Для группы Ои3-02 по МДК01.03 Лекции 19-22, ЛПР № 8-11
учебно-методический материал

Слайд 1

ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова г. Саров 2020 Лекция 19 Технологии исполнения и контроля за исполнением конфиденциальных документов МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией Разработчик: Столяров И.В., преподаватель ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова

Слайд 2

В соответствии с разрешительной системой доступа к конфиденциальной информации после учета и регистрации конфиденциальных документов осуществляется их рассмотрение и передача для исполнения . При большом объеме поступающих документов целесообразно их предварительно рассмотреть и распределить по уровням принятия решений по ним. С этой целью разрабатывается Перечень поступивших документов , направляемых на исполнение без доклада руководителю организации . В этом Перечне полномочия по принятию решений по исполнению документов делегируются на соответствующий уровень управления . В Перечень включаются конкретные наименования поступающих документов, которые имеют, как правило, типовой и повторяющийся характер и адресуются

Слайд 3

заместителям руководителя организации, руководителям структурных подразделений или непосредственным исполнителям без рассмотрения их руководителем организации (форма 5). Разработку Перечня целесообразно возлагать на постоянно действующую Экспертную комиссию по защите конфиденциальной информации. При его подготовке необходимо учитывать требования разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации в части обеспечения правомерности доступа к документам в процессе делегирования полномочий по их рассмотрению. Перечень подписывается председателем и членами экспертной комиссии и вводится в действие приказом руководителя организации. В приказе определяется должностное лицо, которому предоставляется право адресования документов, включенных в Перечень.

Слайд 4

Ими могут быть руководители Службы делопроизводства и Службы безопасности или помощник (референт) руководителя организации. Это лицо, в соответствии с Перечнем, лишь адресует документы без указания порядка и сроков их исполнения, поскольку руководители различных уровней при адресовании им документов в резолюции определяют их характер и сроки исполнения. При адресовании документов непосредственным исполнителям последние знают, что нужно сделать по исполнению документа и в какие сроки, так как такие документы являются типовыми и характер их исполнения однотипен. Перечень позволяет сократить путь и время движения документов до непосредственных исполнителей и, следовательно, ускорить процесс их исполнения, освободить руководство от рассмотрения вопросов, которые могут быть решены

Слайд 5

непосредственными исполнителями документов, уменьшить трудозатраты на рассмотрение, исполнение и обработку документов, обеспечить выполнение требований разрешительной системы доступа к поступившим конфиденциальным документам. Не включенные в Перечень документы, подлежащие рассмотрению непосредственно руководителем организации, передаются ему (его помощнику, секретарю) под подпись в журнале передачи конфиденциальных документов (форма 6), если они не рассматриваются в присутствии сотрудника Службы делопроизводства, ответственного за их учет . При одновременном получении и возврате нескольких документов может проставляться одна подпись за все документы. Если часть документов, рассматриваемых в присутствии сотрудника Службы делопроизводства, остается у руководителя, то в журнал передачи конфиденциальных документов вносится только эта часть.

Слайд 7

После рассмотрения и нанесения на них резолюций документы передаются исполнителям. Требующие исполнения внутренние конфиденциальные распорядительные документы ( приказы , протоколы и решения коллегиальных органов и др.) также передаются исполнителям. Если исполнителей несколько, то документ в первую очередь передается ответственному исполнителю , указанному в резолюции, а при отсутствии указания – поставленному в резолюции первым. При получении документа исполнитель должен проверить соответствие учетного и регистрационного номеров документа и количества его листов (с пересчетом) записям в регистрационных и учетных формах. Если в процессе исполнения документа выявится , что исполнителю требуется лишь часть документа, то документ полностью сдается в Службу делопроизводства с погашением подписи исполнителя

Слайд 8

за получение, а исполнителю под новую расписку в регистрационно-учетных формах выдается необходимая ему часть документа. Передача документов между исполнителями должна производиться через Службу делопроизводства или Службу контроля исполнения (если такая отдельная служба предусмотрена штатным расписанием организации) при возврате в течение рабочего дня, по разовой расписке . При карточном учете в случае изменения местонахождения документа в контрольном журнале карандашом проставляется новое его местонахождение, а карточка перемещается в соответствующую ячейку картотеки. Если документ одновременно выдается по частям нескольким исполнителям , то при карточном учете

Слайд 9

подписи за получение документа проставляются на основной карточке, которая ставится в ячейку картотеки по фамилии одного из исполнителей, в ячейки остальных исполнителей помещаются сигнальные карточки, которые могут быть либо дубликатом основной карточки с указанием количества листов (экземпляров), выданных исполнителю, либо содержать лишь сведения об учетном номере документа, фамилию соответствующего исполнителя, количестве полученных им листов ( экземпляров ). Применение автоматизированных электронных картотек АИС контроля исполнения упрощает данный процесс . Документы, требующие подготовки ответа или принятия решения, подлежат контролю. Организация контроля должна обеспечивать качественное и своевременное исполнение конфиденциальных документов. Ответственность за качество исполнения документов несут исполнители и руководители

