Наставление начинающему директору школы
статья

Наставление начинающему директору школы

Управление школой в современных условиях – сложный процесс, слагаемыми которого являются правильный выбор целей и задач, изучение и глубокий анализ достигнутого уровня учебно-воспитательной работы, система рационального планирования, организация деятельности ученического и педагогического коллективов, выбор оптимальных путей для повышения уровня обучения и воспитания, эффективный контроль.        

Полученные знания по специальности «Управление учебным заведением» мне пригодились на практике. Казалось бы, простые вещи стали для меня откровением. Взять хотя бы цель управления, которая состоит в создании необходимых условий для реализации организацией поставленной задачи. Оказывается, должна также быть конкретная цель-минимум – обеспечить оптимальное функционирование организации; и цель-максимум – обеспечить ее развитие. Стали для меня понятными и основные функции управления. А потом пришлось непосредственно заняться управленческой деятельностью.

Основные функции управления

Мое назначение директором школы совпало с внедрением информационных технологий в систему образования.

        В свете новых требований к руководству учреждениями, пришлось внести некоторые изменения. Общая теория организации требует от руководителя, во-первых, планирования собственной работы, во-вторых, умения работать с документами, в –третьих, умения организовывать и проводить деловые встречи и, наконец, уметь принимать посетителей.

        Поскольку личность руководителя и стиль его работы влияют на подчиненных, и чтобы учреждение не работало хаотично, я начал с того, что запланировал свою работу, требуя от коллектива того же. Это помогло мне определиться с самыми важными заданиями, научило планировать время так, чтобы заниматься перспективными вопросами, а не только решением текущих задач. В идеале мне хотелось бы не только рассматривать последствия той или иной ситуации, а рационально и планомерно руководить всей деятельностью коллектива.

        Пытаясь найти свой стиль руководства, я подверг анализу служебные обязанности работников, в первую очередь, своих помощников. Оказалось, что большинство должностных инструкций содержат лишь приблизительные положения. Пришлось разработать новые инструкции на основании Типовых, которые содержали четкие требования по выполнению должностных обязанностей.

        И, возвращаясь к планированию, хочу отметить, было рекомендовано составить не только рабочие планы, охватывающие короткий промежуток времени, но и долгосрочные планы работы на год и более. Именно перспективному планированию и было уделено особое внимание, так как в них отражаются главные направления деятельности сотрудников и мои, как руководителя, а также отдельные задания, требующие нескольких лет на их выполнение.

        Из моих нововведений отмечу также следующее: каждую пятницу, во второй половине дня знакомлю коллектив с заданиями на будущую неделю, рекомендую внести их в календарь.

        Пытаясь добиться выполнения своих требований, я применял, по возможности, демократический стиль управления, хотя иногда приходилось использовать и  авторитарный (волевой) подход.

        Еще одна важная составляющая работы руководителя – работа с документацией, пожалуй, самая трудоемкая ее часть. Оказывается, работники аппарата управления затрачивают на работу с документами от 30 до 70% рабочего времени.

        Чтобы хоть как-то рационализировать эту работу, я научился «фильтровать» входящие документы, отбирая из потока те, которые требуют моего непосредственного решения.

        Гораздо труднее далось мне усовершенствование работы с исходящей документацией. Пришлось в самом себе преодолевать определенные традиции, устаревшие представления, психологические барьеры. Например, нелегко было преодолеть беспокойство при передаче права подписи документов ответственным лицам в рамках действующего законодательства. Я научился больше доверять заместителям.

        Для повышения скорости индивидуальной работы с документальной информацией пришлось овладеть приемами быстрого (динамического) чтения.

        Но самое большое достижение – это Интернет. Появление Интернета  существенно облегчило обработку информации, но, к сожалению,  не уменьшило количества документации.

        Я подверг анализу совещания и заседания как способ решения проблем. Хотя это одна из важных форм управленческой деятельности, оказалось, что на нее затрачивается 20-30% (!) рабочего времени. По правде говоря, совещания и заседания собираются часто и готовятся плохо. Ни для кого не секрет, что необоснованная продолжительность основного доклада и дебатов, нечеткий стиль проведения совещаний приводит к их затягиванию. Решения, принимаемые на совещаниях, часто неудовлетворительно оформляются, а в процессе исполнения плохо контролируются, что сводят их эффективность к нулю. В итоге часто возникает необходимость повторного заседания по тем же вопросам.

        Из личного опыта: подготовку надо начинать с составления плана основных деловых встреч на перспективу – месяц, квартал, год. Не надо думать, что если вместо руководителя на совещание приглашен специалист, отвечающий за данный раздел работы, то этим умаляется авторитет руководителя. Наоборот, современный стиль руководства состоит в том, чтобы руководитель окружал себя квалифицированными специалистами, способными брать на себя ответственность за решения в рамках своей компетенции.

