Для группы Ои3-02 по МДК01.03 Лекции 16-18, ЛПР № 6 и 7
учебно-методический материал

Слайд 1

ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова г. Саров 2020 Лекция 16 Особенности учета и регистрации конфиденциальной документированной информации МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией Разработчик: Столяров И.В., преподаватель ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова

Слайд 2

Документооборот – движение документов с момента их созда ния или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки. В документообороте организации выделяются следующие документопотоки: • поступающая документация (входящая); • отправляемая документация (исходящая); • внутренняя документация(создаваемая/издаваемая ). Основой организации конфиденциального документооборота яляется учет конфиденциальной документированной информации на каждом этапе ее прохождения. Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе. Регистрацией документа является также запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения, создания или отправления.

Слайд 3

Основной целью организации конфиденциального документооборота является учет и регистрация конфиденциальных документов с целью формирования контрольной и справочно-информационной базы для оперативного нахождения, контроля исполнения, представления необходимых справок о конфиденциальных документах, а также для проверки их наличия, обеспечивающей постоянный мониторинг сохранности и защиты каждого документа и своевременное фиксирование его местонахождения. Учет и регистрация конфиденциальных документов включает следующие этапы: • фиксирование факта поступления документа; • фиксирование создания/издания документа; • фиксирование отправления документа; • фиксирование местонахождения документа;

Слайд 4

• обеспечение поиска документов при проверке их наличия или необходимости обращения к документу; • обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам; • предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черновиков и редакций, приложений и отдельных листов; • предотвращение утери черновиков и вариантов документа; • подтверждение факта уничтожения всех черновых материалов, возникших в процессе исполнения документа; • подтверждение факта передачи документа на отправку или исполнение сотрудникам Службы делопроизводства. Для решения этих задач целесообразно вести следующие виды учета конфиденциальной документированной информации :

Слайд 5

• поступивших пакетов с документированной информацией; • поступивших документов с их регистрацией; • созданных/изданных (внутренних) документов с их регистрацией; • отправляемых документов; • распределения внутренних (созданных/изданных) документов; • отправляемых пакетов с документированной информацией; • документов и дел инвентарного (выделенного) хранения (инвентарным учетом также называют списочный учет; • информации и ее носителей при ее автоматизированной обработке с помощью Реестра конфиденциальной информации и АИС .

Слайд 6

Данные о конфиденциальном документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших документов (форма 1). Учету подлежат все без исключения внутренние (созданные/изданные в организации), а также полученные от других организаций, предприятий и отправляемые в другие организации конфиденциальные документы. Регистрация конфиденциальных документов включает присвоение и проставление в учетных, а также регистрационно-контрольных формах и на самом документе регистрационных номеров и запись учетных и поисковых данных о конфиденциальных документах (учетном и регистрационном номере, дате, авторе, заголовке, количестве листов, степени конфиденциальности, местонахождении и др.).

Слайд 8

Допускается ведение регистрации в журналах или на карточках отдельно от регистрации другой открытой документации. При незначительном объеме конфиденциальных документов допускается вести регистрацию в массиве открытой документации. Документы на бумажном носителе учитываются по количеству листов , а издания (книги, журналы, брошюры, диски) – поэкземплярно . Учет конфиденциальных документов предусматривает не только учет факта их создания/издания или получения и отправления, но и обязательную фиксацию всех перемещений по структурным подразделениям организации, руководителям и исполнителям в процессе рассмотрения, использования и исполнения этих документов .

Слайд 9

Учет, регистрация и хранение конфиденциальных документов, как правило, осуществляются централизованно в Службе делопроизводства. Внутренние (созданные/изданные) конфиденциальные документы должны учитываться и регистрироваться независимо от того, направляются они в другие организации или являются внутренними. Учет внутренних конфиденциальных документов ведется отдельно от их регистрации. Порядок исполнения конфиденциальных документов предполагает в качестве одной из задач исполнителя ведение их учета. Экспедиционные технологии обработки отправляемой конфиденциальной документированной информации и пакетов предполагают их регистрацию и учет. Учет отправляемых конфиденциальных документов ведется отдельно от их регистрации .