Слайд 10

подразделений, в которых работают исполнители. Контроль за сроками исполнения конфиденциальных документов осуществляет наряду с руководителями соответствующих структурных подразделений Служба делопроизводства . Если исполнение документа поставлено на контроль, то при карточном способе учета используются дополнительные экземпляры регистрационно-учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы , отражающие движение документов в ходе их исполнения. При карточном учете для контроля за исполнением документов изготавливаются специальные контрольные карточки, содержащие следующие реквизиты : • регистрационный номер документа и отметку конфиденциальности;

Слайд 11

• дату документа; • вид и заголовок документа; • резолюцию; • контрольные отметки; • отметку о снятии документа с контроля. В контрольных карточках не должны содержаться конфиденциальные сведения. При контроле документов, которые имеют отдельные пункты и самостоятельного исполнителя, отвечающего за выполнение и за свой срок исполнения, на каждый из пунктов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной карточки). Из карточек контролируемых документов формируется контрольная картотека по срокам исполнения документов. В пределах каждого срока карточки могут систематизироваться по видам регистрации документов, исполнителям , видам документов и др .

Слайд 12

При автоматизированном контроле исполнения документов соответствующие данные вводятся в автоматизированную информационную систему контроля исполнения. В процессе контроля исполнения документа Служба делопроизводства должна периодически (в установленные в организации сроки ) напоминать исполнителю о контролируемом документе, о чем в графе «Контрольные отметки» контрольной карточки проставляется соответствующая дата. О нарушении срока исполнения документа Служба делопроизводства извещает соответствующего руководителя . После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении. На документах, зарегистрированных в картотеке учета документов инвентарного (выделенного) хранения, отметка «В дело» и индекс дела не проставляются.

Слайд 13

Исполненный документ вместе с документом-ответом (при наличии ) сдается в Службу делопроизводства. Ее сотрудник должен проверить наличие и правильность отметки об исполнении документа, соответствие вида и заголовка документа заголовку дела, в которое он направляется , просчитать количество листов документа и проверить соответствие их учетным данным, расписаться за получение документа в соответствующих графах регистрационных журналов (карточек). Контролируемый документ по решению соответствующего руководителя снимается с контроля, контрольная карточка (дубликат учетной карточки ) или уничтожается, или помещается в справочную картотеку . Основная регистрационная карточка (при карточной регистрации ) перекладывается в картотеку исполненных документов, в которой карточки располагаются в последовательности их номеров .

Слайд 14

Если конфиденциальный документ не требует исполнения, а адресован лишь для ознакомления, то он может не выдаваться на рабочее место исполнителя, а ознакомление с ним осуществляется в Службе делопроизводства (комнате для исполнителей). При этом, если ознакомление производится в присутствии сотрудника, ответственного за учет и регистрацию документа, подпись в регистрационно-учетной форме за получение документа может не проставляться. Подписи об ознакомлении с документами с проставлением даты должны быть на самих документах , а подписи об ознакомлении с конфиденциальными распорядительными документами – на специальном листе ознакомления. После исполнения поступившего документа или ознакомления с ним соответствующих должностных лиц приложения, не имеющие отметки конфиденциальности

Слайд 15

и не подлежащие совместному хранению с основным конфиденциальным документом, передаются в Службу делопроизводства. При этом заполняются графы 8–10 журнала учета и регистрации поступивших документов, делается отметка о передаче на основном документе или сопроводительном письме. При работе с конфиденциальными документами руководители и исполнители обязаны: • знакомиться только с теми конфиденциальными документами , к которым они получили разрешение на доступ в силу должностных обязанностей; • предъявлять работнику Службы делопроизводства числящиеся за ними документы для проверки их наличия и комплектности; • вести учет находящейся у них конфиденциальных документов ;

Слайд 16

• ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие документов и сдавать их на хранение в Службу делопроизводства; • немедленно сообщать непосредственному руководителю и в Службу делопроизводства об утере или недодаче документов, обнаружении лишних или неучтенных документов, отдельных листов; • сдавать по описи в Службу делопроизводства все числящиеся за ними документы при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку. Руководители при рассмотрении конфиденциальных документов обязаны : • принять правильное решение по составу исполнителей, допускаемых к документу; • исключить возможность ознакомления с документом посторонних лиц ;

Слайд 17

• предотвратить возможность хищения или копирования документов посетителями и другими посторонними лицами; • исключить возможность утечки информации по техническим каналам. Посторонним лицом является любое лицо, не имеющее права доступа к данному конкретному конфиденциальному документу, в том числе другие руководители и сотрудники. Сотрудник Службы делопроизводства, выдавая документы исполнителям для работы, обязан: • предотвратить выдачу документов лицу, не имеющему права доступа к нему; • зафиксировать факт передачи документа исполнителю ;

