Все нюансы процедуры оформления списания основных средств бюджетного учреждения: поэтапное документальное оформление, полезные советы
статья по теме

Необходимое списание средств бюджетных организаций считается наиболее трудоемкой и длительной по времени процедурой. Эта операция находит свое отражение в очередном бухгалтерском учете. У бюджетных и автономно развивающихся организаций существуют свои нюансы списания имеющихся основных средств. Вносить основные средства в декларацию сейчас нужно с особой осторожностью, поскольку за правильностью отражения этой статьи доходов пристально следят налоговики и иные проверяющие органы. Если отсутствует опыт оформления списания, то желательно ознакомиться со всеми особенностями процедуры заранее. Допущенные ошибки и опечатки могут привести к определенным штрафам и иного рода трудностям. Действующие законодательные акты регламентируют порядок списания основного денежного актива организаций.

Общее определение Процесс списания предполагает снятие ОС (основных средств) действующего предприятия с учета. Повод для этого действия не должен быть волей организатора, он должен быть объективным, связанным с внешними факторами. Списание возможно на основании следующих объективных причин: При установленном факте кражи; Во время физического либо морального износа; В момент выставления на продажу; При обмене на равноценное имущество; В момент внесения определенных взносов в уставной капитал. При этом важно осознавать, что существует определенная разница между непосредственным списанием и передачей средств другому развивающемуся предприятию. В документальном отражении процедур также присутствуют определенные отличия. Разновидности имущества действующих бюджетных учреждений На основании регулирующей статьи закона, все имущество подобных учреждений находится в официальном оперативном управлении, а законным собственником этих благ считается государство. Существует следующие виды ценного имущества бюджетных организаций, а также доступные способы управления: Недвижимое имущество любой формы – для проведения любых операций с ним нужно заручиться документальным согласием официального собственника; Группа движимого имущества – сюда относится ценное имущество, закрепленное собственником за бюджетной организацией, в этом случае также нужно согласие собственника для проведения каких-либо операций; Ценное движимое имущество, оформленное за средства, полученные от официального собственника бюджетной организацией, организации нужно заручиться согласием собственника для проведения операций с участием этого имущества; Ценное имущество, купленное за средства действующей организации, заработанные ею самостоятельно во время различных операций, приносящих прибыль – право распоряжения таким имуществом сохраняется у организации; Прочим движимым имуществом бюджетное учреждение распоряжается самостоятельно. После того как определены виды используемого имущества, стоит уточнить цели и основания для проведения списания.

Как списать основные средства с баланса Ситуации, в которых требуется списание с бухгалтерского учета: полная или частичная утрата полезных свойств объекта, при котором ОС не может функционировать должным образом; физическая утрата или повреждение объекта, к таковым относят: поломки, разрушения, повреждения, потеря; моральное или техническое устаревание ОС, при котором модернизация имущества экономически необоснованна. Завершение срока полезного использования ОС не является основанием для его списания с бухгалтерского учета. В организации должна быть создана постоянная комиссия, которая уполномочена на принятие решений по аналогичным вопросам. Состав специальной комиссии закрепите отдельным распоряжением руководителя госучреждения или определите в учетной политике. При списании основных средств документальное оформление выглядит так: Утверждается протокол заседания постоянной комиссии, в котором определяются ключевые моменты выбытия основных фондов с учета. На основании протокола руководитель создает отдельное распоряжение — приказ об операции с основными средствами. Оформляется акт о списании ОС с бухгалтерского учета. Форма акта по ОКУД 0504104 для ОС, кроме транспорта, и 0504105 — для снятия с учета транспорта. В организации могут быть разработаны и утверждены собственные бланки актов. При списании особо ценного или недвижимого имущества требуется получить согласие учредителя. Чтобы собственник принял решение, помимо заключения комиссии, необходимо собрать полный пакет документов, который подтверждает материальный или физический износ (утрату) объекта. Исчерпывающий перечень подтверждающей документации устанавливает учредитель. 