Слайд 10

Независимо от вида учета и регистрации конфиденциальной документированной информации ее возможно учитывать в журналах или карточках, в том числе в электронных картотеках ( автоматизированной системе учета конфиденциальных документов и их регистрации ). При большом объеме документов целесообразно использовать карточный , а также автоматизированный способ учета, так как он сокращает время на поиск документов, дает возможность осуществлять контроль исполнения документов без изготовления специальных контрольных карточек, ускоряет и повышает качество проведения проверок наличия документов. При карточном способе учета конфиденциальной документированной информацией (как и ее носителей) необходимо вести контрольный журнал, предназначенный для учета, обеспечения последовательности проставления номеров и контроля

Слайд 11

за местонахождением этой информации, находящейся в обращении, ускорения ее поиска, а также для проставления отметок о проверках на ее наличие. Контрольный журнал заводится по каждому виду карточного учета и регистрации документов (поступающие, внутренние, отправляемые ) и отдельно для носителей. Журнал заполняется по форме 2. При обработке конфиденциальной документированной информации (переводе на другой вид учета, регистрации, отправлении , подшивке в дело, уничтожении, передаче на архивное хранение ) соответствующий учетный номер в контрольном журнале округляется без указания окончательного местонахождения документа. Возможно вместо контрольного журнала вести карточную форму учета или автоматизировать данный процесс с помощью электронных картотек .

Слайд 12

Журналы или картотеки учета внутренних, поступивших и отправляемых конфиденциальных документов ведутся в течение календарного года. Конфиденциальные документы, не исполненные в текущем году, подлежат переводу на учет следующего года ( кроме организационно-распорядительных документов и протоколов) с отметкой об этом в учетных формах текущего года. В учетных формах не разрешается делать какие-либо исправления с помощью корректирующей жидкости или подчистки бритвой. Исправления аккуратно вписываются работником Службы делопроизводства рядом с ошибочной записью или выше ее и заверяются его подписью . Журналы и картотеки содержат в совокупности конфиденциальную информацию, поэтому их следует хранить в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц.

Слайд 13

По окончании рабочего дня сотрудник Службы делопроизводства проверяет правильность учета документов и их наличие. Перемещение конфиденциальных документов между сотрудниками фиксируется в передаточном журнале Службы делопроизводства. Листы журналов должны быть перед заведением пронумерованы , прошиты и опечатаны печатью Службы делопроизводства. На оборотной стороне последнего листа журналов проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала. Заверительная надпись на картотеку учета конфиденциальных документов с указанием количества карточек в ней составляется по окончании года на отдельной карточке и помещается в конце картотеки .

Слайд 14

.

Слайд 15

Если содержащиеся в регистрационно-контрольной форме сведения по совокупности являются конфиденциальными, то журналам и картотекам должен присваиваться гриф конфиденциальности ( отметка конфиденциальности). На карточках учета и регистрации отметка конфиденциальности не проставляется, поскольку отметка находится в регистрационном номере. При регистрации конфиденциальных документов к их регистрационному номеру добавляется краткий гриф ограничения доступа, например ДСП, КФД, СКФД. Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения конфиденциального характера, выпускаются с той же отметкой об ограничении доступа к информации или отметкой конфиденциальности документа. Изъятые из

Слайд 16

этих изданий реферативные информационные листы и карточки, не содержащие конфиденциальной информации, учитываются и хранятся как открытые материалы. Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух лиц на обложке издания. Для того чтобы отличить номер созданного документа от номера документа инвентарного (выделенного) учета, целесообразно на конфиденциальном документе инвентарного учета перед номером проставлять индекс, например И, что означает «инвентарный», или В – «выделенный». В журнале (карточке) инвентарного ( выделенного ) учета конфиденциальных документов индекс не проставляется. Электронные конфиденциальные документы, базы данных, содержащие эти документы, создаются, обрабатываются и хранятся в автоматизированных информационных системах, или, иными словами , в