Слайд 18

• обеспечить физическую сохранность документа, приложений, листов и других частей документа; • ознакомить исполнителя только с той частью документа, которая ему адресована; • предотвратить возможность ознакомления с документом постороннего лица при выдаче документа исполнителю и его возврате; • обеспечить учет документов, находящихся у исполнителей. Ответственность за сохранность конфиденциальной информации и предотвращение утечки информации в структурных подразделениях организации несут их руководители и сотрудники. При работе с конфиденциальными документами руководители и исполнители должны быть обеспечены постоянным рабочим местом, личным сейфом (металлическим шкафом) и кейсом для хранения документов, номерной

Слайд 19

личной металлической печатью. Ключи от сейфа и кейса, а также металлическая печать постоянно хранятся у руководителя или исполнителя. Дубликаты ключей должны находиться в Службе безопасности организации. Все передачи конфиденциальных документов руководителям и исполнителям должны регистрироваться в передаточном журнале или карточках (в том числе электронных) учета документов. Прием и выдача документов должны визироваться подписью или отметкой в электронной карточке, что необходимо для установления факта возложения персональной ответственности за документ на конкретных работников .

Слайд 20

При централизованной технологии делопроизводства хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих местах руководителей и исполнителей запрещается. Отдельные дела с разрешения Службы делопроизводства могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения. Исполнение конфиденциальных документов сопровождается созданием других конфиденциальных документов.

Слайд 21

. 1. Куняев Н.Н. и др. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник для ВУЗов. – М.: ЛОГОС, 2014. – 680с. 2. Полякова Т.А. Стрельцова А.А. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: Учебник и практикум для СПО / Отв. ред. Стрельцова А.А. – М.: Юрайт , 2016. – 325 с . 3 . Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие: /Сост. Е.А.Давыденко . — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт . гос . ун-та, 2013. — 83 с. Литература

Слайд 1

ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова г. Саров 2020 Лекция 20 Учет и регистрация отправляемых (исходящих) конфиденциальных документов, их экспедиционная обработка и рассылка МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией Разработчик: Столяров И.В., преподаватель ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова

Слайд 2

1 . Учет и регистрация отправляемых конфиденциальных документов При отправлении документов в учетной и регистрационной форме 7, а также в других формах производятся соответствующие отметки , а именно: • в журнале или карточке учета проектов внутренних ( созданных/изданных ) конфиденциальных документов в графах 12–14; • в журнале или карточке учета и распределения внутренних ( созданных/изданных ) конфиденциальных документов (см. ниже, форма 8); • в журнале инвентарного (выделенного) учета в графах 8–10.

Слайд 4

При этом если документ отправлен без сопроводительного письма , то в графе «Наименование, номер и дата сопроводительного документа» пишется: «реестр», «расписка», «квитанция», а если с сопроводительным письмом – «сопроводительное письмо», с проставлением номеров и дат этих документов. Если по каким-либо причинам отправлен документ (или часть его ), зарегистрированный в журнале (карточке) учета проектов созданных документов, то в журнале проставляется отметка об отправлении. В ней указываются: количество отправленных листов , куда они отправлены, наименование, номер и дата сопроводительного документа, например: «3 листа отправлены в АОО « Межрегионсервис » по реестру № 7 от 21.01.2010 г .».

Слайд 5

Тираж внутреннего (созданного/изданного) конфиденциального документа, полученного для рассылки, учитывается под одним номером в журнале или карточке учета и распределения созданных/изданных конфиденциальных документов. Дополнительно размноженные экземпляры конфиденциального документа учитываются за регистрационным номером этого документа, о чем делается отметка на размножаемом документе и в журнале (карточке). Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров . В размноженных документах в отметке о конфиденциальности проставляются номера экземпляров, а в учетной форме (журнал , карточка ) отмечается количество экземпляров .

Слайд 6

2 . Экспедиционные технологии обработки и рассылки отправляемой конфиденциальной документированной информации Конфиденциальные документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. В процессе экспедиционной обработки отправляемых конфиденциальных документов необходимо принять следующие меры по защите конфиденциальной информации и ее носителей: • исключить возможность тайного вскрытия этих документов и несанкционированного ознакомления с ними в процессе их пересылки (передачи) адресату, подмены документов и листов; • ограничить возможность утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальными документами; • подтвердить факт отправки конфиденциальной документированной информации и правильность оформления этого факта в учетных формах ;

Слайд 7

• исключить ошибочную отправку документов другому адресату , необоснованную рассылку ряду адресатов. Разрешением на отправку конфиденциальной документированной информации является подписание руководством организации сопроводительного письма к ней или разрешительная отметка в учетном журнале отправляемых пакетов, если документы отправляются без сопроводительного письма по форме 9. Рассылка размноженных и тиражированных конфиденциальных документов и изданий осуществляется на основании подписанного руководителем структурного подразделения списка адресов с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров. Упаковка и отправка документов осуществляются сотрудником экспедиции, входящей в состав Службы делопроизводства . Отправка лично исполнителями не допускается .

