Для группы Ои3-02 по МДК01.03 ЛПР № 21, Лекции 30-33
учебно-методический материал

Слайд 1

ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова г. Саров 2020 Лекция 30 Режим обмена конфиденциальной документированной информацией МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией Разработчик: Столяров И.В., преподаватель ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова

Слайд 2

В каждой организации должен быть установлен строгий порядок обмена конфиденциальной документированной информацией, который является составной частью внутриобъектового режима и направлен на обеспечение сохранности конфиденциальных документов и предотвращение утечки содержащейся в них информации. Передача конфиденциальных документов возможна только сотрудникам, имеющим санкционированный доступ к этим документам, под роспись в регистрационно-учетных формах или с отметкой сотрудником Службы делопроизводства в электронных формах, если в организации существует интегрированная АИС делопроизводства. Если сотрудники работают с конфиденциальными документами в своих служебных кабинетах, то документы (кроме дел) разрешается выдавать им как на один рабочий день, так и на все

Слайд 3

время, необходимое для работы с ними. В последних случаях, помимо сейфа и номерной печати, сотруднику выдаются под подпись в лицевом счете специальный портфель (кейс), имеющий устройство для опечатывания, и типовая форма: «Опись конфиденциальных документов, находящихся у исполнителя». В опись сотрудник должен вносить каждый документ в момент его получения и вычеркивать его после исполнения и передачи в Службу делопроизводства. Опись составляется по форме 1.

Слайд 5

Опись предназначена для проведения самоконтроля за наличием конфиденциальных документов. С этой целью сотрудник должен перед сдачей документов в конце каждого рабочего дня в Службу делопроизводства проверить наличие находящихся у него конфиденциальных документов и бумажных носителей, необходимых при документировании конфиденциальной информации, и их соответствие описи. В случае отсутствия каких-либо документов или части их об этом немедленно ставится в известность Служба делопроизводства и организуется их поиск. После проверки конфиденциальные документы вместе с описью помещаются в портфель, который опечатывается личной печатью сотрудника и передается в Службу делопроизводства. Не допускается хранить в спецпортфеле открытые документы, если они не являются приложением к

Слайд 6

конфиденциальным документам. Сдача портфеля и его последующее получение производятся в обмен на специально заготовленную расписку (жетон), удостоверение или пропуск сотрудника. При наличии большого числа сотрудников, работающих с конфиденциальными документами, на специальную расписку может наклеиваться фотокарточка сотрудника. При приеме-передаче спецпортфеля должны быть проверены соответствие номера и четкость оттиска печати. Должностные лица, которым разрешено в нерабочее время хранить конфиденциальные документы в личных сейфах, при условии подключения их к охранной сигнализации, по окончании рабочего дня помещают документы в сейф, опечатывают его и сдают под охрану по специальному журналу, ведущемуся Службой охраны. По завершении работы с конфиденциальными документами сотрудники обязаны своевременно возвращать их в Службу

Слайд 7

делопроизводства. К рабочему месту сотрудника организации предъявляют определенные требования. Рабочее место сотрудника должно быть размещено таким образом, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе документов лицами, не имеющими к ним отношения. Рабочий стол не должен просматриваться через окно из соседних домов. Помещения, в которых конфиденциальная документированная информация обрабатывается на компьютерах, должны иметь защиту от технических средств разведки и шпионажа. На рабочем столе всегда должны находиться только тот конфиденциальный документ и материалы к нему, с которыми в данный момент работает сотрудник. Другие документы следует хранить в запертом сейфе.

Слайд 8

Руководители и исполнители не должны вести какие-либо картотеки для организации работы с конфиденциальными документами и контроля за их исполнением. Очередность исполнения определяется раскладкой документов по рабочим папкам: «Ознакомление», «Согласование», «Срочно», «Задания на такое-то число» и т.д. Не рекомендуется хранить документы в ящиках рабочего стола, в шкафах и других широкодоступных местах, даже если они имеют замки и запоры. Если на рабочем месте руководителя или исполнителя отсутствуют необходимые условия для работы с конфиденциальными документами, то ознакомление с документами и их исполнение осуществляются в специальном помещении Службы делопроизводства. Вся конфиденциальная документированная информация, бумажные, машинные носители информации (дискеты, флэш-память), дела и

Слайд 9

другие материалы, полученные руководителем или исполнителем на срок более одного дня, вносятся Службой делопроизводства в опись конфиденциальных документов, находящихся у исполнителя (форма 1). Электронный экземпляр описи находится в Службе делопроизводства, а его распечатка на бумажном носителе передается исполнителю. Документы, полученные на время рабочего дня, в опись не вносятся. За полученный документ исполнитель расписывается в карточке учета. При возврате документа сотрудник Службы делопроизводства расписывается и в карточке, и в описи или делает соответствующую отметку в электронной форме. Выданные для работы дела с отметкой о конфиденциальности подлежат возврату в Службу делопроизводства или ответственному за делопроизводство структурного подразделения, в зависимости от места хранения документа, в тот же день.