Важные правила списания ОС в бюджетных организациях Свод правил списания основного баланса достаточно широк, их соблюдать не так уж и сложно, как кажется на первый взгляд. Они регулируются на уровне действующего законодательства. Их тоже следует заранее изучить. При минимальном опыте необходимо более подробно рассмотреть реальные примеры из жизни. Чтобы выполнить списание, нужны основательные причины для этого. Вот несколько объективных причин для этой процедуры: Если ОС утратило некоторые важные свойства, не может функционировать должным способом; ОС больше не находит своего применения из его уничтожения либо полной утраты. Чтобы избежать многих сложностей, нужно изучить все важные моменты этого процесса. Заранее нужно проштудировать следующие вопросы: Требуемая документация; Создание нужного приказа; Поэтапная инструкция; Документальное отражение проводками.

Требуемая документация Чтобы провести процедуры, связанные с ОС, могут потребоваться следующие бумаги: Стандартный документ ОС-1 для приема и дальнейшей передачи ОС; Официальный акт сдачи и приема сооружения здания – ОС-1а; Накладная, предназначенная для отражения перемещения основных средств, - ОС-2; Форма для отражения приема и передачи ОС после проведения ремонтных работ – ОС-3; Инвентарная карточка – ОС-6; Специальный журнал, созданный для отражения всей информации о списанных ОС. Помимо списка нужной документации, имеются другие формы, не отраженные законодательно, их содержание не должно нарушать действующие нормативные акты. В списке таковых входят: официальный приказ, на основании которого происходит процедура списания важных объектов ОС, учет проведения процедуры, где будет отражено получение ОС действующим предприятием. Точный список документации, зависит напрямую от учредителей организации, то есть от официальных собственников ценного имущества. Если организация сформирована на базе ценного имущества действующего субъекта РФ либо муниципального образования, то при составлении списка руководствуются принятыми муниципальными законодательными актами. Если имущество признано федеральным, то правила проведения списания регулируются федеральными органами муниципальной власти, перед которым организация в ответе. Для таких БУ (бюджетных учреждений), осуществляющих управление федеральным имуществом, регулирующей базой считается Положение №834 об особенностях списания федерального имущества, введенное в действие 14.10.2010.

Выпуск соответствующего приказа В сети имеется достаточное количество образцов специального приказа для отражения списания накопленных средств. В качестве источников стоит отдавать предпочтение тем ресурсам, которые себя отлично зарекомендовали. Чтобы избежать различных проблем и нарушений, нужно следить за тем, чтобы в приказе были отражены достоверно следующие личные данные: Полное наименование официального приказа; Текущая дата составления; Дата списания ОС; Причины для списания ОС; Документальное подтверждение потребности списания ОС, основанием для этого может послужить официальное заключение комиссии; Точное формулирование действий исполнительных органов предприятия; Подпись главного руководителя; Дата официального подписания. На практике допускаются небольшие отклонения от предложенного алгоритма составления приказа.

Поэтапная инструкция Существует следующий принятый алгоритм последовательного списания ОС: Формирование специальной комиссии – оно создается с целью осуществления различных процедур, связанных с ОС (реализация, какие-либо иные альтернативы ); Подведение деятельности созданной комиссии – создание специальных документальных актов, на основании которых формируется необходимое списание ОС. Документальный акт списания должен отражать следующие моменты: Текущая дата ввода в эксплуатацию производственного объекта; Точная дата поступления технического объекта на предприятие; Точная стоимость технического объекта – первоначальная, прошедшая переоценку; Сумма для начисления на износ объекта; Предположительный срок эксплуатации; Фактический срок технического использования; Текущие основания для проведения списания ОС. Если основные средства списываются по причине возникновения определенной ЧС, то к основной документации требуется прикрепление дополнительного акта, где будет отражена подробная информация о текущем происшествии, размеры этих действий. Если произошло хищение, был нанесен определенный ущерб предприятию, то нужно предоставить копию о возбужденном уголовном деле либо документацию о принятии определенных мер по защите личных интересов учреждения и возмещению нанесенного урона; а также скопированный приказ в отношении виновных лиц, копия важной справки о необходимом возмещении причиненного ущерба лицами, призванными виновными в совершении определенного хищения. Чтобы получить согласие на списание какого-либо имущества БУ у распорядителя бюджетных средств, нужно создавать специальную комиссию, предоставить распорядителям документально подтвержденную необходимость списания имущества. Сформированная комиссия выполняет следующие функции: Проведение полной инвентаризации имеющегося имущества; Осуществление подробного осмотра имущества; Установление конкретных причин для выполнения списания; Оценивает дальнейшую экономическую целесообразность использования имущества; В итоге составляет официальный акт списания средств. По итогам своей продуктивной работы специальная комиссия оформляет подробный протокол, к которому добавляются акты инвентаризации оценки технического состояния, акты на списание и иные важные документы.