Слайд 9

Возможны два варианта упаковки конфиденциальных документов. Первый вариант. Конфиденциальная документированная информация упаковывается в два пакета (двойное пакетирование ). На внутреннем пакете проставляются: отметка конфиденциальности (в правом верхнем углу пакета), соответствующая наивысшей степени конфиденциальности документов, подлежащих вложению в пакет; фамилия лица, которому документ адресуется; номера вложенных документов, при необходимости ставится пометка «Лично». Внутренний пакет опечатывается бумажными наклейками, на которые ставится печать «Для пакетов» или Службы делопроизводства .

Слайд 10

Внешний пакет оформляется в соответствии с Почтовыми правилами, указанные сведения о конфиденциальности информации на него не выносятся. Пакеты с конфиденциальными документами пересылаются ценными отправлениями. Передача пакетов в почтовое отделение фиксируется в почтовом реестре , копия которого с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело. При передаче пакетов адресатам курьерами ( нарочными ) организации двойное упаковывание в конверты, как правило , не применяется. Второй вариант. На одном светонепроницаемом пакете пишутся адрес и наименование организации-получателя (открытые или условные ), под которыми перечисляются учетные номера конфиденциальных документов, вкладываемых в пакет. Если конфиденциальная документированная информация отправляется с сопроводительным письмом , то на

Слайд 11

пакете проставляется только номер сопроводительного письма без указания номеров приложений. При направлении документов в двух и более экземплярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляются адрес и наименование организации-отправителя . Пример . 1. Получатель: 117393, г. Москва, К-61. Организация п /я У-0901 , № 543/ДСП, 456/ДСП Отправитель: 420101, г. Казань, 101. Организация п /я М-7098 2. Получатель: 21403, г. Смоленск, 3. Завод «Алмаз», № 148 (пять экз.) Отправитель: 173 007, г. Новгород, 6. КБ автоматики

Слайд 12

На упаковке конфиденциальных документов и изданий не рекомендуется указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений. Перед помещением документов в подготовленные пакеты проверяется соответствие данных на документах и пакетах, просчитывается количество листов и соответствие их учетным данным. При наличии сопроводительного письма проверяется, кроме того, соответствие названия, учетного номера, отметки конфиденциальности , номера экземпляра, количества листов приложения (с просчетом) записям в сопроводительном письме. Для постоянных корреспондентов при большом объеме переписки целесообразно иметь пакеты с заранее воспроизведенными на них типографским способом адресами и наименованиями

Слайд 13

организаций-получателей и отправителя. Если в организации существует автоматизированная информационная система экспедиционной обработки, то возможен вариант автоматизированной распечатки адресов постоянных адресатов на пакетах, конвертах. Все необходимые отметки делаются на одном светонепроницаемом пакете, который опечатывается. Передача документов курьером фиксируется в разносной книге или Реестре. Фиксация может производиться в электронном виде в автоматизированной информационной системе экспедиционной обработки. Доставка документов через представителей других организаций производится на основании доверенности. Если организация передает пакеты через почтовые отправления, то перевозка и доставка могут выполняться силами и средствами специальной связи федерального органа исполнительной власти –

Слайд 14

фельдъегерской связью. Пересылка пакетов фельдъегерской и специальной связью осуществляется на договорной основе. При пересылке корреспонденции фельдъегерской или специальной связью составляется и распечатывается некоторое количество экземпляров реестра. Возможно составление его в электронном виде в автоматизированной информационной системе экспедиционной обработки. Последний экземпляр реестра остается в организации . Передача пакетов осуществляется в соответствии с Правилами служб фельдъегерской и специальной связи . Если в конфиденциальной документированной информации имеются сведения, относящиеся к компетенции других организаций , передача их возможна только с согласия этих организаций .

Слайд 15

Доставка конфиденциальных пакетов в другие организации, минуя органы связи, может осуществляться с разрешения руководителя организации-отправителя курьером экспедиционного подразделения Службы делопроизводства либо другим работником организации , допущенным к конфиденциальной информации, на служебном транспорте . Пакеты передаются по реестру или взамен разовой расписки , в которых, кроме подписи о получении пакетов, проставлена печать организации-получателя. Реестры и полученные расписки не должны иметь отметку конфиденциальности. Пересылка конфиденциальной документированной информации по каналам сетей электросвязи и электронной почты в виде электронных сообщений в сети Интернет во многих случаях допускается , например для обеспечения информационного взаимодействия

Слайд 16

государственных структур, а также при оказании государственных услуг гражданам и организациям, связанных с обменом сведениями, содержащимися в базах данных информационных систем государственных структур, с использованием программно-аппаратных средств и телекоммуникационной инфраструктуры общероссийского государственного информационного центра. Использование ресурсов центра при информационном взаимодействии осуществляется в соответствии с требованиями к технологиям, форматам , протоколам информационного взаимодействия, унифицированным программно-техническим средствам и их применению, утверждаемыми Министерством информационных технологий и связи Российской Федерации.

