа рукописным способом и последующее печатание проекта документа с черновика.

Слайд 3

Также возможен вариант внесения переменной части текста в типовые формы документов, хранимые в памяти компьютера, и их дальнейшего распечатывания на принтере. Проекты документов, изготовляемые рукописным способом, и составляемые на учтенных бумажных носителях черновики проектов текстовых документов должны отвечать требованиям, предъявляемым к соответствующим видам документов, как по способу воспроизведения информации, так и по порядку оформления. Они должны содержать все необходимые на стадии подготовки данного вида документа реквизиты, соответствующие ГОСТ 6.30–2003, а также особенности, предъявляемые к оформлению конфиденциальных документов, иметь отметку о конфиденциальности.

Слайд 4

Кроме того, на первом листе черновика текстового документа должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта документа и фамилия исполнителя. Если подлежащий изданию документ не предусмотрен Перечнем конфиденциальной документированной информации, то на черновике должны быть представлены визы руководителей соответствующего структурного подразделения, Службы безопасности и Службы делопроизводства. Черновики и проекты текстовых документов должны также отвечать существующим нормам по содержательной части и способу изложения. Такие нормы в определенной степени зависят от конкретного вида документа, однако существуют и общие требования, которые необходимо учитывать при составлении любого вида текстовых документов.

Слайд 5

При наличии черновика, составленного на любом бумажном носителе, проверяются соответствие черновика Перечню конфиденциальной документированной информации, наличие и правильностьоформления необходимых реквизитов, а также: • если черновик составлен в виде спецблокнота , просчитывается количество листов черновика с изъятием их из спецблокнота ; • если черновик составлен на отдельных листах бумаги или в типовой форме документа, просчитывается количество листов черновика; • если черновик составлен в виде стенографической или рабочей тетради, проверяются наличие листов тетради и соответствие их количества заверительной надписи.

Слайд 6

После проведения этих операций данные о черновике вносятся в журнал или карточку учета проектов созданных/изданных конфиденциальных документов (форма 4). Если издаваемые организацией документы не переводятся на инвентарный, выделенный (списочный) учет (см. разд. 3.6), то графа 17 опускается. При приеме черновика заполняются графы 1, 3–5. В графе 1 проставляются очередной порядковый номер документа, который будет напечатан с данного черновика, и аббревиатурой отметка конфиденциальности. Внутренние документы и документы, подлежащие отправлению в другие организации и предприятия, учитываются по единой валовой нумерации .

Слайд 8

В графе 5 проставляются номер носителя, присвоенный ему по журналу учета носителей, и через дробь номера листов носителя, являющихся черновиком данного документа (при последовательности номеров листов – через тире, при непоследовательности – через запятую). Учетный номер будущего документа указывается и на черновике, а при составлении черновика в спецблокноте – дополнительно в соответствующей графе контрольного листа спецблокнота напротив изъятых для печатания листов черновика с проставлением подписи сотрудника Службы делопроизводства и даты. Спецблокнот возвращается исполнителю, а за получение отдельных листов бумаги, типовой формы документа, стенографической или рабочей тетради сотрудник Службы делопроизводства выдает разовую расписку по форме 5.

Слайд 9

Форма 5 РАСПИСКА Дана _____________ в том, что мною _________________ ( инициалы, фамилия) (инициалы, фамилия) получены во временное пользование документы, носители информации за № __________, всего на _______ л. Подпись Дата

Слайд 10

После печатания проекта документа заполняются графы 6–7 журнала учета созданных/ изданных документов, проект документа вместе с черновиком передается исполнителю под подпись в графе 8. Разовая расписка, выданная ранее исполнителю за получение носителя (черновика), возвращается сотруднику Службы конфиденциального делопроизводства и уничтожается. При необходимости перепечатывания отдельных листов проекта документа без изменения общего количества листов от исполнителя принимаются по разовой расписке все экземпляры подлежащих перепечатыванию листов. Вновь отпечатанные листы передаются исполнителю взамен разовой расписки. В случае необходимости перепечатывания проекта документа с изменением количества листов перепечатывание производится за новым учетным номером.