Слайд 10

Запрещается выносить документы и дела из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостиницах и др. В необходимых случаях руководство Службы делопроизводства и руководство структурного подразделения могут разрешить исполнителям вынос из здания указанных материалов для их согласования, подписи и т.д. в организациях, находящихся в пределах населенного пункта организации. Сотрудникам, работающим с конфиденциальной документированной информацией, запрещается (это должно быть отражено в разделе Инструкции по делопроизводству либо Инструкции по конфиденциальному делопроизводству): использовать конфиденциальные сведения в публикациях, открытых документах, докладах и переписке, рекламных материалах, выставочных проспектах и информационных сообщениях; передавать кому-либо, в том числе работникам организации, устно или письменно

Слайд 11

конфиденциальную информацию, документы, если это не связано со служебной необходимостью и не разрешено непосредственным руководителем; вести переговоры, содержащие конфиденциальные данные, по незащищенным линиям связи, в неприспособленных помещениях, в присутствии посторонних лиц; снимать копии с документов и делать из них выписки без письменного разрешения непосредственного руководителя; знакомиться с конфиденциальными документами, делами и базами данных других сотрудников, работать за их компьютерами; переписывать сведения из документов в личные записные книжки , дневники, календари, карточки учета работы; вносить в помещения организации личные фото-, видеокамеры, компьютеры (ноутбуки), аудиотехнику, магнитофоны, плееры, переговорные устройства, технические носители

Слайд 12

информации (дискеты и др.), мобильные телефоны, копировальные аппараты и пользоваться ими; выносить конфиденциальные документы из здания без разрешения руководства организации, работать с конфиденциальной документированной информацией в непредназначенных для этого помещениях; оставлять конфиденциальные документы на рабочем столе без контроля, хранить эти документы вместе с открытыми документами и материалами, оставлять без контроля компьютер с загруженной конфиденциальной информацией; разглашать сведения о характере автоматизированной обработки конфиденциальной информации на компьютере в АИС и о личных идентифицирующих паролях; разглашать сведения о составе находящейся у сотрудника конфиденциальной документированной информации, системе ее защиты и месте хранения, а также об известных ему элементах обеспечения информационной безопасности организации.

Слайд 13

Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с конфиденциальной документированной информацией с разрешения руководства организации, руководства Службы делопроизводства, а также структурных подразделений, в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания. По окончании рабочего дня руководители и исполнители должны проверить конфиденциальные документы (в том числе электронные документы на компьютере), убедиться в их комплектности и сдать их в Службу делопроизводства. Оставлять документы на рабочем месте запрещается. Каждый конфиденциальный документ сдается, как правило, в отдельности.

Слайд 14

При наличии у исполнителя нескольких конфиденциальных документов, необходимых ему для ежедневной работы, они могут помещаться вместе с описью в специальный портфель (кейс), который запирается, опечатывается личной печатью этого сотрудника и сдается в Службу делопроизводства. Служба делопроизводства обязана периодически проверять порядок хранения конфиденциальных документов в служебных комнатах сотрудников и обращения с ними. Нарушения порядка обмена конфиденциальными документами целесообразно учитывать в целях последующего анализа и принятия мер по их предотвращению. Учет нарушений может осуществляться в карточке (журнале) по форме 2.

Слайд 16

О серьезных нарушениях, которые привели или могли привести к утрате документов или утечке содержащейся в них информации, Служба делопроизводства и Служба безопасности (если такая существует в организации) должны докладывать руководителю организации и вносить предложения об отстранении от работы с конфиденциальной документированной информацией или о привлечении к ответственности виновных лиц. При смене руководителя и сотрудников подразделения Службы делопроизводства, их временном отсутствии, а также временном отсутствии исполнителей передача конфиденциальных документов замещающим их лицам производится по актам или распискам с обязательной проверкой наличия документов.

Слайд 17

. 1. Куняев Н.Н. и др. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник для ВУЗов. – М.: ЛОГОС, 2014. – 680с. 2. Полякова Т.А. Стрельцова А.А. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: Учебник и практикум для СПО / Отв. ред. Стрельцова А.А. – М.: Юрайт , 2016. – 325 с . 3 . Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие: /Сост. Е.А.Давыденко . — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт . гос . ун-та, 2013. — 83 с. Литература

Слайд 1

ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова г. Саров 2020 Лекция 31 Режим сохранности конфиденциальных документов и дел МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией Разработчик: Столяров И.В., преподаватель ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова

Слайд 2

Для обеспечения физической сохранности конфиденциальных документов и дел, предотвращения утечки содержащейся в них информации должен быть установлен специальный режим их хранения. Помещения Службы делопроизводства, предназначенные для круглосуточного хранения конфиденциальных документов и дел, в целях обеспечения дополнительных гарантий от постороннего проникновения в них должны, как правило, находиться не на первом и последнем этажах. Кроме того, они должны соответствовать нормам, установленным для хранения документов и дел: быть удалены от помещений с пищевыми продуктами и химическими веществами, не иметь с ними общих вентиляционных каналов, отвечать требованиям пожарной безопасности, санитарным нормам, а также иметь гарантию от затопления.

Слайд 3

Вход в такие помещения необходимо строго регламентировать. Кроме руководителя организации и сотрудников, имеющих прямое отношение к обработке и хранению конфиденциальных документов и дел, в помещения могут допускаться лица, обеспечивающие их обслуживание. Уборка помещений, ремонт находящихся в них оборудования и технических средств, выполнение других работ, связанных с привлечением лиц, не имеющих доступа к хранящимся в помещениях документам, должны проходить только в присутствии сотрудников Службы делопроизводства. Окна помещений должны иметь надежные средства защиты, исключающие возможность проникновения в помещения посторонних лиц. Кроме того, на них должны быть защитная сетка или жалюзи, предотвращающие возможность выпадения документов, а также визуального просмотра документов и экранов видеомониторов с улицы.

Слайд 4

Если помещения расположены на первом или последнем этаже или рядом с ними находятся пожарные лестницы, балконы, водосточные трубы или другие какие-либо пристройки, с помощью которых можно проникнуть в помещения, то для предотвращения проникновения окна дополнительно защищаются распашной металлической решеткой с замком. Входные двери помещений должны быть обиты металлом и оборудованы замками, гарантирующими их надежное закрытие. По окончании рабочего дня двери необходимо не только запирать, но и опечатывать печатью Службы делопроизводства. Печать проставляется на тонкий слой пластилина или специальной мастики таким образом, чтобы оттиск невозможно было снять и восстановить. Перед отпиранием двери проверяются сохранность оттиска печати и целостность запоров.