Слайд 17

Под взаимодействием федеральных информационных систем электронного документооборота понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме ) между участниками межведомственного (межсетевого) электронного документооборота. Одним из основных принципов межведомственного (межсетевого ) электронного документооборота является обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации. При осуществлении межведомственного (межсетевого) электронного документооборота допускается обмен электронными сообщениями, содержащими общедоступную информацию и информацию, отнесенную к сведениям , составляющим служебную тайну. Аналогичные меры могут приниматься и в негосударственных организациях.

Слайд 18

Пересылка конфиденциальной информации по каналам сетей электросвязи и электронной почты в виде электронных сообщений в сети Интернет в сфере международного информационного обмена во многих случаях не допускается. Например, в соответствии с Указом Президента Российской Федерации «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена» подключение информационных систем , информационно-телекоммуникационных сетей и средств вычислительной техники, применяемых для хранения, обработки или передачи информации, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, либо информации, обладателями которой являются государственные органы и которая содержит

Слайд 19

сведения, составляющие служебную тайну, к информационно-телекоммуникационным сетям, позволяющим осуществлять передачу информации через государственную границу Российской Федерации, в том числе к международной компьютерной сети Интернет (далее – информационно-телекоммуникационные сети международного информационного обмена ), не допускается. Это положение должно быть оговорено в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству и документообороту организации. В исключительных случаях разрешается внутри страны пересылать конфиденциальную информацию по указанным каналам связи при условии шифровки текста .

Слайд 20

При использовании электрических (факсимильной или иной оперативной связи – телеграммы, телетайпные сообщения) и электронных каналов связи (электронная почта, сеть Интернет) организация должна руководствоваться законодательством в области связи и нормативными документами ФСБ России, ФСТЭК России, ФСО России , ряда других министерств и ведомств, а также действующими стандартами в области защиты информации. Федеральным законом «Об информации…» определено: «В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщеними , каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном

Слайд 21

федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами». Не следует забывать, что согласно указанному закону при использовании для распространения информации средств, позволяющих определять получателей этой информации, в том числе почтовых отправлений и электронных сообщений, лицо, распространяющее информацию, обязано обеспечить ее получателю возможность отказа от нее .

Слайд 22

. 1. Куняев Н.Н. и др. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник для ВУЗов. – М.: ЛОГОС, 2014. – 680с. 2. Полякова Т.А. Стрельцова А.А. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: Учебник и практикум для СПО / Отв. ред. Стрельцова А.А. – М.: Юрайт , 2016. – 325 с . 3 . Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие: /Сост. Е.А.Давыденко . — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт . гос . ун-та, 2013. — 83 с. Литература

Слайд 1

ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова г. Саров 2020 Лекция 21 Учет конфиденциальной документированной информации инвентарного (выделенного) хранения МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией Разработчик: Столяров И.В., преподаватель ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова

Слайд 2

На инвентарный (выделенный или списочный) учет берутся следующие конфиденциальные документы: • не подлежащие подшивке в дела, например: сброшюрованные , документы большого формата, чертежно-графические, научно-технические , в том числе являющиеся приложениями к основным , фотографии , рисунки, электронные документы на соответствующих носителях (дискеты, флэш-памяти); • изъятые по какой-либо причине из дела и переведенные на выделенное хранение (образовавшие самостоятельное дело), например, документы , доступ к которым имеет более узкий круг лиц; • технические носители информации (чистые или с записанной информацией ), например дискеты, видео- и аудиокассеты, кассеты с фотопленкой и др .;

Слайд 3

• бумажные носители информации для составления черновиков, оригиналов и подлинников документов, например рабочие тетради, отдельные листы бумаги, тетради с отрывными листами и др.; • журналы (картотеки) учета документов, картотеки учета выдачи дел и документов, законченные дела. Инвентарный учет осуществляется в журнале или карточках, в том числе в электронных автоматизированной информационной системы (если такая система функционирует в организации). Журнал (картотека) инвентарного учета ведется непрерывно по форме 10, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Вызвано это тем, что выделенному хранению подлежат, как правило, документы постоянного и долговременного хранения, и их ежегодная перерегистрация привела бы к увеличению трудоемкости обработки конфиденциальной документированной информации и созданию сложностей для пользователей.

Слайд 4

.

Слайд 5

На инвентарный учет может браться вся конфиденциальная документированная информация, если ее объем невелик. Инвентарный номер указывается на документе в верхнем левом углу первого листа, например : « Инв. № __ и дата». Одновременно может формироваться электронный справочный массив по документам . Поставленные на инвентарный учет технические носители информации маркируются. Маркировка предусматривает нанесение на них следующих данных: инвентарного номера, индекса или названия структурного подразделения, фамилии исполнителя . Надписи делаются красящим веществом, имеющим хорошую механическую стойкость. Этим же веществом окрашиваются винты или иные детали, скрепляющие корпус кассеты, дискеты или футляр с целью сигнализации об их несанкционированном вскрытии.