Слайд 17

системе защищенного электронного документооборота организации . Бумажный учет и регистрацию конфиденциальных документов можно перевести на технологию автоматизированного ( электронного ) учета и регистрации в АИС. Электронный учет и регистрация включают в себя следующие технологии: • ввод в систему исходных сведений о конфиденциальной документированной информации и формирование электронных форм журналов или картотек (см. формы в следующих подразделах); • контроль правильности внесения записей и их соответствия учитываемым документам; • вывод выходных форм (возможна разработка аналитических выходных форм) на монитор или распечатку (при необходимости ) на бумажном носителе введенных записей отдельно по каждому

Слайд 18

конфиденциальному документу или по всем документам за рабочий день ; • распечатка при необходимости учетной формы (листа журнала , карточки ) выдачи документа. В электронные формы журналов и картотек данные о документах вносятся в хронологической последовательности их поступления в Службу делопроизводства. Бумажные распечатки записей исходных сведений о документах, внесенных в электронную форму, выполняют учетную функцию удостоверения факта поступления, отправления или создания/издания документа, его местонахождения и места хранения. Распечатки в комплексе формируют традиционный журнал (картотеку), в котором записи о документах располагаются в валовом порядке. Журнал является одновременно :

Слайд 19

• описью конфиденциальной документированной информации; • страховым массивом учетных данных о документах на случай порчи или уничтожения электронных форм. Электронная система учета реализует функцию контрольного , справочного и поискового обслуживания пользователей и исполнителей . Сведения об изменении местонахождения конфиденциальной документированной информации вносятся в электронные формы , которые выполняют в данном случае роль контрольной картотеки. По окончании исполнения делается новая распечатка полных сведений о документе, которая помещается в традиционную картотеку вместо находившейся там распечатки исходных сведений о документе.

Слайд 20

Выдача конфиденциальных документов исполнителям осуществляется по распечаткам учетного журнала (карточек учета) документов, в которых фиксируется роспись за получение и возврат документов, или отметкам в электронных картотеках. Документы, например, инвентарного (выделенного) учета могут также выдаваться под роспись в распечатке учета выдачи документа. Учет конфиденциальной информации, циркулирующей в АИС или системах электронного документооборота, производится с помощью Реестра конфиденциальной информации и автоматизированной информационной системы организации.

Слайд 21

. 1. Куняев Н.Н. и др. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник для ВУЗов. – М.: ЛОГОС, 2014. – 680с. 2. Полякова Т.А. Стрельцова А.А. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: Учебник и практикум для СПО / Отв. ред. Стрельцова А.А. – М.: Юрайт , 2016. – 325 с . 3 . Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие: /Сост. Е.А.Давыденко . — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт . гос . ун-та, 2013. — 83 с. Литература

Слайд 1

ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова г. Саров 2020 Лекция 17 Обработка поступающих конфиденциальных документов, их учет и регистрация МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией Разработчик: Столяров И.В., преподаватель ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова

Слайд 2

1 . Экспедиционные технологии обработки и учета поступающих пакетов с конфиденциальными документами Конфиденциальные документы должны пересылаться ( доставляться ) между организациями в запечатанных пакетах, оформленных соответствующим образом. В процессе экспедиционной обработки поступивших документов необходимо выполнять следующие меры по защите конфиденциальной информации и ее носителей : • не допускать попадания в организацию конфиденциальных документов других предприятий и организаций; • проверять целостность конвертов, пакетов, упаковок (далее – пакетов ) с документами, т.е. убедиться, что они не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата ;

Слайд 3

• предотвращать утрату документов после вскрытия пакета; • исключать возможность ознакомления с конфиденциальными документами технических работников организации, не имеющих к ним доступа; • исключать возможность ознакомления любых работников организации с информацией, имеющей пометку «Лично»; • не допускать утерю документов и их частей за счет неполного изъятия их из пакетов; • проверять комплектность конфиденциального документа, наличие всех листов, экземпляров и иных частей, отсутствие факта подмены документа. Пакеты, содержащие конфиденциальные документы, поступают из почтового отделения связи (ценные, заказные и простые отправления) с помощью

Слайд 4

фельдъегерской связи (если такая связь в организации существует), от курьеров предприятий и организаций, от посетителей . Конфиденциальная документированная информация может также приходить по факсимильной связи, электронной почте , по телеграфной и телетайпной связи. При получении пакетов сотрудник экспедиционного подразделения Службы делопроизводства обязан: • проверить на пакете соответствие адресата, проставление номеров документов и организации-отправителя, целостность упаковки , сохранность прошивки и оттиска печати; • убедиться, что содержимое пакета не просматривается; • проверить на пакете и сопроводительном документе на него ( реестре, описи и др.) соответствие наименований адресата и отправителя , номеров документов, номеров экземпляров ( если указаны);