Слайд 5

При обнаружении попыток проникновения в помещения нужно немедленно поставить в известность Службу безопасности и доложить руководству организации. До принятия решения руководством организации помещения не открываются и обеспечиваются физической охраной. Для предотвращения несанкционированного входа в помещения в течение рабочего дня на дверях могут устанавливаться электромеханические или электронные замки. Конфиденциальные документы и дела в помещениях должны храниться в сейфах, металлических шкафах или на металлических стеллажах, которые по окончании рабочего дня запираются и опечатываются сотрудниками, ответственными за учет и хранение документов и дел.

Слайд 6

Хранение открытых документов вместе с конфиденциальными допускается только в случаях, когда они являются приложениями к конфиденциальным документам. Входные двери, окна помещений, а также сейфы, шкафы и стеллажи следует оснастить охранной сигнализацией, связанной со Службой безопасности организации или Службой охраны. Помещения, в которых для фиксации, обработки, хранения, воспроизведения и передачи конфиденциальной документированной информации используются компьютеры, объединенные в локальную сеть, электронные множительные аппараты, средства аудио-, видеозаписывающей и воспроизводящей техники и другие технические средства, создающие электромагнитное излучение, необходимо оборудовать дополнительными средствами защиты, предотвращающими перехват злоумышленниками электромагнитных сигналов, несущих конфиденциальную информацию.

Слайд 7

В этих же целях целесообразно приобретать сертифицированные технические средства обработки информации, отвечающие требованиям по защите конфиденциальной информации от ее утечки. Замки дверей помещений, распашных металлических решеток на окнах, сейфов, шкафов или стеллажей должны иметь рабочие и запасные экземпляры ключей. Запасные экземпляры ключей могут храниться в опечатанных их владельцами пеналах или конвертах либо у руководителя организации, либо в Службе охраны, либо (ключи от сейфов, шкафов, стеллажей, металлических решеток) в сейфе (шкафу) сотрудника Службы делопроизводства, ответственного за хранение документов. Рабочие экземпляры ключей от сейфов, шкафов, стеллажей, решеток в нерабочее время могут храниться в опечатанном пенале (конверте) либо в службе охраны, либо в сейфе (шкафу) сотрудника Службы делопроизводства,

Слайд 8

ответственного за хранение документов. В последнем случае по окончании рабочего дня ключ от этого сейфа вместе с рабочим экземпляром ключа от входной двери помещения передается в пенале, опечатанном печатью сотрудника Службы делопроизводства, в Службу охраны с внесением соответствующих данных в графы 1–6 журнала передачи-приема под охрану помещений и пеналов с ключами (форма 3 ).

Слайд 10

При получении пенала из Службы охраны заполняются графы 7–9. Получение пенала с ключами из Службы охраны и вскрытие помещений должны осуществляться только сотрудниками Службы делопроизводства, ответственными за хранение конфиденциальных документов и дел. В случае утраты рабочих или запасных экземпляров ключей об этом необходимо немедленно поставить в известность руководство организации. При утрате ключа от сейфа, шкафа или стеллажа до замены замка или смены секрета замка хранить документы в этом сейфе (шкафу, стеллаже) не следует. Для выдачи конфиденциальных документов и дел исполнителям (пользователям) помещения должны оборудоваться специальными окошками, не выходящими в общий коридор, или внутри отгораживаться барьером. Исполнители могут работать с конфиденциальными документами или в специально выделенных

Слайд 11

помещениях Службы делопроизводства, или в своих служебных комнатах, если эти комнаты отвечают требованиям обеспечения сохранности и конфиденциальности документов. При работе с документами в служебных помещениях каждый исполнитель должен быть обеспечен постоянным рабочим местом, сейфом (металлическим шкафом) или отдельной ячейкой сейфа для хранения конфиденциальных документов и номерной металлической печатью. Ключи от сейфа и номерная печать выдаются исполнителю под подпись в лицевом счете. Рабочий экземпляр ключа и номерная печать хранятся постоянно у исполнителя. Запасные экземпляры ключей должны храниться в Службе делопроизводства или Службе охраны в опечатанном номерной печатью исполнителя конверте либо пенале. Все сейфы, шкафы и стеллажи, установленные в

Слайд 12

помещениях Службы делопроизводства и в служебных комнатах исполнителей, в которых круглосуточно или в рабочее время хранятся конфиденциальные документы, а также ключи от них должны учитываться Службой охраны по журналу учета хранилищ и ключей от них (форма 4). При внесении в журнал данных о ключах от распашных металлических решеток графы 2 и 3 не заполняются. Ежегодно должна проводиться проверка фактического наличия ключей от хранилищ и номерных печатей исполнителей.

Слайд 14

Для эвакуации конфиденциальных документов и дел при возникновении стихийных бедствий, пожара, аварии, грозящих затоплением, или других формах чрезвычайных ситуаций, грозящих уничтожением документов и дел, в помещениях, предназначенных для хранения конфиденциальных документов, должно находиться необходимое количество тары (мешков, чемоданов, контейнеров и т. д.), в которой можно транспортировать документы. При возникновении чрезвычайной ситуаций сотрудники Службы делопроизводства обязаны немедленно вызвать пожарную команду или соответствующую аварийную службу, службу МЧС, уведомить руководство организации, принять меры к ликвидации такой ситуации, а при невозможности ликвидации обеспечить охрану документов и дел собственными силами, а также силами Службы безопасности и Службы охраны

Слайд 15

организации и начать эвакуацию документов и дел в заранее определенное место. При возникновении чрезвычайной ситуации в нерабочее время проведение аналогичных действий должен организовать дежурный по организации, поставив в известность руководство организации, а также Служб безопасности, охраны и делопроизводства. О проведенном вскрытии (при необходимости) помещений, а также о вскрытии, по согласованию с руководством организации или Служб безопасности, охраны, делопроизводства, сейфов, шкафов или стеллажей составляется акт, в котором указываются должности и фамилии лиц, производивших вскрытие, а также хранилища, которые были вскрыты, места, куда помещены документы и дела, номера печатей на таре.