Слайд 6

Если в организации производится копирование (тиражирование ) конфиденциальных документов инвентарного учета, то между графами 7 и 8 помещаются графы о номере и дате разрешения на размножение , количестве и номерах размноженных экземпляров. При значительном объеме конфиденциальных документов инвентарного хранения чертежно-графические и текстовые документы могут учитываться раздельно, но по однотипной форме. В этом случае вместо добавляемого к номеру документа индекса И ( инвентарный учет) или В (выделенный учет) на чертежно-графических документах проставляется индекс Ч, на текстовых – Т. В момент регистрации заполняются графы 1–7 .

Слайд 7

При поступлении конфиденциальной документированной информации , созданной другой организацией и подлежащей инвентарному учету, ей сразу (без оформления в журнале учета и регистрации поступивших конфиденциальных документов) присваивается очередной порядковый номер по журналу (карточке) инвентарного учета . Этот номер проставляется на документе, в графе 8 журнала учета поступивших пакетов и в графе 1 журнала (карточки) инвентарного учета с одновременным заполнением граф 2–7 этого журнала. При этом в графе 5 указывается: « п /ж № __ за __» (где « п /ж» – журнал учета пакетов), с проставлением номера и даты поступления пакета , в котором находился конфиденциальный документ. При учете чертежно-графических документов в графе 3 проставляется вид носителя (калька, ватман), а для текстовых также вид носителя (электронный, бумажный) и индекс (обозначение) документа.

Слайд 8

При взятии на учет конфиденциальной документированной информации , переводимой с регистрации поступивших конфиденциальных документов, в графе 4 указывается, откуда поступил документ , в графе 5 – его номер по журналу учета и регистрации поступивших документов , в графе 13 проставляются номер, присвоенный конфиденциальной документированной информации по журналу инвентарного учета, и количество листов. При взятии на учет конфиденциальных документов, переводимых с учета внутренних (созданных/изданных) документов, в графе 4 указывается подразделение организации, разработавшее конфиденциальный документ, в графе 5 –номер по журналу учета внутренних ( созданных/изданных) конфиденциальных документов, в графе 17 проставляются номер, присвоенный документу по журналу учета инвентарного хранения, и количество переведенных на инвентарное хранение экземпляров.

Слайд 9

При взятии на учет носителя, переводимого с учета бумажных носителей в графе 4 указывается подразделение организации , в графе 5 – номер носителя по журналу учета носителей , в графе 9 – проставляется номер, присвоенный носителю по журналу учета инвентарного хранения. При взятии на учет инвентарного хранения носителя без регистрации его в журнале учета бумажных носителей (рабочая тетрадь , калька и др.) в графе 5 делается прочерк. Взятая на инвентарный учет текстовая документированная информация брошюруется (прошивается) и помещается в обложку ( если ее не было). При этом после последнего листа документа помещается лист с заверительной надписью, в которой прописью указывается количество листов в документе.

Слайд 10

Надпись заверяется подписью (с расшифровкой) составившего ее лица и проставлением даты. Если в документе имеются вклеенные на листы фотоотпечатки, то они оговариваются в заверительной надписи. Индексы и номера, присвоенные по журналу (карточке) инвентарного учета, проставляются на текстовых документах в верхнем левом углу обложки и титульного листа (при его наличии). В правом верхнем углу проставляется гриф конфиденциальности и под ним номер экземпляра. На чертежно-графических документах индекс и номер проставляются на каждом листе в местах, отведенных соответствующими стандартами. На присланных документах имеющиеся там номера зачеркиваются тушью тонкими линиями. На каждый конфиденциальный документ заводится карточка учета выдачи по форме 11.

Слайд 12

. 1. Куняев Н.Н. и др. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник для ВУЗов. – М.: ЛОГОС, 2014. – 680с. 2. Полякова Т.А. Стрельцова А.А. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: Учебник и практикум для СПО / Отв. ред. Стрельцова А.А. – М.: Юрайт , 2016. – 325 с . 3 . Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие: /Сост. Е.А.Давыденко . — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт . гос . ун-та, 2013. — 83 с. Литература

Слайд 1

ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова г. Саров 2020 Лекция 22 Учет конфиденциальной информации при ее автоматизированной обработке МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией Разработчик: Столяров И.В., преподаватель ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова

Слайд 2

План Особенности автоматизированного учета и регистрации конфиденциальной информации . Реестр конфиденциальной информации автоматизированной информационной системы Объекты учета Реестра Технологии ведения Реестра

Слайд 3

1 . Особенности автоматизированного учета и регистрации конфиденциальной информации. Реестр конфиденциальной информации автоматизированной информационной системы Учет конфиденциальной информации при ее автоматизированной обработке производится с помощью Реестра конфиденциальной информации автоматизированной информационной системы ( далее – Реестр). Реестр разрабатывается в целях обеспечения учета конфиденциальной информации при ее автоматизированной обработке в АИС организации . Как документ он предназначен для использования организацией , выполняющей функции оператора эксплуатации , технической поддержки и защиты конфиденциальной информации , циркулирующей в АИС.

