Комитет по образованию

администрации Всеволожского муниципального района Ленинградской области

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования

«Дворец детского (юношеского) творчества Всеволожского района»

(МБОУДО ДДЮТ)

____________________________________________________________________

НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ

________________________________________________________________

ПРИНЯТЫ

на заседании

экспертно-методического отдела

(протокол от 08.05.2024 №8)

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

 по оформлению документов:

ПРОТОКОЛ

Составитель: Сергеева Е.К.,

руководитель научно-методического отдела

1. ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Методические рекомендации разработаны в целях установления единых требований к созданию, оформлению и использованию протоколов в структурных подразделениях МБОУДО ДДЮТ, совершенствования делопроизводства и повышение его эффективности.

Методические рекомендации разработаны в соответствии со следующими делопроизводственными документами:

1. Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная инструкция), пп. 3.34–3.36; (Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).
3. Методическими рекомендациями по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»  (далее – Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016), п. 5.7.

Основные определения

Повестка дня – вопросы, которые планируют рассмотреть на совещании. Их нумеруют арабскими цифрами и начинают с предлога «О» или «Об».

Председатель – должностное лицо, которое проводит совещание. Именно он окончательно формулирует решения, принятые в ходе обсуждения вопросов из повестки дня. Также на нем лежит ответственность за подготовку протокола и все принятые решения. Председателем может быть директор, заместитель директора, руководитель структурного подразделения, руководитель методического объединения.

При организации заседаний методических объединений руководитель МО является председателем заседания и оформляет протокол, если решением заседания МО не выбран секретарь заседания.

Приглашенные – эксперты, которых зовут на заседание для того, чтобы они дали свою узкоспециальную оценку вопроса. Приглашенные лица не принимают участия в голосованиях и не могут получить задание. Часто после выступления эксперт может покинуть совещание.

Присутствующие – все участники совещания, кроме председателя и секретаря.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений (постановлений) на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, конференциях. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Согласно п. 3.34 Примерной инструкции на оформление протокола у секретаря есть один – три рабочих дня после совещания.

Реквизит документа - это перечень обязательных сведений, которые должны быть заполнены в зависимости от вида официального документа.

Секретарь – работник, который ведет протокол. Необязательно это секретарь по должности, вполне может быть кто-то из специалистов профильного структурного подразделения или один из участников совещания. Секретарь совещания ответственен за правильное отражение хода совещания в протоколе и точность формулировок.

Основные правила оформления документов

Документы, создаваемые в Учреждении, печатаются шрифтом Times New Roman размером № 12-14 через 1-1,5 межстрочных интервалов.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое –3 см, правое – 1 см, верхнее – 2 см, нижнее – 2 см.

        При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

2. ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛОВ

Оформление основных реквизитов

Обязательные реквизиты протокола:

• наименование учреждения;
• наименование вида документа;
• заголовок к тексту;
• дата и номер протокола;
• место проведения заседания;
• текст протокола;
• подпись.

Полная и краткая формы протокола

Протокол может оформляться по полной или краткой форме. Полный протокол содержит повестку дня, указание присутствующих, запись всех выступлений на заседании, вопросы, выступления лиц, принявших участие в обсуждении, и принятые решения.

В полной форме протокола, в отличие от краткой, все вопросы повестки дня фиксируют в виде списка во вводной части под словосочетанием «ПОВЕСТКА ДНЯ». Краткая форма протокола не содержит общего списка вопросов повестки дня во вводной части. Вопросы повестки дня входят в основную часть протокола.

Протокол по полной форме оформляется для следующих заседаний:

• протокол заседания педагогического совета;
• протокол заседания экспертно-методического совета;
• протокол заседания художественного совета;

Протокол по краткой форме оформляется для следующих заседаний:

• протокол заседания комиссии по аттестации педагогических работников на соответствие занимаемой должности;

• протокол заседания методических объединений;
• протокол заседаний общего собрания работников.
• протокол заседания комиссии по распределению стимулирующих выплат.

Текст протокола делится на две части: вводную и основную. Их содержание отличается в зависимости от выбранной руководителем (полной или краткой) формы протокола.