Слайд 16

. 1. Куняев Н.Н. и др. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник для ВУЗов. – М.: ЛОГОС, 2014. – 680с. 2. Полякова Т.А. Стрельцова А.А. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: Учебник и практикум для СПО / Отв. ред. Стрельцова А.А. – М.: Юрайт , 2016. – 325 с . 3 . Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие: /Сост. Е.А.Давыденко . — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт . гос . ун-та, 2013. — 83 с. Литература

Слайд 1

ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова г. Саров 2020 Лекция 32 Режим конфиденциальности при проведении совещаний и переговоров МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией Разработчик: Столяров И.В., преподаватель ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова

Слайд 2

Совещания и переговоры, в процессе проведения которых может упоминаться информация с ограниченным доступом, именуются конфиденциальными. Разрешение на проведение таких совещаний и переговоров (далее – совещание) с приглашением представителей других организаций, предприятий дает руководитель организации. Решение руководителя о предстоящем совещании доводится до сведения руководителей Службы делопроизводства и Службы безопасности. Информация об этом решении фиксируется специально выделенным сотрудником Службы делопроизводства в карточке учета, в том числе электронной, в целях дальнейшего контроля за подготовкой и проведением такого совещания .

Слайд 3

Плановые и неплановые конфиденциальные совещания, которые проводятся без приглашения посторонних лиц руководством организации, его заместителями, ответственными исполнителями (специалистами по направлениям работы), обязательно предварительно согласовываются с руководителями Службы безопасности и Службы делопроизводства. По факту проведения таких совещаний в Службе делопроизводства заводится учетная карточка, в том числе электронная, в которой фиксируются рассмотренные вопросы, принятые решения и состав присутствовавших работников организации. Допуск работников на любые совещания, в том числе и конфиденциальные, осуществляется на основе действующей в организации разрешительной системы доступа. Приглашение на такие совещания лиц, не являющихся работниками организации, допускается только в случае крайней необходимости их личного участия в обсуждении конкретного вопроса.

Слайд 4

Присутствие их при обсуждении других вопросов не разрешается. Допуск участников конфиденциального совещания в помещение, в котором оно будет проводиться, обеспечивает ответственный организатор совещания в соответствии с утвержденным списком и предъявляемыми участниками персональными документами. Перед началом обсуждения каждого вопроса состав присутствующих корректируется. Нахождение (ожидание) в помещении лиц, в том числе работников данной организации, не имеющих отношения к обсуждаемому вопросу, запрещается. Требуется, чтобы организовавший совещание работник перед его открытием напомнил участникам о необходимости соблюдения режима конфиденциальности информации и уточнил, какая конкретно информация является конфиденциальной на данном совещании.

Слайд 5

Ответственность за обеспечение защиты конфиденциальной информации и соблюдение конфиденциальности в ходе подготовки и проведения совещания несет сотрудник подразделения, организующий данное совещание. Сотрудник Службы делопроизводства оказывает помощь сотруднику, организующему данное совещание, и совместно со Службой безопасности осуществляет контроль за перекрытием возможных организационных и технических каналов утечки информации. Подготовку конфиденциального совещания проводит организующий его сотрудник с привлечением других сотрудников, допущенных к работе с конкретной конфиденциальной документированной информацией. Из числа этих сотрудников назначается ответственный организатор (например, ответственный секретарь коллегиального органа организации или помощник руководителя

Слайд 6

организации), планирующий и координирующий выполнение подготовительных мероприятий и проведение совещания. В процессе подготовки конфиденциального совещания составляются: программа его проведения, повестка дня, информационные материалы, проекты решений и список участников совещания по каждому вопросу повестки дня. Все документы, составляемые в процессе подготовки конфиденциального совещания, должны иметь гриф конфиденциальности, составляться и обрабатываться в соответствии с требованиями действующей в организации Инструкции по организации конфиденциального делопроизводства. Документы (в том числе договоры, контракты и др.), предназначенные для раздачи участникам совещания, не должны содержать конфиденциальной информации. Эта информация сообщается участникам совещания устно при обсуждении конкретного вопроса.

Слайд 7

Цифровые значения конфиденциальной документированной информации (технические и технологические параметры, суммы, проценты, сроки, объемы и т.д.) в проектах решений и других документов не указываются или фиксируются в качестве общепринятой стартовой величины при обсуждении. В проектах не должно быть развернутых обоснований для предоставления льгот и скидок тем или иным партнерам, клиентам или лишения их льгот. Проекты документов, раздаваемые участникам совещания, не должны иметь грифа конфиденциальности. Список участников совещания составляется отдельно по каждому обсуждаемому вопросу. К участию в обсуждении вопроса привлекаются только те работники организации, которые имеют непосредственное отношение к этому вопросу. В списке участников указываются фамилии, имена и отчества лиц, занимаемые должности, представляемые ими

Слайд 8

организации и наименования документов, подтверждающих их полномочия вести переговоры и принимать решения. Наименование представляемой организации может при необходимости заменяться ее условным обозначением. Документом, подтверждающим полномочия лица (если это не руководитель сторонней организации) при ведении переговоров и принятии решения по конкретному вопросу, может служить письмо, доверенность представляемой лицом организации, рекомендательное письмо юридического или физического лица, письменный ответ сторонней организации на запрос о полномочиях представителя, в отдельных случаях телефонное, факсимильное или электронное послание – подтверждение полномочий руководителем сторонней организации. Наименование документа, подтверждающего полномочия лица, может вноситься в список непосредственно перед началом совещания.