Слайд 11

От исполнителя принимаются исправленный и все другие экземпляры проекта, а также черновик с погашением подписи исполнителя в графе 9 журнала учета изданных документов. Технология учета и выдачи вновь отпечатанного проекта аналогична технологии учета и выдачи проекта документа, печатаемого с черновика, с той лищь разницей, что в графе 5 вместо номера носителя указывается «С № __» с проставлением номера перепечатываемого проекта без указания номеров листов в нем. При изготовлении дополнительных экземпляров проекта документа или дополнительных экземпляров уже подписанного ( утвержденного ) документа (в случае возникновения необходимости в них ) в графе 6 журнала учета созданных/изданных документов под ранее сделанной записью через знак «+» проставляется количество дополнительных экземпляров. Нумерация дополнительно изготовленных экземпляров

Слайд 12

производится от последнего номера ранее пронумерованных экземпляров. Подпись за получение таких экземпляров производится отдельно от предыдущей. При рукописном изготовлении проекта текстового документа на отдельных листах или рукописном заполнении типовой формы документа, а также при разработке чертежно-графических документов носители могут учитываться или по журналу учета носителей, или сразу по журналу учета созданных/изданных документов. В последнем случае заполняются графы 1, 3–7 (в графе 5 пишется слово «Рукопись»). Если проект текстового документа печатался под диктовку, то заполняются те же графы (в графе 5 проставляется «б/ч» – без черновика ).

Слайд 13

Эти же графы заполняются при печатании проекта документа со звуковоспроизводящих устройств (в графе 5 проставляются вид и номер носителя речевой информации). Прием/возврат носителя осуществляется по разовой расписке. Если проект документа был отпечатан как открытый, а в процессе визирования или подписания было принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в Службу делопроизводства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик. На обороте последнего экземпляра проекта исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколько листов в черновике, заверяя это своей подписью. При отсутствии черновика или отдельных экземпляров проекта документа руководителем организации назначается комиссия для их поиска. Если они не будут найдены, то об этом

Слайд 14

делается отметка на обороте последнего экземпляра роекта за подписью председателя комиссии. Об обстоятельствах утраты докладывается руководителю организации для принятия соответствующих решений. Фактически представленные экземпляры проекта документа и черновик регистрируются в журнале учета созданных/изданных документов в графах 1, 3–7. В графе 5 при наличии черновика пишется «Конфиденциально ___ л.» с указанием количества листов черновика , на черновике проставляются отметка конфиденциальности и учетный номер проекта документа. При отсутствии черновика в графе 5 указывается «б/ч» – без черновика. Проект документа выдается вместе с черновиком (при наличии ) исполнителю под подпись в графе 8 .

Слайд 15

После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить номера экземпляров, завизировать остающийся в организации экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать (а при необходимости и утвердить) проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа , в том числе и оказавшиеся по каким-либо причинам лишними , вместе с черновиком (если документ печатался с черновика ) в Службу делопроизводства. Если проект документа по каким-либо причинам не был подписан, то все его экземпляры вместе с черновиком также передаются в Службу делопроизводства. В целях упорядочения визирования конфиденциальных документов целесообразно разработать Перечень визируемых документов с указанием по каждому документу визирующих должностных лиц , если в Перечне конфиденциальной документированной информации отсутствует соответствующая графа.

Слайд 16

При этом следует иметь в виду, что визирования не требуют лишь некоторые внутренние документы (докладные и объяснительные записки, справки по определенным вопросам и др.). Сотрудник Службы делопроизводства расписывается за получение конфиденциального документа (проекта) черновика в графе 9 журнала учета созданных/изданных документов, одновременно проставляя в графе 2 дату документа, которая должна соответствовать дате его подписания (утверждения). Черновик, проект (как неподписанный, так и перепечатанный ), лишние экземпляры документа уничтожаются. В графе 10 журнала учета созданных/изданных документов пишется «Уничтожен» или проставляется

Слайд 17

аналогичный штамп, заверяемый подписью сотрудника Службы делопроизводства с проставлением даты. В графе 11 при уничтожении проекта документа пишется «Проект уничтожен» или проставляется аналогичный штамп, а при уничтожении лишних экземпляров документа – «Экз. № ___ уничтожены» с указанием номеров экземпляров. Эти отметки заверяются подписью сотрудника Службы делопроизводства с проставлением даты. В графе 9 журнала учета носителей производится отметка об уничтожении носителя (кроме спецблокнотов ) в качестве черновика изданного документа (проекта). Отметка оформляется следующим образом: «Уничтожен как черновик № ___» с указанием номера изданного документа (проекта). Если носитель не являлся черновиком, а уничтожается по каким-либо другим причинам, то в графе 9 пишется «Уничтожен» или проставляется соответствующий штамп,