Вводная часть протокола содержит следующую информацию и оформляется по определенным правилам согласно Методическим рекомендациям по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• Наименование учреждения - (полное название и сокращенное в соответствии с Уставом) – печатается 12 полужирным шрифтом и выравнивается по центру, через 1 межстрочный интервал проводится черта в длину строки.
• Наименование вида документа – слово «П Р О Т О К О Л» печатается через 1 межстрочный интервал от черты прописными буквами, в разрядку (через пробел), полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
• Заголовок к тексту (вид заседания, совещания) – отделяется от предыдущего реквизита через 1 межстрочный интервал, печатается строчными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Словесная конструкция отвечает на вопрос «Чего?»: протокол (чего?) совещания, заседания.
• Дата и номер протокола - дата оформляется цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля, а номер – после слова «ПРОТОКОЛ».
• Место проведения заседания указывается  под датой протокола через 1 межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля.

Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности председателя и секретаря заседания. Далее указывают присутствующих и приглашенных.

Расположить фамилии присутствующих можно в алфавитном порядке, если все присутствующие – работники одной организации, либо в иерархическом порядке должностей. Если на совещании присутствуют работники разных организаций, то их указывают в иерархическом порядке должностей. Если несколько человек занимают равные должности, то их фамилии располагают по алфавиту.

Если участников больше 15, то список участников оформляют отдельно. Он является неотъемлемой частью протокола. Несмотря на формулировку «список прилагается», он не является приложением.

Если председатель, секретарь и участники совещания являются работниками одной компании, то в протоколе их указывают без должностей: только фамилии и инициалы. Если на совещании собрались представители разных организаций, указывают место работы каждого из них.

Приглашенных специалистов вносят в протокол с указанием места работы, должности, ученого звания и прочих «регалий». Если все участники заседания при этом работают в одной организации, в которой и проходит заседание, то их должности и наименование организации не указывают.

Далее оформляется повестка дня заседания (совещания). Повестка дня оформляется только в протоколах полной формы. Каждый вопрос повестки дня оформляется с красной строки, нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Слова «повестка дня» печатают 14 полужирным шрифтом прописными буквами,  выравнивают по центру. По каждому вопросу повестки дня указываются инициалы, фамилия и должность докладчика.

Оформление вводной части протокола полной формы:

Основная часть текста для полной формы протокола печатается через 1 межстрочный интервал, состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами и строятся по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Разделы отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом.

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатаются прописными буквами, полужирным шрифтом без разбивки, каждое с новой строки от левой границы текстового поля.

Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер раздела, чтобы визуально отделить разделы, можно провести черту по длине строки под номером раздела. После слова СЛУШАЛИ ставится двоеточие, а ниже с красной строки указываются инициалы и фамилия докладчика в родительном падеже; после фамилии ставится тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада застенографирован или представлен докладчиком, то после тире, также с прописной буквы, пишется «Доклад прилагается». В тексте выступления целесообразно каждую новую мысль выступающего начинать с абзаца.

После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие, а ниже, через 1 интервал, с абзаца в именительном падеже указываются инициалы и фамилия выступающего, затем ставится тире и с прописной буквы излагается текст выступления. Вопросы к докладчику и ответы на них оформляются по той же схеме (вместо слов «вопрос» и «ответ» пишут инициалы и фамилию).

После слова РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) ставится двоеточие, а ниже, через 1 интервал, с красной строки приводится текст решения. Если решение является самостоятельным документом, то после двоеточия пишется «Решение прилагается». Решение заседания, если оно содержит различные вопросы, подразделяют на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Если решением (постановлением) или одним из его пунктов утверждается какой-либо документ, то последний прилагается к протоколу.

Если один из вопросов повестки дня на данном заседании не рассматривается, это фиксируют в протоколе.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Оформление основной части протокола полной формы:

Подписи отделяются от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись председателя включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подпись секретаря включает его личную подпись и расшифровку подписи.

Образец оформления полной формы протокола представлен в Приложении 1.

Оформление краткой формы протокола

Вводная часть протокола в краткой форме отличается от протокола в полной форме только отсутствием повестки дня.

Основная часть краткой формы протокола включает тему выступления, фамилии выступивших (может быть краткая запись выступления), принятые решения (протокол заседания методического объединения).

Поскольку вводная часть кратких протоколов не включает список вопросов под общим словосочетанием «ПОВЕСТКА ДНЯ», их приводят в основной части. Вопросы нумеруют арабскими цифрами, подчеркивают и выравнивают по центру.

Под каждым вопросом повестки дня в скобках пишут фамилии и инициалы выступивших. Первой следует фамилия основного докладчика, затем – выступивших в порядке очередности выступлений.

Задания нумеруют арабскими цифрами и оформляют стандартно: указывают содержание задачи, фамилию и инициалы исполнителя, срок исполнения. Если задач по вопросу нет (например, участник только отчитался о ходе работы по вопросу), под строкой с информацией о выступивших по вопросу сразу пишут следующий вопрос.