Слайд 9

Эти документы передаются участниками совещания ответственному организатору для хранения в Службе делопроизводства. Конфиденциальные документы, составляемые при подготовке конфиденциальных совещаний, на которых предполагается присутствие представителей других организаций, согласовываются с руководством Службы делопроизводства и Службы безопасности. Их предложения по замеченным недостаткам в обеспечении защиты конфиденциальной документированной информации должны быть исправлены ответственным организатором совещания. После этого документы утверждаются руководителем, организующим совещание. Одновременно с визированием подготовленных документов руководство Службы делопроизводства, Службы безопасности и ответственный организатор определяют место проведения совещания, порядок доступа участников совещания в это помещение, порядок документирования

Слайд 10

хода обсуждения вопросов и принимаемых решений, а также порядок рассылки (передачи) участникам совещания оформленных решений и подписанных документов. К помещению, где будет проводиться любое конфиденциальное совещание, предъявляются определенные требования. Оно оборудуется средствами технической защиты информации, имеет кондиционер, так как открытие окон, дверей в ходе проведения совещания не допускается. Окна закрываются шторами, входная дверь оборудуется сигналом, оповещающим о ее неплотном закрытии. В целях звукоизоляции целесообразно иметь двойную дверь (тамбур) или зашторивать двери звукопоглощающей тканью. Проведение совещаний в других или неприспособленных помещениях запрещается. В помещении для проведения совещаний не должны находиться приборы, оборудование и технические

Слайд 11

средства, которые непосредственно не используются для обеспечения хода совещания, например мобильные телефоны, компьютеры (ноутбуки), теле-, радиоприемники и др. При необходимости они размещаются в соседней изолированной комнате. Перед началом совещания сотрудник Службы безопасности обязан убедиться в отсутствии в помещении аудио- и видеозаписывающих или передающих устройств и качественной работе средств технической защиты на всех возможных каналах утечки информации. Аудио- и видеозапись конфиденциальных совещаний, фотографирование ведутся только по письменному указанию руководителя организации и осуществляются одним из работников, готовивших совещание.

Слайд 12

Ход конфиденциального совещания документируется одним из готовивших его работников или сотрудником Службы делопроизводства. На особо закрытых совещаниях эту работу выполняет непосредственно ответственный организатор совещания. Составляемый протокол должен иметь гриф конфиденциальности необходимой степени и оформляться в стенографической тетради, зарегистрированной в Службе делопроизводства. Запись участников хода совещания определяется сотрудником, организовавшим совещание, исходя из содержания той информации, которая оглашается. При необходимости вызова на проходящее совещание дополнительных лиц (журналистов, консультантов, экспертов, представителей других организаций) факт их участия в совещании фиксируется в протоколе с указанием мотивов их вызова. Присутствие этих лиц на совещании ограничивается временем рассмотрения той ситуации, по которой они были вызваны.

Слайд 13

Участникам конфиденциального совещания независимо от занимаемой должности и статуса на совещании не разрешается: вносить в помещение, в котором проводится совещание, фото- , кино- , видеоаппаратуру, компьютеры, магнитофоны, радиоприемники, радиотелефоны, мобильные телефоны и другую аппаратуру, пользоваться ею; делать выписки из документов, используемых при решении вопросов на совещании и имеющих гриф конфиденциальности; обсуждать вопросы, вынесенные на совещание, в местах общего пользования (буфет, туалет, курительная комната); информировать о совещании (вопросах повестки дня, составе участников, времени и месте проведения, ходе обсуждения вопросов, содержании решения и т.д.) любых лиц, не связанных с проведением данного совещания, в том числе сотрудников организации.

Слайд 14

Участники совещания, замеченные в несанкционированной аудио- или видеозаписи или использовании средств связи, фотографировании, лишаются права дальнейшего присутствия на совещании. По факту составляется акт, копия его направляется в организацию, представителем которой является данное лицо, или передается руководителю – организатору совещания, если это лицо является сотрудником организации. Одновременно носитель несанкционированно записанной информации передается руководителю Службы безопасности для учета и хранения. Устройство записи с уничтоженной несанкционированной записанной на носителе информацией возвращается владельцу .

Слайд 15

В процессе совещания его участники не могут оглашать больший объем конфиденциальной информации, чем это было установлено при подготовке совещания, или сообщать информацию, не относящуюся к обсуждаемому вопросу. Состав оглашаемой конфиденциальной информации регламентируется работником, организовавшим совещание. При проведении переговоров по заключению, продлению или прекращению какого-либо договора сотрудникам организации, участвующим в переговорах, не разрешается раскрывать стратегию и желаемые результаты переговоров, итоги аналогичных переговоров с другими партнерами. В процессе неофициальной части переговоров обсуждение вопросов, связанных с темой совещания, не допускается.

Слайд 16

По окончании конфиденциального совещания помещение, в котором оно проходило, осматривается сотрудниками Службы безопасности, запирается, опечатывается и сдается под охрану. Документы, принятые на совещании, оформляются, подписываются, при необходимости размножаются и рассылаются (передаются) участникам совещания в соответствии с требованиями организации к работе с конфиденциальной документированной информации. Все экземпляры этих документов должны иметь отметку конфиденциальности .