Слайд 18

заверяемый подписью сотрудника Службы делопроизводства с указанием даты. Испорченные, не являющиеся черновиком листы спецблокнота , если он предназначен для использования несколькими исполнителями, должны изыматься из спецблокнота и уничтожаться после возврата спецблокнота каждым исполнителем с отметкой об уничтожении в контрольном листе спецблокнота , заверяемой подписью сотрудника Службы делопроизводства. Такой порядок обусловлен необходимостью исключения необоснованного ознакомления других исполнителей с конфиденциальной информацией, зафиксированной на испорченных листах данным исполнителем. Таким же способом испорченные листы могут уничтожаться и при использовании спецблокнота одним исполнителем. Однако в этом случае допускается уничтожение испорченных листов вместе с обложкой и корешками

Слайд 19

изъятых листов спецблокнота после использования всех листов. При уничтожении использованного спецблокнота в контрольном листе проверяются наличие отметок и подписей о номерах документов или об уничтожении испорченных листов, обложка спецблокнота с корешками изъятых листов и с испорченными листами, если они не были уничтожены ранее, а в графе 9 журнала учета носителей пишется слово или проставляется штамп «Уничтожен», заверяемый подписью сотрудника Службы делопроизводства с указанием даты. Об уничтожении бумажных носителей по решению руководителя организации может составляться акт по форме 6 .

Слайд 20

Форма 6 АКТ Мы, нижеподписавшиеся, ________________________ (должности, инициалы, фамилии _______________________________________ сотрудников Службы делопроизводства) составили настоящий акт в том, что нами « » 20... г. произведено уничтожение путем сжигания макулатуры за период с « » по « » 20... г., (подпись, инициалы, фамилия) (подпись, инициалы, фамилия )

Слайд 21

Бумажные носители могут уничтожаться и с помощью бумагорезательной машины, как правило также после проведения квартальной проверки наличия документов. При уничтожении таким способом тоже может составляться акт об уничтожении с заменой в тексте слова «Сжигание» на слова «Измельчение машиной».

Слайд 22

. 1. Куняев Н.Н. и др. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник для ВУЗов. – М.: ЛОГОС, 2014. – 680с. 2. Полякова Т.А. Стрельцова А.А. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: Учебник и практикум для СПО / Отв. ред. Стрельцова А.А. – М.: Юрайт , 2016. – 325 с . 3 . Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие: /Сост. Е.А.Давыденко . — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт . гос . ун-та, 2013. — 83 с. Литература

Слайд 1

ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова г. Саров 2020 Лекция 14 Особенности создания и изготовления конфиденциальных документов с помощью средств ЭВТ, их печатания, тиражирования, размножения МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией Разработчик: Столяров И.В., преподаватель ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова

Слайд 2

Конфиденциальные документы, создаваемые в организации , оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 × 297 мм) или А5 (148 × 210 мм) либо в виде электронных документов , т.е. документов, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме [37] или в виде электронных сообщений – информации, переданной или полученной пользователем информационно-телекоммуникационной сети [23, ст. 2]. Они должны иметь установленный состав реквизитов, а также расположение и оформление в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003. Бланки организации разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа , при продольном варианте – посередине листа вдоль верхнего поля .

Слайд 3

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее. Состав реквизитов конфиденциального документа определяется его видом и назначением. Согласование конфиденциального документа в организации оформляется визой уполномоченного должностного лица. Согласование документа, созданного в организации, с другими учреждениями, организациями, предприятиями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании. Конфиденциальные документы составляются на средствах ЭВМ (компьютере) и распечатываются с помощью принтера, в зависимости от степени защиты технических средств и программного обеспечения,

Слайд 4

непосредственным исполнителем. В случае необходимости распечатка документов производится технической службой (секретарь, инспектор, оператор и т.д.) под ответственность исполнителя конфиденциальных документов. Окна в помещении, где изготавливаются конфиденциальные документы, целесообразно тонировать или зашторивать. Экран монитора необходимо разворачивать в сторону от окна и входной двери. На первом листе лицевой стороны документа в левом нижнем углу (допускается на обороте первого листа) указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия ответственного за распечатку и дату печатания документа. Дополнительно указывается наименование файла, в котором набиралась информация .