Слайд 4

Положение о Реестре разрабатывается в соответствии с нормативно-правовыми документами, нормативно-технической документацией в области информационной безопасности и защиты информации в целях обеспечения учета не только конфиденциальной информации , но и всех информационных ресурсов АИС организации для решения следующих задач: • организации контроля за выполнением требований по защите информации от утечки, уничтожения, блокирования или модификации ; • обеспечения анализа защищенного информационного обмена в единой информационной среде организации. Реестр должен содержать: учетные записи, соответствующие объектам учета, и дела объектов учета .

Слайд 5

Конфиденциальная информация, циркулирующая в АИС, в целях ее защиты подлежит обязательному учету на всех этапах ее жизненного цикла: предпроектной стадии, стадии проектирования и создания, ввода в действие и стадии эксплуатации. Сбор, хранение и обработка информации Реестра осуществляются оператором с использованием разрабатываемой или разработанной АИС «Реестр информационных ресурсов ». 2 . Объекты учета Реестра Учет данных конфиденциального характера, содержащихся в АИС и информационных ресурсах, организуется и ведется на уровне: • организации, имеющей доступ к информации объекта защиты , – подразделением информационной безопасности (если оно существует ), обеспечивающей защиту информации ;

Слайд 6

• единой информационной среды организации – оператором Реестра , который входит в состав Службы информационных технологий организации, при непосредственном участии Службы безопасности (информационной безопасности) и Службы делопроизводства организации. Учету подлежат машинные носители информации, средства вычислительной техники, средства защиты информации, средства передачи данных и каналы связи (объекты учета), в которых хранится , обрабатывается и циркулирует конфиденциальная информация. Данные организации учитываются по каждому структурному подразделению . Машинные носители с конфиденциальной информацией учитываются в соответствии с целевым назначением, мобильностью и типом носителя :

Слайд 7

хранения, записи и считывания данных (жесткий магнитный диск, оптический диск, карта флэш-памяти и др.). Должны учитываться как машинные носители, съемные и несъемные , так и отчуждаемые машинные носители, используемые для записи, считывания данных конфиденциального характера на средствах АИС. Локальная вычислительная сеть (ЛВС) – это вычислительная сеть , поддерживающая в пределах ограниченной территории один или несколько высокоскоростных каналов передачи цифровой информации , предоставляемых подключаемым устройствам для кратковременного монопольного использования.

Слайд 8

Каналы связи (передачи данных) являются также носителями информации конфиденциального характера и учитываются на уровне ЛВС и магистралей (трактов) сетей передачи данных, обеспечивающих связь как между внутренними (между зданиями , уровнями межсетевой иерархии АИС и др.), так и с внешними относительно организации – обладателя АИС и конфиденциальной информации ЛВС. Обособленные устройства, обеспечивающие обмен конфиденциальной информацией по магистральным каналам передачи данных , рассматриваются как частный случай ЛВС при оценке объекта учета . Все виды объектов учета идентифицируются по наименованию АИС и информационных ресурсов в соответствии с проектной и эксплуатационной документацией. До принятия АИС в эксплуатацию конфиденциальные данные технического характера типа паролей , применяемых для идентификации и

Слайд 9

аутентификации пользователей в АИС, в отчетных формах по объектам учета организации в отчетных формах не фиксируются. Учет машинных носителей, содержащих конфиденциальную информацию , а также документов (на бумажном носителе) конфиденциального характера, исполняемых с помощью средств вычислительной техники, производится в установленном в организации порядке , определенном для обращения документов ограниченного доступа и распространения, за исключением документированной информации , составляющей государственную тайну. Наличие в АИС конфиденциальной информации определяется ответственным исполнителем организации – Службой безопасности при участии Службы делопроизводства на основании Перечня конфиденциальной документированной информации организации.

Слайд 10

В организации выделяются следующие потоки конфиденциалной информации, циркулирующие в АИС: • потоки, циркулирующие внутри организации; • поступающие (входящие) потоки, собственником которых организация не является, – они получены ею от внешних источников – сторонних организаций и предприятий; • отправляемые (исходящие) потоки, переданные в установленном порядке иным (сторонним) организациям. На основании информации по объектам учета структурных подразделений организации и потоков конфиденциальной информации формируются данные обобщенного объекта учета организации.

Слайд 11

Дополнительные формы объектов учета – систем связи и магистральных каналов связи, используемых для доставки входящих и исходящих потоков информации АИС, содержащих сведения конфиденциального характера, – определяются оператором Реестра в порядке, установленном организацией по взаимодействию с операторами связи, оказывающими телекоммуникационные услуги организации – владельцу АИС и конфиденциальной информации.