Слайд 17

. 1. Куняев Н.Н. и др. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник для ВУЗов. – М.: ЛОГОС, 2014. – 680с. 2. Полякова Т.А. Стрельцова А.А. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: Учебник и практикум для СПО / Отв. ред. Стрельцова А.А. – М.: Юрайт , 2016. – 325 с . 3 . Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие: /Сост. Е.А.Давыденко . — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт . гос . ун-та, 2013. — 83 с. Литература

Слайд 1

ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова г. Саров 2020 Лекция 33 Проверка наличия носителей конфиденциальной информации МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией Разработчик: Столяров И.В., преподаватель ГБПОУ СПТ им. Б.Г.Музрукова

Слайд 2

План Назначение , виды и принципы проведения проверок Проверка учета и регистрации носителей конфиденциальной информации Проверка правильности проставления отметок о движении носителей конфиденциальной информации

Слайд 3

Назначение , виды и принципы проведения проверок Проверки наличия конфиденциальной документированной информации являются важной составной частью конфиденциального документооборота. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов и дел и достигается путем установления соответствия фактического наличия конфиденциальных документов учетным и регистрационным данным, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску. В процессе учета и регистрации документов могут быть допущены ошибки, следствием которых становится искажение учетных и регистрационных данных.

Слайд 4

Часть зарегистрированных конфиденциальных документов может быть отправлена, уничтожена, подшита в дела, переведена в другую автоматизированную информационную систему, возвращена после отправления, переведена на другой вид учета. При проставлении в учетных и регистрационных формах отметок о таком движении документов также могут случаться ошибки, которые при определенных обстоятельствах создают основу для утраты конфиденциальных документов и (или) несвоевременного обнаружения утрат. Поэтому проверки правильности учета и проставления отметок о движении конфиденциальных документов и дел должны быть составляющими частями проверок их наличия. Проверки направлены также на выявление неучтенных и незарегистрированных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление причин этого и взятие документов для учета и регистрации.

Слайд 5

Проверками должны быть охвачены не только документы и дела, но и носители конфиденциальной информации, в том числе электронные. Проверки правильности регистрации и фактического наличия конфиденциальных документов частично проводятся в процессе выдачи их пользователям и последующего возврата. Однако такие проверки не охватывают все документы и все необходимые для этого операции. Поэтому необходимо проводить комплексные плановые проверки фактического наличия документов, дел и носителей и правильности отметок об их учете, регистрации и движении. Оптимальными видами проверок и сроками их проведения являются: проверки правильности учета и регистрации носителей, документов , дел, учетных и регистрационных журналов (картотек), в том числе электронных – сразу после учета и регистрации; проверки правильности проставления отметок о движении

Слайд 6

конфиденциальных носителей, документов и дел, независимо от времени их учета и регистрации, – сразу после проставления отметок или, при невозможности проведения их сразу после проставления отметок, по истечении каждого квартала; проверки фактического наличия всех носителей и всех не подшитых в дела и не переведенных на учет инвентарного (выделенного) хранения созданных/изданных (внутренних) и поступивших документов, независимо от времени их регистрации, – один раз в квартал по истечении квартала; проверка фактического наличия всех дел, а также документов выделенного хранения и журналов (картотек) учета, в том числе электронных, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, – один раз в год по истечении года. Перечисленные виды проверок и сроки их проведения позволяют своевременно выявлять ошибки, допущенные при учете

Слайд 7

и регистрации конфиденциальной документированной информации и производстве отметок о ее движении, а также осуществлять систематический контроль за ее наличием, при этом более тщательный в отношении документов, не сброшюрованных и не подшитых в дела, а следовательно, подвергающихся большей опасности утраты. В то же время такой состав проверок и такая периодичность их проведения дают возможность избежать повтора проверочных операций, за исключением проверок фактического наличия части носителей и не подшитых в дела документов. Существуют так называемые нерегламентные проверки фактического наличия конфиденциальной документированной информации, которые проводятся по мере возникновения необходимости в них. Проверочные операции может осуществлять сотрудник Службы делопроизводства, учитывающий

Слайд 8

конфиденциальные документы и производящий отметки о их движении. Нерегламентную проверку целесообразно использовать при проверках правильности учета носителей, документов, дел, учетных и регистрационных журналов (картотек), в том числе при проверках отметок о возврате ранее отправленных документов, а также при проверках их фактического наличия, так как учетные данные и количество листов дополнительно проверяются в процессе передачи-приема носителей, документов и дел между исполнителями и Службой делопроизводства. Проверки правильности проставления отметок о движении документов, дел и носителей (отправлении, уничтожении, переводе на другой вид учета и др.) следует возлагать на другого сотрудника, не принимавшего участия в проставлении отметок о движении конфиденциальной документированной информации.

Слайд 9

В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избежания их дублирования следует проставлять соответствующие отметки о проверках. Отметки о проверках правильности учета и регистрации носителей, документов, дел и учетных и регистрационных журналов (картотек), в том числе электронных, а также правильности записей о возврате документов проставляются условным обозначением, например, «+» или «*». Отметки о проверках фактического наличия носителей, документов, дел и учетных и регистрационных журналов (картотек) целесообразно проставлять датами проверок, поскольку, как уже отмечалось, такие проверки частично повторяются и по дате можно отличить одну проверку от другой.

Слайд 10

Проверки правильности производства отметок об отправлении, уничтожении, переводе на другой вид учета, подшивке в дело заверяются подписями проверявших (при проведении проверок одним сотрудником – одной подписью) с проставлением даты. При проведении проверок необходимо руководствоваться следующими принципами: охват проверочными операциями всех подлежащих проверке документов, дел и носителей, всех учетных и регистрационных форм, в которых зафиксированы проверяемые реквизиты, и всех необходимых сопроводительных материалов о движении документов; проведение проверок наличия • конфиденциальной документированной информации по схеме: сначала указанная информация и ее носители, затем учетные и регистрационные данные на них; фиксация конечных результатов проверок. По результатам проверок составляется акт по форме 5.

Слайд 12

* Указываются раздельно носители, дела, документы по каждому виду учета. Пункт включается в акт при наличии неучтенных дел или документов.