Слайд 5

Отпечатанные, завизированные и подписанные отправляемые и организационно-распорядительные документы ограниченного доступа (приказы, распоряжения, протоколы и т.д.) вместе с их черновиками и вариантами передаются в Службу делопроизводства . Кадровая документация (персональные данные) передается в Службу кадров для ее регистрации. Черновики и варианты уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии отправляемого (исходящего) письма или подлиннике организационно-распорядительного документа : « Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись». Запись производится непосредственно исполнителем или сотрудником структурного подразделения в зависимости от того, где были уничтожены черновики и варианты документа.

Слайд 6

Организация работы по изготовлению электронных конфиденциальных документов. Изготовление электронных аналогов бумажных конфиденциальных документов сопровождается дополнительными требованиями к системе их защиты. Для сотрудников централизованно разрабатывается иерархическая система идентифицирующих паролей, кодов и ключей для обеспечения разграничения доступа к информации. Любое санкционированное или несанкционированное обращение к информации должно регистрироваться (протоколироваться). Рекомендуется систематически проверять используемое пользователями программное обеспечение в целях обнаружения неутвержденных или необычных программ.

Слайд 7

Применение персоналом неутвержденных (незарегистрированных) защитных мер при работе с компьютером не допускается. При несанкционированном входе в конфиденциальный файл информация должна немедленно автоматически стираться. Закончив работу на компьютере, сотрудник обязан: • проверить наличие электронных носителей информации (вне компьютера) по внутренней описи и сдать их в Службу делопроизводства; • блокировать компьютер персональным ключом и отключить электропитание в помещении; • запереть и опечатать помещение, сдать его под охрану. После изготовления конфиденциального документа на принтере и при необходимости переноса текста на дискету ( флеш-память ) информация в компьютере

Слайд 8

также должна быть стерта. Факт уничтожения информации подтверждается подписями исполнителя и сотрудника Службы делопроизводства в карточке учета созданного/изданного документа или соответствующей отметкой в электронной карточке. В Службе делопроизводства должны храниться регулярно обновляемые копии используемых исполнителями электронных носителей. Работа с электронными конфиденциальными документами разрешается только при наличии в организации сертифицированной системы защиты компьютеров и локальной сети. Размножение и тиражирование конфиденциальных документов . Допускается копирование (тиражирование) исполнителем непосредственно в подразделениях, имеющих копировальную технику , небольших по объему конфиденциальных документов.

Слайд 9

Порядок использования имеющейся копировальной техники в подразделениях устанавливается их руководителями. Учет выполненных копировальных работ ведется в журналах, которые выдаются Службой делопроизводства сотрудникам, принявшим копировальную технику на ответственное хранение. Дополнительно размноженные экземпляры учитываются в Службе делопроизводства за номером подлинника и в той же учетной форме. Выписки из документов делаются также с разрешения руководителя подразделения и учитываются за новыми номерами на карточках регистрации созданных/изданных документов . Целевое использование сотрудниками копировальной техники следует строго контролировать. Централизованное копирование (тиражирование) производится по разрешению руководства структурного подразделения и Службы делопроизводства только для служебных документов по оформленному заказу на бланке установленной формы 7.

Слайд 10

сшить Форма 7 с обложкой с оборотом уменьшить увеличить (необходимое подчеркнуть) ЗАКАЗ на копирование документов Индекс или наименование подразделения _______________________________________ Исполнитель _________________________________________ Телефон ____________________________________________ Наименование документа (полностью) ___________________ ____________________________________________________ Стр. ___________ Экз. ___________________ Дата ___________ Время _________________ Подпись ___________________ Оператор __________ Дата ____________ Время __________ Подпись исполнителя, получившего заказ ________________ Дата ____________ Время ________________

Слайд 11

На копирование передаются, как правило, первые, четко напечатанные экземпляры (подлинники) документов в несброшюрованном виде. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. О выполнении заказа делается соответствующая отметка. Учет выполненных работ по копированию конфиденциальных документов ведется на основании заказов. Изготовление брошюр производится с разрешения руководства Службы делопроизводства. Копирование (тиражирование) бланков документов, используемых в организации, не разрешается . Запрещается также использовать для копирования документов копировальную технику, не оборудованную техническими средствами защиты от излучений ими электромагнитных волн .

Слайд 12

Тиражирование и размножение конфиденциальных документов и изданий в типографии производится с разрешения Службы делопроизводства (если такая служба существует в организации) и под контролем Службы безопасности. В типографиях учет тиражируемых документов и изданий может осуществляться с учетом других открытых материалов. По окончании печатания документов и изданий набор должен быть разобран, а печатные формы аннулированы, о чем составляется акт за подписями представителя организации – заказчика и типографии.