Слайд 5

• расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением даты и, при необходимости, печати или специального штампа. Следует учитывать ту особенность, что на пакетах, а часто на самих конфиденциальных документах не ставится гриф ограничения доступа. Это объясняется нежеланием отправителя обращать внимание посторонних лиц на отметку о конфиденциальности . Поэтому предварительное рассмотрение и распределение всей поступающей документированной информации должно выполняться квалифицированным сотрудником Службы делопроизводства , обладающим знаниями структуры организации, функций структурных подразделений и обязанностей работников, состава и Перечня конфиденциальной документированной информации и таких же перечней структурных подразделений организаций.

Слайд 6

Документы, поступающие централизованно по линиям факсимильной связи, электронной почты, также просматриваются этим сотрудником в целях определения возможной их конфиденциальности . Сотрудник вскрывает все пакеты (кроме имеющих пометку « Лично»), проверяет правильность адресования и комплектность документов . Первичная обработка поступивших конфиденциальных документов включает проверку правильности доставки документов, их наличия и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Поскольку поступившие документы делятся также на имеющие отметку конфиденциальности и не имеющие такой отметки, то при вскрытии пакетов проверяется соответствие на пакете и документе отправителя и адресата отметки конфиденциальности , номеров

Слайд 7

документов, номеров экземпляров документа (если указаны на пакете). Пакеты должны быть вскрыты таким образом, чтобы можно было убедиться, что в них не осталось каких-либо вложений. В документах проверяется наличие листов, а в документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учетных номеров, отметки конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащейся в основном документе (сопроводительном письме). Пакеты с пометкой «Лично» вскрываются работником, которому они адресованы, или уполномоченным им лицом. По усмотрению лица, вскрывшего пакеты, перечисленные выше данные проверяются им самим или сотрудником Службы делопроизводства .

Слайд 8

Документы, не отнесенные к разряду конфиденциальной информации, повторно внимательно просматриваются и передаются сотруднику, занятому обработкой и регистрацией открытой документации. Все поступающие пакеты в момент их получения целесообразно учитывать, с тем чтобы можно было обнаружить их возможную утрату до регистрации содержащихся в них документов. Для этого следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов , который предназначен, кроме того, для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета, а также о возврате ошибочно присланных документов. Журнал ведется по форме 3. Если на пакетах указан другой адресат, то они не принимаются .

Слайд 9

При нарушении оформления пакетов, несоответствии данных на пакете и в сопроводительном документе, а также повреждении упаковки составляется акт в двух экземплярах, который подписывается сотрудником Службы делопроизводства и лицом, доставившим пакеты . Второй экземпляр акта направляется отделению связи, доставившему пакет, или организации – отправителю пакета, если он доставлен , минуя отделение связи. Если повреждение пакета позволяет изъять документ или прочесть его, то об этом сообщается руководству организации и Службы делопроизводства, а пакет не принимается до принятия решения. После проставления подписи за принятые пакеты сотрудник Службы делопроизводства заполняет графы 1–3 журнала учета поступивших пакетов, при этом в

Слайд 10

графе 3 количество пакетов указывается прописью, а лицо, доставившее пакеты, заверяет эти данные своей подписью в графе 4. Дата поступления пакетов может проставляться перед началом их учета за каждый день. В этом случае графа 1 в журнал не включается. Затем до вскрытия пакетов заполняются графы 5–6 журнала ( графа 6 заполняется, если на пакете есть номера документов). Порядковые номера пакетов ежедневно начинаются с № 1. Рядом с номером пакета, имеющего пометку «Лично», проставляется слово « Лично». Если на пакете рядом с номером документа указаны номера экземпляров, то они переносятся в журнал .

