Создание автоматизированной системы учета базы данных детей, попавших в трудную жизненную ситуацию – актуальность сегодняшнего дня.
статья по теме

СПРАВКА:  МКОУ «Алданский детский дом» для детей сирот и детей, оставшихся без попечения родителей является одним из самых крупных детских домов в Республике Саха (Якутия) и в Дальневосточном федеральном округе. Дата открытия – 1930 г.

Создание автоматизированной системы учеты базы данных детей, попавших в трудную жизненную ситуацию – актуальность сегодняшнего дня.

        XXI век поставил перед социальными педагогами учреждений интернатного типа и детских домов повышенные задачи по ведению электронного персонифицированного учета личных дел воспитанников. Существующее законодательство предусматривает многогранные аспекты защиты прав каждого ребёнка, попавшего в трудную жизненную ситуацию.

        Это и защита его имущественных прав –алименты, пенсия по потере кормильца, закрепление и выделение жилья. Это защита его гражданских прав – установление гражданства, прописка, страхование жизни и здоровья, медицинское обслуживание, наличие данных о родственных связях и т.п.

        Количество информации, хранящейся в личных делах воспитанников возрасло многократно и ее сохранность и наполняемость не может зависеть от компетентности, добросовестности и постоянства по времени работы в должности сотрудников детских домов.

        Возникла крайняя необходимость автоматизации процесса учета личных дел воспитанников и получения автоматизированной отчетности по любому вопросу жизнеобеспечения ребёнка.

        Работа любой информационной системы заключается в обслуживании двух встречных потоков новой информации: ввода новой информации и выдачи текущей информации по конкретному запросу. Эти требования обеспечиваются наличием стандартных процедур поиска информации и тем, что данные системы расположены в определенном порядке.

        Социальные педагоги старой формации не могут не согласиться с тем, что с компьютеризацией резко возросли скорости всех видов обработки информации: поиска и размещения, выдачи, передачи и ввода. Во-вторых, во много раз увеличились возможности хранения больших объемов информации. В-третьих, благодаря использованию сетей, информация может моментально передаваться между информационной системой, источниками информации и ее клиентами, в том числе с использованием коммуникативной сети Интернет.

        Однако, для того чтобы максимально использовать огромные возможности современных информационных систем, нужно хорошо проработать структурные, алгоритмические и языковые вопросы. Поэтому без подключения к ранной работе программистов наша работа будет сведена к простому созданию базы данных одного учреждения.

        В данной статье мы расскажем о частном случае  АИС (автоматизированной информационной системы), являющейся частью информационно-поисковой системы, предназначенной как для коллективного, так и для индивидуального пользования. В таких системах хранится информационный массив, из которого по требованиям пользователей выдается нужная информация. Поиск информации по требованию пользователя осуществляется либо автоматически, либо вручную.Сразу оговоримся, информация о любом ребенке нашей страны является конфиденциальной и требует особой ответственности всех работников, причастных к этой работе. Все они предупреждаются и несут за неё персональную ответственность.

        Служба комплексного сопровождения была создана в МКОУ «Алданский детский дом» в ноябре 2010 года. С первых дней активизации работы по устройству наших воспитанников в семью мы столкнулись с острой проблемой – отсутствие возможности оперативного предоставления нашей службе информации про детей. По любому, даже самому незначительному вопросу приходилось тратить массу времени на ее поиск в личном деле. Ситуация усугублялась тем, что за последние 5 лет в детском доме сменилось 15 социальных педагогов. Работники уходили на пенсию, повышались по карьерной лестнице, уходили в длительные декретные отпуска, переезжали в другие города. Да и самая маленькая среди педагогов заработная плата делала своё дело. Вместе с людьми уходили те крупицы информации, которую каждый из них сумел розыскать. Вернее, ее надо было вновь найти в конкретном личном деле. А дел таких в постоянном делопроизводстве детского дома порядка 200 в год. В каждом, в среднем от 15 до 30 листов различных документов, бланков учреждений, ответов, справок, решений суда.  При всей актуальности и неизбежности бумажных носителей информации возникла острая необходимость – автоматизации их учета. В дальнейшем мы убедились даже в том, что автоматизация процесса позволяет обеспечить сохранность бумажных оригиналов в связи с тем, что отпадает необходимость постоянно их использовать и вынимать из сейфа.

Для автоматизации специалисты крупной компании предложили отдать предпочтение хорошо зарекомендовавшей себя в нашей стране программе фирмы -1С. Выбор в её пользу был сделан и в связи с тем, что все бухгалтерии департамента образования перешли на учет в этой программе и нам необходимо было просто приобрести дополнительные пользовательские ключи для своих компьютеров.

Моя идея автоматизации процесса была однозначно принята руководителем службы сопровождения Буйницкой В.Э., которая перелопатила все сущетсвующее законодательтсво по вопросам детей, попавших в трудную жизненную ситуацию и выдавала все «хотелки», которые мне приходилось перевоплощать в технические задания программистам. Порой мы так увлекались, что не замечали, что наши творческие споры и согласования заканчивались далеко за рамками обычного рабочего времени.