Слайд 13

. 1. Куняев Н.Н. и др. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник для ВУЗов. – М.: ЛОГОС, 2014. – 680с. 2. Полякова Т.А. Стрельцова А.А. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: Учебник и практикум для СПО / Отв. ред. Стрельцова А.А. – М.: Юрайт , 2016. – 325 с . 3 . Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие: /Сост. Е.А.Давыденко . — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт . гос . ун-та, 2013. — 83 с. Литература

Слайд 1

ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова г. Саров 2020 Лекция 15 Учет использования и хранения печатей, штампов, бланков, необходимых для оформления конфиденциальных документов МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией Разработчик: Столяров И.В., преподаватель ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова

Слайд 2

1 . Печати и штампы Печать – это устройство, содержащее клише для нанесения оттисков на бумагу [154]. Федеральные органы власти применяют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации. Порядок применения гербовых печатей устанавливается российским законодательством . Порядок применения печатей с изображением Государственного герба регулируется Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» [3]. Негосударственные организации применяют печать с наименованием самой организации в соответствии с уставом организации .

Слайд 3

Штамп – устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении , исполнении документов и др. Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах , удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и обязательствами, а также на иных документах , предусматривающих заверение подлинности подписи. В соответствии с уставом в организации могут использоваться круглые печати структурных подразделений и печати для отдельных категорий документов («Для пакетов», «Для договоров», «Для копий »), металлические выжимные печати для опечатывания помещений и удостоверения специальных пропусков.

Слайд 4

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство организации по согласованию с руководителем Службы делопроизводства и Службы безопасности. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляется в соответствующих подразделениях и передается в Административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии – изготовителе печатей. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым доверенностью или распорядительным документом руководителя предоставлены соответствующие полномочия.

Слайд 5

Передача печатей посторонним лицам и вынос их за пределы территории организации не допускаются. Служба делопроизводства ведет общий учет имеющихся в организации печатей и штампов в специальном журнале (форма 8) с проставлением их оттисков. Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку работникам, персонально ответственным за их использование и хранение. Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются , прошнуровываются и опечатываются. Печати хранятся в надежно запираемых шкафах. Ответственность за законность использования и хранение главной печати организации возлагается на руководителя. Ответственность за хранение, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений.

Слайд 7

Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным за учет печатей . В случае служебной необходимости по решению руководителя организации допускается изготовление дополнительных экземпляров печати. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. 2 . Бланки документов Бланки документов, тетрадей и блокнотов для записей служат одним из средств защиты конфиденциальных документов, в том числе от подделки, а также являются полиграфической продукцией, подлежащей учету .

Слайд 8

Бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на качественном уровне. В организациях используются бланки документов, изготовленные типографским способом. В случае применения компьютерного шаблона бланка последний должен иметь неизменяемый формат. Не разрешено тиражирование бланков документов средствами оперативной полиграфии (ксерокопии) с помощью компьютерной техники при распечатке на принтере. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии (ксерокопирование) документов на бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью Службы делопроизводства.

Слайд 9

Организация работы по изготовлению бланков возлагается на Административно-хозяйственную службу, которая: • получает от Службы делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы ( макеты); • оформляет заказы на изготовление в типографии печатнобланочной продукции; • получает и ведет учет и выдачу в Службу делопроизводства изготовленных бланков документов. Изготовленные бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Службе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по их видам в журнале (форма 9 ).

Слайд 10

Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков ( форма 10). В структурных подразделениях бланки документов должны использоваться строго по назначению и храниться в надежно запираемых шкафах. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается . Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях, и руководители подразделений . Уничтожение бланков, не требующих обращения, осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме, в том числе электронной . Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков возлагается на Службу делопроизводства .

Слайд 12

Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации. Регистрационно-учетные формы необходимо включать в номенклатуру дел. Проверку наличия, использования и хранения бланков проводят не реже одного раза в год Экспертной комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении , учете, хранении и использовании бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководства организации.

Слайд 13

. 1. Куняев Н.Н. и др. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник для ВУЗов. – М.: ЛОГОС, 2014. – 680с. 2. Полякова Т.А. Стрельцова А.А. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: Учебник и практикум для СПО / Отв. ред. Стрельцова А.А. – М.: Юрайт , 2016. – 325 с . 3 . Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие: /Сост. Е.А.Давыденко . — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт . гос . ун-та, 2013. — 83 с. Литература