Образец оформления краткой формы протокола представлен в Приложении 2.

Оформление выписки из протокола

Выписка из протокола оформляется в ситуации, когда документ содержит конфиденциальную информацию: коммерческую тайну, персональные данные и т.д.

В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

Выписка из протокола – это фрагмент протокола, в котором есть вся информация, необходимая заинтересованному лицу, а секретные или лишние сведения опущены. Например, приглашенные на совещание получат копию не всего протокола, а выписку из него, которая содержит обсуждение того вопроса, в котором они принимали участие.

Кроме того, в соответствии с п. 2.51 Примерной инструкции, чтобы заверить выписку из документа, следует оформить реквизит «Отметка о заверении копии». Если копию направляют в другую организацию, отметку следует дополнить информацией о месте хранения документа и поставить оттиск печати организации. Выписку из протокола передают запрашивающей стороне с сопроводительным письмом и оформляют как приложение к нему.

Номер вопроса, который размещают в выписке из протокола, должен соответствовать его номеру, под которым он зафиксирован в повестке дня.

Ни председатель, ни секретарь не подписывают выписку из протокола.

        Образец выписки из протокола представлен в Приложении 3.

3. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
2. Кожанова Е.Н. Как создавать, согласовывать и хранить документы: протокол // СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ. – №3 (март). – С.25-32.
3. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
4. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Приложение 1. Оформление полной формы протокола

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования

«Дворец детского (юношеского) творчества Всеволожского района»

(МБОУДО ДДЮТ)

________________________________________________________________________________

П Р О Т О К О Л  №_

заседания педагогического совета

__.__.2024                                                                                                              

г. Всеволожск

Председатель: Фамилия И.О.

Секретарь: Фамилия И.О.

Присутствовали: __ человек (список присутствующих прилагается)

Приглашенные:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об (О) _________________________________________________ . Доклад заместителя директора по УВР Фамилия И.О.

2. Об (О) _________________________________________________ . Докладчик: И.О. Фамилия, должность

1.

СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – Текст выступления

ВЫСТУПИЛИ:

Вопросов и дополнений нет.

РЕШИЛИ:

1. Принять, утвердить…. _________ .

В голосовании приняли участие __ человек. «За» - __ человек, «Против» - __ человек, воздержались – 0.

2.

СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – Текст выступления

ВЫСТУПИЛИ:

Вопросов и дополнений нет.

РЕШИЛИ:

Председатель        _______________________________            И.О. Фамилия

Секретарь              _______________________________            И.О. Фамилия

Приложение 2. Оформление краткой формы протокола заседания методического объединения

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования

«Дворец детского (юношеского) творчества Всеволожского района»

(МБОУДО ДДЮТ)

_______________________________________________________________________________

П Р О Т О К О Л  №_

заседания методического объединения

(название объединения)

__.__.2024                                                                                                              

г. Всеволожск

Председатель: Фамилия И.О.

Присутствовали: (перечислить присутствующих членов МО в алфавитном порядке):

1. Фамилия И.О.

2. Фамилия И.О.

3. Фамилия И.О.

Если участников больше 15, то список участников оформляют отдельно, делается запись:

Присутствовали: __ человек (список присутствующих прилагается)

Приглашенные: (перечислить приглашенных)

1. О новом порядке аттестации педагогических работников

(Иванова М.И.)

2. Структура учебно-методического комплекса (УМК) ДОП

(Петрова Е.П.)

1. Педагогам подобрать материалы и составить УМК к реализуемой ДОП до 01.12.2023.

2. Мастер-класс «Приемы проведения рефлексии на занятиях хореографии»

(Иванова А.А.)

Председатель        _______________________________            И.О. Фамилия

Приложение 3. Оформление выписки из протокола

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования

«Дворец детского (юношеского) творчества Всеволожского района»

(МБОУДО ДДЮТ)

__________________________________________________________________

В Ы П И С К А

из протокола заседания педагогического совета

__.__.2024                                                                                                           №__                                                                                                    

г. Всеволожск

Председатель: Фамилия И.О.

Секретарь: Фамилия И.О.

Присутствовали: __ человек (список прилагается)

Приглашенные:

2.

СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – текст выступления

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. – текст выступления

РЕШИЛИ:

1.

2.

ОСОБОЕ МНЕНИЕ:

Фамилия И.О. – текст выступления

Председатель                            Подпись                                    И.О. Фамилия

Секретарь                                  Подпись                                    И.О. Фамилия

КОПИЯ ВЕРНА

Документовед         _____________ __________________      И.О. Фамилия

__.__.2024