Слайд 13

2 . Проверка учета и регистрации носителей конфиденциальной информации Для проверки правильности учета носителей должны привлекаться журнал учета носителей и сами носители. Если носители в момент их заведения регистрируются не в журнале учета носителей, а в журнале учета конфиденциальной документированной информации инвентарного (выделенного) хранения (рабочие тетради, калька и др.), то для проверки правильности их регистрации привлекаются журнал учета документов инвентарного (выделенного) хранения и носители. В контрольном журнале и на носителе проверяются записи об учетном или регистрационном номере и отметке конфиденциальности носителя, дате регистрации, виде и наименовании носителя, наименовании подразделения, номерах экземпляров, количестве листов в экземпляре. На носителе проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя.

Слайд 14

Для проверки правильности учета внутренних (созданных/изданных) документов привлекаются журнал учета конфиденциальных распорядительных документов, сами документы и черновики. В журнале и на документе проверяются записи об учетном номере, отметке конфиденциальности, дате и заголовке документа, местонахождении документа. На самом документе проверяются в реквизите «Отметка об исполнителе» количество экземпляров – по их фактическому наличию, количество листов в экземпляре. Также в конфиденциальном документе проверяются правильность нумерации листов, проставление регистрационных номеров на каждом листе документа, проставление номера экземпляра на каждом экземпляре.

Слайд 15

В журнале учета бумажных носителей и на черновике проверяется соответствие номера носителя и номеров листов черновика. Проверка правильности проставления реквизитов поступившей конфиденциальной документированной информации осуществляется в журнале (картотеке) учета поступивших конфиденциальных документов и в журнале учета конфиденциальной документированной информации инвентарного (выделенного) хранения. Для проверки правильности учета поступивших документов привлекаются журнал учета поступивших пакетов, журнал учета поступивших документов и сами конфиденциальные документы. В журнале учета пакетов проверяется соответствие количества поступивших пакетов количеству учтенных поступивших документов. В журнале учета пакетов и журнале учета и

Слайд 16

регистрации поступивших конфиденциальных документов проверяется соответствие данных о присвоении регистрационного номера, дате поступления документа регистрационному номеру организации-отправителя. В журнале учета и регистрации поступивших конфиденциальных документов и на документе проверяется соответствие регистрационного номера, отметки конфиденциальности, даты поступления, вида и заголовка документа организации-отправителя, регистрационного номера организации-отправителя, даты документа, количества листов (с просчетом их в документе). В документе, имеющем приложения, дополнительно проверяется соответствие регистрационных номеров, отметок конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре данным, содержащимся в реквизите «Отметка о наличии приложения».

Слайд 17

Отметки о проверке проставляются в журнале учета пакетов и журнале учета поступивших конфиденциальных документов рядом с номером документа. Для проверки правильности учета документов инвентарного (выделенного) хранения привлекаются журнал учета поступивших пакетов, журнал учета поступивших конфиденциальных документов и сами конфиденциальные документы. В журналах учета пакетов и учета поступивших документов проверяется соответствие учетных и регистрационных данных. В журнале учета документов инвентарного (выделенного) хранения и на самом документе проверяется соответствие учетных данных и реквизитов документа.

Слайд 18

Отметки о проверке проставляются в журнале учета пакетов рядом с номерами документов, переведенных на инвентарное (выделенное) хранение, и в журнале учета конфиденциальных документов инвентарного (выделенного) хранения рядом с номерами документов. Для проверки правильности регистрации дел и журналов (картотек) учета привлекаются номенклатура дел, дела и журналы (картотеки) учета. В номенклатуре и на обложке дела или на картотеке (в журнале) проверяется соответствие сделанных в ней записей индекса (номера) дела (журнала, картотеки), грифа конфиденциальности, заголовка (наименования), срока хранения и номеров статей по перечням документов и дел со сроками хранения. По журналам регистрации и учета, кроме того, проверяется соответствие количества листов в деле. Отметка о проверке проставляется в номенклатуре рядом с индексом (номером) дела, журнала или картотеки .

Слайд 19

3 . Проверка правильности проставления отметок о движении носителей конфиденциальной информации Для проверки правильности проставления отметок об отправлении конфиденциальных документов привлекаются журнал учета и распределения внутренних (созданных/изданных) конфиденциальных документов, журнал учета отправляемых пакетов, а также сопроводительные материалы, по которым отправлены документы (реестры, расписки, квитанции, сопроводительные письма). В журнале и сопроводительном документе проверяется соответствие сделанных в них записей о номере, отметке конфиденциальности, виде и наименовании документа, адресате, номерах отправленных экземпляров (по документам, зарегистрированным в журнале учета внутренних (созданных/изданных) конфиденциальных документов (вместо номеров экземпляров проверяется количество отправленных листов), наименовании, номере

Слайд 20

и дате сопроводительного документа. Для проверки правильности проставления отметок о возврате ошибочно присланных конфиденциальных документов привлекаются журнал учета поступивших пакетов, копии сопроводительных писем, с которыми отправлены документы. В журнале и сопроводительном письме проверяется соответствие записей о номере и отметке конфиденциальности документа, адресате, номере и дате сопроводительного письма. Для проверки правильности проставления отметок об отправлении дел привлекаются номенклатура дел и сопроводительные документы, по которым отправлены дела. В номенклатуре дел и сопроводительном документе проверяется соответствие записей об индексе (номере) и грифе конфиденциальности дела, заголовке дела, номере тома, количестве листов в томе, адресате, номере и дате сопроводительного документа.