Слайд 12

При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов и экземпляров документа, а также в случае, если документ направлен в организацию ошибочно, руководителем Службы делопроизводства и сотрудником, вскрывшим пакет, составляется в двух экземплярах акт, второй экземпляр которого вместе с лицевой стороной пакета (при несоответствии данных на пакете и документе) немедленно направляется отправителю. О недостаче листов или экземпляров сообщается , кроме того, руководителю Службы делопроизводства данной организации-отправителя. Ошибочно присланные документы, лишние листы и экземпляры вместе с актом направляются с сопроводительным письмом организации-отправителю . В графе 9 журнала учета поступивших пакетов производится отметка о возврате с указанием того,

Слайд 13

сколько листов или какие экземпляры и почему возвращаются, номера и даты сопроводительного письма, например: «Пять листов (экз. № __) возвращены как лишние с № 23 КТ от 14.09.2010 г.» или (при возврате документа полностью) «Документ возвращен как ошибочно присланный с № ПК от 20.08.2010 г.». Ошибочно присланные документы могут по согласованию с организацией-отправителем пересылаться по назначению, под их учетными номерами, в новых пакетах с вложением в них лицевой стороны пакета организации-отправителя. В этом случае в графе 9 журнала учета поступивших пакетов делается отметка о пересылке с указанием организации, которой направлен документ, номера и даты сопроводительного письма. О несоответствии на пакете и документе и приложении отметки конфиденциальности или номеров экземпляров организацииотправителю сообщается письмом.

Слайд 14

Журнал учета пакетов можно вести в автоматизированном режиме – в автоматизированной информационной системе, если такая система существует в организации или будет разработана. 2. Учет и регистрация поступивших (входящих) конфиденциальных документов После вскрытия пакета и проверки правильности вложений поступившей конфиденциальной документированной информации присваивается очередной регистрационный входящий номер, который также проставляется в графе 7 журнала учета поступивших пакетов. Учет и регистрация поступивших конфиденциальных документов осуществляются одновременно в единой форме, как правило, в день поступления .

Слайд 15

Как отмечалось ранее, допускается ведение регистрации в журналах или на карточках отдельно от регистрации другой открытой документации . При этом в регистрационно-контрольных формах , в том числе электронных, к входящему регистрационному номеру документа добавляется гриф ограничения допуска к документу в краткой форме, например: ДСП – «Для служебного пользования ». Для документов, поступивших из других организаций, имеющих другое обозначение грифа ограничения доступа, во входящих регистрационно-контрольных формах к регистрационному входящему номеру добавляется обозначение отметки в краткой форме , например : КФД – конфиденциально или СКФД – строго конфиденциально . В момент регистрации заполняются графы 1–7. В графе 1 проставляется регистрационный номер, присвоенный документу, и аббревиатурой отметки

Слайд 16

конфиденциальности документа. В графе 5 указываются номер, присвоенный документу в организации-отправителе, и дата подписания (утверждения) документа. Если документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк. Если документ имеет сопроводительное письмо, то в графе 6 проставляется количество листов сопроводительного письма, а в графе 7 – количество листов приложений . При этом, если все приложения имеют гриф конфиденциальности , указывается общее количество листов всех приложений ; если часть приложений не имеет отметки конфиденциальности, то количество их листов проставляется через «+» к листам конфиденциальных приложений, например: 7+3 н /к ( н / к означает «не конфиденциальные»).При поступлении документа в двух и более экземплярах проставляется общее количество листов всех экземпляров.

Слайд 17

При этом на одном экземпляре проставляется входящий штамп, а на первых листах других экземпляров – отметка «К вх . №.__». При учете документов, присланных для согласования, подписания , утверждения, ознакомления, т.е. всех документов, подлежащих возврату , отметка о поступлении проставляется на обороте последнего листа основного документа и каждого приложения. Если в организацию возвращены отправленные ранее без сопроводительного письма все или часть экземпляров документа, то производится отметка об их возвращении без присвоения входящего номера. Эта отметка проставляется в графе 8 журнала учета поступивших пакетов напротив возвращенного номера вложенного в пакет документа, например: № 12 (при возврате документа), № 2 ( при возврате документа выделенного хранения), вх . № 15 ( при возврате