Оценка технического состояния Организации не обязаны привлекать с целью оценки технического состояния списываемой техники сторонние учреждения. Подобное решение о списании может принять организованная комиссия, состоящая из действующих сотрудников, обладающих соответствующей квалификацией. В их компетентность входят: Подробная диагностика объекта, подлежащего списанию; Оценка целесообразности дальнейшего применения объекта; Выяснение точных причин для дальнейшего списания технического объекта; Подготовка официальных актов о списании важных технических объектов ОС. Если в штате нет сотрудников, которые в состоянии выполнять эти обязанности, то организация вправе воспользоваться сторонними услугами фирмы, с которой нужно заключить договор сотрудничества. Процесс согласования По итогам тщательной проверки созданная комиссия готовит бумаги для согласования списания ОС. Чтобы списать устаревшую оргтехнику, потребуется: Приказ директора предприятия о формировании специальной комиссии для списания ОС; Инвентарные карточки учета ОС; Официальное техническое заключение, которое можно получить у специальной организации, оно подтверждает дальнейшую непригодность техники к ремонту и дальнейшему применению; Технический паспорт устаревшей техники; Официальная выписка из имеющегося реестра муниципального имущества. Чтобы усвоить процесс списания основного бюджета, изучите краткую инструкцию. Инструкция по списанию ОС Существуют 6 последовательных шагов по процессу списания ОС: Для подтверждения процесса списания составляется специальный акт в 2-х экземплярах. Один передается в действующую бухгалтерию для дальнейшего учета, второй направляется лицу, заключившему официальный договор о материальной ответственности; При списании средств, не полностью амортизированных, официальный акт на их списание будет считаться основным документом, ведь остаточная стоимость имущества отражалась в роли налогооблагаемой прибыли предприятия; Бухгалтерский учет списания ОС, на которых есть определенная амортизация, предполагает использования следующих проводок: Дебет 01 субсчет «Выбытие основных средств - Кредит 01 «Основные средства», это необходимо для учета первоначальной стоимости списываемого объекта; Если проведенного списания остаются важные детали либо запчасти, которые смогут найти свое применение в дальнейшем в виде лома, то они относятся к прочим доходам. Они находят свое отражение в бухучете на основании текущей стоимости; Издержки и доходы от процесса списания ОС на счета, относящиеся к внереализационным доходам и расходам. Эти расходы, влияющие на налогооблагаемую прибыль. К ним относятся расходы, связанные с демонтажем, разборкой и вывоза устаревшего оборудования, а также с суммами амортизации, которые еще не были официально начислены. Все эти расходы должны быть документально подтверждены; В налогооблагаемую прибыль не входит цена материалов и оставшихся деталей, полученных в процессе разборки устаревшего оборудования. Для чего производится списание ОС? Основные технические средства, числящиеся на основном балансе предприятия, облагаются налогами на имущество. Если техническое средство реально устарело, оно не может приносить определенный доход учреждению, а дальнейшее восстановление по каким-либо причинам невозможно, то лучше произвести его списание баланса с целью прекращения оплаты обязательных налогов. В некоторых учреждениях с целью принятия окончательного решения о списании имущество направляются в Росимущество, эта организация признана официальным собственником в отношении технических средств, находящихся в федеральной собственности. Если цена объекта ОС не превышает показатель в 3000 р., то учреждению не требуется согласование о списании с органом Росимущества. Если стоимость списываемого объекта находится в пределах о т 3000 до 200 тыс.р., то без согласования тут не обойтись.