Первое техническое задание программистам на изменение конфигурации 1С-предприятие под нужды детского дома по согласованию с директором детского дома Мироновым Н.С. было выдано в соответствии с уже имеющимся опытом сбора базы данных в программе Excel, используемой заместителем директора АДД Тиханович С.П.

Получив первый практический результат в виде программного продукта,  мы уже не могли остановиться в удовлетворении своих потребностей в получении  информации о детях. Нам захотелось автоматизировать выдачу части документы, которые отнимали массу времени соцпедагогов –справка воспитаника, в первую очередь. Так как в год мы их выдаем порядка 200 штук.  Первые полтора месяца работы ушли на заполнение созданной базы данных, которые, в свою очередь, ставили и стали перед нами всё новые задачи. Их реализация давала очередной результат, например сведения об именинниках месяца, а это смета на мероприятия, подарки и т.п.

Мы не останавливались ни на выходные, ни в праздничные, ни на отпускные дни на протяжении 6 месяцев, чтобы программисты не потеряли нить свода  всевозможных сведений о конкретном ребенке, его родственниках, жизненой ситуации, состоянии здоровья и т.п. в единое целое. Всего за это время программистам было выдано более 80 технических заданий. Автоматизация учета личных дел воспитанников плавно перетекла в общую деятельность детского дома.

Летом 2012 года программа была представлена Министру образования Республики Саха (Якутия) Владимирову А.С. и начальнику отдела опеки и попечительства Эверстовой О.С..  В свою очередь они не просто проявили к ней интерес, а единогласно предложили поучаствовать с нашим продуктом на республиканской ярмарке педагогических идей в июле и на августовском совещании работников образования республики.

Реакция экспертного совета ярмарки и педагогического сообщества на совещании была однозначной. Необходимость внедрения таких программ актуальна как никогда. Не навязанная сверху, а разработанная в самой гуще реальных потребностей, она отвечает всем запросам социальных педагогов интернатных учреждений и детских домов. Да и социальные педагоги школ и специалисты органов опеки давно мечтают о таких разработках.

Проект «Использование информационных технологий при создании республиканской базы данных детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей на территории РС(Якутия)» был признан победителем педагогической ярмарки 2012 года  в двух номинациях «Информационные технологии в педагогической деятельности» и «Лучший экономический проект» Института развития образования и повышения квалификации РС(Я).

Заинтересовались проектом и представители фирмы « 1 С», поблагодарили за идею заняться этой проблематикой в рамках органов опеки всей страны. Жалко, что похожую программу по устройству детей в семью «Аист» специалисты не могут внедрить с 2002 года.

То, что на протяжении 8 месяцев наша программа автоматизации учета личных дел воспитанников не дала ни одного сбоя, ответив на все запросы, предъявляемые к ней говорит о жизнеспособности нашего информационного продукта в рамках одного учреждения. Для решения проблемы в рамках региона и страны надо включать мощные информационные ресурсы, необходима помощь специалистов IT-технологий.

Мы рады первому, сделанному нами прорыву в этой области. Труд социального педагога повышен в статусе на целый порядок. Вновь приступившие к работе специалисты адаптировались в социальной службе практически за неделю. Они чувствуют свою значимость и востребованность, так как из простых архивариусов превратились в информационно востребованных  работников детского дома. Отсутствие даже длительный период любого работника практически незаметно по простой причине -взаимозаменяемости сотрудников и сохранности накопленной информационной базы данных.

Единоначалие в оформлении исходящих документов, созданных самой программой: справки воспитанника детского дома, приказы о вводе и выводе из состава, отчет по диспансеризации, отчет по студентам, отчет по наличию права на жильё, различные отчеты в вышестоящие инстанции повышает  имидж  учреждения в целом.

Один из самых уникальных документов- Отчет о количестве воспитанников для организации питания по 7 возрастным категориям. Как этот документ расчитывался вручную при такой текучести детей и сменой возраста в связи с днем рождения – просто фантастика. А ведь каждая ошибка в этой работе- это уже живые деньги, выделенные на питание. Сегодня компьютерная программа не позволит совершить ошибку и поизведёт расчет точно в соответствии с датой рождения и перемещением ребёнка.

Этот и многие другие вопросы получили долгожданное решение при решении вопроса автоматизации процесса учета базы данных детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей. В наших планах, автоматизация отражения всего воспитательного процесса и жизнеустройства– дополнительное образование и устройство в конкретную семью.

Случилось так, что время признания нашей программы лучшей инновационной программой в области образования в РС(Якутия) совпало с подписанием Указа Президента Российской Федерации «О Национальной стратегии действий в интересах детей  на 2012–2017 годы». Он предусматривает разработку мероприятий по его реализации, которая представлена Правительством РФ 15 октября 2012 года в распоряжении № 1916-р.

Из 79 пунктов данного распоряжения, я обнаружила 20 пунктов, в которых непосредственно или косвенно может и должна участвовать наша программа, в которую вложены опыт, душа и любовь к детям трудной судьбы каждого из тех, кто часть своей жизни отдал созданию актуального интеллектуального продукта сегодняшнего дня.

Струговец А.Н., социальный педагог службы комплексного

сопровождения МКОУ «Алданский детский дом»