Слайд 18

документа, зарегистрированного по входящему номеру ).Одновременно в графе 15 журнала учета созданных/изданных документов или в графе 11 журнала (карточки) учета документов инвентарного (выделенного) хранения (см. разд. 3.6) делается запись: «Экз. № __ возвращены, п /ж № __ з а __» с проставлением номеров экземпляров, порядкового номера и даты поступления пакета, в котором находились возвращенные экземпляры. В графе 14 журнала учета поступивших документов (под отметкой об отправлении) производится запись: «Возвращен, п /ж № __ за __» с проставлением порядкового номера и даты поступления пакета с возвращаемым документом ( п /ж означает «журнал поступивших пакетов», см. форму 3).Если документ отправлялся и (или) возвращен с сопроводительным письмом, то он регистрируется за очередным входящим номером конфиденциального документа, подлежащего выделенному хранению , переводится затем без сопроводительного письма на учет документов инвентарного (выделенного) хранения.Сопроводительное письмо подшивается в дело.

Слайд 19

. 1. Куняев Н.Н. и др. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник для ВУЗов. – М.: ЛОГОС, 2014. – 680с. 2. Полякова Т.А. Стрельцова А.А. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: Учебник и практикум для СПО / Отв. ред. Стрельцова А.А. – М.: Юрайт , 2016. – 325 с . 3 . Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие: /Сост. Е.А.Давыденко . — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт . гос . ун-та, 2013. — 83 с. Литература

Слайд 1

ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова г. Саров 2020 Лекция 18 Учет и регистрация внутренних (созданных/изданных) конфиденциальных документов МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией Разработчик: Столяров И.В., преподаватель ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова

Слайд 2

Учет и регистрация внутренних (созданных/изданных) конфиденциальных документов начинается на стадии подготовки их проектов . Для регистрации внутренних конфиденциальных документов исполнитель сдает сотруднику Службы делопроизводства: • все экземпляры подписанного руководителем документа; • приложения к документу (при наличии); • черновики основного документа и приложений, редакции и варианты документа, рабочие записи. О сдаче и уничтожении указанных материалов сотрудник Службы делопроизводства делает отметку в учетной карточке документов , находящихся у исполнителя. Отметка заверяется подписями сотрудника Службы и исполнителя.

Слайд 3

Факт уничтожения черновика и других материалов подтверждается также отметкой на копии документа, остающейся в деле Службы делопроизводства , например : «Черновик уничтожен. Дата. Подпись сотрудника делопроизводства ». Черновики и другие материалы уничтожаются путем измельчения, исключающего возможность восстановления текста . Попытки исполнителей оставить в своем распоряжении какие-либо неучтенные материалы по исполненному документу должны рассматриваться руководством организации как грубое нарушение работы с конфиденциальными документами и трудовой дисциплины. Внутренние (создаваемые/издаваемые в организации) конфиденциальные распорядительные документы – постановления, распоряжения , приказы, указания, решения, а также протоколы – имеют регистрационный номер, который состоит из ежегодной

Слайд 4

валовой нумерации в пределах каждого из этих видов документов, с добавлением отметки конфиденциальности. Регистрация конфиденциальных распорядительных документов ведется отдельно от их учета. Для обеспечения последовательности проставления таких номеров, ускорения их поиска журналы учета или карточки (электронные карточки в АИС) созданных конфиденциальных документов необходимо вести по каждому их виду отдельно . Журнал или карточка заполняются по форме 4 .

Слайд 6

В графе 3 проставляется учетный номер документа, присвоенный ему на стадии учета его проекта до основной регистрации по журналу учета созданных/изданных документов. Графы 1–4 обязательны, целесообразность включения граф 5–7 должна определяться главным образом объемом и характером справочной работы по конфиденциальным распорядительным документам. Приложения к созданным (изданным) документам являются самостоятельными документами и имеют свои номера по соответствующим видам учета.

Слайд 7

. 1. Куняев Н.Н. и др. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник для ВУЗов. – М.: ЛОГОС, 2014. – 680с. 2. Полякова Т.А. Стрельцова А.А. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: Учебник и практикум для СПО / Отв. ред. Стрельцова А.А. – М.: Юрайт , 2016. – 325 с . 3 . Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие: /Сост. Е.А.Давыденко . — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт . гос . ун-та, 2013. — 83 с. Литература