        План проведения деловых встреч согласовывается со всеми заинтересованными службами и должностными лицами, утверждается руководителем и спускается для исполнения во все подразделения. Уже эта операция позволяет упорядочить время заседаний, их частоту, качественный и количественный состав участников, а также снимает проблему срочности созыва и оповещения участников. Кстати, об оповещении. За 2-3 дня до проведения деловой встречи необходимо осведомить участников о месте и времени проведения, а также об изменении повестки дня, если это необходимо.

        Подготовка деловой встречи включает в себя также предоставление ее участникам за 2-3 дня до прведения совещания доклада, проекта решения или хотя бы тезисов.

Особое значение для эффективности совещания имеет предваритнльно подготовленный доклад. Для усиления эффективности полезно подготовить и распространить один документ – список выступающих, что позволит более четко придерживаться оптимального регламента в 3-5 минут.

        Как правило, большая часть деловых встреч проводится в кабинете руководителя. Каждый знает, что лучше созывать их в специальном помещении, желательно оборудованном техническими средствами: диктофонами, громкой связью, другими способами связи, специальными столами и иной техникой. Не могу похвастаться, что в моем распоряжении имелись все эти средства, но в этом направлении проводилась определенная работа.

        По совету психологов, в отдельных случаях (особенно это касается «оперативок» и «пятиминуток») я проводил совещания стоя – так они проходят намного быстрее.

        На практике руководители проводят деловые встречи в начале рабочего дня. Однако, учитывая, что люди имеют следующие пики повышения трудоспособности, как с 9 часов до12-13 часов, и второй – между 16 и 18 часами, я старался, опять-таки по рекомендациям психологов, проводить совещания во время второго пика. Эффективность совещания зависит также от его продолжительности. С начала совещания и до 45 минут его проведения активность ее участников возрастает. В период между 45 и 90 минутами активность стабилизируется, а потом резко снижается. Учитывая, что оптимальная продолжительность умственной деятельности большой массы людей составляет в среднем 40-45 минут, а обстоятельства, дела требуют более длительной работы, обязательно устраиваются 5-10 минутные перерывы, даже если это вызывает некоторое недовольство.

        Эффективность совещаний зависит также от стиля его проведения, что, в свою очередь, зависит от председательствующего. Пришлось приложить усилия, пока научился выступать публично. Кроме того, я пришел к выводу, что выступление должно быть лаконичным: несколько предложений – около 10; в сжатой форме дать объективное представление о задаче; требование должно быть понятным каждому, а также необходимо ориентирование на будущее.

Что еще нового привнесено мною – это контроль. Опыт показывает, что если по результатам совещания нет каких-либо директивных документов, если контроль над выполнением решений налажен плохо, то необходимость в аналогичном совещании возникнет снова. Поэтому мы взяли за правило оформлять кроме протоколов заседаний еще и соответствующий план и осуществлять жесткий контроль над выполнением.

Частью моей работы является прием посетителей. Конечно, существует график приема, но следовать ему очень трудно. Поэтому в перспективе – установление более жесткого графика приема посетителей, чтобы освободить время для непосредственной работы.  

Директор школы обязан также заниматься учебно-методической деятельностью. В этой области внесены некоторые изменения:

- был усовершенствован годовой план работы школы;

- составлен перспективный план развития школы на пять лет;

Нововведения коснулись работы методобъединений и ведения документации;

С целью сбережения методических находок каждым учителем-предметником оформлено портфолио;

Активизирована работа с одаренными детьми. Во многом благодаря и работе творческих лабораторий.

        Учитывая современные методические рекомендации, во многом изменились формы проведения педагогических советов, что содействует развитию творческого потенциала педагогов, особенно молодых.

        В работе каждого руководителя имеются ежегодные и часто повторяющиеся дела. Такие, например, как ремонт школы. Ни для кого не секрет, что это мероприятие отнимает массу сил, времени и средств.

        Проводились собрания с техническим персоналом школы, заслушаны их пожелания и претензии. В связи с этим были пересмотрены и уточнены должностные обязанности каждого работника, которые были ознакомлены под роспись. Было четко разграничено использование рабочего времени, составлены графики дежурства. Был оборудован пост для дежурной уборщицы при входе в школу.        

Один человек не может быть настолько креативным, чтобы охватить все сферы деятельности. Я не исключение. Руководить учреждением и внедрять в жизнь новшества мне помогала команда и хороший сплочённый коллектив.