Слайд 21

Для проверки правильности отметок об отправлении документов, изъятых из дел, привлекаются дела, из которых изъяты документы, и сопроводительные документы, по которым отправлены изъятые документы. В сопроводительном документе, описи документов дела и справке-заместителе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфиденциальности и количестве листов документа, адресате, номере и дате сопроводительного документа. Кроме того, в процессе проверок наличия отметок об отправлении документов и дел в сопроводительном документе (за исключением сопроводительных писем) проверяется наличие подписи лица за получение пакетов. Для проверки правильности проставления отметок об уничтожении документов выделенного хранения привлекаются журнал учета документов выделенного хранения и акты

Слайд 22

об уничтожении дел и документов. В журнале и акте проверяется соответствие записей об учетном номере, грифе конфиденциальности, виде и заголовке документа, номерах экземпляров, количестве листов в экземпляре, номере и дате акта об уничтожении. Для проверки правильности проставления отметок об уничтожении дел и журналов (картотек) учета привлекаются номенклатура дел и акты об уничтожении дел и документов. В номенклатуре и акте проверяется соответствие записей об индексе (номере) и грифе конфиденциальности дела (журнала, картотеки), его заголовке, номере тома, количестве листов в томе (по картотеке вместо номера тома и количества листов проверяется количество карточек), номере и дате акта об уничтожении. Для проверки

Слайд 23

правильности проставления отметок об уничтожении документов, изъятых из дел, привлекаются дела, из которых изъяты документы, и акт об уничтожении дел и документов. В акте, описи документов дела и справке-заместителе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфиденциальности и дате документа, количестве листов, номере и дате акта об уничтожении. Кроме того, в процессе проверок правильности проставления отметок об уничтожении документов и дел в акте об уничтожении проверяется наличие отметок о физическом уничтожении документов и дел, заверенных подписями лиц, производивших уничтожение. Для проверки правильности проставления отметок о переводе внутренних и поступивших конфиденциальных документов на учет документов выделенного хранения привлекаются журналы учета внутренних (созданных/изданных )

Слайд 24

конфиденциальных документов; поступивших конфиденциальных документов и конфиденциальной документированной информации инвентарного (выделенного) хранения. В журналах и документах проверяется соответствие учетного номера, присвоенного при создании (издании) или поступлении документа, учетному номеру, присвоенному по журналу учета документов инвентарного (выделенного) хранения, отметки о конфиденциальности, вида, заголовка и номеров экземпляров документа, количества листов в экземпляре с просчетом листов. В журнале учета конфиденциальной документированной информации инвентарного (выделенного) хранения рядом с номером документа проставляется отметка о проверке правильности учета и регистрации. В журналах проверяется соответствие учетного номера и отметки конфиденциальности документа, вида и

Слайд 25

наименования документа, количества листов. В журнале учета конфиденциальной документированной информации инвентарного (выделенного) хранения и на документе проверяется соответствие учетного номера, грифа конфиденциальности, вида и заголовка документа, подразделения, разработавшего документ, номера экземпляра, количества листов в экземпляре с просчетом их в документе. Для проверки правильности проставления отметок о подшивке документов в дела привлекаются дела, в которых подшиты документы, и журналы учета, в которых зарегистрированы документы. В деле и журнале проверяется соответствие учетного номера, отметки о конфиденциальности, вида и наименования документа, индекса (номера) дела, количества листов в документе, номеров листов дела.

Слайд 26

Кроме того, в описи документов дела и документе проверяется соответствие даты, номера, грифа конфиденциальности, вида и наименования документа, отправителя (по поступившим документам) или адресата (по отправленным документам), номеров листов дела. Для проверки правильности проставления отметок о подшивке документов в другие дела привлекаются дела, из которых изъяты документы, и дела, в которые документы перешиты. В описи документов дела, в которое перешит документ, и на документе проверяется соответствие данных, перечисленных в предыдущем абзаце. В справке-заместителе и описи документов дела, из которого изъят документ, проверяется наличие данных о новом местонахождении документа и их соответствие данным описи документов дела, в которое подшит документ.

Слайд 27

Для проверки правильности проставления отметок об изъятии из дела документов, с которых снят гриф конфиденциальности, привлекаются дела и акт передачи документов. В описи документов дела, справке-заместителе и акте проверяется соответствие данных о номере, дате и количестве листов документа, дате и номере акта о передаче. При любом изъятии документов из дел в учетных формах, в которых документы были зарегистрированы, отметки о новом местонахождении или уничтожении документов не производятся. Для проверки правильности проставления отметок о передаче на архивное хранение дел и документов выделенного хранения привлекаются номенклатура дел, журнал учета документов инвентарного (выделенного) хранения и описи дел и документов, переданных на архивное хранение. В описи и номенклатуре проверяется соответствие индекса (номера), отметки о

Слайд 28

конфиденциальности, заголовка дела, номера тома дела, количества листов в томе, архивного шифра (номеров фонда, описи, единицы хранения). В журнале учета конфиденциальных документов инвентарного (выделенного) хранения и описи проверяется соответствие номера, отметки о конфиденциальности, вида и заголовка документа, номера экземпляра, количества листов в экземпляре, архивного шифра. Для проверки правильности проставления отметок о передаче документов инвентарного (выделенного) хранения, с которых снята отметка о конфиденциальности, привлекаются номенклатура дел, журнал учета документов выделенного хранения и акт передачи. В номенклатуре и акте проверяется соответствие индекса (номера), заголовка дела, номера тома, количества листов, номера и даты акта.

Слайд 29

. 1. Куняев Н.Н. и др. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник для ВУЗов. – М.: ЛОГОС, 2014. – 680с. 2. Полякова Т.А. Стрельцова А.А. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: Учебник и практикум для СПО / Отв. ред. Стрельцова А.А. – М.: Юрайт , 2016. – 325 с . 3 . Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие: /Сост. Е.А.Давыденко . — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт . гос . ун-та, 2013. — 83 с. Литература