10 практических рекомендаций по организации видеоконференцсвязи
статья

Слайд 1

Как повысить эффективность видеоконференций: 25 правил успешной подготовки Романенко Екатерина Сергеевна Методист ЦИО ГБУ ИМЦ Красносельского района Санкт-Петербурга

Слайд 2

Обеспечьте хорошее интернет-соединение 1. Проверьте скорость соединения с помощью speedtest.net 2. Если сигнал слабый, сядьте поближе к Wi - Fi -роутеру или установите роутер поближе к рабочему месту 3. Для более стабильного и мощного сигнала используйте проводное подключение . 4. Проверьте настройки автоматического обновления ПО на ваших устройствах и либо переведите его в ручной режим, либо установите время, когда вы точно не будете на видеовстрече . 5. На всякий случай будьте готовы раздать Wi-Fi со своего телефона . Заранее настройте имя телефона и пароль для подключения и протестируйте его.

Слайд 3

Установите и настройте программы для видеосвязи и взаимодействия Скорее всего, вы уже привыкли использовать определенное приложение. Но будет не лишним подстраховаться. 6. Заранее зарегистрируйтесь , оставаясь на бесплатном тарифе, еще в нескольких популярных сервисах ( Skype , Google , Zoom ). 7. Установите одно и то же приложение на несколько устройств : на компьютер, смартфон, планшет. Добавьте ссылки на веб-версию приложения в избранное ваших браузеров. Заранее выполните логин во всех экземплярах сервиса. Все это нужно на случай, если какое-то приложение или устройство начнет подвисать. 8. По той же причине, если вы используете единственный стандартный IE или Safari , установите еще пару браузеров : Google.Chrome , Yandex.Browser , Mozilla.FireFox . 9. В ходе конференции вам может потребоваться собрать мнения по какому-то вопросу. Чтобы быстро получить обратную связь от участников, используйте голосования и опросы . Их можно создать с помощью бота в Telegram , в Slack , Google.Forms , sli.do, Mentimeter , SurveyMonkey , ask.fm и других сервисах.

Слайд 4

Сделайте себя хорошо видимым Ваши эмоции, мимика и жесты — мощное средство коммуникации, которое надо использовать, поэтому: 10. Садитесь лицом к источнику света : окну или лампе. Не вынуждайте других участников догадываться о вашей мимике по темному силуэту. Не размещайте яркий свет за спиной. Если вы сидите спиной к окну, задерните шторы и направьте на лицо искусственный свет. 11. Подготовьте нейтральный фон : хорошо подойдут стена, шкаф или ширма. Можно завесить какие-то вещи однотонной простыней. Skype позволяет включить размытие фона, а Zoom — использовать в качестве виртуального фона любое изображение.

Слайд 5

Настройте и протестируйте оборудование Даже если вы не вещаете на большую аудиторию, а всего лишь общаетесь с коллегами, можно повысить качество звука с помощью доступных средств. 12. Используйте внешнюю гарнитуру с микрофоном . Встроенные микрофоны, во-первых, низкого качества, а во-вторых, они захватывают звук из встроенных динамиков, создавая эхо или замкнутую петлю, называемую акустическим самовозбуждением. 15. Сделайте тестовый звонок и проверяйте оборудование и канал связи заранее, чтобы на самой встрече не тратить время на бесконечные комментарии вроде «Я не слышу» и «Нет звука».

Слайд 6

Обучите людей работе с программами Это особенно актуально, если предстоит видеоколл с новыми людьми или вы решили использовать новый инструмент для общения. 16. Отправьте в письме 3–4 снимка экрана с основными функциями: чат, комментарии, как брать слово и задавать вопросы. 17. Если нужно, проведите 15–минутное обучение для всех желающих.

Слайд 7

Договоритесь о правилах видеовстреч 18. Установите правила о микрофоне . Например, микрофон включен, только если вы сейчас говорите или желаете высказаться. 19. Установите правила о видео . Например, по умолчанию видео всегда включено, чтобы использовать канал невербальной коммуникации, а общение было более приближено к живому. Но при низкой скорости интернета видео лучше отключить. 20. Договоритесь, где вы будете хранить протоколы и meeting minutes . Если выберете единственное хранилище результатов встреч (например, раздел в Confluence или Google Docs ), команде будет понятнее, как оформлять и где положить. А в дальнейшем будет проще найти нужную информацию .

Слайд 8

Готовьтесь к каждой конкретной встрече Если вы организатор: 21. Старайтесь проводить рабочие встречи как можно меньшим составом . Чем больше участников, тем, во-первых, выше вероятность появления технических проблем со связью и, во-вторых, меньше фокусировки и больше ожидания участниками своей очереди. Вместо большой часовой встречи с 20 сотрудниками можно организовать четыре встречи по пять человек на 15 минут и при необходимости отправить результаты всей команде. 22. Отправьте повестку заранее , желательно с таймингом. Понимая тему, обсуждаемые вопросы, цели и ожидаемые результаты встречи, участники будут более вовлечены, а встреча пройдет эффективнее.

Слайд 9

Готовьтесь к каждой конкретной встрече Если вы участник: 23. Оденьтесь в соответствии с типом встречи и составом участников . Я считаю, что для командных встреч, тренингов и вебинаров золотой серединой является футболка-поло, но решать вам. 24. Откройте документы встречи заранее . Если организатор просит ознакомиться с документами до встречи, сделайте это. Когда встречи превращаются в групповое ознакомление с документами, они становятся неэффективной тратой времени. 25. Отключите оповещения почтового клиента, Slack и других чатов, а также вибрацию телефона — все это будет мешать общению, особенно в моменты, когда ваш микрофон активен.