Профессия «Секретарь»
материал (10 класс) на тему
Секретарь-это лицо учреждения.
Скачать:
Предварительный просмотр:
Департамент образования администрации г.Братска
Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение
«Открытая (сменная) общеобразовательная школа № 1»
муниципального образования города Братска
(МБОУ «О(С)ОШ № 1»)
Профессия «Секретарь»
Подготовила: Паненкова С.Н.
Цели:
- Учебная: формирование установки на осознанный выбор профессии «Секретарь», через объяснение учащимся, какие функции и возможности у секретарей.
- Развивающая: развивать мотивы образовательной деятельности (необходимость в получении профессии).
Воспитательная: воспитывать уважение к профессии.
Оборудование: презентация, видеоролик, раздаточный материал
План
1. Немного из истории.
2. Возможности секретаря-референта.
3. Основные функции секретаря.
4. Современные требования.
5. Классификация секретарей.
6. Обязанности.(+ игра)
7. Вывод.
1. Немного из истории.
Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы. А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.
2. Возможности секретаря-референта.
Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы. Секретарь должен быть всегда в «форме» : тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения.,уметь спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать «нюансы» дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так
далее. Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.
3.Основные функции секретаря.
Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:
. знания, необходимые для эффективного участия в информационно- документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);
. знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями ; заниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;
. знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.
4.Современные требования.
Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать
следующими качествами:
1. иметь профессиональный имидж;
2. хорошо владеть речью и письмом;
3. обладать хорошей памятью;
4. хорошо ориентироваться во времени;
5. содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
6. уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;
7. осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;
8. быть энергичным, проявлять инициативу;
9. быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;
10. поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
11. контролировать финансы офиса;
12. быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.
5.Классификация секретарей.
Есть несколько позиций, которые занимают секретари: RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На
этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность.
На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию. Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса. Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры… Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.
6.Обязанности.
Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:
. учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции
для доклада руководству;
. оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных
документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..;
. подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными
подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем,
командировочных удостоверений и других документов;
. оформление протоколов рассылок выписок из них;
. анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и
предложениями по ним;
. подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям,
конференциям, семинарам и съездам;
. прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
. организация приемов посетителей;
. прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка
поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к
сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.
Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:
. техническое обеспечение работы руководителя;
. подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний,
совещаний;
. организация приема работников и посетителей;
. телефонное обслуживание;
. подготовка командировок;
. организация презентаций и специальных приемов гостей;
. стенографирование;
. контроль за праздничными и юбилейными датами;
. обработка почты;
. машинописные работы;
. сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;
. сбор материалов для докладов и речей руководителя;
. ведение табеля учета рабочего времени и т.д.
Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.
Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.
Игра. «ПрофПроба»
Составление плана на неделю для себя или руководителя.
- Расскажите о своих планах на неделю.
- Что является для вас наиболее главным на этой недели?
- Какой ваш план на эту неделю?
7. Вывод.
Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и все готово. Если вы целеустремленная и организованная, деловая, доброжелательная в общении с окружающими, обаятельная и привлекательная, то профессия секретарь ждет вас.
По теме: методические разработки, презентации и конспекты
![](/sites/default/files/pictures/2011/05/03/picture-10794.jpg)
Сценарий урока-игры "Город секретарей"
Данный сценарий был разработан для городского конкурса "Лучший по профессии" по курсу дополнительного образования "Информационные технологии в делопроизводстве". Учебное заведение: МОУ Межшкольны...
Примерная программа профессионального модуля "Информационно-документационная деятельность" по профессии "Секретарь"
Примерная программа учебной дисциплины разработана на основании Федерального Государственного Образовательного Стандарта (ФГОС) по профессии начального профессионального образования НПО 034700.01 по п...
![](/sites/default/files/pictures/2013/08/04/picture-277957-1375595653.jpg)
Программа производственной практики по профессии 38.15 "Секретарь-референт"
Программа производственной практики по профессии 38.15 "Секретарь-референт"...
![](/sites/default/files/pictures/2014/10/01/picture-490488-1412183596.jpg)
Тест по дисциплине "Секретарь-референт" на тему "Job"
Лексико-грамматическая контрольная работа по дисциплине "Секретарь-референт"...
![](/sites/default/files/pictures/2016/11/05/picture-714698-1478329629.jpg)
Конспект обобщающего занятия -игры "Город секретарей" по программе профессионального образования по подготовке профессии "Делопроизводитель"
Цель урока: Обобщение и закрепление полученных знаний учащихся по программе профессионального образования «Делопроизводитель» и выявление уровня усвоения знаний каждым обучающи...
"Секретарь-моя будущая профессия."
Материал освещает многие аспекты деятельности профессии "Секретарь" на английском языке: составление деловых писем, формальная и неформальная речь, офисное оборудование, канцелярские товары,...