Слайд 12

3 . Технологии ведения Реестра Как говорилось ранее, ведение Реестра направлено на обеспечение защиты конфиденциальной информации организации с помощью технологий учета и контроля обращения данных конфиденциального характера, содержащихся в АИС и ее информационных ресурсах . Все структурные подразделения организации – пользователи АИС и ее информационных ресурсов обязаны учесть и обеспечить предоставление данных объекта учета структурного подразделения оператору Реестра, ведущему обобщенный объект учета организации . Актуальной информационной базой является база, которая существует в указанный момент или период времени, квалифицируемый как «сейчас», и отражает дополнительные высказывания, отличные от необходимых.

Слайд 13

Технологии ведения Реестра в части учета и сопровождения объектов учета включают в себя следующие этапы: • первичный учет; • внесение изменений в учетные данные при внедрении проектируемой АИС в промышленную эксплуатацию, а также изменение прав собственности на АИС и информационные ресурсы; • внесение изменений в учетные данные в процессе опытной или промышленной эксплуатации АИС; • аннулирование объекта учета в связи с прекращением эксплуатации , а также последующей ликвидацией АИС и информационных массивов и др. Структурные подразделения организации, имеющие только открытую информацию, должны предоставлять информацию в части средств защиты информации .

Слайд 14

Внесение первичных данных об объектах учета в Реестр, изменений этих данных или аннулирование осуществляются оператором Реестра на основе заявления структурного подразделения по приведенной ниже форме. К заявлению прилагаются следующие документы: • данные об объекте учета по утвержденной форме; • копия акта работ или иного документа, определяющего факт регистрации , перерегистрации или аннулирования объекта учета; • копия аттестата соответствия по результатам аттестационного контроля АИС и информационного массива. Аттестацией соответствия является подтверждение экспертизой и предоставлением объективных доказательств того, что конкретные требования к определенным объектам полностью реализованы .

Слайд 17

Термин «аттестован» используется для обозначения соответствующих состояний объекта. Возможно проведение ряда аттестаций, если они преследуют различные цели. При представлении заявления об аннулировании учета к заявлению прилагается копия распорядительного документа о прекращении разработки (эксплуатации) системы. Заявитель ( структурное подразделение организации) обязан представить документы по процедуре учета объекта не позднее 30 дней после наступления одного из следующих событий: • подписания договора на проектирование (создание) АИС; • утверждения акта приемки АИС в промышленную эксплуатацию;

Слайд 18

• принятия решения о прекращении создания или эксплуатации, утверждения иных распорядительных документов организации, изданных по фактам наступления событий по учету объекта. При изменениях в объекте учета в ходе эксплуатации АИС структурное подразделение в течение 3 рабочих дней после наступления событий , обусловленных качественными изменениями видов и потоков конфиденциальной информации, качественным и количественным изменениям состояния АИС и информационных ресурсов ( например , окончания работ по модернизации системы, завершения изменений состава рабочих мест подразделения, начала владения конфиденциальной информацией сторонней организации и др.), представляет в Службу безопасности (информационной безопасности) обновленные данные по утвержденной организацией

Слайд 19

форме структурного подразделения с указанием причин внесения изменений. На основании обновленных данных по объектам учета, обобщенных Службой безопасности, оператору Реестра представляется заявка на внесение изменений по приведенной ниже форме. Заявка на внесение изменений в Реестр представляется заявителем в течение 10 рабочих дней после регистрации подразделением Службы безопасности (информационной безопасности) изменений по объектам учета структурных подразделений. К заявке прилагаются: • копия распорядительного документа, определяющего факт изменения объекта учета; • копии измененных документов.

Слайд 21

При отсутствии в течение календарного года изменений в обобщенном объекте учета заявитель направляет оператору Реестра, следующего за отчетным, информационное сообщение, в котором говорится о том, что в обобщенный объект учета изменения не вносились. В процессе регистрации он проверяет правильность оформления и достоверность поданных документов и имеет право потребовать дополнительные материалы, подтверждающие достоверность представленных документов, а заявитель обязан предоставить указанные документы. По истечении установленного срока рассмотрения заявитель уведомляется о включении или невозможности включения объектов учета в Реестр. В случае отказа о включении объекта в Реестр заявителю направляется соответствующее уведомление с указанием основания для отказа.

Слайд 22

Отказ допускается в случаях: • несоответствия представленных документов требованиям, установленным Положением о ведении Реестра, разрабатываемым организацией; • недостоверности предоставляемой информации. Оператор Реестра выполняет процедуры исключения объекта учета из Реестра путем аннулирования соответствующей учетной записи и организации архивного хранения реестрового дела по инициативе либо заявителя, либо руководства организации в случае прекращения разработки или эксплуатации АИС и информационных массивов. Реестровое дело исключенного объекта учета находится на оперативном хранении у оператора Реестра в течение 5 лет .

Слайд 23

. 1. Куняев Н.Н. и др. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник для ВУЗов. – М.: ЛОГОС, 2014. – 680с. 2. Полякова Т.А. Стрельцова А.А. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: Учебник и практикум для СПО / Отв. ред. Стрельцова А.А. – М.: Юрайт , 2016. – 325 с . 3 . Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие: /Сост. Е.А.Давыденко . — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт . гос . ун-та, 2013. — 83 с. Литература